Volltextsuche E-Akte

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Volltextsuche E-Akte


Kategorie: E-Workflow
Tastenkombination: TK Volltextsuche.png
Support-Hotline: 030/43598888
Support Formular: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemein

volltextsuche.ewf..png

Mit der Volltextsuche kann in Dokumenten aller E-Akten oder einer bestimmten E-Akte nach frei eingegebenen Suchbegriffen gesucht und nach diversen Merkmalen gefiltert werden. Bei Installation der Zusatzsoftware Omnipage ab Version 15 kann zusätzlich in Grafik-Dateien gesucht werden. Dazu führt Omnipage im Hintergrund eine Texterkennung durch.

Beim ersten Aufruf der herkömmlichen Programmfunktion Suche werden alle bereits in der E-Akte vorhandenen Dokumente für die neue Volltextsuche indiziert. Gefundene Wörter werden in einen Index geschrieben und mit den entsprechenden Dokumenten verknüpft. Der Datenbestand wird also nicht erst nach Auslösen der Volltextsuche durchsucht, sondern steht in der Regel wg. des bereits erstellten Indices sofort zur Verfügung. Während der Indexerstellung ist ein Weiterarbeiten gewährleistet. Sollte die Indizierung beim Beenden von RA-MICRO noch nicht beendet sein, wird sie beim nächsten Programmstart fortgesetzt.

Nach der Indizierung des vorliegenden Datenbestandes, erfolgt die Indizierung einzelner Dokumente unbemerkt im Hintergrund beim Speichern, und zwar an jeder Stelle in RA-MICRO, über die Speichern in E-Akte möglich ist.

Berücksichtigt werden nicht-grafische Dateien; z. B.:

  • DOCX
  • DOC
  • RTF
  • nicht-grafische PDF-Dateien
  • eMessage, HTML
  • TXT

Ist Omnipage ab der Version 15 installiert, werden zusätzlich grafische Dateien berücksichtigt; z. B.:

  • TIF
  • JPG
  • grafische PDF

birne.fw.png Omnipage startet dazu automatisch im Hintergrund und führt die Texterkennung durch. Weitere Informationen zur Texterkennung mit Omnipage können hier eingesehen werden. Die nachfolgende abgebildete E-Akte Volltextsuche kann über die Schaltfläche suche.ewf.png in der E-Akte aufgerufen werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Suche in

Alle E-Akten

Nach dem Suchbegriff wird nur in der Ergebnisliste gesucht, um diese weiter einzuschränken.

Aktuelle E-Akte

Nach dem Suchbegriff wird nur in der Ergebnisliste gesucht, um diese weiter einzuschränken.

Ergebnisliste

Nach dem Suchbegriff wird nur in der Ergebnisliste gesucht, um diese weiter einzuschränken.

Suchbegriff

Es kann nach einzelnen oder mehreren Wörtern gesucht werden. Leerzeichen werden als UND interpretiert.

Beispiel für Suchbegriff: § 700 ZPO

Ergebnis:

Es werden alle Dokumente gefunden, in denen § und 700 und ZPO enthalten sind.

Zusammenfassung

fragezeichenicon.ewf.png

Ruft eine Zusammenfassung zum Suchbegriff in der E-Akte Volltextsuche auf.

Hauptartikel → Zusammenfassung zum Suchbegriff in der E-Akte

Filteroptionen

Datum

Die Option Datum schränkt den Zeitraum ein. Etwa dann, wenn nach einem Dokument gesucht werden soll, das im angegebenen Zeitraum gespeichert wurde.
volltextsuchedatum.ewf.png

Durchsucht werden alle E-Akten nach Dokumenten,

  • denen der Name Müller als Absender / Empfänger zugeordnet ist und
  • die im Zeitraum 11.08.2014 – 19.09.2014 gespeichert wurden.

Hierbei handelt es sich um eine UND-Verknüpfung.

Suchbereich

Absender / Empfänger

Beschränkt die Suche auf die gewählten Datenbankfelder.

volltextsuchesuchbereich.ewf.png

Durchsucht werden alle E-Akten nach Dokumenten, denen der Name Müller als Absender / Empfänger zugeordnet ist.

Mehrere Filteroptionen können parallel aktiviert werden. Dies entspricht einer ODER-Suchverknüpfung.

Dateiname

Beschränkt die Suche auf die gewählten Datenbankfelder.

volltextsuchesuchbereich.ewf.png

Durchsucht werden alle E-Akten nach Dokumenten, denen der Name Müller als Absender / Empfänger zugeordnet ist.

Mehrere Filteroptionen können parallel aktiviert werden. Dies entspricht einer ODER-Suchverknüpfung.

Sachbearbeiter

Beschränkt die Suche auf die gewählten Datenbankfelder.

volltextsuchesuchbereich.ewf.png

Durchsucht werden alle E-Akten nach Dokumenten, denen der Name Müller als Absender / Empfänger zugeordnet ist.

Mehrere Filteroptionen können parallel aktiviert werden. Dies entspricht einer ODER-Suchverknüpfung.

Diktatzeichen

Beschränkt die Suche auf die gewählten Datenbankfelder.

volltextsuchesuchbereich.ewf.png

Durchsucht werden alle E-Akten nach Dokumenten, denen der Name Müller als Absender / Empfänger zugeordnet ist.

Mehrere Filteroptionen können parallel aktiviert werden. Dies entspricht einer ODER-Suchverknüpfung.

Rubrik

Eine weitere Spezifikation kann durch die Filter Rubrik, Schlagwort und Bemerkung erfolgen:

volltextsucheoptionen.ewf.png

Durchsucht werden alle E-Akten nach Dokumenten,

  • denen der Name Müller als Absender / Empfänger zugeordnet wurde,
  • die im Zeitraum 11.08.2014 – 19.09.2014 gespeichert wurden und
  • die der Rubrik E-Mail und dem Schlagwort Dokumente zugeordnet wurden.

volltextsucheoptionen2.ewf.png

Durchsucht die aktuell eingelesene E-Akte nach Dokumenten,

  • die den Begriff Ehescheidung enthalten,
  • die im Zeitraum 11.08.2014 – 19.09.2014 gespeichert wurden und
  • denen die Bemerkung Entwurf zugeordnet wurde.
Schlagwort

Eine weitere Spezifikation kann durch die Filter Rubrik, Schlagwort und Bemerkung erfolgen:

volltextsucheoptionen.ewf.png

Durchsucht werden alle E-Akten nach Dokumenten,

  • denen der Name Müller als Absender / Empfänger zugeordnet wurde,
  • die im Zeitraum 11.08.2014 – 19.09.2014 gespeichert wurden und
  • die der Rubrik E-Mail und dem Schlagwort Dokumente zugeordnet wurden.

volltextsucheoptionen2.ewf.png

Durchsucht die aktuell eingelesene E-Akte nach Dokumenten,

  • die den Begriff Ehescheidung enthalten,
  • die im Zeitraum 11.08.2014 – 19.09.2014 gespeichert wurden und
  • denen die Bemerkung Entwurf zugeordnet wurde.
Bemerkung

Eine weitere Spezifikation kann durch die Filter Rubrik, Schlagwort und Bemerkung erfolgen:

volltextsucheoptionen.ewf.png

Durchsucht werden alle E-Akten nach Dokumenten,

  • denen der Name Müller als Absender / Empfänger zugeordnet wurde,
  • die im Zeitraum 11.08.2014 – 19.09.2014 gespeichert wurden und
  • die der Rubrik E-Mail und dem Schlagwort Dokumente zugeordnet wurden.

volltextsucheoptionen2.ewf.png

Durchsucht die aktuell eingelesene E-Akte nach Dokumenten,

  • die den Begriff Ehescheidung enthalten,
  • die im Zeitraum 11.08.2014 – 19.09.2014 gespeichert wurden und
  • denen die Bemerkung Entwurf zugeordnet wurde.

Suchergebnisse

Die Ergebnisliste führt alle gefundenen Dokumente in einer google-ähnlichen Ansicht auf.

Die Ergebnisliste wird nach Relevanz sortiert, d. h., die Dokumente mit höherer Trefferquote werden an den Anfang gestellt:

Beispiel für Suchbegriff § 700 ZPO:

Es werden alle Dokumente gefunden, in denen § und 700 und ZPO enthalten sind.

Treffer werden in der Textvorschau fett dargestellt.

Über einen Link können die gefundenen Dokumente direkt aus der Ergebnisliste in der jeweiligen Anwendung geöffnet und gelesen bzw. bearbeitet werden. Zusätzlich werden alle Angaben zum Dokument (die Dokumentenbeschreibung) angezeigt, damit das gesuchte Dokument leichter zu identifizieren ist.

volltextsuchebeschreibung.ewf.png

Werden größere Datenmengen gefunden, ist die Ergebnisliste mehrseitig. Über entsprechende Links am Ende der Liste kann zwischen den Seiten navigiert werden:

volltextsucheseiten.ewf.png

Der Link Zurück führt auf die vorhergehende Seite, während über Weiter auf die nächste Seite gewechselt werden kann.

Funktionen in der Abschlussleiste

Start

haken.ewf.png

Startet die E-Akte Volltextsuche.