Aktenkonto (Einstellungen) (FIBU II)

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Aktenkonto (Einstellungen) (FIBU II)


Kategorie: Kanzlei
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Allgemeines

Einstellungen Aktenkonto1.gif

Funktionen in der Toolbar

Chiffren

Chiffren.gif

Für die Vergabe von Chiffren ist zu beachten, dass diese aus einer Zeichenlänge von 2 bis 6 Zeichen bestehen. Das Programm unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. Zum Ändern einer bestehenden Chiffre wird diese überschrieben oder gelöscht und anschließend die Änderung mit OK bestätigt. Ein vollständiger Schutz liegt vor, wenn zusätzlich in der Benutzerverwaltung die Vergabe von benutzerabhängigen Passwörtern und Rechten vorgenommen wird.

Buchungschiffre

Die Buchungschiffre muss nach Festlegung bei Aufruf folgender Programmfunktionen eingegeben werden: Buchen, Tagesjournal drucken, Sachkontensaldenliste anzeigen/drucken, Aktenkonto anzeigen/drucken, Aktenkonten drucken, Mandatssaldenliste, Stornoassistent, AfA-Liste, Außenstände, Einstellungen, Kostenblatt bearbeiten, Saldenmitteilung an Mandanten, Fällige Eingangsrechnungen, Journal anzeigen/drucken, Kontenblätter drucken, Kontenblatt anzeigen/drucken und in der Verwaltung bei den Bereichen Konten und Buchungen.

Buchungschiffre für Offene Posten

Die Wahlmöglichkeit besteht, ob die Wirkung der Chiffre auf die Offenen Posten erweitert oder aufgehoben werden soll.

Buchungschiffre aufheben für Aktenkonto anzeigen/drucken

Die Einstellung bewirkt nach Wahl entweder eine Erstreckung oder Aufhebung der Wirkung der Buchungschiffre auf die Funktion Aktenkonto anzeigen/drucken, die auch mittels der Tastenkombination TK Aktenkonto Fenster.png aufgerufen werden kann.

Buchungschiffre aufheben für Finanzkonten-Übersicht

Die Einstellung bewirkt nach Wahl entweder eine Erstreckung oder Aufhebung der Wirkung der Buchungschiffre auf die Finanzkonten-Übersicht, die mittels der Tastenkombination AltGr F.png aufgerufen werden kann.

Buchungschiffre aufheben für Mandatssaldenliste

Die Einstellung bewirkt nach Wahl entweder eine Erstreckung oder Aufhebung der Wirkung der Buchungschiffre auf die Funktion Mandatssaldenliste.

Buchungschiffre aufheben für Sachkonten-Übersicht

Die Einstellung bewirkt nach Wahl entweder eine Erstreckung oder Aufhebung der Wirkung der Buchungschiffre auf die Sachkonten-Übersicht, die über die Tastenkombination TK Sachkonten.png aufgerufen werden kann.

Auswertungschiffre

Die Auswertungschiffre muss nach Festlegung bei Aufruf folgender Programmfunktionen eingegeben werden: Monat abschließen, Jahr abschließen, Überblick, DFÜ-Datenimport, Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen, Vorjahreszahlen erfassen, Aktenkontensalden übernehmen, Kostenfestsetzung übernehmen, Rechnungseingangsbuch, Kassenbuch anzeigen/drucken, Bankbuch anzeigen/drucken, Saldenmitteilung an Lieferanten, Bilanz anzeigen/drucken, GuV anzeigen/drucken, Umsatzsteuerangaben anzeigen/drucken, Umsatzsteuervoranmeldung drucken, Schnittstellen, Referate und Sachbearbeiter und in der Verwaltung bei den Bereichen Referate und SB, Sonstiges und Gliederungen.

OK

Z Ok.png

Speichert die eingegebenen Daten und beendet die Programmfunktion.

Abbruch

Z Schließen.png

Beendet die Programmfunktion. Eine Speicherung erfolgt nicht.

Aktenkonten sperren

Ermöglicht die Sperrung von Aktenkonten.

Extras (Kontostände prüfen)

Ein Extras.gif

Das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II speichert die Kontenstände gesondert, so dass die gespeicherten Kontostände von den Kontoständen abweichen können, die sich aus den Buchungen ergeben. Mit dieser Funktion werden die gespeicherten Kontenstände für die abgeschlossenen Monate und den laufenden Zeitraum neu berechnet und erforderlichenfalls korrigiert. Eine Neuberechnung erfolgt automatisch bei der Programmfunktion Monatsbestand auslagern.

Rechnungskreise

Rechnungskreis zuordnen.gif

Die Funktion Rechnungskreise wird erst sichtbar, wenn die Einstellung Rechnungskreise aktiviert und die Finanzbuchhaltung II neu gestartet wurde. Die Bildung von Rechnungskreisen ermöglicht die Vergabe unterschiedlicher Rechnungsnummern pro Rechnungskreis. Das ist z. B. dann sinnvoll, wenn Rechnungen von mehreren Standorten aus geschrieben werden und diese jeweils anhand der Rechnungsnummern dem entsprechenden Rechnungskreis zugeordnet werden sollen.

Mit Neu werden zuerst die gewünschten Rechnungskreise gebildet. Danach müssen alle zur Verfügung stehenden Sachbearbeiter den jeweiligen Rechnungskreisen zugeordnet werden. Bei Rechnungsstellung wird die Rechnungsnummer aufgrund des zur Akte gespeicherten Aktensachbearbeiters gebildet. Beispiel: Zur Akte 1/12 ist der Aktensachbearbeiter KS gespeichert. KS ist auch dem Rechnungskreis 10 zugeordnet. Wird zur Akte 1/12 eine Rechnung gestellt, bekommt diese nun die Rechnungsnummer 2012 (Jahrgang) 10 (Rechnungskreis) 0001 (laufende Nummer) also 2012100001.

Neu

Rechnungskreis Neu.gif

Rechnungskreis

Eine Nummer zwischen 1 und 99 wird gewählt.

Bezeichnung

Die Bezeichnung des Rechnungskreises wird eingegeben.

OK

Z Ok.png

Speichert die eingegebenen Daten und beendet die Programmfunktion.

Abbruch

Z Schließen.png

Beendet die Programmfunktion. Eine Speicherung erfolgt nicht.

Bearbeiten

Rechnungskreis Bearbeiten.gif

Rechnungskreis

Die Rechnungkreisnummer kann nachträglich nicht mehr geändert werden. Um die Speicherung rückgängig zu machen, muss der Rechnungskreis gelöscht werden.

Bezeichnung

Die Bezeichnung des Rechnungskreises kann hier geändert werden.

OK

Z Ok.png

Speichert die eingegebenen Daten und beendet die Programmfunktion.

Abbruch

Z Schließen.png

Beendet die Programmfunktion. Eine Speicherung erfolgt nicht.

Löschen

Die Funktion Löschen dient nur der Löschung von Rechnungskreisen. Dabei wird eine Löschung nur dann durchgeführt, wenn alle Sachbearbeiter aus der Zuordnung zu diesem Rechnungskreis gelöst wurden.

Sachbearbeiter

Alle Sachbearbeiter werden angezeigt, die auch alle einem Rechnungskreis zugeordnet werden müssen.

Zuordnung

Die Sachbearbeiter werden den Rechnungkreisen zugeordnet. Der zuzuordnende Sachbearbeiter wird markiert, ebenso muss der Rechnungskreis markiert werden, zu dem die Zuordnung erfolgen soll.

Rechnungskreis

Die über Neu angelegten Rechnungskreise werden aufgeführt.

Drucken

Z Drucken.png

Druckt die Übersicht.

OK

Z Ok.png

Speichert die eingegebenen Daten und beendet die Programmfunktion.

Abbruch

Z Schließen.png

Beendet die Programmfunktion. Eine Speicherung erfolgt nicht.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Aktenkonten

Einstellungen Aktenkonto1.gif

Summierung Aktenkonto

jede Zeile summiert

Bei Wahl dieser Einstellung ist in jeder Zeile des Kontenblattes der Saldo zum angegebenen Zeitpunkt für jeden Bereich zu sehen. Die Einstellung Sortierung Aktenkonten ist dann nicht verfügbar. Das Kontenblatt kann über die Programmfunktion Aktenkonto anzeigen/drucken oder über die Tastenkombination TK Aktenkonto Fenster.png aufgerufen werden.

Spalte insgesamt summiert

Bei dieser Einstellung sind die Veränderungen und die Salden nur in der Summenzeile des Kontenblattes zu sehen. Diese Einstellung bezieht sich nur auf die Darstellung und kann wiederholt geändert werden. Als Voreinstellung bei der Ersteinrichtung ist diese Einstellung gewählt.

Sortierung Aktenkonto

nach Datum

In den Aktenkonten der Finanzbuchhaltung II erfolgt zunächst eine Sortierung nach Buchungsjahren. Bei Wahl dieser Einstellung erfolgt die Sortierung nach dem zusätzlichen Kriterium Belegdatum. Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn unter Summierung Aktenkonten die Spalte insgesamt summiert gewählt wurde.

nach Rechnungsnummer

Diese Einstellung bewirkt eine Sortierung anhand der Rechnungsnummer der Buchungsjahre in den Aktenkonten der Finanzbuchhaltung II. Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn unter Summierung Aktenkonten die Spalte insgesamt summiert gewählt wurde.

nach Erfassungsreihenfolge

Wenn diese Darstellung gewählt wurde, die vom Erfassungsdatum der Buchung ausgeht, zeigt das Programm in den Aktenkonten Sachverhalte an, die abweichend von der Erfassungsreihenfolge sind und die es als zusammengehörig erkennt (derselbe Betrag im selben Aktenkontenbereich). Diese Einstellung ist bei der Ersteinrichtung gewählt. Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn unter Summierung Aktenkonten die Spalte insgesamt summiert gewählt wurde.

Übernommene Buchungen anzeigen

Bei Wahl dieser Einstellung werden die aus dem Buchhaltungssystem der Finanzbuchhaltung I konvertierten Buchungen angezeigt. Die Übernahmebuchungen als Buchungen der Finanzbuchhaltung II werden in jedem Fall angezeigt.

Aktenkontobuchungen anzeigen ab Buchungsjahr

Unter Aktenkonto anzeigen werden die Buchungen ab dem hier gewählten Buchungsjahr angezeigt. Die Vorjahresbuchungen werden in einer Summe zusammengefasst und können bei Bedarf eingeblendet werden. Diese Einstellung steht im Programmbereich Finanzbuchhaltung II nur zur Verfügung, wenn unter Sortierung Aktenkonten die Sortierung nach Datum oder nach Eingabereihenfolge gewählt wurde.

Aktenkonten nach dem Buchen

Es besteht die Wahlmöglichkeit, das Aktenkonto nach dem Buchen - mit oder ohne Kostenblatt - zu drucken.

Funktionen in der Abschlussleiste

Zentral / Lokal

Z Zentral-Lokal.png

Zentrale Einstellungen gelten für alle Arbeitsplätze, eine lokale Einstellung wirkt sich nur auf den Arbeitsplatz aus, an dem gerade gearbeitet wird. Änderungen sind nur möglich, wenn über das Programmrecht Verwalter verfügt wird.

OK

Z Ok.png

Speichert die eingegebenen Daten und beendet die Programmfunktion.

Abbruch

Z Schließen.png

Beendet die Programmfunktion. Eine Speicherung erfolgt nicht.