RA-MICRO Outlook Tools
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Video: RA-MICRO Outlook Tools
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Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Mit Hilfe des Outlook Add-Ins RA-MICRO Outlook Tools haben Kanzlei und Mandantschaft die Möglichkeit, verschlüsselt zu kommunizieren, indem E-Mail Anlagen verschlüsselt übertragen werden können.
Die Installation kann über die MS-Office (Einstellungen) erfolgen. Sofern die Schnittstelle extern für MS Outlook installiert ist, wird bei einer Programmaktualisierung das Add-In RA-MICRO Outlook Tools automatisch installiert.
Ferner kann es im Downloadbereich der RA-MICRO Homepage heruntergeladen und installiert werden.
Das Add-In ist ab Office 2010 nutzbar. Eine RA-MICRO Installation ist nicht erforderlich.
Funktionen in der RA-MICRO Outlook Tools Menüleiste
Homepage
Hierüber kann die RA-MICRO Website aufgerufen werden.
Entschlüsseln
Über diesen Button können die durch Krypt verschlüsselten Anlagen entschlüsselt werden. Diese Funktion kann auch über das Kontextmenü per Rechtsklick auf die empfangene E-Mail aufgerufen werden.
Kontakte
Es können Krypt Kontakte geändert und z. B. das Entschlüsselungskennwort für Anlagen etc. festgelegt werden.
Einladung
Über diesen Button kann eine Einladung zur Nutzung von Krypt an die in den Kontakten gespeicherten Krypt-Kontakt E-Mail Adressen versandt werden.
Info
Eine Hinweismeldung informiert über die Funktion des Outlook Addins.
Produktvideo
Dieser Button öffnet das Produktvideo
Hilfe
Öffnet die RA-MICRO Onlinehilfe für RA-MICRO Outlook Tools.
Einstellungen
Dieser Button öffnet die RA-MICRO Outlook Tools Einstellungen.
Senden ohne Betreff
Mit der Option Leere Betreffzeilen zulassen wird das Senden von neuen E-Mails mit leerem Betreff zugelassen, ohne dass vor dem Senden die Hinweismeldung erscheint, ob der Versand ohne Betreff erfolgen soll.
Malware Schutz
Mit der Funktion Hyperlinks deaktivieren wird der Klick und das Öffnen von Hyperlinks in E-Mails unterbunden.
Easy Meet
vOffice EasyMeet ist ein 1:1 Videotelefonie-System mit integriertem Paylink Vorkasse und Facepay Live Zahlungssystem. vOffice Vollversion ermöglicht darüber hinaus Videokonferenzen, die kanzleinterne Benutzerdarstellungen in einem Organigramm und die Einladung von Gästen in Das Benutzer Wartezimmer.
Funktionen der Krypt Einstellungen in der Toolbar
Nach Installation des Add-Ins kann das Produkt kostenlos von jeder deutschen Anwaltskanzlei verwendet werden. Kunden ohne RA-MICRO Installation benötigen eine Registrierung bei RA-MICRO Online. Die Zugangsdaten können nach Registrierung über den Button Lizenzversion gespeichert werden.
Mit Bestätigung des Lizenzfensters werden die eingegebenen noch Daten überprüft. Im Lizenzfenster besteht ferner die Möglichkeit, sich durch Klick auf Registieren? im RA-MICRO Online Store zu registrieren. Sollte das Passwort für den Login entfallen sein, kann die Option Passwort vergessen? genutzt werden. Über den Button 
kann der RA-MICRO Online Store direkt geöffnet werden. Wurden bereits vorher die Lizenzdaten eingegeben und sind diese korrekt, erfolgt ein automatischer Login in den RA-MICRO Online Store.
Funktionen der RA-MICRO Outlook Tools Einstellungen im Bearbeitungsfeld
Kontakte
Ist noch keine E-Mail Adresse gespeichert, kann direkt eine eingegeben werden und über die Speicherdiskette gespeichert werden. Weitere E-Maill Adressen können durch Klick auf den Button 
hinzugefügt werden. Gespeicherte E-Mail Adressen können mit Hilfe von 
aus den Kontakten gelöscht werden. Dazu ist in der Auswahlliste die zu löschende E-Mail Adresse auszuwählen.
Ferner können die zu RA-MICRO Adressen gespeicherten E-Mail Adressen für die verschlüsselte Kommunikation verwendet werden. Voraussetzung hierfür ist eine RA-MICRO Installation sowie die aktive Option E-Versand für E-Mail oder E-Brief im Adressfenster. Dort kann ebenfalls zwischen Standard- und Kennwortentschlüsselung gewählt werden.
Verschlüsselungstyp
In Krypt wird eine AES (256 Bit) Verschlüsselung verwendet. Es kann zwischen Standard-Verschlüsselung und Kennwort-Verschlüsselung gewählt werden. Bei der Standard-Verschlüsselung wird ein generiertes, wechselndes Kennwort verwendet. Dies bietet ein hohes Maß an Sicherheit. Die höchste Sicherheit kann durch die Auswahl von Kennwort-Verschlüsselung erreicht werden, da dort die Kennwörter ausschließlich dem Absender und dem Empfänger bekannt sind.
Für jede in den Krypt Einstellungen gespeicherte E-Mail Adresse kann ein unterschiedlicher Verschlüsselungstyp verwendet werden.
Schlüssel-Kennwort und Wiederholung
Wurde für eine Krypt-Kontakt E-Mail Adresse die Kennwort-Verschlüsselung gewählt, ist die Eingabe eines Kennworts erforderlich. Darüber hinaus muss das Kennwort zur Sicherheit wiederholt werden.
Entschlüsselung nach Empfang
Hier kann eingestellt werden, wie die E-Mail Nachrichten mit den von Krypt verschlüsselten Anlagen zu den gespeicherten Krypt-Kontakt E-Mail Adresse entschlüsselt werden sollen.
Die Standard-Verschlüsselung ist ausschließlich in Verbindung mit der automatischen Entschlüsselung von E-Mail Anlagen bei deren Empfang nutzbar. Der Grund hierfür ist, dass ein automatisch generiertes und stetig wechselndes Kennwort für die Verschlüsselung der E-Mail Anlagen verwendet wird.
Bei der Kennwort-Verschlüsselung kann die automatische oder manuelle Entschlüsselung gewählt werden.
Bei automatischer Entschlüsselung nach Empfang wird die mit Krypt verschlüsselte Anlage mit dem in den Krypt Einstellungen gespeicherten Kennwort zur passenden Absender E-Mail Adresse entschlüsselt. Hierbei ist es nicht erforderlich, den Button Entschlüsseln in der Menüleiste oder über das Kontextmenü per Rechtsklick auf die empfangene E-Mail zu klicken.
Die manuelle Entschlüsselung nach Empfang bedarf einen Klick auf den Button Entschlüsseln in der Menüleiste oder über das Kontextmenü per Rechtsklick auf die empfangene E-Mail. Auch hier wird das gespeicherte Kennwort zur passenden Absender E-Mail Adresse zugrunde gelegt. Während einer gestarteten Outlook-Session muss das Kennwort nur einmailg pro Krypt-Kontakt eingegeben werden. Alle weiteren eingehenden E-Maill Nachrichten werden automatisch entschlüsselt.
Beim Empfang von E-Mail Nachrichten mit verschlüsselten Anlagen von Krypt prüft das Add-In, mit welcher Verschlüsselungsart die Anlagen verschlüsselt wurden. Ist die Standard-Verschlüsselung beim Absender aktiv gewesen, werden die Anlagen automatisch entschlüsselt. Hierbei ist es unerheblich, welcher Verschlüsselungstyp in den Kontakten des Empfängers zu der jeweiligen Krypt-Kontakt E-Mail Adresse gespeichert ist.
Beim Empfang von E-Maill Nachrichten mit verschlüsselten Anlagen von Krypt, die der Absender mit dem Typ Kennwort-Verschlüsselung gesendet hat, wird stets das Kennwort zur Entschlüsselung der Anlagen benötigt. Dieses ist auch beim Empfänger in den Kontakten zu speichern.
Bei der Entschlüsselung der Anlagen wird ebenfalls auf ein Kennwort in den RA-MICRO Adressen geprüft. Die gespeicherte Verschlüsselungsart hat in diesem Fall auch Vorrang.
Funktionen der RA-MICRO Krypt Einstellungen in der Abschlussleiste
Sprache Deutsch
Die Menüsprache wird auf Deutsch eingestellt.
Sprache Englisch
Die Menüsprache wird auf Englisch eingestellt. Diese Programmfunktion befindet sich derzeit in Vorbereitung.
Support
Diese Programmfunktion befindet sich derzeit in Vorbereitung.
OK und Schließen
Eingabe wird bestätigt und Fenster wird geschlossen.
Abbruch und Schließen
Eingabe wird nicht gespeichert und Fenster wird geschlossen.
Weitere Funktionen und Erklärungen
Grundsätzliche Funktion beim Versand von Anlagen
Wird eine E-Mail mit Anlagen an eine in den Krypt Einstellungen gespeicherte Krypt-Kontakt E-Mail Adresse versandt, wird für den Empfänger ein Hinweis in Form einer TXT-Datei beigefügt. Diese enthält Erläuterungen und die Download-Links zu RA-MICRO Krypt bzw. zum RA-MICRO Decrypter.
Die gespeicherten Krypt-Kontakt E-Mail Adressen können immer nur einzeln per E-Mail angeschrieben werden. Es kann demzufolge kein weiterer Empfänger, welcher bspw. über die Option Cc... hinzugefügt wurde, angeschrieben werden. Eine entsprechende Meldung weißt in solchen Fällen auch auf diese Situation hin.
Speicherung von Krypt-Kontakt E-Mail Adressen
Wird in den Krypt Einstellungen eine neue E-Mail Adresse gespeichert, erscheint die Meldung, ob an diesen Kontakt eine Krypt Einladung versandt werden soll. Bei Bestätigung wird automatisch eine E-Mail an den gespeicherten Empfänger versandt. Die Einladung dient als Bekanntmachung für den Empfänger, dass mit diesem verschlüsselte Anlagen ausgetauscht werden kö. Ferner können weitere Informationen zu diesem Programm aus der E-Mail entnommen werden.
Entschlüsseln der Anlagen ohne Krypt
Die mit Krypt verschlüsselten E-Mail Anlagen können auch mit dem RA-MICRO DeKrypter entschlüsselt werden. Für dieses Programm ist nur ein PC mit Windows als Betriebssystem erforderlich. Dieser kann über den Downloadbereich der RA-MICRO Homepage heruntergeladen und installiert werden.
