Aktenkontobuchung

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Aktenkontobuchung

Nach Eingabe und Bestätigung einer Aktennummer startet die Buchungsschablone für aktenbezogene Buchungen. Im weiteren Verlauf kann entschieden werden, ob in die offenen Posten (OP), sofern vorhanden und/oder in das Forderungskonto der Zwangsvollstreckung gebucht werden soll. Die Buchung in die offenen Posten erfordert eine Rechnungsnummer.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Akte (optional)

Dient der Erfassung der Aktennummer.

Hauptartikel → Aktencontrol

Auf Akten aufteilen (F2)

Mit F 2 oder ist die Verteilung des Buchungsbetrages auf verschiedene Akten des Mandanten möglich. Dies wird insbesondere für eine Sammelabrechnung aus dem Modul Zeithonorar II genutzt.

Adressnummer

Hier wird die Adressnummer des Mandanten eingegeben. Ist diese unbekannt kann eine Suche durch Namenseingabe erfolgen. Nach Bestätigung der Adressnummer wird eine Liste aller zum Mandanten existierender Akten angezeigt. Aus dieser können Akten durch anhaken ausgewählt werden, auf die der zuvor erfasste Buchungsbetrag aufzuteilen ist. Der Betrag ist je ausgewählter Akte individuell anzupassen, so dass in Summe die Einzelbeträge den Buchungsbetrag abdecken. OK/grüner Haken wird erst frei, wenn kein aufzuteilender Betrag (Noch aufzuteilen) mehr vorhanden ist.

Durch OK/grüner Haken erfolgt die Übernahme der Aufteilung in die Buchenmaske. Anschließend wird Akte für Akte in der Buchungsschablone aufgerufen und es kann festgelegt werden, mit welcher Buchungsart und wie die Verbuchung auf Auslagen, Gebühren und/oder Fremdgeld erfolgen soll. Die Buchungen erhalten alle eine einheitliche Belegnummer und sind im Buchungsstapel einheitlich farblich gekennzeichnet.

Buchungsbetrag

Der Buchungsbetrag ist der maßgeblich auf dem Finanzkonto zu buchende Gesamtbetrag.

Rechnungsnummer der Sammelabrechnung (derzeit noch in Vorbereitung)

Die Rechnungsnummer der Sammelabrechnung aus dem Modul Zeithonorar II wird eingegeben, damit die dazugehörigen Aktennummern mit Rechnungsbeträgen angezeigt werden.

Aktennummernermittlung aus Rechnungsnummer (F4)

Mit F 4 kann die zu einer Rechnungsnummer gehörende Akte gesucht werden.

Buchungsart

Bei Wahl der Option Buchen in Aktenkonto stehen vorgegebene Buchungsarten zur Verfügung.

Die vorgegebenen Buchungsarten sind in der Aufstellung der Buchungsarten daran erkennbar, dass in der Spalte Stapelbuchung der Hinweis auf Finanzkonto steht.

Nach Bestätigung der Buchungsart öffnet sich die Aufteilungsmaske, in der der Buchungsbetrag auf die verschiedenen Bereiche des Aktenkontos aufgeteilt werden kann.

Betrag

Der Betrag wird eingegeben, Einnahmen mit einem H  dahinter, Ausgaben mit einem S  dahinter. Stornobuchung auf Kostenkonto = Einnahme (H), Stornobuchung auf Erlöskonto = Ausgabe (S).

Betrag splitten

Beim Splitten eines Buchungsbetrags können die Einzelbeträge nacheinander gebucht und in den Stapel übergeben werden. Programmseitig wird nach jeder Teilbuchung der noch zu buchende Restbetrag angezeigt. Zusammengehörige Splittbuchungen werden im Stapel farblich gekennzeichnet und unter einer laufenden Belegnummer geführt.

Aufteilung

Nach Bestätigung der Buchungsart öffnet sich die Aufteilungsmaske, in der der Buchungsbetrag auf die verschiedenen Bereiche des Aktenkontos aufgeteilt werden kann.

in OP-Liste

Hier wird in die OP-Liste gebucht. Es kann die entsprechende Rechnungsnummer gewählt werden.

Rechnungsnummer

Eine Rechnungsnummer ist Voraussetzung für die Buchung in die offenen Posten und steht nur bei entsprechenden Buchungsarten zur Verfügung. Rechnungsnummern aus Folgejahren werden nicht angezeigt und können nicht eingegeben werden. Offene Rechnungen können gewählt werden, auf die gezahlte Beträge gebucht werden.

Auswahl

Es erfolgt eine Auswahl der offenen Rechnungen.

in ZV

Sofern ein Forderungskonto vorhanden ist, kann eine Zahlung in das Forderungskonto durchgebucht werden.

Buchungstext

Der Buchungstext wird entsprechend der Buchungsart vorgeschlagen und kann bei Bedarf überschrieben werden. Individuelle Buchungstexte können getrennt für Buchungen mit Aktenkonto, für Einnahmen ohne Aktenkonto und für Ausgaben ohne Aktenkonto gespeichert werden, indem der Textbaustein-Editor  aufgerufen und dort Finanzbuchhaltung , Bearbeiten , Buchen  gewählt und dann im rechten Fenster neue Buchungstexte erfasst werden.

Bei Sachkontenbuchungen wird eine Eingabe im Format mm / jj am Anfang des Buchungstextes vom Programm als Aktenkontobuchung interpretiert.

Buchungsdatum

Als Buchungsdatum ist das Datum vorgegeben, das im oberen Bereich der Maske eingegeben wurde. Durchgängig ist das Datum der Wertstellung der einzelnen Zahlung zu verwenden. Es ist in allen Fällen, in denen das Datum für die Verzinsung wichtig ist, geboten - also vor allem bei Zahlungen von Dritten - und in allen anderen Fällen zulässig.

Belegnummer

Die 6-stellige Belegnummer setzt sich wie folgt zusammen: 1. - 3. Stelle für die Kontoauszugsnummer, 4. - 5. Stelle für die Blattnummer und die 6. Stelle für eine fortlaufende Nummer.

Beim Buchen können die Blattnummer und die fortlaufende Nummer jederzeit geändert werden.

Belegnummern nach diesem Schema sind Voraussetzung für eine sinnvolle Nutzung der Programmfunktion Kontoauszüge .

Aktenkonto nach Speichern drucken

Die Verfügbarkeit dieser Option richtet sich nach den gesetzten Einstellungen in Aktenkonto , auf der Karteikarte Drucken . Alternativ ist auch der E-Brief   E-Mail Versand oder Postkorb Aktensachbearbeiter möglich.

Buchung in Stapel übernehmen

Die erfassten Buchungen werden in den Stapel übergeben.

Stapel

Die Buchungen in diesem Bereich, dem Buchungsstapel, wurden bereits erfasst, aber noch nicht gespeichert. Bearbeiten  und Löschen  sind noch ohne gesonderte Buchung möglich, indem die Buchung markiert oder mit Doppelklick angeklickt wird. In der zweiten Spalte des Buchungsstapels ist erkennbar, ob die Buchung ins Aktenkonto (a), ins Journal  (j), in die offenen Posten  (o) und in die Zwangsvollstreckung  (z) erfolgt, wenn das Forderungskonto der Zwangsvollstreckung für den Mandanten geführt wird.

Funktionen in der Abschlussleiste

Zurück

Der Zurück-Pfeil startet die Buchenmaske ohne Voreinstellung und es kann ein neuer Buchungskreis gewählt werden.

Speichern

Der Buchungsstapel wird gespeichert und die Maske bleibt zur weiteren Erfassung offen.

OK und Schließen

Der Buchungsstapel wird gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Der Buchungsvorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen.