Terminzettel

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IN BEARBEITUNG

Allgemeines

Mit dieser Programmfunktion können Terminzettel entworfen, gespeichert und bearbeitet werden.

Funktionen in der Toolbar

Datei

Neu

Mit Hilfe der Zeile Neu im Menü Datei wird eine neue Datei angelegt. Auf der leeren Arbeitsfläche können Datenfelder und grafische Objekte platziert werden.

Öffnen

Hauptartikel → Datei öffnen

Speichern und Speichern unter

Hauptartikel → Speichern und Speichern unter

Exportieren

Hauptartikel → Exportieren

Importieren

Hauptartikel → Importieren

Datei löschen

Hier kann nach einer Sicherheitsabfrage die aktuell geöffnete Datei gelöscht werden. Wenn keine Datei geöffnet ist, steht die Funktion nicht zur Verfügung.

Drucken

Hauptartikel → Briefköpfe Drucken

Zuletzt geöffnete Dateien

Hier werden die zuletzt geöffneten Dateien aufgelistet. Durch Mausklick auf die gewünschte Datei wird diese geöffnet.

Programm beenden

Mit dieser Programmfunktion wird das Programm beendet. Falls die aktuelle Datei noch nicht gespeichert wurde, erscheint eine Sicherheitsabfrage. Mit einem Klick auf Nein wird das Programm beendet ohne die Datei zu speichern.

Blätter bearbeiten

Ruft eine Maske zur Auswahl der zu bearbeitenden Aktenvor- und Zusatzblätter auf.

Bearbeiten

Alles markieren

Mit der Programmfunktion Alles markieren können sämtliche Bestandteile der aktuellen Datei, wie Datenfelder und Zeichnungsobjekte, markieren. Fixierte Objekte werden nicht in die Markierung miteinbezogen.

Maße neu berechnen

Mit der Programmfunktion Maße neu berechnen können die Abmessungen der Textfelder neu berechnet werden.

Löschen

Wurden Objekte im Arbeitsbereich durch einen Mausklick markiert - die Elemente erscheinen dann grün hinterlegt -, können sie mit der Funktion Löschen vom Bildschirm und aus der Datei entfernt werden. Alternativ können markierte Objekte auch mit gelöscht werden.

Kopieren in Zwischenablage

Markierte Elemente können mit Hilfe der Programmfunktion Kopieren in Zwischenablage in die Zwischenablage übernommen und von dort aus mittels der Programmfunktion Einfügen der Zwischenablage z. B. in einen anderen Briefkopf wieder eingefügt werden.

Einfügen der Zwischenablage

Mit der Programmfunktion Einfügen der Zwischenablage können in der Zwischenablage befindliche Elemente in die aktuelle Datei eingefügt werden.

Rückgängig

Mit Hilfe dieser Programmfunktion können die letzten Änderungen, z. B. das Löschen oder Verschieben eines Elementes, rückgängig gemacht werden.

Voraussetzung hierfür ist, dass die Einstellung Undo-Funktion nutzen im Menü Sonstiges mit einem Häkchen versehen ist.

Gruppierung und Gruppierung aufheben

Mit der Programmfunktion Gruppieren können alle markierten Elemente der aktuellen Datei so zusammengefasst werden, dass sie wie ein einziges Objekt behandelt, z. B. gelöscht oder verschoben, werden können. Mit gedrückter linker Maustaste kann ein Rahmen um die betreffenden Elemente gezogen werden. Mit der Programmfunktion Gruppierung aufheben können Elemente eines Briefkopfes, die zuvor zu einem Objekt gruppiert wurden, wieder in einzelne Elemente getrennt werden.

Nachdem eine Gruppierung markiert wurde, kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufgerufen werden.

Ansicht

Lineal

Das Lineal, das links und oben die Arbeitsfläche umgibt, kann mit der Programmfunktion Lineal ein- oder ausgeblendet werden. Standardmäßig wird beim Aufruf des Programms das Lineal immer eingeblendet.

Hilflinien

Hilfslinien dienen zur Ausrichtung mehrerer Elemente an einer waagerechten oder senkrechten Linie und können über die Funktion Hilfslinien ein- bzw. ausgeblendet werden.

Hilfslinien können durch einen Mausklick auf die Buttons gezeichnet werden. Mit dem Cursor kann die Position der Hilfslinie bestimmt werden. Wird der Cursor über eine bereits vorhandene Hilfslinie bewegt, so nimmt er die Form an. Jetzt können die Hilfslinien verschoben werden.

Die Hilfslinien sind „magnetisch“, d. h. sobald ein Platzhalter oder Objekt mit der Maus in die Nähe von Hilfslinien geschoben wird, richtet es sich automatisch an der bzw. den Hilfslinien aus. Wenn ein Platzhalter oder ein Objekt mit den Cursortasten bewegt wird, wirken die Hilfslinien nicht „magnetisch“.

An Raster ausrichten

Mit Hilfe der Programmfunktion An Raster ausrichten ist es möglich, ein Raster auf der Arbeitsfläche einblenden zu lassen, dessen Rasterabstand selbst bestimmt werden kann. Die Rasterpunkte werden nicht gedruckt. Sie dienen lediglich der besseren Ausrichtung von Elementen.

Nicht bedruckbare Seitenränder

Je nach Druckertyp sind bestimmte Bereiche an den Rändern eines Blattes nicht zu bedrucken. Werden die nicht bedruckbaren Seitenränder eingeblendet, so können die Bereiche bei der Platzierung der Elemente besser berücksichtigt werden. Wird diese Funktion gewählt, so wird auf der Arbeitsfläche ein Rechteck dargestellt, das durch eine rote Linie begrenzt wird.

Zoom

Hauptartikel → Zoom

Seite neu ausgeben

Mit der Programmfunktion Seite neu ausgeben kann die Darstellung der Datei am Bildschirm erneuert werden.

Format

Voreinstellung Schrift

Hauptartikel → Voreinstellung Schrift

Voreinstellung Strichstärke

Hauptartikel → Voreinstellung Strichstärke

Querformat

Wird dieser Menüeintrag aktiviert, wird das Formular im Querformat angezeigt und auch ausgedruckt.

Besteht die Vorlage aus Etiketten ist diese Funktion ausgegraut und nicht wählbar.

Fixieren

Zeichen Modus

Im Zeichen Modus werden alle Datenfelder fixiert. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.

Platzhalter Modus

Im Platzhalter Modus werden alle Zeichenelemente fixiert. Hierzu gehören Rechtecke, Linien, Grafiken, Tabellen und Textfelder. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.

Rechtecke und Ellipsen

Alle Rechtecke und Ellipsen werden fixiert. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.

Linien

Alle Linien werden fixiert. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.

Grafiken

Alle Grafiken werden fixiert. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.

Datenfelder

Alle Datenfelder werden fixiert. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.

Textfelder

Alle Textfelder werden fixiert. Fixieren bedeutet, dass die fixierten Elemente solange nicht mehr bearbeitet oder verschoben werden können, bis die Fixierung wieder aufgehoben wird.

Sonstiges

Schriftliste

Hauptartikel → Schriftliste

Benutzerabhängige Datenfelder

Benutzerabhängige Datenfelder hängen vom Anwender ab, für den die Daten erfasst wurden. Als Datenfeld kann z. B. die Telefondurchwahl der verschiedenen Aktensachbearbeiter festgelegt werden.

Druckerinformationen

Hauptartikel → Drucker-Services

Undo-Funktion nutzen

Die Programmfunktion Undo-Funktion nutzen stellt im Menü Bearbeiten die Programmfunktion Rückgängig zur Verfügung.

Druckbereiche für Formulare einstellen

Hauptartikel → Druckbereiche für Formulare einstellen

Hilfsmittel

Begrenzungen aufheben

Wenn die Abmessungen von Datenfeldern verkleinert und über die Funktion Begrenzungen im Kontextmenü dem ausgewählten Datenfeld zugewiesen wurden, können diese Änderungen mit Begrenzungen aufheben rückgängig gemacht werden. Die Funktion Begrenzungen aufheben wirkt sich auf alle Datenfelder aus, egal, ob diese nun markiert sind oder nicht. Sollen die Begrenzungen nur bei einem bestimmten Datenfeld aufgehoben werden, ist dieses Datenfeld auszuwählen und mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü aufzurufen. Sodann ist im Kontextmenü die Zeile Begrenzungen auszuwählen, Klick auf die Zeile Keine, nachdem ein weiteres Menü aufgeklappt wurde.

Alle Felder druckbar

Textfelder und grafische Objekte, z. B. Tabellen, Rechtecke und Linien, können vom Druck ausgenommen werden. Diese Objekte sind dann auf dem Bildschirm sichtbar, werden aber nicht gedruckt. Mit der Programmfunktion Alle Felder druckbar wird dieser Effekt aufgehoben; alle Textfelder und grafischen Objekte werden gedruckt.

Felder in sichbaren Bereichen holen

Wenn versehentlich Daten- oder Textfelder oder grafische Objekte zu dicht am rechten Seitenrand platziert wurden, so dass sie über diesen Rand hinausreichen, können diese Objekte mit der Programmfunktion Felder in sichtbaren Bereich holen wieder auf dem weißen Bereich der Arbeitsfläche platziert werden.

Sicherung einlesen

Hauptartikel → Sicherung einlesen

Zoom Seitenhöhe

Durch einen Mausklick auf diesen Button wird die Vorlage so im Arbeitsbereich dargestellt, dass die Vorlage mit der ganzen Höhe sichtbar ist. Durch erneutes Klicken wird die Vorlage so dargestellt, dass sie die Breite des Arbeitsbereiches genau ausfüllt.  

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Druck-Button

Mit einem Mausklick auf diesen Button wird der sofortigen Ausdruck der Datei auf Ihrem Standarddrucker gestartet.

Der aktuell eingestellte Drucker wird in der Statuszeile angezeigt, wenn der Mauszeiger auf dem Drucker-Button in der Symbolleiste ruht.

Cursor

In diesem Bereich werden die X- und Y-Werte der aktuellen Cursorposition angezeigt.

Position

In diesem Bereich werden die X- und Y-Werte der Position des markierten Objekts angezeigt.

Name

Wenn die aktuelle Datei gespeichert wurde, so erscheint hier der Name der Datei. Sonst erscheint die ausgewählte Vorlage.

Datenfelder

Mit einem Mausklick auf die Schaltflächen und werden alle zur Verfügung stehenden Datenfelder angezeigt. Man unterscheidet Felder mit Akten- und Adressdaten und Felder mit benutzerabhängige Daten (z. B. Feld 1). Datenfelder mit benutzerabhängigen Daten können selbst definiert werden.

Einzelne Datenfelder

Mit einem Mausklick auf diese Schaltflächen können Platzhalter für Akten- und Adressdaten in die Vorlage eingefügt werden. Durch Bewegen des Mauscursors können die Position der Datenfelder bestimmt und diese durch nochmaliges Klicken der linken Maustaste bestätigt werden. Die Datenfelder erscheinen grün hinterlegt in der Vorlage.

Wird auf das Feld geklickt und die Maustaste gedrückt gehalten, können so die Position des Feldes nachträglich verändert werden. Ein durch Mausklick markiertes Datenfeld kann durch gelöscht werden. Durch Anklicken eines grün gefärbten Datenfeldes mit der rechten Maustaste kann ein Kontextmenü zur Bearbeitung der Datenfelder geöffnet werden.

Pfeil-Button

Mit einem Mausklick auf den Button beenden Sie das Einfügen von Objekten in die Vorlage.

Textfeld

Nach einem Mausklick auf den Button nimmt der Cursor die Form an, sobald der Mauszeiger auf die Arbeitsfläche bewegt wird.

Nach Platzieren des Cursor kann der gewünschte Text eingegeben werden. Nachdem ein Textfeld erstellt wurde, blendet das Programm eine Formatleiste ein. Mit dieser können Schriftart, Schriftgröße, Darstellung und Ausrichtung des Textes verändert werden.

Nachdem ein Textfeld definiert und anschließend markiert wurde, kann mit der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufgerufen werden, mit dessen Befehlen das Textfeld bearbeitet werden kann.

Trennlinien

Nach einem Mausklick auf die Buttons nimmt der Cursor die Form an, sobald der Mauszeiger auf die Arbeitsfläche bewegt wird.

Durch Ziehen des Cursors bei gedrückter linker Maustaste werden senkrechte, waagerechte oder schräge Linien gezeichnet.

Durch erneutes Klicken auf die Linien werden diese markiert. Es können dann z. B. die Position verändern oder durch Klicken der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufgerufen werden.

Rechteck

Nach einem Mausklick auf den Button nimmt der Cursor die Form an, sobald der Mauszeiger auf die Arbeitsfläche bewegt wird.

Durch diagonales Ziehen des Cursors bei gedrückter linker Maustaste wird ein Rechteck gezeichnet.

Durch erneutes Klicken auf das Rechteck wird dieses markiert. Es können dann z. B. die Position verändert oder durch Klicken der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufgerufen werden.

Ellipse

Nach einem Mausklick auf den Button nimmt der Cursor die Form an, sobald der Mauszeiger auf die Arbeitsfläche bewegt wird.

Durch diagonales Ziehen des Cursors bei gedrückter linker Maustaste wird eine Ellipse gezeichnet.

Durch erneutes Klicken auf die Ellipse wird diese markiert. Es können dann z. B. die Position der Ellipse verändert oder durch Klicken der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufrufen werden.

Tabelle

Nach einem Mausklick auf den Button nimmt der Cursor die Form an, sobald der Mauszeiger auf die Arbeitsfläche bewegt wird.

Durch diagonales Ziehen des Cursors bei gedrückter linker Maustaste wird eine Tabelle gezeichnet.

Es können nur einspaltige Tabellen eingefügt werden. Für mehrspaltige Tabellen müssen mehrere Tabellen nebeneinander positioniert und anschließend gruppiert werden. Durch erneutes Klicken auf die Tabelle wird diese markiert. Es können dann z. B. die Position der Tabelle verändert oder durch Klicken der rechten Maustaste ein Kontextmenü aufgerufen werden.

Grafik einfügen

Hauptartikel → Grafik einfügen

Hilfslinien

Durch einen Mausklick auf die Buttons können senkrechte oder waagerechte Hilfslinien gezeichnet werden. Mit dem Cursor kann die Position der Hilfslinie bestimmt werden. Wird der Cursor über eine bereits vorhandene Hilfslinie bewegt, so nimmt er die Form an. Jetzt können die Hilfslinien verschoben werden.

Die Hilfslinien sind „magnetisch“, d. h. sobald ein Platzhalter oder Objekt mit der Maus in die Nähe von Hilfslinien geschoben wird, richtet es sich automatisch an der bzw. den Hilfslinien aus. Wird ein Platzhalter oder ein Objekt mit den Cursortasten bewegt, wirken die Hilfslinien nicht „magnetisch“.

 

weitere Funktionen und Erklärungen

benutzerabhängige Daten

Benutzerabhängige Datenfelder hängen vom Anwender ab, für den die Daten erfasst wurden. Als Datenfeld kann z. B. die Telefondurchwahl der verschiedenen Aktensachbearbeiter festgelegt werden.

Kontextmenü

Druckbar

Entfernt werden sollte das Häkchen in dieser Zeile des Kontextmenüs, wenn das markierte Datenfeld nicht gedruckt werden soll. Das Datenfeld bleibt weiterhin am Bildschirm sichtbar.

Sonstiges

Diese Menüzeile steht nur im Kontextmenü der Felder Aktennummer, Druckdatum und Betreff zur Verfügung. Aufgerufen werden können jeweils die Einstellungen, etwa für die Darstellung der Aktennummer,

Feld zentrieren

Markierte Objekte werden in der Mitte des Formulars angeordnet. Dies bezieht sich auf die Position zwischen linkem und rechtem Seitenrand. Die vertikale Ausrichtung, also die Position zwischen oberem und unterem Seitenrand, bleibt unverändert.

Maße

Hauptartikel → Maße

Maße neu berechnen

Soll die Schrift vergrößert oder verkleinert werden, kann dies über die Menüzeile Maße neu berechnen erfolgen. Das Datenfeld wird dann automatisch an die veränderte Größe der Schrift angepasst.

Begrenzungen

Keine

Das Datenfeld hat keine Beschränkungen, d. h. die Abmessungen werden vom Programm anhand des Textes im Datenfeld automatisch berechnet.

Breite

Die Breite, so wie sie in der über das Kontextmenü aufrufbaren Eingabemaske Maße eingegeben werden kann, wird auf das markierte Datenfeld angewendet. Sollte der dargestellte Text breiter sein als in der Eingabemaske Maße festgelegt, wird der Text nach der festgelegten Breite umgebrochen und in einer weiteren oder mehreren Zeilen dargestellt.

Höhe

Wenn die Höhe eines Datenfeldes in der Eingabemaske Maße verändert wurde, kann diese Änderung dem Datenfeld zugewiesen werden. Ist die gewählte Schriftgröße des Textes im Datenfeld höher als das Datenfeld selbst, kann dies dazu führen, dass der Text nicht dargestellt werden kann.

Breite und Höhe

Wenn in der Eingabemaske Maße Breite und Höhe eines Datenfeldes geändert wurden, können diese Änderungen dem Datenfeld zugewiesen werden. Sollten Textlänge und Schriftgröße stark von den Einstellungen für Breite und Höhe des Datenfeldes abweichen, kann dies dazu führen, dass der Text unvollständig oder gar nicht mehr angezeigt werden kann.

Heben Sie in einem solchen Fall die Begrenzungen auf, indem Sie das Kontextmenü erneut öffnen und über Begrenzungen die Zeile Keine wählen.

Farbe

Hauptartikel → Farbe

Grau unterlegt

Datenfelder können einen grauen Hintergrund haben. Ein Häkchen zeigt an, dass die Einstellung aktiv ist. Darüber hinaus wird auch am Bildschirm der graue Hintergrund des Datenfeldes angezeigt. Der graue Hintergrund kann durch erneutes Klicken auf die Menüzeile Grau unterlegt wieder entfernt werden.

Wenn dem Hintergrund eines Datenfeldes eine Farbe und ein grauer Hintergrund zugewiesen wurden, ergänzen sich beide Einstellungen.

Rahmen

Wird auf Rahmen geklickt, wird um das Datenfeld ein Rahmen gezogen. Um den Rahmen wieder zu entfernen, kann das Kontextmenü erneut aufgerufen werden; durch erneutes Klicken auf "Rahmen" wird dieser wieder entfernt. Wenn der Rahmen um ein Datenfeld eine andere Strichstärke haben soll, muss ein Rechteck um das entsprechende Datenfeld gezeichnet werden. Hiernach kann dem Rechteck über die Menüzeile Bearbeiten im Kontextmenü eine größere Strichstärke zugewiesen werden.

Feld drehen

Hauptartikel → Feld drehen

Schattieren

Mit dieser Programmfunktion wird der Text des markierten Textfeldes schattiert.

Zeichen-und Zeilenabstände

Hauptartikel → Zeichen-und Zeilenabstände

Kontextmenü-Bearbeiten

Nach einem Klick auf die Zeile Bearbeiten wird der Cursor automatisch an das Ende des markierten Textfeldes platziert. Der Inhalt des Textfeldes kann nun bearbeitet werden. Den Text in einem Textfeld kann auch geändert werden, ohne das Kontextmenü aufzurufen: Nach Markieren des Textfelds und Drücken von oder der Leertaste, bewegt sich der Cursor direkt an das Ende des Textes im Textfeld. Nun können die gewünschten Änderungen vorgenommen werden. Mit kann das Textfeld wieder verlassen werden.

Kopieren

Eine Kopie des aktuellen Textfeldes wird erzeugt und in die Vorlage eingefügt. Das Textfeld wird deckungsgleich auf das bereits vorhandene platziert. Wird der Mauszeiger auf das Textfeld - bis der Mauszeiger die Form einer Hand annimmt - bewegt, kann nach Drücken der linken Maustaste das Textfeld an die gewünschte Position gezogen werden.

Löschen

Im Kontextmenü kann über die Zeile Löschen das ausgewählte Textfeld gelöscht werden. Weiterhin kann ein markiertes Textfeld auch über gelöscht werden.