Buchen (FIBU II)

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Buchen (FIBU II)
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Allgemeines

Buchen - Buchungskreiskonto

Als Buchungskreiskonten werden die Sachkonten bezeichnet, auf die sich die Buchungen beziehen, also z. B. Konto 1000/1600 Kasse für den Buchungskreis Kasse. Das entsprechende Konto wird als Buchungskreiskonto aus der Liste ausgewählt und in die Buchenmaske übertragen. Alle nachfolgenden Buchungen werden zu diesem Konto durchgeführt.

Konto wählen

Das Buchungskreiskonto wird eingegeben oder mit aus der Liste der möglichen Konten aufgerufen.

Zahlung buchen

Das gewünschte Konto wird ausgewählt, zu dem Buchungen im Stapel erfasst werden sollen. Sollen z. B. die Kontoauszüge der Bank gebucht werden, wird das entsprechende Bankkonto ausgewählt. Alle Konten, die der Kontenfunktion Bank oder Kasse zugeordnet wurden, werden hier als Buchungskreiskonto angeboten.

Kontoimport

Die Konten, die für den Kontoimport eingerichtet sind, können gewählt werden.

Eingangsrechnung erfassen

Als Buchungskreiskonto wird automatisch das der Kontenfunktion Eingangsrechnungen zugeordnete Verbindlichkeitssammelkonto gewählt. Der Buchungskreis wird genutzt, um Eingangsrechnungen kreditorisch zu verbuchen.

Saldovortrag buchen

Mit dem Buchungskreis Saldovortrag buchen können zum 01.01. des gewählten Buchungsjahres Salden zu Bestandskonten eingebucht werden. Das Buchungskreiskonto ist durch Zuordnung zur Kontenfunktion Saldenvorträge festgelegt.

Anderen Vorgang buchen

Mit dem Buchungskreis Anderen Vorgang buchen ist es möglich, direkt zwischen zwei Sachkonten zu buchen ohne dass, wie bei der Umbuchung, ein Zwischenkonto benutzt werden muss.

Differenzen

Der Buchungskreis Differenzen Abgerechnet ausbuchen dient der Ausbuchung von Differenzen, die sich im Bereich Abgerechnet des Aktenkontos ergeben haben. Es kann sich dabei um Salden im Soll als auch im Haben handeln.

Forderungen abschreiben

Abgerechnete Forderungen können als uneinbringlich mit dem Buchungskreis Forderungen abschreiben ausgebucht werden. Diese Buchungsart setzt einen Sollsaldo im Bereich Abgerechnet voraus.

Auslagen abschreiben

Noch nicht abgerechnete Auslagen können mit Hilfe des Buchungskreises Auslagen abschreiben als uneinbringlich ausgebucht werden. Diese Buchungsart setzt einen Sollsaldo im Bereich Auslagen voraus.

Umbuchen

Dieser Buchungskreis nutzt automatisch das Konto 9999. Dieses muss immer ausgeglichen sein. Eine Umbuchung in mehreren Teilbeträgen ist möglich. Haben sich die Beträge innerhalb der Umbuchung ausgeglichen, wird darauf vom Programm hingewiesen. Wir empfehlen, nach jeder erfassten Umbuchung diese abzuspeichern, es können aber auch mehrere Umbuchungen im Stapel erfasst werden.

OK Konto wählen

Das gewählte Konto wird in die Buchenmaske eingetragen.

Abbruch

Die Maske wird geschlossen.

Zahlung buchen - Aktenkonto buchen

Mit der Eingabeart Aktenkonto buchen werden aktenbezogene Buchungen erfasst. Die Buchungen werden im Aktenkonto, Journal und sofern Rechnungen angesprochen werden, auch in der Offene Posten-Liste gebucht.

Bearbeiten

Diese Funktion dient dazu, im Stapel stehende Buchungen zu korrigieren. Diejenige Buchung wird markiert, die korrigiert werden soll und Buchung berichtigen gewählt. Die Buchung wird wieder in die Eingabemaske übertragen, wo die Änderungen durchgeführt werden können.

Löschen

Um eine erfasste Buchung aus dem Stapel zu entfernen, wird die gewünschte Buchung markiert und Buchung löschen gewählt.

Kontoauszug

Wenn das Buchungskreiskonto ein Bankkonto ist, wird die Auszugsnummer weitergezählt und kann aber überschrieben werden.

Erfassungsdatum / Benutzerkürzel

Erfassungsdatum und Benutzerkürzel werden angezeigt. Das Benutzerkürzel kann manuell eingegeben werden, wenn noch keines in der Benutzerverwaltung hinterlegt worden ist.

Buchungsstapel

Die bereits erfassten, aber noch nicht gespeicherten Buchungen werden aufgelistet. Die Buchung kann erneut aufgerufen werden, so dass Änderungen dazu vorgenommen werden können.

Aktenkonto buchen

Durch diese Einstellung werden die nachfolgenden Eingaben ausschließlich zu Aktenkonten vorgenommen. Dabei wird automatisch, da es sich um Zahlungen handelt, gleichzeitig ins Journal und, falls eine Rechnung bebucht wird, auch in die Offene Posten-Liste gebucht.

Sachkonto buchen

Mit der Einstellung Sachkonto buchen werden ausschließlich Journalbuchungen vorgenommen. Es können weder Aktenkonten bebucht noch Eingangsrechnungen ausgeglichen werden.

Eingangsrechnung bezahlen

Mit der Einstellung Eingangsrechnung bezahlen werden die gezahlten Eingangsrechnungen, die zuvor per Buchungskreiskonto Eingangsrechnung erfassen verbucht worden sind, ausgeglichen. Nach Bestätigung dieser Einstellung, öffnet sich die Maske Eingangsrechnung bezahlen.

Buchungsart

Buchungsarten dienen der Erfassung von Geschäftsvorfällen auf den Aktenkonten. Um die Buchungsart auszuwählen, wird entweder das entsprechende Kennzeichen eingegeben oder gedrückt, um die Auswahl der möglichen Buchungsarten angezeigt zu bekommen.

Die Buchungsarten dienen der Erfassung von Geschäftsvorfällen auf den Aktenkonten. Durch Markieren der gewünschten Buchungsart und Bestätigen mit OK wird diese in die Eingabemaske übertragen.

Akte

Die Nummer der Akte wird eingegeben, die bebucht werden soll. Um die Aktennummer zu suchen, wird der Name oder Anfangsbuchstabe der Aktenkurzbezeichnung eingegeben. Mit kann der Buchungsbetrag auf mehrere Akten aufgeteilt werden.

Aktenkonten aufteilen

Diese Maske wird mit der Taste im Feld Akte erreicht. Der Buchungsbetrag kann mit dieser Funktion auf mehrere Akten aufgeteilt werden, die dieselbe Mandantenadresse enthalten. Nach Verteilung des Buchungsbetrages auf die einzelnen Akten, werden nacheinander die markierten Akten zum Buchen vorgegeben.

Buchungsbetrag

Der Buchungsbetrag wird eingegeben, der auf die verschiedenen Akten aufgeteilt werden soll.

Mandantenadresse

Die Mandantenadresse der Akten wird eingegeben, auf die der Buchungsbetrag aufgeteilt werden soll.

Akte

Die zur eingegebenen Mandantenadresse gefundenen Akten und deren Aktenkurzbezeichnung werden angezeigt.

Einzelne Salden der Akten

Die einzelnen Spalten weisen die Salden der jeweiligen Akten aus.

Gesamtsaldo

Der Gesamtsaldo der einzelnen Akten wird angezeigt.

Markierung

Durch Markierung des Betrages wird der zu buchende Betrag vorgeschlagen. Dieser kann durch Überschreiben abgeändert werden.

Noch aufzuteilen

Der noch aufzuteilende Betrag wird angezeigt. Erst wenn dieser Betrag 0,00 beträgt, ist der Buchungsbetrag komplett aufgeteilt worden.

OK Auf Aktenkonten aufteilen

Die Eingaben werden bestätigt und die Buchung fortgeführt. Dabei werden zu allen gewählten Aktenkonten nacheinander die offenen Rechnungen zum Ausgleich angeboten.

Gegenkonto

Das Gegenkonto wird, sofern der von der Buchungsart abhängigen Kontenfunktion nur ein Konto zugeordnet wurde, automatisch vorgegeben. Sind der entsprechenden Kontenfunktion mehrere Konten zugeordnet, kann mit die Auswahl der möglichen Konten angezeigt werden oder die entsprechende Kontonummer wird direkt eingetragen.

Betrag

Die Eingabe des Buchungsbetrages erfolgt immer mit S oder H. Soll (S) und Haben (H) beziehen sich auf das Buchungskreiskonto. Nach Eingabe des Betrages öffnen sich abhängig von der gewählten Buchungsart weitere Masken.

Rechnung auswählen

Bei den Buchungsarten 0, 1, 2 und B öffnet sich Rechnung auswählen.

In dieser Maske werden bei den Buchungsarten 0, 1 und 2 die offenen Gebührenrechnungen, welche im Aktenkonto im Bereich Abgerechnet verzeichnet sind, aufgelistet. Bei der Buchungsart B werden die offenen Vorschussrechnungen, die im Bereich Vorschussrg. des Aktenkontos verzeichnet sind, angezeigt.

Rechnung auswählen Bez

Unter Bez wird markiert, auf welche Kategorie und Rechnungsnummer die Zahlung verteilt werden soll. Eine Zahlung kann auf Auslagen, offene Rechnungen der Spalte Abgerechnet, Fremdgeld, Differenzen und Eurodifferenzen verteilt werden.

Rechnung auswählen Buchungsbetrag / noch offen

Der Buchungsbetrag ist derjenige, der in der Buchenmaske unter Betrag eingegeben wurde. Unter noch offen wird der Betrag angezeigt, der noch verteilt werden muss, bevor ein Verlassen dieser Maske möglich ist.

Rechnung auswählen Fremdgeld auszahlen

Wird ein Teil der Zahlung dem Fremdgeld zugeordnet, kann über diese Einstellung die Auszahlung dessen bewirkt werden.

Rechnung auswählen Differenz buchen / Auslagen buchen

Wird ein Teil des Buchungsbetrages auf eine andere Kategorie als Abgerechnet gebucht, werden die dazugehörenden Felder für Sachkonten und Steuerschlüssel freigeschaltet. Mit der Enter-Taste werden die möglichen Sachkonten und Steuerschlüssel zur Eingabe angeboten.

Rechnung auswählen Vorschuss

Hierüber ist die Verrechnung mit einem bereits gezahlten Vorschuss und einer Gebührenrechnung möglich. Beispiel: 300,00 € Vorschuss wurden bezahlt, die später gestellte Rechnung beträgt 500,00 €. 200,00 € werden vom Mandanten gezahlt. Wird bei Buchung der Zahlung mit Buchungsart 1 die Einstellung gezahlten Vorschuss einbeziehen ausgewählt, wird automatisch der gezahlte Vorschuss von der Spalte Vorschüsse umgebucht in die Spalte Abgerechnet.

Rechnung auswählen OK

Die eingegebenen Werte werden übernommen und ggf. die Maske Fremdgeld auszahlen aufgerufen.

Fremdgeld auszahlen

Diese Maske öffnet sich, nachdem die Einstellung Fremdgeld auszahlen gewählt wurde (z. B. bei Wahl von Buchungart 2. Der gebuchte Fremdgeldbetrag kann entweder in der Zahlungsdatei oder in der Dispodatei zur weiteren Verarbeitung gespeichert werden oder es kann Scheck drucken oder Überweisung drucken als weitere Optionen aus dem Modul Zahlungen gewählt werden.

Fremdgeld auszahlen Dispodatei-Nr.

Die Nummer der Zahlungs-/Dispodatei wird eingegeben, in die die Auszahlung gespeichert werden soll. Wird in dieses Feld nichts eingetragen, wird der Betrag in die Hauptdatei gespeichert.

Fremdgeld auszahlen Betrag

Dieser Betrag entspricht dem Saldo der Spalte Fremdgeld des Aktenkontos.

Fremdgeld auszahlen Adressnummer Empfänger

Die zur Adressnummer des Empfängers hinterlegte Bankverbindung wird angezeigt.

Fremdgeld auszahlen Buchungstext

Die Angabe des Buchungstextes ist nur bei Übergabe an die Dispodatei möglich.

Fremdgeld auszahlen Verwendungszweck

Der Verwendungszweck für die SEPA Überweisung des Fremdgeldes wird eingegeben.

Fremdgeld auszahlen Kennzeichen

Die Angabe eines Kennzeichens vereinfacht die Suche nach diesem Eintrag in der Zahlungs- oder in der Dispodatei.

Fremdgeld auszahlen SEPA Schlüssel

Aus der Auswahlliste wird der passende SEPA Schlüssel gewählt.

Fremdgeld auszahlen Zahlung ab: / Zahlungsturnus

Bei Auszahlung über die Dispodatei ist die Angabe des Datums notwendig, ab dem die Auszahlung veranlasst werden soll. Weiterhin ein ein Zahlungsturnus zu wählen.

Fremdgeld auszahlen Textzwischenzeile

Bei Wahl dieser Einstellung wird eine Textzwischenzeile in das Kostenblatt des Aktenkontos geschrieben. Die Textzwischenzeile enthält die Information, in welcher Höhe Fremdgeld und an welchem Tag dieses ausgezahlt wurde.

Fremdgeld auszahlen OK

Der Eintrag wird in die Dispodatei gespeichert.

Buchungsart L Rückbelastung

Bei der Buchungsart L öffnet sich Rückbelastung.

Diese Buchungsart ist für die Verbuchung von Rückbelastungen aufgrund z. B. eines ungedeckten Schecks zu verwenden, bei denen ausschließlich die Spalte Abgerechnet belastet wird. Dabei wird auch der offene Posten korrigiert. Wurden beim vorhergehenden Zahlungseingang Teilbeträge auf andere Spalten des Aktenkontos gebucht, sind diese mit den entsprechenden Buchungsarten zurückzubuchen.

Alle Zahlungen werden angezeigt, die zu den angezeigten Rechnungsnummern verbucht wurden.

Buchungsart Y Honorarauslagen

Bei der Buchungsart Y öffnet sich Honorarauslagen.

Die Buchungsart Y - Honorarauslagen wird für verauslagte Kosten verwendet, die zum Vorsteuerabzug berechtigen und dem Mandanten gleichzeitig zugeordnet werden. Der obere Bereich der Maske beinhaltet die Angaben zur Journalbuchung, die Angaben im unteren Bereich werden im Kostenblatt des gewählten Aktenkontos vermerkt. Diese Buchungsart wird nur für Kosten genutzt, die nicht als Eingangsrechnung gebucht werden.

Aufwandskonto

Aufwandskonto und Steuerschlüssel werden eingegeben oder die entsprechenden Angaben werden mit aus der Liste ausgewählt.

Nettobetrag

Aus Buchungsbetrag und Steuerschlüssel wird der Netto- und Vorsteuerbetrag ermittelt und angezeigt.

Steuerschlüssel Weiterberechnung

Der Steuerschlüssel für die Weiterberechnung an den Mandanten wird angegeben. Hierzu wird keine Journalbuchung gespeichert, da die Angaben zum Kostenblatt lediglich Merkposten darstellen. Erst bei Zahlung der im Kostenblatt vermerkten Gebühr wird eine Journalbuchung erzeugt, bei der sich die Mehrwertsteuer nach dem hier angegebenen Steuerschlüssel berechnet.

Gebühren für Kostenblatt

Aus weiterzubelastendem Betrag und Steuerschlüssel wird der Steuerbetrag errechnet und angezeigt.

Aus Nettobetrag und Mehrwertsteuerschlüssel wird der weiterzubelastende Betrag errechnet und angezeigt.

OK Honorarauslagen

Die Eingaben werden übernommen und können nach Abschluss aller Angaben in der Buchenmaske gespeichert werden.

Steuerschlüssel

Die Umsatzsteuer wird bei aktenbezogenen Buchungen immer automatisch gebucht. Eine Eingabe in diesem Feld ist dabei nicht möglich.

Sachbearbeiter

Der Sachbearbeiter wird ebenfalls bei aktenbezogenen Buchungen automatisch, gemäss dem in der Akte hinterlegten Sachbearbeiter, bei der Buchung berücksichtigt. Eine Eingabe in diesem Feld ist bei aktenbezogenen Buchungen nicht möglich.

Buchungstext

Der Buchungstext wird entsprechend der Buchungsart vorgeschlagen. Er kann überschrieben werden. Schablonen für Buchungstexte können in der [[1] Verwaltung erzeugt werden.

Belegnummer

Die Belegnummern werden automatisch vom Programm fortgezählt, können aber überschrieben werden.

Die Belegnummern sind im Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II im Grundsatz stets neunstellig, wobei aber Nullen am Anfang nicht angezeigt werden müssen. Die 1. Stelle der Belegnummer kennzeichnet entweder den Buchungskreis (bzw. Buchungskreis-Gruppe) oder das übergebende Modul:

• 0 das Buchungskreis-Konto ist eine Bank,
• 1 das Buchungskreis-Konto ist eine Kasse,
• 2 das Buchungskreis-Konto ist ein Sammelkonto für Eingangsrechnungen,
• 3 Übernahme der Buchung aus der Dispodatei,
• 4 Übernahme der Buchung aus Gebühren,
• 5 Übernahme der Buchung aus der Zwangsvollstreckung,
• 6 Übernahme der Buchung aus Lohn/Gehalt,
• 7 Umbuchen und
• 9 für alle anderen Buchungen.

Wenn die 1. Stelle eine 0 ist, ist die 2.-4. Stelle für die Nummer des Kontoauszuges vorgesehen und die 5.-9. Stelle für die laufende Nummer der Buchung auf dem Kontoauszug (4+5).

Sonst ist die 2.-3. Stelle für die beiden letzten Ziffern der Jahreszahl vorgesehen und die 4.-9. Stelle für die laufende Nummer der Buchung (3+6). Bei der Übernahme aus anderen Programmen wird die laufende Nummer der Buchung teilweise vom übergebenden Modul vergeben.

Belegnummern müssen für ein Sachkonto und ein Buchungsjahr eindeutig sein.

Die Belegnummern für Bank sind nicht eindeutig, jede erste Zahlung auf dem ersten Kontoauszug für jede Bank hat die Belegnummer 000100001.

Die Belegnummern für Kasse sind eindeutig, sie werden für alle Kassen zusammen weitergezählt.

Die Belegnummern werden von der Finanzbuchhaltung II automatisch vergeben. Da von mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig Buchungen eingegeben werden können, Belegnummern aber mit den oben genannten Ausnahmen weder doppelt noch ohne zugehörige Buchung vergeben werden sollen, blieb nur die Lösung, die Belegnummern erst nach der Speicherung der Buchungen zu vergeben. Sie können dann vom Anzeigebereich, in dem vorher die Buchungen im Buchungsstapel angezeigt wurden, auf die Belege übertragen werden; Ausnahme sind die Buchungskreise für die der Kontenfunktion Bank zugeordneten Sachkonten, hier wird die aus der Nummer des Kontoauszugs abgeleitete Belegnummer bereits bei der Erfassung angezeigt und kann überschrieben werden. Die automatische Nummernvergabe gilt auch für die Rechnungsnummern der Eingangsrechnungen. Bei Zugängen im Anlagevermögen ist die automatische Vergabe der Inventarnummern die Vorgabe; Sie können aber bei Zugängen zu einem bestehenden Inventar die Vorgabe überschreiben.

Beim Buchungskreis Umbuchen, bei dem eine Umbuchung in Form mehrerer Buchungen eingegeben wird, erhalten alle Buchungen bis zum Ausgleich zwischen Soll und Haben dieselbe Belegnummer und sind daran als zusammengehörig erkennbar.

Eine Stornobuchung, die mit dem Storno-Assistenten erzeugt wird, erhält die selbe Belegnummer wie die zu stornierende Buchung.

Belegdatum

Bei gewählter Einstellung Tagesdatum als Belegdatum vorschlagen, wird das Erfassungsdatum vorgeschlagen. Dieses Datum kann überschrieben werden. Wurde diese Einstellung nicht gewählt, wird das in einer Buchung zuletzt benutzte Datum vorgeschlagen.

Soll in einem anderen Jahr gebucht werden, muss dafür in den Einstellungen das Buchungsjahr entsprechend eingestellt werden.

Buchen in Zwangsvollstreckung

Anhand dieser Einstellung wird gleichzeitig die Buchung im Forderungskonto erfasst. Anhand der Voreinstellung Buchen in Forderungskonto ist diese immer gesetzt.

Die Einstellung ist nur dann freigeschaltet, wenn ein Forderungskonto zur Akte existiert und wenn die Buchungsarten 0, 1, 2, 7 und Y verwendet werden.

Schuldner anzeigen

Die zum Forderungskonto gespeicherten Schuldner werden angezeigt.

Alle zum Forderungskonto gespeicherten Schuldner werden aufgelistet.

Durch Doppelklick auf den jeweiligen Schuldner wird diesem die Zahlung zugeordnet.

Der markierte Schuldner wird mit OK als derjenige ausgewählt, dem die Zahlung zugeordnet wird.

Anzahl der Schuldner

Die Anzahl der Schulder wird angezeigt. Sind mehrere Schuldner hinterlegt, kann die Zahlung einem bestimmten Schuldner zugeordnet werden.

Forderungsunterkonto

Eventuell existierende Unterkonten werden zur Auswahl bereitgestellt. Das gewünschte Forderungsunterkonto wird ausgewählt, auf welches die Zahlung gebucht werden soll.

Verrechnung Zahlung

Es wird festgelegt, wie die Zahlung im Forderungskonto verrechnet werden soll.

Die in den Grundeinstellungen der Zwangsvollstreckung gewählte Zahlungsverrechnung ist voreingestellt.

Wertstellungsdatum

Unter diesem Datum wird die Zahlung in das Forderungskonto gebucht. Das in der Buchung zum Aktenkonto verwendete Datum wird vorgeschlagen. Der Programmvorschlag kann im Muster TTMMJJJJ überschrieben werden.

Ein Kalender kann aufgerufen werden, in dem das Buchungsdatum gewählt werden kann.

Buchungstext

Die Möglichkeit besteht, die Buchungen mit einem speziellen Buchungstext zu versehen. Der Standardtext zbutext.txt kann für das Forderungskonto mit dem Kanzlei, Standardtexte erweitert werden.

OK Buchen in Zwangsvollstreckung

Die Buchung zum Forderungskonto wird erfasst, ebenso wird die Buchung zum Aktenkonto in den Buchungsstapel gestellt.

Abbruch Buchen in Zwangsvollstreckung

Die Buchung zum Forderungskonto wird nicht erfasst. Sie kehren zur Buchungseingabe zurück. Die Einstellung Buchen in Zwangsvollstreckung ist abgewählt.

Speichern

Die im Stapel stehenden Buchungen werden gespeichert. Die Buchungen werden aus dem Stapel entfernt und erhalten automatisch eine Belegnummer.

Anderer Buchungskreis

Ein anderer Buchungskreis kann gewählt werden.

OK Zahlung buchen

Eine in der Buchungsmaske erfasste Buchung wird in den Stapel gestellt. Die Eingabefelder werden dabei für die Eingabe einer neuen Buchung geleert.

Abbruch Zahlungen buchen

Die Buchungseingabe wird verlassen. Stehen zu diesem Zeitpunkt Buchungen im Stapel, kann über eine Abfrage die Speicherung noch vorgenommen werden oder die Buchungen werden verworfen.