Anwaltliche Verrechnungsstelle (AnwVS)

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Hinweise zu technischen Voraussetzungen

Da die AnwVS-Schnittstelle grundsätzlich die gleichen Hardware-Anforderungen stellt wie RA-MICRO, kann eine generelle Lauffähigkeit auf allen Arbeitsplätzen, auf denen RA-MICRO lauffähig installiert ist, angenommen werden.

weitere Voraussetzungen zur Nutzung der Schnittstelle

Am Arbeitsplatz, der die Daten zur AnwVS transferiert, ist das Vorhandensein eines Verbindungsaufbaus zum Internet erforderlich.

	LAN
	WLAN
	mobiles Internet

Client zum Transfer der Rechnungen. Die detaillierte Beschreibung der Schnittstelle entnehmen Sie bitte den Informationen der AnwVS, die Ihnen im Rahmen der Installation zur Verfügung gestellt wurden.

Hinweise zum Programm

Akten und Adressen

Die Akten- und Adressdaten müssen im Hinblick auf eine fehlerfreie Übertragung der Rechnungen an die AnwVS geprüft und sorgfältig gepflegt werden:

	Personendaten bei Mandanten, die natürliche Personen sind: für die Übertragung der Rechnung ist auf die korrekte Anrede (Sehr geehrter …, nicht lieber ….) zu achten. Geburtsdatum, Geburtsname und ggf. gesetzlicher Vertreter (bei nicht voll geschäftsfähigen natürlichen Personen) müssen erfasst werden. Die vollständigen Daten sind auch für Bonitätsanfragen im Rahmen von AnwVS-Garant zwingend erforderlich.
	Personendaten gesetzlicher Vertreter: Eltern als gesetzliche Vertretermüssen mit getrennten Adressnummern erfasst werden, da bei dem Anredeschlüssel „Eheleute“ das erfasste Geburtsdatum bzw. der Geburtsname sich anderenfalls nicht eindeutig einem Ehegatten zuordnen lassen. Für den Fall, dass die Korrespondenz mit den gesetzlichen Vertretern erfolgen soll, ist ggf. eine Adresse für beide Eltern (ausschließlich für die Korrespondenz) und zwei weitere Adressen getrennt für Vater und Mutter für den Rechnungsexport zu erfassen.
	Personendaten bei Mandanten, die juristische Personen etc. sind: Die Registerangaben müssen vollständig erfasst werden, ebenso die Adressdaten des gesetzlichen Vertreters. Hier ist das Geburtsdatum ggf. entbehrlich.
	Sonstige mandantenbezogene Informationen (Rechtsschutzversicherung und Versicherungs-Nr.) müssen vor Rechnungserstellung erfasst werden.
	Die Aktenkurzbezeichnung wird der AnwVS übergeben und sollte daher so gestaltet sein, dass der Mandant oder die Parteien erkennbar sind. Es reicht nicht aus, die korrekte Bezeichnung im Rahmen der Aktenanlage unter Aktenbezeichnung zu erfassen, da lediglich die Aktenkurzbezeichnung an die Schnittstelle übertragen wird.
	Der Aktenbetreff für Mandant, Rechtsschutzversicherung und Gericht wird im Rahmen der Rechnungsstellung exportiert. Der Aktenbetreff muss daher vor Rechnungserstellung auf Vollständigkeit geprüft werden. Nachträgliche Änderungen im Aktenbetreff, die erst während der Rechnungserstellung erfolgen, führen dazu, dass die Übertragung der Rechnung programmtechnisch unterbunden wird, so dass die Rechnung gegebenenfalls neu zu erstellen ist.
	Im Aktenbetreff des Mandanten muss eine kurze Bezeichnung der Angelegenheit enthalten sein (z.B. mietrechtliche Beratung, Kündigung, Forderung aus Kaufvertrag etc.); diese Information wird von der AnwVS für die Rechnungsstellung benötigt. Im Aktenbetreff der Rechtsschutzversicherung muss die Schaden-Nr. enthalten sein, im Aktenbetreff des Gerichts (bei PKH) das gerichtliche Aktenzeichen.
	Die für die Übertragung erforderliche Einwilligungserklärung des Mandanten stellt ausschließlich die AnwVS zur Verfügung. In RA-MICRO ist ein entsprechendes Formular nicht vorhanden.

Programmfunktionen

In den Grundeinstellungen des Gebührenprogramms steht Ihnen eine neue Karteikarte AnwVS zur Verfügung. Hier können die Benutzerkennung und das Passwort für den Export hinterlegt werden. Die Einstellung muss für jeden Benutzer, der das Recht zur Übertragung dauerhaft erhalten soll, vorgenommen werden.

Auf dieser Karteikarte befindet sich auch der Link in den geschützten Mandantenbereich der AnwVS, über den Sie alle von der AnwVS bereitgestellten Informationen einschließlich der Ergebnisabfrage der Bonitätsprüfung einsehen und herunterladen können.

Die Datenschnittstelle für den Export steht Ihnen in den folgenden Programmfunktionen zur Verfügung: - Kostenrechnung RVG, - Familiensachen verbunden RVG, - Kaufmännische Rechnung, - Zeithonorarabrechnung Zeithonorar II, - Zeithonorarabrechnung Zeithonorar I, und - Korrekturrechnung.

Die Übertragung von Rechnungen aus dem Modul Z Zwangsvollstreckung ist nicht möglich, ebenso wenig der Export von Rechnungen, die über das Gebührenfenster AltGr+B erstellt werden. Alle Rechnungen, die der AnwVS übertragen werden sollen, müssen zwingend im Programmbereich G Gebühren/Kosten erstellt werden.

Die Abtretung und Übertragung von Erstattungsansprüchen aufgrund einer Prozesskosten- oder Beratungshilfebewilligung ist nicht möglich. Die Export-Schnittstelle ist daher in den entsprechenden Rechnungstypen nicht vorhanden.

Vorschussanforderungen, soweit diese für bereits entstandene Gebühren erfolgen sollen (Vorschüsse i.S. von § 9 Alternative 1 RVG) können im Rahmen des Exports übertragen werden. Vorschüsse auf erst zukünftig entstehende Gebühren sind nach den vertraglichen Bedingungen von einer Abtretung und Übertragung ausgeschlossen. Bei Vorschussrechnungen ist durch den Anwender selbst zu prüfen, ob der geltend gemachte Vorschuss überhaupt abgetreten werden kann.

Ablauf der Rechnungsstellung

Die Übertragung einer Rechnung ist einmalig möglich. Eine inhaltliche Überarbeitung der erstellten Rechnung in der Textverarbeitung führt dazu, dass die geänderte Rechnung nicht mehr übertragen werden kann.

Eine abschließende Prüfung und ggf. Korrektur der Rechnung sollte daher vor dem Druckbefehl erfolgen. Hierfür steht Ihnen die Programmfunktion „Rechnung als Entwurf speichern“ in der Eingabemaske für den Schlusstext und die Grußformel zur Verfügung. Für Rechnungen an einen nicht voll geschäftsfähigen natürlichen Mandanten (z.B. Minderjährige) muss die Rechnungserstellung zwingend über die Programmfunktion Rechnungsausgleich durch RSV/Dritte erfolgen, da nur mit dieser Funktion die Übertragung der erforderlichen Daten sowohl des Mandanten selbst als auch des so genannten Drittschuldners (Debitors) erfolgen kann. Als sonstiger Dritte ist in der entsprechenden Eingabemaske die Adressnummer eines von mehreren gesetzlichen Vertretern auszuwählen (siehe oben Adressen). Der so ausgewählte Dritte wird in der Schnittstelle als Debitor = 4 gekennzeichnet und automatisch mit der Bemerkung: Sie erhalten die Rechnung als gesetzlicher Vertreter versehen.

In den genannten Programmfunktionen steht Ihnen nach Auswahl der Akte sowie des Rechnungsempfängers eine zusätzliche Checkbox Rechnungseinzug über AnwVS zur Verfügung. Soll die zu erstellende Rechnung übertragen werden, setzen Sie bitte hier den erforderlichen Haken.

Die Übertragung der Rechnung kann nur erfolgen, wenn die für den Export erforderlichen Pflichtangaben bestätigt werden.

	Einwilligung des Mandanten liegt vor: die Übertragung der Rechnung ist nur aufgrund einer konkreten, aktenbezogenen, schriftlichen Einwilligungserklärung des Mandanten zulässig. Das Vorhandensein dieser Einwilligungserklärung ist vom Anwender durch einen Haken zu bestätigen.
	Kostendeckungszusage/Bewilligung geprüft: Bei Einbeziehung eines Debitors (RSV, Gericht, gesetzliche Vertreter) ist es zur Übertragung der Rechnung erforderlich, dass ausdrücklich die insoweit notwendigen Voraussetzungen geprüft werden. Es kommt nicht darauf an, ob im konkreten Fall eine Kostendeckungszusage/Bewilligung überhaupt erforderlich ist, sondern nur darauf, dass der Anwender die Notwendigkeit und ggf. das Vorhandensein geprüft hat.

Diese Angaben sind zwingende Pflichtangaben und müssen in jedem Fall erfolgen, da anderenfalls die Rechnungserstellung nicht fortgesetzt werden kann.

Negative Bonität nicht bekannt: Im Rahmen des Exports der Rechnung muss eine Information über eine ggf. bekannt negative Bonität erfolgen. Ist dem Anwender eine negative Bonität nicht bekannt, ist hier ein Haken zu setzen. Wird der Haken nicht gesetzt, kann die Rechnung gleichwohl übertragen werden. Im Rahmen des Exports wird der AnwVS die Meldung „Negative Bonität bekannt“ übermittelt.

Die Rechnung erhält automatisch die Mahnstufe 8 (keine Mahnung) für die Buchung in die OP-Liste, um versehentliche Mahnungen direkt an den Mandanten zu vermeiden.

Die Rechnungserstellung erfolgt unverändert. Bei Einbeziehung eines Debitors (RSV oder sonstiger Dritter) muss auf der Buchen-Maske der gewünschte Debitor (siehe oben Adressnummer gesetzlicher Vertreter) ausgewählt werden. Die Auswahl eines Textbausteins für das Anschreiben an die RSV oder den Dritten ist nicht zwingend erforderlich und wird von RA-MICRO auch nicht bereitgestellt.

Bei Auswahl der Checkbox Rechnungseinzug über AnwVS wird durch das Programm ein Wasserzeichen „abgetreten“ erzeugt, um die Tatsache der Abtretung deutlich hervorzuheben.

Vor der Übertragung der Rechnung an die AnwVS ist es zwingend erforderlich, die Rechnung einmal auszudrucken, da anderenfalls die Rechnungsnummer nicht erzeugt und die Rechnung nicht in den verschiedenen Programmbereichen (Rechnungssummenliste, OP-Liste, Aktenkonto und Rechnungsordner) gespeichert werden kann. Der Ausdruck kann wahlweise als Direktdruck oder über die Briefdateiverwaltung erfolgen.

Die Übertragung der fertig gestellten Rechnung erfolgt über den Button AnwVS. Sofern die Benutzerdaten in den Grundeinstellungen -> Karteikarte AnwVS nicht hinterlegt wurden, müssen diese Benutzerdaten im Login-Bereich der AnwVS direkt angegeben werden.

Die Übertragung von Rechnungen, die mit einem zu zahlenden Betrag von 0,00 € enden, ist nicht möglich.

Sonstiges

Zu jeder konkreten Akte können eine oder mehrere Bonitätsanfragen an AnwVS-Garant gerichtet werden. Im Gebührenprogramm steht Ihnen unter Extras eine entsprechende Programmfunktion zur Verfügung. Nach Eingabe der konkreten Aktennummer sowie eines Garantiebetrages (ggf. Schätzung der voraussichtlich entstehenden Gebühren) wird die Anfrage erstellt und automatisch über die hinterlegten Login-Daten an AnwVS übertragen. Zugleich wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, eine Wiedervorlage zur Akte für eine später noch einmal zu wiederholenden Anfrage zu erfassen, damit vor Ablauf einer durch die AnwVS abgegebenen Ankaufsgarantie die Anfrage aktualisiert werden kann.

Eine Bonitätsanfrage wird in der E-Akte der betreffenden Akte als Notiz gespeichert.

Das Ergebnis der Anfrage kann über den Mandantenbereich der AnwVS eingesehen und abgerufen werden. Die von AnwVS-Garant erstellte Ablehnung oder Zusage wird im PDF-Format und ausschließlich elektronisch zur Verfügung gestellt.

Dieses elektronische Dokument kann wahlweise direkt ausgedruckt oder in der E-Akte von RA-MICRO gespeichert werden.

Anwender mit der Datenschnittstelle Outlook öffnen die gewünschte PDF-Datei direkt im Kundenbereich der AnwVS. Die Datei wird mit dem üblicherweise auf jedem Rechner vorhandenen Programm Acrobat Reader ® geöffnet. Über Datei wählen Sie sodann den Punkt E-Mail senden und versenden die PDF-Datei direkt an Ihre eigene Mailadresse. Öffnen Sie in Outlook die eingegangene Mail und speichern diese über den Button Speichern in E-Akte direkt zu der gewünschten Akte ab.

Anwender, die nicht mit der Datenschnittstelle Outlook arbeiten, markieren die gewünschte Datei, öffnen mit Klick der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen die Funktion Ziel speichern unter…. Speichern Sie die PDF-Datei dann ab. Sie können die Datei wahlweise auf dem Desktop des konkreten Arbeitsplatzes, im Ordner Eigene Dateien oder in einem speziell für diese Dateien im Ordner RA angelegten Verzeichnis speichern. Rufen Sie die E-Akte auf. Nach Eingabe der Aktennummer wählen Sie den Button Bearbeiten und hier Einfügen und Datei. Wählen Sie sodann den Speicherort der PDF-Datei und öffnen die gewünschte Datei.

Bei beiden Verfahrensweisen können zusätzliche Informationen für die E-Akte (Empfänger/Absender, Schlagwort, Betreff) individuell hinzugefügt oder aus den bereits erstellten Auswahllisten übernommen werden.

Das Dokument wird direkt in der E-Akte gespeichert.

Bitte beachten Sie, dass aufgrund des Dateiformates (PDF) eine Vorschau in der E-Akte nicht möglich ist; die Meldung Datei existiert nicht wird erzeugt.

Durch Doppelklick auf den Eintrag wird die Datei jedoch mit Acrobat Reader ® geöffnet und kann am Bildschirm gelesen oder gedruckt werden.