Sonstiges - Datenimport nach SQL

Allgemeines- Notariatsumstellung von Notariat III auf Notariat Bücher SQL

Sofern die technischen Voraussetzungen eines SQL-Servers vorhanden sind, besteht die Möglichkeit der Umstellung auf Notariat Bücher SQL.

Sollte in Ihrer Kanzlei keine automatische Sicherung aller Benutzerdatenbanken erfolgen - kontaktieren Sie hierzu im Zweifelsfall bitte Ihren Systembetreuer - ist nach Anlage der Notariatsdatenbanken eine entsprechende Anpassung Ihrer Wartungspläne erforderlich.

Vorteile der Verwendung des Programmoduls Notariat Bücher (SQL):

Der Vollzug unterstützt den Notar bei der Abwicklung von Urkunden unter Beachtung sämtlicher Fristen.

Die besondere Leistung liegt in der automatischen und selbständigen Steuerung der Reihenfolge der einzelnen Vollzugsschritte. Steuerungsinstrument sind die Checklisten (Arbeitsbogen). Checklisten können ergänzt oder individuell neu erstellt werden.

Wurde ein Arbeitsbogen als Checkliste gespeichert, können immer identische Abwicklungen sämtlicher Routinegeschäfte durchgeführt werden. Das Vergessen von Genehmigungen ist somit beinahe unmöglich.

Sofern die erforderlichen Schreiben formuliert gespeichert sind, stehen diese Briefe immer zur Auswahl.

Wurden einmal die Fristen vorgegeben und die Erinnerungsschreiben formuliert, wird immer automatisch rechtzeitig gemahnt und die neue Frist notiert.

Die Fristenkontrolle und die Erstellung der Erinnerungsschreiben erfolgen automatisch beim Programmstart.

Der Sachstand einzelner Akten ist sofort ohne Aktensuche am PC ersichtlich! Durch die Statistik lässt sich

die Arbeitsauslastung der Mitarbeiter sowie der Vollzugsstand nach Akten, nach Geschäftsart, nach Urkunden oder nach Mitarbeitern ersehen.

Vorteil der Möglichkeit der Nutzung des Moduls Kollisionsvorprüfung SQL

Die RA-MICRO - Kollisionsvorprüfung SQL ermöglicht die Überprüfung möglicher Interessenkollisionen durch den Vergleich übereinstimmender Adressmerkmale innerhalb des RA-MICRO - Adressbestandes. Damit wird der Anwender in die Lage versetzt, seine Berufspflichten nach § 43a Abs. 4 BRAO i. V. m. §§ 44 - 46 BRAO bzw. nach § 14 BNotO i. V. m. § 28 BNotO sowie § 3 BeurkG erheblich effizienter zu erfüllen.

Bereits vor der Annahme eines Mandates oder einer Beurkundung kann die Kollisionsvorprüfung durchgeführt werden. Bei der Akten- und Adressanlage erfolgt eine automatisierte Überprüfung. Die Erfordernisse des Rechtsanwalts, der Verbraucherinsolvenzen bearbeitet, sind berücksichtigt. Anhand eines (optionalen) Protokollausdrucks kann der Nachweis darüber geführt werden, dass die vorgeschriebenen Vorkehrungen zur Einhaltung der Mitwirkungsverbote getroffen wurden.

Bei Aufnahme eines Mandats können anhand des Namens alle Geschäfte, überprüft werden, zu denen dieser Name erfasst ist. Anhand der jeweils angegebenen Informationen, wie z. B. die jeweilige Beteiligungsform sowie Aktennummer, Aktenkurz- und Langbezeichnung, Referat, Urkundenrolle nebst Geschäftsgegenstand und ggf. Ablagedatum der Akte, kann eine mögliche Interessenkollision leicht festgestellt werden.

Da bei überörtlich organisierten Kanzleien die Datenbestände zeitgesteuert automatisch per E-Mail abgeglichen werden, kann ebenso einfach die Kollisionsvorprüfung für mehrere Büros durchgeführt werden.

In die Datenbank der Kollisionsvorprüfung werden sämtliche zur Akte oder Urkunde erfassten Adressen – zusätzlich zur "normalen" Adressverwaltung - gespeichert und bleiben hier auch nach Ablage der Akte oder Änderung bzw. Löschung der Adresse bestehen. Trotz des schnell anwachsenden Datenbestands ist durch die moderne Datenbank-Verwaltungssoftware Microsoft SQL Server ein schneller Datenzugriff möglich.

Das bedeutet schnelle Suchergebnisse auch über große Datenbestände, hohe Datensicherheit.

Hinzuweisen ist jedoch darauf, dass eine Dokumentation der Einhaltung der Mitwirkungsverbote nicht automationsgestützt erfolgen muss. Von den Prüfern wird in diesem Fall das Führen einer entsprechenden Liste verlangt. Vereinzelt wird auch ein Ausdruck von Aktenregister, Mandantenlisten und Namensverzeichnissen aus RA-MICRO als ausreichend akzeptiert. In diesem Fall sind die Listen durch den Notar bzw. dessen Mitarbeiter bei der Annahme eines Mandats zu überprüfen. Die RA-MICRO Kollisionsvorprüfung bietet somit entscheidende Vorteile hinsichtlich der Übersichtlichkeit, der Schnelligkeit und des Komforts. Sofern die Notarprüfer die Möglichkeit, einen namensbezogenen Ausdruck im konkreten Einzelfall erstellen zu können, als ausreichend ansehen, kann auch die Dokumentation in Papierform entbehrlich sein.

Vorteile der Verwendung von SQL-Datenbanken

SQL-Datenbanksystem bedeutet schnelle Suchergebnisse auch über große Datenbestände sowie hohe Datensicherheit.

SQL Datenbanken sind stets passwortgeschützt. Nur mit Verwendung des Passwortes können Daten eingesehen und/oder geändert werden.

SQL beinhaltet eigene Wartungsroutinen für die Datenbanken: Strukturprüfung /-Korrektur, Backup-Funktion sowie automatisierte, integrierte Datenbankpflege als einfache Maßnahme zum Schutz von Daten und Speicherplatz.

SQL Datenbanken sind in der Lage mehrere Anfragen gleichzeitig zu bearbeiten. SQL ist die Abfragesprache für „relationale Datenbanken“, die heutzutage intelligenteste Art, Daten zu speichern und auszulesen. Datendoppelungen haben in relationalen Datenbanken keinen Platz.

Alternativen für die Nutzung von Datenbanken in datenintensiven Programmen gibt es nicht und wird es auch in der Zukunft nicht geben. So setzt z. B. Microsoft in seiner kommenden Generation von Software u. Programmiersprachen die Datenhaltung in SQL-basierten Systemen voraus.

SQL Datenbanken „denken“ selbst. Ein Programm richtet eine Anfrage an die Datenbank, die Datenbank bearbeitet diese Anfrage auf dem Server und gibt nur das Ergebnis zurück an das Programm. Geringe Netzwerkbelastung durch weniger Datentransfer vom Arbeitsplatz zum Server und zurück.

Ablauf der Umstellung:

Die Umstellung von Notariat III auf Notariat Bücher SQL können Sie einfach und mit wenig Zeitaufwand vornehmen.

Beachten Sie dazu folgende Schritte:

1. Aktivieren Sie über die Parametereinstellung AltGr P 252 Eintrag: Not2 das Notariat Bücher SQL und rufen Sie anschließend das Notariatsprogramm im RA-MICRO Hauptmenü auf. Es wird das Notariat Bücher SQL gestartet. Nach einem Neustart von RA-MICRO wird der Programmbaum an das Notariat Bücher SQL angepasst.

2. Wählen Sie in der aufgerufenen Maske Notariat Bücher SQL unter Sonstiges den Button Datenimport SQL Server. Sie finden den Button an letzter Stelle unter Sonstiges.

3. Nachdem Sie auf Datenimport SQL Server geklickt haben, öffnet sich die Maske Notarauswahl. Die Konvertierung erfolgt für alle angelegten Notariate gesondert. Wählen Sie das zu importierende Notariat aus und bestätigen Sie die Maske mit OK.

Beachten Sie, wenn Sie die bisherige Reihenfolge der angelegten Notariate beibehalten wollen, dass die Konvertierung in der Reihenfolge der angelegten Notariate erfolgen sollte. Beginnen Sie also ggf. mit dem zuerst angelegten Notariat und fahren Sie in aufsteigender Reihenfolge fort.

4. In der nun aufgerufenen Maske Notariatsdatencheck für Import Notariat II gehen Sie in der Reihenfolge der abgebildeten Buttons vor: Wählen Sie zunächst Test der Daten. Darauf folgend wird der Button Import aktiv. Schließen Sie den Konvertierungsvorgang für das gewählte Notariat mit Ende ab.

Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 ggf. für weitere verbleibende Notariate.

Nach Durchführung der Konvertierung besteht die unbedingte Notwendigkeit, die übernommenen Daten auf Vollständigkeit zu überprüfen. Eine ggf. erforderliche Fehlerbehebung ist unmittelbar nach der Übernahme wesentlich einfacher.