Direktspeicherung elektronischer Nachrichten (E-Workflow)

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Allgemein

Eingehende Nachrichten können vom Kanzlei E-Mail Receiver oder vom Posteingang direkt einem Postkorb, einer Akte sowie einem Dokumentenstatus zugeordnet werden, wenn bestimmte Parameter und Schreibweisen im E-Mail Betreff eingehalten werden.

E-Mails direkt im Postkorb empfangen - ohne Posteingang über den Kanzlei E-Mail Receiver

Voraussetzungen

  1. In den E-Mail Konten ist in der Spalte Empfangen / Senden der Postkorb aktiviert.
  2. Der Kanzlei E-Mail Receiver startet automatisch mit dem RA-MICRO Hauptmenü, wenn dieser im Dienste Starter aktiviert wurde.

Funktion

Die vom Kanzlei E-Mail Receiver abgeholten Nachrichten (E-Mails, SCHUFA-Benachrichtungen, E-Rechtsschutz Nachrichten etc.) werden direkt in den dem Mailkonto zugeordneten Postkorb gespeichert. Eine Anzeige im Posteingang erfolgt nicht.

Können aus dem E-Mail Betreff nachfolgend aufgeführte Syntaxen entnommen werden, werden diese Informationen automatisch gespeichert:

  • Eine Aktennummer kann zu Beginn des E-Mail Betreffs oder wahlweise an beliebiger Position stehen, sofern sie über den Platzhalter enr:[Aktennummer]/[Jahrgang], z. B. enr:5/16, in den Betreff eingefügt wurde.
  • Kann keine Aktennummer aus dem E-Mail Betreff ermittelt werden, wird die Nachricht zur Benutzerakte desjenigen gespeichert, in dessen Postkorb die Nachricht gespeichert wird und kann hier in der Tabelle einfach nachträglich geändert werden. Die Benutzerakte setzt sich immer aus Benutzernummer und Jahrgang 50 zusammen (Bsp. Benutzerakte für Benutzer 6: 6/50).
  • est:[Dokumentenstatus], z. B. est:rot, als Farbe für den Dokumentenstatus in der E-Akte ist grün (erledigt), gelb (in Bearbeitung) oder rot (überfällig) möglich. Bei der Bezeichnung der Farben im E-Mail Betreff braucht auf Groß-/Kleinschreibung nicht geachtet zu werden.
  • esb:[Benutzernummer], z. B. esb:26. Dieser Wert wird nur in Verbindung mit der Aktennummer (enr:[Aktennummer]/[Jahrgang]) ausgewertet und wird als Dokumentsachbearbeiter interpretiert.
  • epo:[Datenpoolkürzel], z. B. epo:rec. Fehlt der Platzhalter epo: im Betreff, wird die Nachricht immer im Hauptpool gespeichert. Die Pool-Bezeichnung ist maximal 3-stellig.
  • unt:[Unterordner E-Akte], z. B. unt:Rechnungen. Die Nachricht wird zur ermittelten Akte in den angegebenen Unterordner gespeichert, sofern dieser in der E-Akte angelegt ist. Die Schreibweise des Unterordner im Mail-Betreff ist genau einzuhalten.

birne.fw.png Alle genannten Platzhalter sind kombiniert einsetzbar, sind im E-Mail Betreff jedoch durch ein Leerzeichen zu trennen.

Beispiel: Um eine E-Mail an die Akte 5/16, Unterordner Rechnungen und gleichzeitig an den Zentralen Postkorb mit Dokumentenstatus rot zu senden, ist folgende Eingabe in der Betreffzeile der E-Mail erforderlich:

emailkonten.ebrief5.ewf.png

Automatische Speicherung in die E-Akte

#EAkte#Akte:[Aktennummer]/[Jahr]#; z. B. #EAkte#Akte:5/16# 

Bei Verwendung dieser Schreibweise im Betreff eine E-Mail wird diese direkt zur E-Akte gespeichert.

Die Angabe #EAkte#Akte:[Aktennummer]/[Jahr]# kann wie folgt erweitert werden:

#Ordner:[Ordnername], z. B. #Ordner:Klageverfahren - Speichern der E-Mail im bezeichneten Unterordner der E-Akte. 
#Benutzer:[Benutzernummer], z. B. #Benutzer:26 - Übermittlung der E-Mail an den E-Eingangskorb des genannten Benutzers. 
#Pool:[aus drei Zeichen bestehendes Datenpool-Kürzel], z. B. #Pool:rec - Versand an den Datenpool mit dem bezeichneten Datenpool-Kürzel. 
#Betreff:[Betreffbezeichnung], z. B. #Betreff:Klageschrift vom ... 

birne.fw.png #Betreff muss am Ende der Betreffzeile stehen. Der Betreff wird in der E-Akte in der Spalte Bemerkung angezeigt. Ohne Angabe eines Betreffs wird an dieser Stelle der Absender nebst Datum und Uhrzeit vermerkt.

Beispiel: Um eine E-Mail an die im Datenpool rec gespeicherte Akte 5/16 und dort an den Unterordner Klageverfahren sowie gleichzeitig an den Postkorb des Benutzers mit der Benutzernummer 26 unter der Bemerkung Klageschrift vom 15.01.16 zu senden, ist folgende Eingabe in der Betreffzeile der E-Mail erforderlich:

emailkonten.ebrief6.ewf.png

birne.fw.png Die jeweils gewählte Schreibweise muss genau eingehalten werden.

E-Mails direkt im Postkorb empfangen - über den Posteingang

Voraussetzungen

  1. In den E-Mail Konten ist in der Spalte Empfangen / Senden der Posteingang aktiviert.
  2. Der Kanzlei E-Mail Receiver startet automatisch mit dem RA-MICRO Hauptmenü, wenn dieser Dienste Starter aktiviert wurde.
  3. Als Quelle wurde im Posteingang ein Outlook Importordner oder ein in den E-Mail Konten gespeichertes E-Mail Konto aktiviert.
  4. In der Toolbar des Posteingangs ist die automatische Weiterleitung an einen Postkorb aktiviert.

Funktion

Importierte E-Mails werden direkt - ohne vorherige Anzeige im Posteingang - an den Postkorb weitergeleitet und zur Akte gespeichert, wenn vom Posteingang eine Aktennummer im Betreff einer E-Mail ermittelt werden kann.

  • Die Aktennummer kann zu Beginn des E-Mail Betreffs oder wahlweise an beliebiger Position stehen, wenn sie über den Platzhalter enr:[Aktennummer]/[Jahrgang], z. B. enr:5/16, in den Betreff eingefügt wurde.
  • epk:[AktenSBKürzel]: Hier wird das ein- oder zweistellige Kürzel des Aktensachbearbeiters ergänzt, so wie es in der Benutzerverwaltung zum Benutzer gespeichert wurde. Alternativ kann die E-Mail mit der Eingabe epk:Z an den Zentralen Postkorb weitergeleitet werden.
  • Ist epk: nicht im E-Mail-Betreff enthalten, wohl aber eine Aktennummer, richtet sich der Versand der Nachricht nach der Voreinstellung im Posteingang für die automatische Weiterleitung an einen Postkorb. Für den Fall, dass keine automatische Weiterleitung im Posteingang eingestellt ist, kann mit epk: für jede Mail einzeln definiert werden, in welchen Postkorb gespeichert werden soll.
  • Fehlt die Aktennummer im Betreff, wird die Nachricht nicht an den Postkorb weitergeleitet, sondern im Posteingang angezeigt.
  • Fehlt die Aktennummer im Betreff, kann jedoch aus dem Parameter epk: ein Benutzer Postkorb ermittelt werden, erfolgt die Speicherung in diesen Postkorb sowie zur Benutzerakte des entsprechenden Benutzers und kann hier in der Tabelle einfach geändert werden. Die Benutzerakte setzt sich immer aus Benutzernummer und Jahrgang 50 zusammen (Bsp. für Benutzer 6: 6/50).
  • est:[Dokumentenstatus], z. B. est:rot, als Farbe für den Dokumentenstatus in der E-Akte ist grün (erledigt), gelb (in Bearbeitung) oder rot (überfällig) erlaubt. Bei der Bezeichnung der Farben braucht auf Groß-/Kleinschreibung nicht geachtet zu werden.
  • esb:[Benutzernummer], z. B. esb:26. Dieser Wert wird nur in Verbindung mit der Aktennummer (enr:[Aktennummer]/[Jahrgang]) ausgewertet und wird als Dokumentsachbearbeiter interpretiert.

birne.fw.png Die gewählte Schreibweise muss genau eingehalten werden und die Parameter müssen im E-Mail Betreff durch ein Leerzeichen getrennt werden.

Beispiele

1. E-Mail an die E-Akte 5/16 und den Postkorb für den Benutzer 6, für den Fall, dass RU als SB-Kürzel für den Benutzer 6 in der Benutzerverwaltung gespeichert ist:

emailkonten.sbkürzel.ewf.png

emailkonten.ebrief1.ewf.png


2. E-Mail an den Zentralen Postkorb zur E-Akte 5/16 mit dem Dokumentenstatus rot:

emailkonten.ebrief2.ewf.png


3. Mail an die Benutzerakte 6/50, wenn RU als SB-Kürzel für Benutzer 6 in der Benutzerverwaltung gespeichert ist:

emailkonten.ebrief3.ewf.png


4. Keine Speicherung im Postkorb, da weder Akte noch Benutzerakte ermittelt werden kann. Das Dokument wird im Posteingang angezeigt mit Vorschlag Zentraler Postkorb:

emailkonten.ebrief4.ewf.png