Archive erstellen Daten reorganisieren (Einstellungen): Unterschied zwischen den Versionen

Aktuelle Version vom 16. März 2023, 13:51 Uhr

Hauptseite > Kanzleiverwaltung > Einstellungen > E-Workflow (Einstellungen) > Archive erstellen Daten reorganisieren (Einstellungen)

Allgemeines

Die E-Akte Reorganisation dient der Überprüfung der E-Akte Datenbank auf Struktur und logische Verknüpfungen der Daten, die Verbesserung der Performance und der Erstellung von PDF-Dateien (sofern diese nicht vorhanden sind). Die E-Akte Reorganisation kann je nach System und Größe der Datenbank sowie für die Erstellung der PDF-Dateien Stunden oder Tage in Anspruch nehmen.

Für die Erstellung der PDF-Dateien kann ein bestimmter Jahrgang ausgewählt werden.

Funktionen

E-Akte/ Reorganisation

Die Reorganisation der E-Akte Daten erfolgt in 4 Stufen:

E-Akte Datenbank überprüfen und aktualisieren
E-Akte Datenbestand (Struktur) überprüfen und aktualisieren
Dateien auf Datenbankeintrag prüfen
E-Akte Datenbestand hinsichtlich vorhandener PDF-Dateien überprüfen und ggf. erstellen

Alle Dokumente, die nicht mehr in der E-Akte, jedoch im Dateisystem vorhanden sind, werden der E-Akten Datenbank wieder hinzugefügt. Lässt sich ein Aktenbezug aus dem Namen des Dokuments ermitteln, wird ein neuer Eintrag in der E-Akte mit allen verfügbaren Meta-Daten der Datei erstellt. Für E-Akten Einträge ohne dazugehörige Dokumente wird ein PDF-Dokument erzeugt, das alle noch verfügbaren Meta-Daten enthält (z. B. Dateiname, Bemerkung, Schlagwort, Rubrik).

Die Reorganisation prüft die Daten der E-Akte datenpoolübergreifend.

Start der Reorganisation

Startet die Reorganisation. Der Fortschritt wird mit einem Fortschrittsbalken sowie einem Statustext dargestellt.

ewf einstellungen reorg start.png

Protokoll

Um die Ergebnisse einer Reorganisation nach zu verfolgen, steht der Aufruf des entsprechenden Protokolls zur Verfügung.

Funktionen in der Abschlussleiste

Ok + Schließen

Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

@@ Zeile 1: / Zeile 1: @@
-[[Hauptseite]] > [[:Category:Kanzlei|Kanzlei]] > [[Einstellungen]] > [[E-Workflow (Einstellungen)]] > [[Archive erstellen Daten reorganisieren (Einstellungen)]]
+[[Hauptseite]] > [[:Category:Kanzleiverwaltung|Kanzleiverwaltung]] > [[Einstellungen]] > [[E-Workflow (Einstellungen)]] > [[Archive erstellen Daten reorganisieren (Einstellungen)]]
 ==Allgemeines==
@@ Zeile 5: / Zeile 5: @@
 [[Datei:ewf_einstellungen_archive_erstellen_reorg.png]]
-Die ''RA-MICRO Archivierung'' bildet die Verbindung der Einzeldokumente der ''E-Akte'' zu dem parallel im System zu jeder Aktennummer geführten verschlüsselten und platzsparend komprimierten E-Akten Archiv. In diesem werden die Dokumente zur Akte im PDF-, je nach Einstellung ggfls. zusätzlich im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Akte_Anzeige_(Einstellungen)#Dokumente_zus.C3.A4tzlich_zu_PDF_im_Originalformat_speichern Originalformat], gespeichert. Dieses dient der Nutzung mit der ''RA-MICRO APP'' als dualer Kanzleiarbeitsplatz oder außerhalb der Kanzlei. Die Archivierung erzeugt die einzelnen E-Akten Archiv zu den Aktennummern, soweit diese nicht vorhanden sind, was bei erstmaliger Ausführung mehrere Stunden dauern kann. Vorhandene Archive werden auf Konsistenz zum Dokumentenbestand der E-Akte überprüft und ggf. synchronisiert. Gleichzeitig wird der E-Akten Dokumentenbestand mit der E-Akten Datenbank geprüft und synchronisiert.
+Die E-Akte Reorganisation dient der Überprüfung der E-Akte Datenbank auf Struktur und logische Verknüpfungen der Daten, die Verbesserung der Performance und der Erstellung von PDF-Dateien (sofern diese nicht vorhanden sind). Die E-Akte Reorganisation kann je nach System und Größe der Datenbank sowie für die Erstellung der PDF-Dateien Stunden oder Tage in Anspruch nehmen. <br>
-Die E-Akten Archive bilden die Grundlage für das ''RA-MICRO E-Akten Archivierungssystem''. Dieses hat das Ziel, die Dokumentenzahlen im laufenden Betrieb im E-Akten Dokumentenspeicher auf die Dokumente für die laufenden Akten zu beschränken und die Dokumente zu den abgelegten Akten nur im Archiv-Speicher im sicheren und platzsparenden Archiv Format vorzuhalten. Die Einzeldokumente werden bei der Archivierung im E-Akten Datenspeicher gelöscht. Die verschlüsselte Archivierung ist gekoppelt an die RA-MICRO Lizenznummer bzw. an das [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Kanzleipasswort_(Einstellungen) ''Archiv Kanzleipasswort'']; d. h. diese Archive sind nur auf der Kanzlei-EDV Anlage der Kanzlei lesbar.
+Für die Erstellung der PDF-Dateien kann ein bestimmter Jahrgang ausgewählt werden.
-In der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Benutzerverwaltung#Rechteverwaltung ''Rechteverwaltung''] steht das Benutzerrecht ''Abgelegte Akten betrachten'' zur Verfügung. Nach dem BDSG müssen archivierte Daten mit einem derartigen besonderen Zugriffsschutz versehen sein.
+==Funktionen==
-Eine entsprechende E-Workflow Einstellung ermöglicht die Zuweisung des Archiv-Ordners zu einem gesonderten [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Laufwerke_(Einstellungen_EWF) ''Archivlaufwerk'']. Dies kann eine weitere Festplatte im Server oder ein gesondertes Speichergerät (NAS) sein, auch eine Cloud Speicherung kommt in Betracht. Wir empfehlen grundsätzlich allen Kanzleien die Archivierung des E-Akten Bestandes auf einem gesonderten Archivlaufwerk, setzen Sie sich dazu gern mit Ihrem RA-MICRO Vor Ort Partner in Verbindung.
+===E-Akte/&nbsp;Reorganisation===
-Die Archivierung kann beliebig oft durchgeführt werden. Sollte der Vorgang unterbrochen werden oder nicht vollständig durchlaufen, was durchaus vorkommen kann, sollte der Vorgang gegebenenfalls wiederholt werden, bis er vollständig ausgeführt ist und am Ende eine Liste der E-Akten Archive angezeigt wird.
+Die Reorganisation der E-Akte Daten erfolgt in 4&nbsp;Stufen:
-Es wird empfohlen, die Archivierung/Reorganisation je nach Umfang der Kanzlei (Anzahl der Akten) monatlich oder vierteljährlich, jedoch mindestens einmal jährlich durchzuführen. Je nach Aktenbestand kann die erstmalige Erstellung der E-Akten Archive viel Zeit in Anspruch nehmen.
+# E-Akte Datenbank überprüfen und aktualisieren
+# E-Akte Datenbestand (Struktur) überprüfen und aktualisieren
+# Dateien auf Datenbankeintrag prüfen
+# E-Akte Datenbestand hinsichtlich vorhandener PDF-Dateien überprüfen und ggf. erstellen
-Sichern Sie vorab Ihren RA-MICRO Datenbestand.
+Alle Dokumente, die nicht mehr in&nbsp;der&nbsp;''E-Akte'', jedoch im Dateisystem vorhanden sind, werden der E-Akten Datenbank wieder hinzugefügt. Lässt sich ein Aktenbezug aus dem Namen des Dokuments ermitteln, wird ein neuer Eintrag in der ''E-Akte'' mit allen verfügbaren Meta-Daten der Datei erstellt. Für ''E-Akten'' Einträge ohne dazugehörige Dokumente wird ein PDF-Dokument erzeugt, das alle noch verfügbaren Meta-Daten enthält (z.&nbsp;B.&nbsp;Dateiname, Bemerkung, Schlagwort, Rubrik).
-==Einstellungen==
+Die Reorganisation prüft die Daten der&nbsp;''E-Akte'' datenpoolübergreifend.
-===Archive erstellen/Reorganisation===
+====<u>Start der Reorganisation</u>====
-Das Erstellen der E-Akten Archive sowie die Reorganisation der E-Akte Daten erfolgt in 4 Stufen:
-# E-Akte Datenbank überprüfen und aktualisieren
+[[Datei:ewf_einstellungen_archive_erstellen_reorg_start.png|link=]]
-# E-Akte Datenbestand (Struktur) überprüfen und aktualisieren
-# E-Akte Datenbestand hinsichtlich vorhandener PDF-Dateien überprüfen und ggf. erstellen
+Startet die Reorganisation. Der Fortschritt wird mit einem Fortschrittsbalken sowie einem Statustext dargestellt.
-# E-Akten Archive laufender/abgelegter Akten überprüfen und aktualisieren (unter Berücksichtigung des in den E-Workflow Einstellungen aktivierten [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Akte_Anzeige_(Einstellungen)#Dokumente_zus.C3.A4tzlich_zu_PDF_im_Originalformat_speichern Speicherformats für die E-Akte]) und auf das [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Laufwerke_(Einstellungen_EWF) Archivlaufwerk] verschieben
+[[Datei:ewf_einstellungen_reorg_start.png|link=]]
+=====<u>Protokoll</u>=====
+Um die Ergebnisse einer Reorganisation nach zu verfolgen, steht der Aufruf des entsprechenden [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Sonstiges_(Einstellungen_EWF)#E-Workflow_Protokolle Protokolls] zur Verfügung.
-[[Datei:ewf_einstellungen_archive_erstellen_reorg_start.png]]
+==Funktionen in der Abschlussleiste==
-Ruft die Einstellungen zur Reorganisation bzw. Archiverstellung auf.
+===Ok + Schließen===
-Hauptartikel &rarr;
+[[Datei:Z_Ok_4.png|link=]] <br />
+Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
-[[Category:Kanzlei]]
+[[Category:E-Workflow]]
+[[Category:Kanzleiverwaltung]]