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Notizen | |||||||||
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Allgemeines
Mit dem Notizfenster ist das Erfassen, Bearbeiten, Anzeigen, Drucken und Versenden von Notizen möglich. Speziell bei der Bearbeitung von Akten steht neben dem Aktennummernfeld das Symbol zur Verfügung, sobald die Aktennummer eingegeben wurde. Hierüber lässt sich die Aktennotiz aufrufen und eine Notiz zur Akte speichern werden, d. h., die Aktennotiz begleitet die Akte wie ein Laufzettel. Wurde zu einer Akte bereits eine Notiz gespeichert, ist das Symbol gelb gefärbt: . Darüber hinaus ist es möglich, die Notiz als abgeschlossene Einzelnotiz zu speichern. Eine Speicherung der Aktennotizen erfolgt immer automatisch in der E-Akte. Optional kann der E-Akte Speicherdialog angezeigt werden.
Nach Eingabe einer Aktennummer befindet sich das Symbol für die Aktennotiz rechts neben dem Eingabefeld. Dieses Symbol ist weiß, wenn noch keine Notiz erfasst ist. Sonst ist es farbig (i. d. R. gelb): ). Rechtsklick/Longtouch und Öffnen oder Linksklick/Touch auf das Symbol ruft das Notizfenster zur Bearbeitung der Notiz auf.
Bei Bearbeitung der Akten lässt sich die Aktennotiz dadurch fortlaufend mitführen und fortschreiben.
Wird der Mauszeiger auf das Notiz-Symbol bewegt, erfolgt die Anzeige der Aktennotiz als Tooltip, Klick/Touch auf dieses Symbol ruft die Aktennotiz auf, die die Akte wie ein Laufzettel begleitet.
Rechtsklick/Longtouch auf das Symbol ruft ein Kontextmenü auf:
Über Öffnen wird die Aktennotiz aufgerufen, über Farb-Kategorie kann der Aktennotiz je Akte eine Farbe zugeordnet werden. Dafür kann die Kanzlei je nach ihren internen Abläufen einen eigenen Farbcode entwickeln, so z. B. rot: bei jeder Buchung beachten, grün: Mandant in U-Haft.
Wird die Option Aktennotiz fortlaufend beschreiben gewählt, wird eine in der E-Akte bereits vorhandene Aktennotiz mit den neuen Eintragungen/Ergänzungen überschrieben. Bei Wahl der Option Aktennotiz abgeschlossen speichern wird für jede neue Aktennotiz ein neues Dokument in der E-Akte erzeugt.
Zur Beschleunigung des kanzleiinternen Workflows wird die Aktennotiz nach Speicherung in der E-Akte als PDF-Dokument mit farbigem Hintergrund dargestellt.
Zur übersichtlicheren Gestaltung und verbesserten Bedienbarkeit sind die Funktionalitäten des Notizfensters großzügiger angeordnet.
Die Kanzleinotiz und die Benutzernotiz stehen nur zur Verfügung, wenn das Notizfenster unabhängig von der Aktennummerneingabe, z. B. aus dem Info Desk aufgerufen wird.
Mit der Option Verfügung kann jederzeit eine Verfügung zur Akte gespeichert und in der E-Akte abgelegt werden.
Über Aktenkonto-Notiz (Textzwischenzeile) ist es möglich, z. B. während eines Telefonats mit dem Mandanten eine Textzwischenzeile im Aktenkonto zu hinterlegen.
Während der Texterfassung können folgende Tastaturkürzel verwendet werden:
oder = Eingabe rückgängig
= Kopieren
= Ausschneiden
= Einfügen
= markiert gesamtes Dokument
Neue Notizen werden standardmäßig zu Beginn des Notizfensters eingefügt.
Zusätzliche Hinweise stehen nach Klick/Touch auf die nachfolgende Grafik zur Verfügung.
Funktionen in der Toolbar
Ansicht
Senden
Fügt die Notiz oder Verfügung zum Versand in eine E-Mail-Nachricht ein.
Löschen
Löscht die Notiz oder Verfügung.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Eingabe
Dient der Eingabe der Aktennummer, zu der eine Notiz erfasst bzw. eingesehen werden soll. Falls die genaue Aktennummer nicht bekannt ist, kann auch der Name eines Beteiligten eingegeben werden. Nach Bestätigung mit werden alle Akten angezeigt, in denen der eingegebene Name enthalten ist.
Wurde das Notizfenster über das Symbol bzw. zu einer Aktennummer aufgerufen, kann diese hier nicht geändert werden.
Aktenkurzbezeichnung
Aktennotizen werden nur zur jeweiligen Akte gespeichert.
Um die Notiz einzusehen, ist die Aktennummer einzugeben.
Wurde das Notizfenster über das Symbol bzw. zu einer Aktennummer aufgerufen, kann nur zu dieser Aktennummer eine Notiz erfasst werden.
E-Akte Speicherdialog
Option zur Anzeige des E-Akte Speicherdialogs.
Aktennotiz
Aktennotizen werden stets in der E-Akte gespeichert.
Aktennotiz fortlaufend beschrieben
Wird die Option Aktennotiz fortlaufend beschreiben gewählt, wird eine in der E-Akte bereits vorhandene Aktennotiz mit den neuen Eintragungen/Ergänzungen überschrieben.
Aktennotiz abgeschlossen speichern
Bei Wahl der Option Aktennotiz abgeschlossen speichern wird für jede neue Aktennotiz ein neues Dokument in der E-Akte erzeugt.
Verfügung
Erstellt eine Verfügung zur Akte.
Die Verfügung wird in der E-Akte gespeichert.
Aktenkonto-Notiz (Textzwischenzeile)
Ruft die gewählte Aktennotiz bzw. Verfügung im Notizfenster auf. Zuvor wird erfragt, ob Änderungen gespeichert werden sollen.
Im Notizfenster besteht die Möglichkeit, bereits während eines Telefonats mit dem Mandanten eine Textzwischenzeile im Aktenkonto der gewünschten Akte zu hinterlegen, ohne dabei das Aktenkonto aufrufen zu müssen. Nach Auswahl dieser Funktionalität im Notizfenster leert sich dieses und eine Textzwischenzeile im Aktenkonto kann erfasst werden.
Nach Bestätigung der Eingabe mit erfolgt die Hinterlegung im Kostenblatt des Aktenkontos an der letzten freien Position und der Cursor im Notizfenster befindet sich anschließend zur Erfassung weiterer Textzwischenzeilen wieder im Feld Akte.
Zusätzliche Hinweise stehen nach Klick/Touch auf die nachfolgende Grafik zur Verfügung.
Kanzleinotiz
Kanzleinotizen können von allen Benutzern eingesehen und bearbeitet werden.
Benutzernotiz
Eine Benutzernotiz kann immer nur von dem Benutzer eingesehen und bearbeitet werden, der sie erstellt hat.
Verschlüsselung
Eine Verschlüsselung ist nur bei Benutzernotizen möglich.
Textfeld
Textfeld zur Bearbeitung der Notiz oder Verfügung.
Ein Rechtsklickmenü unterstützt bei der Texterfassung.
Zur Beschleunigung des kanzleiinternen Workflows wird die Aktennotiz nach Speicherung in der E-Akte als PDF-Dokument mit farbigem Hintergrund dargestellt.
Funktionen in der Abschlussleiste
Zwischenspeichern
Speichert die Eingaben in der Zwischenablage, um sie dann gegebenenfalls weiter zu verwenden.
In dieser Maske können die Druckereinstellungen für die Notiz geändert werden. Ob Duplexdruck oder Querdruck zur Verfügung stehen, hängt von den technischen Möglichkeiten des verwendeten Druckers ab.
Speichern
Anschließend steht der Cursor bei aktenbezogenen Erfassungen - Aktennotiz, Verfügung und Aktenkonto-Notiz - zur weiteren aktenbezogenen Erfassung im Feld Akte.