Reisekostenformular

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Allgemeines

Mit dem Formular der Reisekostenabrechnung, das über die Schaltfläche oder Extras, Reisekostenabrechnung im Kostenblatt aufgerufen werden kann, können Reisekosten entsprechend den geltenden steuerlichen Vorschriften und / oder gemäß RVG erfasst werden. Soweit dies gewünscht ist, werden die erfassten Kostenarten zur späteren Weiterberechnung in das Kostenblatt übernommen.

Im Kopf des Formulars werden die allgemeinen Angaben zum Reisenden und der Reise eingetragen. Es müssen nicht zwingend alle Felder ausgefüllt werden. Es kann zwischen den Reisekostenformularen für 2013 bis zum aktuellen Jahr gewählt werden. Standardmäßig voreingestellt ist das Reisekostenformular für das laufende Jahr.

Funktionen in der Toolbar

Formular

Für die Erfassung von Reisekosten zur Weiterberechnung muss immer die Akte eingegeben werden, zu der später die Abrechnung erstellt werden soll.

Bei den Kosten werden der Betrag, der Anteil und der Mehrwertsteuersatz eingegeben. Zwischen den einzelnen Positionen kann mittels der Schaltfläche navigiert werden. Beim Verpflegungsmehraufwand mit den einkommensteuerrechtlichen Vorgaben im Reisekostenformular zum aktuellen Jahr werden Abwesenheitstage, entsprechende steuerrechtliche Pauschalen und Kürzungen eingetragen. Bei den Kürzungen für Mahlzeiten wird zuerst die Anzahl der Mahlzeiten und dann die Pauschale eingegeben, von der 20 bzw. 40 % gekürzt werden.

Der Betrag der Reisenebenkosten wird übernommen, der auf Seite 2 des Formulars bei den Reisenebenkosten eingegeben wird. Er muss mit dem entsprechenden Steuerbetrag im Bearbeitungsfenster über die Schaltfläche hinterlegt werden.

Wird bei geldwerter Vorteil aus Arbeitnehmerbewirtung, Verrechnung mit Reisekosten gewählt, wird der Betrag von der Gesamtsumme abgezogen

Aktenbezug

Soll die Erfassung ohne Aktenbezug vorgenommen werden, wird Aktenbezug in der Toolbar der Reisekostenabrechnung abgewählt. In diesem Fall stehen Eingaben für die Aktennummer und den Sachbearbeiter nicht zur Verfügung. Ansonsten können in der Eingabemaske zu jeder Position der jeweilige Sachbearbeiter, das Datum, den zeitlichen Rahmen sowie ein Text gewählt werden. Letzterer kann aus einer Auswahlliste gewählt werden. Der Auswahlliste können bei Vorliegen des Benutzerrechts Standardtexte weitere Texte Editier-Button hinzugefügt werden. Die Kostenart ist abhängig von der zu erfassenden Position und kann nicht modifiziert werden.

Bei den Kosten werden der Betrag, der Anteil und der Mehrwertsteuersatz eingegeben.

Auswahl gespeicherter Reisen

Alle gespeicherten Reisekostenabrechnung können über Auswahlliste wieder aufgerufen und ggf. geändert werden. Nach einer solchen Änderung muss in jedem Fall eine Prüfung des Kostenblattes erfolgen.

Wurde ein gespeicherte Reisekostenabrechnung gewählt, dann kann diese mit Hilfe des nun erscheinenden Löschen-Button auch wieder entfernt werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Über das Bearbeitungsfenster lassen sich die Werte konfortabel eintragen.

Die erforderlichen Felder werden mit den entsprechenden Angaben ausgefüllt. Verschiedene Berechnungen, z. B. das Kilometergeld, werden vom Programm entsprechend der Eingaben selbst vorgenommen. Es kann die Anzahl der gefahrenen Kilometer und auch die Kilometerpauschale eingetragen werden. Dies ist je nach Abrechnungsart hinsichtlich RVG oder konform der steuerlichen Vorschriften.

Funktionen in der Abschlussleiste

Navigation

Über die Pfeile kann zwischen der 1. und 2. Seite gewechselt werden.

Senden

Ein Versand per E-Mail ist über diese Schaltfläche möglich.

Drucken

Die Reisekostenabrechnung wird gedruckt.

Speichern

Über die blaue Diskette wird das Formular der Reisekostenabrechnung mit allen Eintragungen gespeichert.

Ok und schließen

Abbruch

Weitere Funktionen und Erklärungen

Die Kilometerpauschale wird gesplittet und in zwei Einträgen in das Kostenblatt gespeichert. Dies geschieht vor dem Hintergrund der steuerlichen Vorgaben, weil ggf. ab dem 21. km sich die Beträge der Kilometerpauschale unterscheiden.