Task4U

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Task4U


Kategorie: Info Desk
Support-Hotline: 030 43598 888
Support Formular: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Task4U Hauptmenü.png

RA-MICRO Benutzer können mit Task4U Aufgaben formularmäßig und termingebunden an andere RA-MICRO Benutzer erteilen. Aufgaben können wiederkehrend und auch als Checklisten erstellt werden. Der Empfänger bestätigt die Erledigung mit einem Einfachklick / -touch. Task4U stellt die Erledigung einer Aufgabe zu 100 % sicher, indem nicht fristgerechte Erledigungen beim Auftraggeber angezeigt werden können, um ggf. Weiteres zu veranlassen. Bei erstmaligem Aufruf von Task4U im Info Desk oder wenn ein Update vorliegt, wird der Microsoft Store zur nachfolgenden Installation von Task4U geladen. Vor dem eigentlichen Login oder der Erstellung eines Benutzerkontos sind zunächst die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung für Task4U zu akzeptieren. Task4U steht nach Download und Einrichtung auch über die Tastenkombination AltGr+Shift+e schnell und programmweit in RA-MICRO zur Verfügung.


Login

Geben Sie hier den Namen ein, mit dem Sie bei Task4U registriert sind.Geben Sie hier das von Ihnen hinterlegte Passwort ein.Bestätigen Sie Ihre Logindaten.Sind Sie noch nicht bei Task4U registriert, können Sie hier ein neues Benutzerkonto anlegen.Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, besteht hier die Möglichkeit, über die MasterPIN ein neues Login-Passwort zu erstellen.Beenden von Task4UTask4U Login1.png


Sofern Sie schon über ein registriertes Benutzerkonto für Task4U verfügen, loggen Sie sich in der Login-Maske mit Ihrem Namen und dem von Ihnen gewählten Passwort ein. Für die Erstellung eines neuen Benutzerkontos wählen Sie die Option Registrieren.

neues Benutzerkonto erstellen

Laden eines Fotos aus dem GerätespeicherAktivieren der GerätekameraDer eingegebene Name des Benutzers ordnet die Task4U-Daten einem Benutzer eindeutig zu. Dieser kann später nicht geändert werden.Wählen Sie ein sicheres Passwort und verwahren Sie es gut.Wiederholen Sie das zuvor eingegebene PasswortEin öffentlicher Kontakt wird in der appinternen Suchfunktion erfasst und kann von anderen Task4U Benutzern ausgewählt und eingeladen werden.Task4U Benutzerdaten werden gespeichertZurück OHNE Speicherung der eingegebenen Daten.Task4U neues Benutzerkonto erstellen.png


Foto und Name personalisieren Ihren Task4U Account und sind für Ihre Task4U Kontakte sichtbar. Sie können sowohl das Foto als auch das Passwort jederzeit ändern (Internetverbindung erforderlich).

Der eingegebene Name ordnet die Task4U-Daten einem Benutzer eindeutig zu. Dieser Name kann nachträglich nicht geändert werden.

Wenn gewünscht, kann im Eingabefeld Information z. B. eine kurze Rollenbeschreibung hinterlegt werden. Diese wird nicht an Task4U Kontakte übertragen.

Ihre Task4U-Daten werden passwortgeschützt und verschlüsselt gespeichert. Wählen Sie ein sicheres Passwort, das kleine und große Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält. Die Task4U-Daten können nur von Ihnen mit diesem Passwort entschlüsselt genutzt werden. Verwahren Sie das Passwort gut!

Möchten Sie von anderen Task4U Benutzern über die Suchfunktion gefunden werden? Dann speichern Sie Ihr Benutzerkonto als öffentlichen Kontakt ab.

Per Klick auf Task4U grüner Haken.jpg wird das Benutzerkonto am Server gespeichert.

Es öffnet sich eine Maske zur Vergabe des Master-Pin-Codes.

Vergeben Sie einen beliebigen 6stelligen Master-Pin-Code.Speichern des 6stelligen Master-Pin-CodesTask4U neues Benutzerkonto erstellen Masterpin.png

Bevor das Benutzerkonto erstellt ist, ist ein 6-stelliger Master-PIN-Code zu vergeben und anschließend über die Schaltfläche Task4U grüner Haken.jpg zu bestätigen. Bei Verlust des Login-Passwortes wird mit diesem MasterPinCode ein neues Passwort erzeugt. Wir bitten um sichere Verwahrung des PIN-Codes. Nach Bestätigung wird die bereits ausgefüllte Login-Maske von Task4U aufgerufen, um sich mit den neuen Zugangsdaten einzuloggen.


Legen Sie nun neue Kontakte an und laden Sie diese ein, Task4U gemeinsam mit Ihnen zu nutzen.

Hauptmenü

allgemeine SystemeinstellungenÖffnen des BenutzerkontosListe erledigte AufgabenÖffnen der Aufgabenmaske zum Erstellen einer Aufgabe an den ausgewählten KontaktListe der unerledigten AufgabenDer ausgewählte Kontakt wird hier angezeigt. Klick auf das Bild öffnet die Kontaktliste.Task4U Hauptmenü.png


Über Task4U Einstellungen Icon Zahnrad.png erfolgt der Aufruf der Task4U-Einstellungen. Dort ist das Task4U Logo mit der Task4U Homepage verlinkt. Ein Empfangsintervall kann in Schritten von 1 Minute bis zu einer Intervalllänge von 9 Minuten vorgegeben werden. Als Sprache kann zwischen deutsch, englisch und spanisch gewählt, ein Bedienungsprotokoll angezeigt sowie eine Support E-Mail an den Task4U Support geschrieben bzw. die Nutzungsbedingungen eingesehen werden. Bitte beachten Sie, dass die Schaltfläche Protokoll senden ausschließlich auf Anweisung eines Supportmitarbeiters betätigt werden sollte. Getätigte Änderungen werden gespeichert, sobald die Maske über den Zurückpfeil in der rechten oberen Ecke geschlossen wird.

Über die Schaltfläche Task4U Hauptmenü Pluszeichen grau.png können neue Aufgaben an sich selbst oder einen anderen in der Kontaktliste gewählten und dann im Hauptmenü sichtbaren Kontakt erteilt werden.
Über Task4U Hauptmenü erledigte Aufgaben Icon Haken grün klein.png kann eingesehen werden, welche Aufgaben bereits erledigt sind. Über Task4U Hauptmenü unerledigte Aufgaben Icon Ausrufezeichen grau.png ist ersichtlich, welche Aufgaben noch nicht erledigt sind.
Die Anzahl überfälliger, der am aktuellen Tag fälligen und der unerledigten Aufträge sind farblich unterschiedlich gekennzeichnet. Am aktuellen Tag fällige Aufgaben werden durch die Schaltfläche Task4U Hauptmenü fällige Aufgaben Icon orange.png dargestellt, welche dann die Schaltfläche Task4U Hauptmenü unerledigte Aufgaben Icon Ausrufezeichen grau.png ersetzt. Enthält die Liste auch überfällige Aufgaben, ist das an der Schaltfläche Task4U Hauptmenü überfällige Aufgaben Icon rot.png zu erkennen. Zusätzlich wird im Hauptmenü von Task4U die Anzahl der jeweiligen Aufgaben des gewählten Kontaktes angezeigt.
Um sich z. B. jederzeit schnell abzumelden, besteht über das kleine Foto oben rechts im Hauptmenü oder – falls noch kein Foto gewählt wurde – über das Standard-Profil Task4U Silhouette.png die Möglichkeit, auf das Benutzerkonto zuzugreifen.

Der Wechsel in die Kontaktliste erfolgt über einen Einfachklick / -touch auf das vergrößerte Foto unten rechts im Hauptmenü bzw. bei noch nicht gespeichertem Foto auf das Standard-Profil Task4U Silhouette.png.

Kontaktverwaltung

Mit Klick auf die Kachel unten rechts im Hauptmenü erfolgt ein Wechsel in die Kontaktverwaltung.

Task4U Kontakt hinzufügenzurück ins HauptmenüKontakt suchenRA-MICRO-Benutzer einlesenEinstellungen BenutzerkontoEinstellungen zum KontaktAuswahl des Benutzers und Wechsel ins HauptmenüAuswahl des Kontaktes und Wechsel ins HauptmenüTask4U Kontaktverwaltung.png


Task4U Kontakt hinzufügen

Neue Kontakte können über die Schaltflächen Task4U Kontakt hinzufügen Pluszeichen.png bzw. Task4U Kontakt suchen Lupe.png über ihren Benutzernamen eingeladen werden und stehen in der Kontaktliste immer unter dem aktuellen Task4U Benutzer. Eine Suche nach Benutzernamen ist nur erfolgreich, wenn der gesuchte Benutzer als öffentlicher Kontakt gespeichert ist. Anschließend ist ein Versand neuer Aufgaben an den neuen Kontakt möglich.


Name des neuen KontaktesEinladung wird appintern versandt! Bitten Sie Ihren Kontakt, Task4U zu installieren und sich anzumelden, um die Einladung annehmen zu können.Kontakt löschenZurück ohne Speichern von Änderungen. Es wird keine Einladung versendet!Task4U Task4U Kontakt hinzufügen.png


Um an einen neuen Kontakt eine programminterne Einladung senden zu können, wird der Name benötigt, mit dem der neue Kontakt bei Task4U registriert ist oder sich registrieren wird. Optional kann z. B. eine Tätigkeitsbeschreibung im Feld Information hinterlegt werden. Achtung: Die Einladung wird lediglich appintern versandt. Bitten Sie Ihren Kontakt, Task4U zu installieren und sich anzumelden. Erst danach kann die Einladung angenommen und Aufgaben ausgetauscht werden.

In der Kontaktverwaltung wird der neue Kontakt bis zur Einladungsannahme durch eine Silhouette dargestellt.

Task4U Kontakt eingeladen.jpg

Hinterlegt der neue Kontakt seinerseits ein Foto, wird die Silhouette entsprechend ersetzt und das Foto des Kontaktes in der Kontaktverwaltung angezeigt.

Kontakt suchen

Task4U Kontakt suchen neu1.png

Die Suche nach einem bereits registrierten Task4U Kontakt kann über den Namen erfolgen. Der gesuchte Kontakt wird nur von der Suche erfasst, wenn dieser sein Profil auf "öffentlich" gestellt hat. Siehe dazu auch neues Benutzerkonto erstellen.

Durch einen Doppelklick wird an den zuvor aus der Suchergebnisliste ausgewählte Kontakt eine programminterne Einladung übersandt.

RA-MICRO-Benutzer einlesen


Task4U RA-MICRO-Benutzer einlesen neu.png


Über die Schaltfläche Task4U Icon RM-Nutzer einlesen.jpg erfolgt eine Einladung an RA-MICRO Benutzer über die RA-MICRO Kundennummer, die bereits standardmäßig vorgeschlagen wird und mit Klick auf den Haken zu bestätigen ist. Der anschließende Programmhinweis, ob Task4U Benutzer für diese Kanzlei angelegt werden sollen, ist mit OK zu beantworten. Nun werden für jeden Benutzer eigene Nummern aus der Lizenznummer und der fortlaufenden Benutzernummer der RA-MICRO Benutzerverwaltung gebildet. Für Benutzer 1 der RA-MICRO Lizenz 282 / 80 z. B. die Nummer 282.1980.1, für Benutzer 2 282.1980.2 usw. Der RA-MICRO Benutzer kann sich anschließend mit seiner Nummer und mit dem Passwort ra-micro bei Task4U anmelden. Die RA-MICRO Benutzer werden automatisch in die Kontaktliste von Task4U übernommen, Aufgaben können sofort an den markierten RA-MICRO Nutzer erteilt werden, noch bevor er die Einladung bestätigt hat. So kann Wartezeit vermieden werden, die entsteht, wenn die Einladung nicht sofort angenommen wurde.

Einstellungen Benutzerkonto


LogoutBenutzerdaten lokal löschenzurück in die Kontaktverwaltung ohne SpeichernAuswahl eines Fotos aus dem GerätespeicherEinstellung Login-PasswortAktivierung der GerätekameraEin öffentlicher Kontakt wird von der appinternen Kontaktsuche erfasst.Änderungen speichernTask4U Einstellungen Benutzerkonto neu.png

Durch Einfachklick / -touch auf die Schaltfläche Task4U Einstellungen Icon Zahnrad.png des aktuellen Task4U Benutzers in der Kontaktliste ist der Aufruf und die Bearbeitung des Benutzerkontos möglich. Über Task4U Einstellungen Icon Logout.png erfolgt die Abmeldung des Benutzers, über Task4U Einstellungen Icon löschen grau.png wird das Task4U Konto auf dem Gerät gelöscht. Ein gespeichertes Foto kann als neues Profilbild für den Benutzer eingefügt oder – um ein neues Profilfoto anzufertigen – hierfür über die Schaltfläche Task4U Einstellungen Icon Kamera grau.png auf die Kamera des PCs zugegriffen werden. Fehlende Angaben im Benutzerkonto wie unter Information oder ob der aktuelle Benutzer von anderen Benutzern über die Suchfunktion gefunden werden kann, können hier vervollständigt werden. Zum Wechsel in die vorherige Ansicht reicht ein Einfachklick / -touch auf die Schaltfläche Task4U Einstellungen Icon Zurück.png. Für Änderungen am Passwort steht die Schaltfläche Task4U Einstellungen Icon Zahnrad.png zur Verfügung.

Benutzerkonto am Server löschen - Achtung! Es werden alle Daten des Benutzers lokal und am Server gelöscht!zurück in die Einstellungen Benutzerkonto ohne SpeichernPasswort vergessen? - Das Login-Passwort kann hier zurückgesetzt werden.Speichern der ÄnderungenTask4U Einstellungen Benutzerkonto Passwort ändern neu.png


Über die Schaltfläche Task4U Einstellungen Icon löschen rot.png wird das Task4U Konto auf dem Gerät und in der Cloud gelöscht. Zur Änderung des Passworts ist zunächst – wie üblich – das aktuelle Passwort einzugeben und anschließend das neue Passwort zweimal. Wurde das Passwort vergessen, kann mit Hilfe des Master-PIN-Codes ein neues Passwort erzeugt werden. Soll das Passwort bei jedem Start von Task4U abgefragt werden, ist die entsprechende Option zu wählen. Ansonsten erfolgt der Start automatisch.

Einstellungen zum Kontakt


Löschen des Kontaktes in der Kontaktverwaltung sowie alle zugehörigen an ihn übersandten AufgabenVerlassen der Maske ohne Speicherung von ÄnderungenEine optional hinterlegte Informationen zum Kontakt, wie z. B. der Status innerhalb der Kanzlei, wird dem Benutzer hier angezeigt.Sollte die Verbindung zum Kontakt unterbrochen oder eine Einladung versehentlich abgelehnt worden sein, kann über diese Schaltfläche an den Kontakt eine erneute Einladung versandt werden.Task4U Einstellungen zum Kontakt.png

Durch Klick / Touch auf Task4U Einstellungen Icon Zahnrad.png auf der Kachel eines Kontaktes in der Kontaktverwaltung ist dessen Bearbeitung möglich, um eine Information hinzufügen oder eine Einladung erneut zu senden.
Soll der Kontakt gelöscht werden, ist die Schaltfläche Task4U Einstellungen Icon löschen grau.png zu wählen.

Neue Aufgabe erstellen

Über Task4U Hauptmenü Pluszeichen grau.png im Hauptmenü auf der Kachel oben rechts öffnet sich die Maske Neue Aufgabe.


Zurück zum Hauptmenü ohne SpeichernSpeichern und Senden der AufgabeSpeichern der Aufgabe als EntwurfBetreff der Aufgabe - Diese Kurzbeschreibung wird in den Listenansichten angezeigt.Geben Sie eine ausführlichere Beschreibung der zu erledigenden Aufgabe ein.Checkliste - Erstellen Sie eine Checkliste zur Aufgabe. Betreff und Beschreibung wird dann automatisch ausgefüllt.Aufgaben-Nr. - Vergeben Sie für Ihre Aufgaben fortlaufende Nummern, um diese noch besser zu organisieren.Auswahl Erledigungsdatum  ''Schnell'' (Tag der Aufgabenerstellung + 2 Stunden)  ''Bis'' (Legen Sie ein individuelles Datum fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.)  ''Bald'' (Tag der Aufgabenstellung + 7 Tage)Turnus - Sie können eine wiederkehrende Aufgabe erstellen. Zur Auswahl stehen täglich, wöchentlich und monatlich.Das Bemerkungsfeld bietet weiteren Platz für die ausführliche Beschreibung der Aufgabe.Task4U neue Aufgabe erstellen.png

Aufgaben können selbst definiert oder komfortabel über eine vorhandene Checkliste durch Einfachklick / -touch auf die Schaltfläche Task4U Icon Checkliste.png und Auswahl der gewünschten Checkliste dem Aufgabennehmer zugestellt werden. Über die Schaltfläche Task4U Kontakt hinzufügen Pluszeichen.png kann die Aufgabe zur besseren Organisation mit einer fortlaufenden Nummer versehen werden.

Während der Aufgabenstellung gibt es die Dringlichkeitsstufen Schnell und Bald sowie die Auswahl Bis. Bei Einfachklick- / touch auf Schnell wird die Erledigung innerhalb der nächsten 2 Stunden erwartet, eine baldige Erledigung innerhalb einer Woche. Für die Auswahl Bis kann ein Termin eingegeben werden.

Aus Aufgaben, die mit der Markierung 1 x je Tag, 1 x je Woche oder 1 x je Monat versehen sind, werden automatisch Folgeaufgaben in dem gewählten Turnus erzeugt.

Mit Wahl der Schaltflächen Senden oder Entwurf wird die Aufgabenbearbeitung abgeschlossen. Sollte versehentlich kein Erledigungsdatum eingetragen worden sein, wird beim Speichern und Senden automatisch die Maske Erledigungsdatum zur nachträglichen Erfassung eines Erledigungstermins aufgerufen.

Bei einem Entwurf wird die Aufgabe noch nicht an den Aufgabennehmer versandt, ähnlich wie bei einem Schriftsatzentwurf. Will man die Aufgabe bearbeiten bzw. endgültig versenden, öffnet man diese über die Liste unerledigter Aufgaben, ergänzt/ändert sie ggf. und wählt dann die Schaltfläche Senden. Dann wird aus dem Entwurf eine normale Aufgabe, die gesendet wurde.


Bearbeitung unerledigter Aufgaben


Aktvierung / Deaktivierung LöschmodusZurück ins HauptmenüSortierung Aufgabenliste nach PrioritätSortierung Aufgabenliste nach AufgabengeberVerschieben von Aufgaben - ACHTUNG: Erledigungsfristen werden ebenfalls getauscht!Task4U Liste unerledigte Aufgaben.png


Unerledigte Aufgaben können in Task4U über die Schaltfläche Task4U Hauptmenü unerledigte Aufgaben Icon Ausrufezeichen grau.png aufgerufen werden. Dort können sie über die Schaltfläche Task4U Einstellungen Icon löschen grau.png zum Löschen vorgesehen oder über die Schaltfläche Task4U Aufgabenliste Sortierung Prio.png nach Priorität bzw. über Task4U Aufgabenliste Sortierung AWG.png nach Aufgabengeber sortiert werden. Mit Einfachklick / -touch auf die Aufgabe kann sie geöffnet und bei Bedarf mit einem Kommentar versehen, als erledigt gekennzeichnet oder eine Erinnerung gesandt werden.


Achtung: Über die Schaltfläche Task4U Aufgabenliste Aufgabentausch.png kann bei Vorliegen mehrerer Aufgaben die markierte Aufgabe an den Anfang oder das Ende bzw. eine Position nach oben oder unten verschoben werden. Damit verbunden ist ein Tausch der Erledigungsfristen, um zu gewährleisten, dass die Aufgabenliste standardmäßíg in der Priorität absteigend angeordnet ist, sodass die Aufgabe mit höchster Priorität an oberster Stelle steht. Die Überarbeitung einer Aufgabe ist möglich, solange sie noch nicht erledigt wurde. Eine bereits versandte Aufgabe kann durch den Aufgabengeber auch im Nachhinein noch geändert bzw. ergänzt werden.

Erledigte Aufgaben

Eine als Erledigt markierte Aufgabe wird automatisch in die Liste Erledigte Aufgaben des Task4U Hauptmenüs verschoben und kann dort durch Einfachklick / -touch auf die Schaltfläche Task4U Hauptmenü erledigte Aufgaben Icon Haken grün klein.png bearbeitet, d. h. geöffnet oder als unerledigt und damit überfällig an den Aufgabennehmer zurückgesandt oder auch zum Löschen vorgemerkt, nach Priorität oder nach Auftraggeber sortiert werden. Die Anzahl erledigter Aufgaben wird im Task4U Hauptmenü des Aufgabennehmers grün unter Erledigt angezeigt.

Vom Aufgabennehmer abgelehnte Aufgaben befinden sich beim Aufgabennehmer in der Liste der erledigten Aufgaben. Beim Aufgabengeber werden diese weiterhin in der Liste der unerledigten Aufgaben angezeigt.

Aufgaben löschen

Mit einem Linksklick auf Task4U Einstellungen Icon löschen grau.png wird der Löschmodus eingeschaltet. Nun können einzelne Aufgaben direkt über das Task4U Einstellungen Icon löschen grau.png -Symbol in der jeweiligen Aufgabe gelöscht werden. Es erfolgt vor dem endgültigen Löschen eine Sicherheitsabfrage. Der Löschmodus wird deaktiviert durch erneuten Linksklick / Touch auf das Task4U Einstellungen Icon löschen grau.png -Icon oben rechts.

Exkurs Checklisten

Über Schaltfläche Task4U Icon Checkliste.png können benutzerdefinierte Checklisten angelegt werden.

Durch die Anwendung von Checklisten entsteht nach und nach eine persönliche Beschaffungs- und Erledigungs-Bibliothek zur Vereinfachung der Aufgabenstellung. Checklisten eignen sich besonders gut für die Strukturierung von Aufgaben. Über die Schaltfläche Task4U Kontakt hinzufügen Pluszeichen.png erfolgt die Anlage neuer benutzerdefinierter Checklisten, über Task4U Einstellungen Icon löschen grau.png können diese zum Löschen vorgemerkt werden. Durch Einfachklick / -touch auf die Schaltfläche Task4U Icon ausgewählte Checkliste Haken grau.png einer vorhandenen Checkliste kann diese anschließend bearbeitet werden. Durch Einfachklick / -touch auf die Checklistenbezeichnung selbst, z. B. auf Büromaterial bestellen, ist eine Änderung der Bezeichnung möglich.


Aktiviert den Löschmodus - vorhandene Checklisten können entfernt werdenzurück zur Maske ''neue Aufgabe''neue Checkliste erstellenAuswahl der Checkliste - Sie können danach der Checkliste Artikel hinzufügen.Task4U neue Checklisten erstellen.png


Neue Check-Aufgaben sind über Task4U grüner Haken.jpg zu speichern. Nach dem Speichern einer Check-Aufgabe kann über die Schaltfläche Task4U Einstellungen Icon Kamera grau.png mittels der Kamera des PCs ein Foto aufgenommen oder im Explorerfenster ein gespeichertes Foto verwendet werden. Über die Schaltfläche Task4U Icon graue Punkte Checklisten.png ist eine Detailbeschreibung der einzelnen Artikel möglich (Anzahl, Einheit, Bemerkung).

Löschen Sie nicht benötigte Artikel aus der Liste.Zurück zur Aufgabenmaske - Ausgewählte Artikel werden übernommen.Fügen Sie der Checkliste weitere Artikel hinzu.Doppelhaken - markiert alle Artikel der ChecklisteMarkieren Sie die gewünschten Artikel in der Liste.Fügen Sie einzelnen Artikeln ein Foto hinzu. Dieses kann entweder aus dem Gerätespeicher geladen oder direkt mit der Gerätekamera aufgenommen werden.Fügen Sie den Artikeln individuelle Mengen, Einheiten und Bemerkungen hinzu.Task4U neue Checklisten erstellen Artikelliste.png


Nach dem Anhaken der zu erledigenden Elemente in der Checkliste (mit dem Doppelhaken werden alle Elemente der Liste angehakt) gelangen Sie mit der Schaltfläche Task4U Einstellungen Icon Zurück.png wieder in die Aufgaben-Übersicht und können die Aufgabe / Checkliste als Entwurf speichern oder an den Aufgabennehmer versenden.