E-Akte Dokumentenimport

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Allgemein

Daten oder Dokumente, die sich außerhalb des RA-MICRO Verzeichnisses auf der Festplatte oder einem Wechseldatenträger befinden, können über Datei, Einfügen / importieren in der E-Akte gespeichert und/oder an einen Postkorb gesendet werden. In der Programm-Maske E-Akte: Datei einfügen können die einzufügenden Dateien ausgewählt und einer Akte sowie einem Postkorb zugeordnet werden.

Um mehrere Dateien zu importieren können die gewünschten Dateien bei gedrückter Taste mit der Maus (Mehrfachauswahl) ausgewählt und mit Öffnen zu bestätigt werden. Bei Verwendung eines Touchscreens können die Dokumente mittels Touch gewählt und mit Öffnen bestätigt werden.

Direkt auf die Maske E-Akte Dokumentenimport können Dateien außerdem per Drag & Drop aus dem Windows-Explorer übernommen werden. Dabei genügt es, die Datei mit der Maus auf die Oberfläche der E-Akte zu "ziehen". Der Dokumentenimport wird damit automatisiert aufgerufen und die Dokumente können einer bestimmten Akte bzw. einem Postkorb zugeordnet werden.

E-Mails können direkt aus Outlook per Drag & Drop ebenfalls auf die Oberfläche der E-Akte gezogen und dann wie zuvor beschrieben weiterverarbeitet werden.

Alternativ kann bei Verwendung eines Touchscreen das Dokument auch per Touch markiert und mit dem Finger auf die Oberfläche der E-Akte "gezogen" werden. Die Mehrfachauswahl von Dateien per Touch ist ebenfalls bei gedrückter Taste möglich. Anschließend können die Dokumente der aktuellen Akte oder anderen Akten zugeordnet sowie an einen Postkorb gesendet werden.

Beim Dokumentenimport ist es besonders vorteilhaft, neben einer Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung sowie eine farbige Rubrik zum Dokument zu vergeben. Eine an die Kanzleianforderungen angepasste Farbgebung führt zu einer verbesserten Übersichtlichkeit in der gesamten E-Akte und im Postkorb sowie letztendlich im Kanzleialltag zu einem schnelleren Auffinden bestimmter Dokumente. Über die Schaltfläche können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Um einzelne Dateien vor dem Start des Imports aus dem Dokumentenimport wieder zu entfernen, steht nach Rechtsklick / Longtouch auf den zugeordneten Eintrag in der Tabelle ein Kontextmenü zur Verfügung.

Nach Abschluss aller in der Tabelle erforderlichen Eintragungen wird über oder der eigentliche Importvorgang gestartet. Der Dokumentenimport wird geschlossen und die importierten Dokumente werden nun den gewählten Akten zugeordnet und dort angezeigt.

Funktionen in der Toolbar

Ansicht

Über dieses Menü können die angezeigten Spalten individuell ein- und ausgeblendet werden.

Spalten auswählen

Zur Anpassung der Importanzeige können hier Spalten ein- oder ausgeblendet werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Dokumentenauswahl - Öffnen

Aktennummernfeld

Dient der Erfassung der Aktennummer, zu der die Dokumente gespeichert werden sollen.

Vorgegeben ist die aktuelle Aktennummer der E-Akte, aus welcher der Dokumentenimport aufgerufen wurde.

Sämtliche Dateien werden der Akte zugeordnet, die im linken Bereich des Fensters eingetragen wurde. Eine abweichende Aktennummer für einzelne Dateien kann in der Tabellenspalte Akte eingetragen werden.

Mit Rechtsklick auf das Aktennummernfeld steht ein Kontextmenü zur Verfügung, mit dessen Hilfe eine Akte neu angelegt und die Aktensuche gestartet werden kann.

Unterordner

Eine Auswahl der Unterordner, die in der aktuell eingelesenen Akte angelegt sind, steht hier zur Verfügung, um die zu importierenden Dokumente darin zu speichern.

Anlagen zum Hauptdokument

Die zu importierenden Dokumente können als Anlage zu einem Hauptdokument gespeichert werden. Die Auswahlliste zeigt alle Hauptdokumente der Akte an.

Senden an Postkorb

An den hier gewählten Postkorb werden die Dokumente zur Weiterbearbeitung gesendet.

Dokumente kopieren

Kopiert das Dokument in die E-Akte. Die Quelldatei bleibt im ursprünglichen Speicherordner bestehen.

Dokument verschieben

Verschiebt das Dokument in die E-Akte. Die Quelldatei wird aus dem ursprünglichen Speicherordner gelöscht.

In der Tabelle kann das Verschieben auch für einzelne Dokumente verfügt werden.

Start

Speichert die zu importierenden Dokumente.

Tabelle

Spalte Dateiname

Zeigt den Namen der zu importierenden Dateien an.

Spalte Akte

Bei Bedarf können einzelne Dokumente einer anderen Akte zugewiesen werden und über das Kontextmenü (rechte Maustaste im Aktennummernfeld) kann eine neue Akte angelegt bzw. über die Aktensuche nach Akten gesucht werden.

Spalte Korb

Mit Klick / Touch auf eine Zelle stehen alle Benutzer Postkörbe und der zentrale Postkorb zur Auswahl.