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von Pe.Mei

Elektronischer Rechtsverkehr - Export XNP-UVZ

Allgemeines

Über diese Funktion können Urkundeneinträge aus der Urkundenliste an das elektronische Urkundenverzeichnis der Bundesnotarkammer übergeben werden. Dabei wird die von der Bundesnotarkammer bereitgestellte Schnittstelle zur Übergabe von Einträgen an das elektronische Urkundenverzeichnis verwendet.


Export XNP-UVZ.png


Funktionen in der Toolbar

Neu

Urkundenrolle Neu Urkunde.png

Karteikarte Urkunde

Urkundennummer

Die Nummer des aktuellen Urkundeneintrags wird hier ausgewiesen. Das Programm ermittelt diese automatisch anhand des letzten Eintrags. Mit Rechtsklick wird ein Kontextmenü aufgerufen.

Im Kontextmenü steht die Programmfunktion Eintrag überschlagen / freilassen zur Verfügung.

Sofern ein Eintrag in der Urkundenrolle übersprungen werden soll, erleichtert das Programm die Erfassung der zugehörigen Daten.

Dazu vermerkt es im betreffenden Urkundenrolleneintrag in den Spalten Beteiligte zur Urkunde, Gegenstand des Geschäfts und Bemerkung einen Hinweis darauf, dass dieser Eintrag versehentlich überschlagen wurde.

Dieser Text orientiert sich an den Regelungen der DONot und kann nicht geändert werden.

Akte

Hier kann die Aktennummer eingegeben werden, die dem Eintrag in die Urkundenrolle zugrunde liegt. Nach Bestätigung der Aktennummer werden grundsätzlich die Aktenbeteiligten eingelesen. Wurde keine Akte angelegt, wird das Eingabefeld frei gelassen.

Die Module Notariat und Notariat Automatischer Vollzug unterstützen auch die Verwendung von Unterakten. Bei Eingabe einer Aktennummer, zu der eine Unterakte angelegt ist, wird eine Auswahlliste mit den verfügbaren Unterakten ausgegeben.

Datum

Das Datum der Beurkundung wird hier eingetragen. Je nach gesetzter Einstellung ist das Feld leer oder das aktuelle Tagesdatum wird vorgeschlagen.

Beurkundung durch Notarvertreter

Diese Option ist zu wählen, wenn die Beurkundung durch den Notarvertreter vorgenommen wurde. Im nebenstehenden Adressfeld wird die Adressnummer oder der Name des Notarvertreters erfasst. Nach Speicherung des Eintrags und Export zum Urkundenverzeichnis wird der hinterlegte Notarvertreter als Urkundsperson übergeben.

Erbvertrag in Verwahrung des Notars

Mit Einführung des Urkundenverzeichnisses ist das bisherige Erbvertragsverzeichnis dort aufgegangen. Sofern der Erbvertrag nach der Beurkundung in der Verwahrung des Notars verbleibt, ist diese Option zu wählen. Die entsprechenden Informationen werden beim Export an das Urkundenverzeichnis übergeben.

streng vertraulich und relevant für öffentliche Archive

Diese Optionen sind zu wählen, wenn dies auf die einzutragende Urkunde zutrifft. Diese Informationen werden beim Export an das Urkundenverzeichnis übergeben.

Videobeurkundung

Dieser Hinweis kann zum Eintrag gespeichert und beim Export an das Urkundenverzeichnis übergeben werden, wenn die Beurkundung als sogenannte Onlinegründung gem. Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) durchgeführt wurde.

Ort des Amtsgeschäfts

Erfassen und Bearbeiten des Ortes, an welchem die Beurkundung vorgenommen wurde, wenn diese außerhalb der Geschäftsstelle erfolgt ist. Geschäftsstelle wird als Vorschlagswert angezeigt und kann bei Bedarf überschrieben werden. Die Erweiterung der Liste ist individuell über den Editiermodus jederzeit möglich.

Gegenstand des Geschäfts

Für die Erfassung des Geschäftsgegenstandes ist entweder die gewünschte Bezeichnung aus dem Drop-down-Menü zu wählen oder die Anfangsbuchstaben des Geschäftsgegenstandes einzugeben. Bei der Auswahl der Geschäftsgegenstände handelt es sich um eine abschließend von der Bundesnotarkammer vorgegebene Liste. Sofern eine nicht in der Auswahlliste vermerkte Bezeichnung nötig ist, kann gemäß Empfehlung der Bundesnotarkammer der Geschäftsgegenstand "Sonstiges" gewählt werden. In diesem Fall ist eine zusätzliche Eingabe im Feld "Zusatz" erforderlich.

Art des Geschäfts

Die Art des Geschäfts wird hier vorgeschlagen und kann bei Bedarf geändert werden. Sofern ein Geschäftsgegenstand "Sonstiges" erfasst wurde, ist hier die Art des Geschäftsgegenstandes zu bestimmen.

Vollzugsbeglaubigung

Wird nur aktiviert, wenn als Geschäftsart "Begl. von Unterschriften, Handzeichen oder qeS ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs" ausgewählt wurde.

Bemerkung

Eingabefeld für das Erfassen einer Bemerkung zu dem Urkundenrolleneintrag.

Karteikarte Beteiligte - Beteiligte zur Urkunde

Urkundenrolle Neu Beteiligte.png


Adressnummer und Name

Hier werden die Beteiligten erfasst. Das Programm schlägt automatisch die Aktenbeteiligten, bei Wahl der entsprechenden Einstellungen auf der Karteikarte Allgemein auch die zusätzlich zur Akte erfassten Beteiligten vor. Ein vorgeschlagener Beteiligten kann mit Markierung der Adressnummer durch einfachen Mausklick und der Taste ENTF gelöscht werden. Weitere Beteiligte können hinzugefügt werden, indem die betreffenden Adressnummern nacheinander in die letzte Zeile NEU eingetragen werden.

Vertreterauswahl

Notariat Urkundenrolle Neu Vertreterauswahl.png

Sind zu einer Adresse mehrere Vertreter gespeichert, kann über den Drei-Punkte-Button eine Auswahl aller zur Adresse erfassten Vertreter geöffnet werden, diese können mittels Häkchen angewählt und als Vertreter für den Urkundeneintrag übernommen werden. Um einen weiteren Vertreter in der Adresse hinzuzufügen, wird Adresse bearbeiten aufgerufen.

Vertreter

Ist in den Einstellungen auf der Registerkarte Bücher und Verzeichnisse im Bereich Urkundenrolle die Einstellung Mit Anzeige / Druck Vertreter gewählt, kann hier erfasst werden, ob es sich bei einem Urkunden-Beteiligten um einen Vertreter handelt. In diesem Fall ist in der Spalte Vertretener die Adressnummer des Vertretenen zu wählen.

Vertretener

Hier kann unter den Adressnummern der Urkundenbeteiligten die Adressnummer des Beteiligten gewählt werden, der vertreten wird.

Die vorstehenden Angaben werden bei der Übergabe des Eintrags an das Urkundenverzeichnis entsprechend berücksichtigt.

Handelt ein Beteiligter sowohl für sich selbst als auch als Vertreter für einen oder mehrere weitere Beteiligte, muss der Vertreter ggf. mehrfach in dem Eintrag erfasst und jeweils der vertretene Beteiligte zugeordnet werden.

Karteikarte Dokumente

Notariat Neu Dokumente.png

Dokumente

Über diese Funktion können verschiedene Dokumente zum Urkundeneintrag vorgemerkt und mit dem Eintrag per Schnittstelle an das XNP bzw. elektronischen Urkundenverzeichnis übergeben werden.

Die Dokumente können aus einer E-Akte oder aus einem beliebigen anderen Ordner angefügt werden. Für die Übergabe ist es zwingend erforderlich, dass die Dokumente im Format PFD/A-1B vorliegen. Bei der Übernahme eines Dokumentes wird auf das korrekte Format des Dokuments geprüft, ggf. erfolgt automatisch die Wandlung in das notwendige Format.

Wird ein bereits signiertes Dokument angefügt, erfolgt die Prüfung ebenfalls, jedoch wird das Dokument nicht automatisch gewandelt, die Übernahme des Dokuments per Schnittstelle in das elektronische Urkundenverzeichnis ist dann jedoch nicht möglich.

Dokumentart

Hier ist eine Auswahl zu treffen, ob es sich um die elektronische Fassung der Urkunde oder ein sonstiges Dokument handelt.

Beschreibung

Es muss eine kurze Beschreibung des Dokuments oder der Urkunde erfasst werden, z.B. die Urkundennummer oder ein kurzer Hinweis auf des Inhalt des Dokuments.

Übernehmen

Übernimmt das gewählte Dokument und setzt die Auswahl leer. Anschließend können bei Bedarf weitere Dokumente hinzugefügt werden.

Vorschau

Zeigt das gewählt Dokument zur Überprüfung an.

Hinzufügen / Entfernen

Über diese Funktionen können nach Auswahl Dokumente entfernt oder weitere hinzugefügt werden.

Karteikarte Ausfertigungen

Urkundenrolle Neu Ausfertigungen.png

Wenn bereits bekannt ist wie viele Ausfertigungen für welche Beteiligter erteilt werden sollen, können diese Informationen auf dieser Karteikarte mit dem Eintrag an das elektronische Urkundenverzeichnis übergeben werden.

Tabelle

In dieser Tabelle werden alle bereits erfassten Ausfertigungen nebst Empfänger angezeigt.

Hinzufügen / Entfernen

Über die Symbole Plus oder Minus können weitere Ausfertigungen erfasst oder entfernt werden.

Empfänger

Hier können die Empfänger der Ausfertigungen über die jeweilige Adressnummer erfasst werden. Ein Klick mit der rechten Maustaste öffnet ein Auswahlmenü, dass die Beteiligten des Urkundeneintrag anbietet. Durch Klick auf einen oder mehrere Beteiligte und Anwahl der Option Auswahl übernehmen werden die Beteiligten als Empfänger einer Ausfertigung übernommen.

laufende Nummer

Bietet die nächste laufende Nummer der Ausfertigung an.

Datum

Hier wird das Datum für die Ausstellung der Ausfertigung erfasst, es wird das Tagesdatum vorgeschlagen, welches überschrieben werden kann.

auszugsweise / vollstreckbar / weitere vollstreckbare

Über diese Auswahl können nähere Angaben zur Art der Ausfertigung gemacht werden.

Vollstreckungsklausel aufgehoben

Hier ist bei Bedarf das entsprechende Datum zu vermerken.

Speichern

Klick / Touch speichert die Eingaben und lässt die Maske geöffnet, sodass weitere neue Einträge erfasst werden können.

OK

Klick auf OK speichert die getätigten Eingaben und beendet das Fenster.

Abbruch

Abbruch des Vorgangs ohne Übernahme der Eingaben.

Bearbeiten

Bei notwendigen Änderungen an einem Eintrag können diese über die Funktion Bearbeiten vorgenommen werden. Anschließend ist ein erneuter Export des Eintrags zum Urkundenverzeichnis möglich.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Jahrgang

Hier kann der Jahrgang gewählt werden, für den der Export der Urkunden vorgenommen werden soll. Vorgeschlagen wird immer der aktuelle Jahrgang.

Urkunde

Über diese Funktion kann nach einer bestimmten Urkunde gesucht werden, dies bietet sich bei sehr vielen Einträgen an, um eine bestimmte Urkunde zu exportieren oder als eingetragen zu markieren.

Anzeige

Mit dieser Funktion kann die Anzeige der Liste eingeschränkt werden, zum Beispiel auf nicht exportierte Einträge oder nicht eingetragene Einträge.

Alle Urkunden für den Export auswählen

Über diese Option können alle noch nicht exportierten Einträge markiert und über die Export-Funktion an den Export-Ordner übergeben werden.

Exportliste XNP/UVZ

In der Tabelle werden die in der Urkundenliste erfassten Einträge angezeigt. Zusätzlich kann eine Auswahl hinsichtlich des Export eines Eintrags oder eine Information zur endgültigen Eintragung im Urkundenverzeichnis entnommen werden.

Exportieren

Wenn Einträge aus der Urkundenliste an das Urkundenverzeichnis der Bundesnotarkammer übergeben werden sollen, werden die betreffenden Einträge in der Tabelle in der Spalte "Export zum UVZ" mit einem Häkchen markiert. Nachfolgend ist die Funktion Exportieren auszuwählen, für die gewählten Einträge wird gemäß der Schnittstellenvorgabe der Bundesnotarkammer eine Exportdatei erstellt und im Exportverzeichnis des Notars abgelegt. Dieses Verzeichnis kann in den Einstellungen des Notars auf der Karteikarte ERV festgelegt werden. Sofern keine Festlegung vorgenommen wurde, erfolgt der Export auf dem Serverlaufwerk in das Verzeichnis RA-MICRO_an_XNP. Das Exportverzeichnis kann bei Bedarf für mehrere Notare genutzt werden, da für jeden Notar ein separates Unterverzeichnis angelegt wird.

Zu beachten ist, dass die Einträge nur einmalig im XNP/Urkundenverzeichnis importiert werden können. Auch nach der Änderung eines Eintrags im RA-MICRO kann nicht erneut importiert werden, ggf. ist der Eintrag im XNP zunächst zu löschen.

Speichern

Nach der erfolgreichen endgültigen Speicherung des Eintrags im Urkundenverzeichnis ist die Exportliste erneut aufzurufen, um die Urkundeneinträge in der Spalte "Eingetragen im UVZ" mit einem Haken zu markieren. Nach dem Klick auf Speichern werden die Einträge nach einem Sicherheitshinweis auch im RA-MICRO Notariat festgeschrieben. Änderungen sind dann immer im RA-MICRO und im Urkundenverzeichnis vorzunehmen.

Drucken

Druckt die Exportliste der Urkundeneinträge mit dem jeweiligen Hinweis auf den Export bzw. die Eintragung im Urkundenverzeichnis.

OK

Beendet das Fenster