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Allgemeines
Das Tool kann den Umgang von Outlook Supportfällen vereinfachen, bspw. in Konstellationen mit winmail.dat, sowie bei Problemen, die im Zusammenhang mit MS-Exchange Alternativen wie Kerio oder MailDeamon genutzt werden.
Programmaufruf
Über das Technische Supportmodul\Schnittstellen\Outlook Support Tool
Vorabprüfung
- Sind die aktuellen Windows & Office Updates installiert?
- Sind die Ausnahmen im Virenscanner hinterlegt?
- Sind die aktuellen Schnittstellen installiert (ggf. Ra Krypt deinstalliert)?
- Sind MS-Exchange Alternativen, wie Kerio oder MailDeamon installiert? (über Systemsteuerung\Programme und Features)
Anwendungsfälle
- Fehlender Speicherdialog nach Versendung einer E-Mail durch Time-Out
- bisher wurde in der RAWORD.INI der Wert auf 10.000 gesetzt -
- Speicherdialog öffnet sich ggf. nach Versendung einer E-Mail an einem anderen AP
- Nutzung verschiedener Mailaccounts
– hier wird nicht mit dem gewünschten Account gesendet bzw. die Speicherung erfolgt nicht ordnungsgemäß -
- Darstellungsprobleme (Hieroglyphen) bei Mehrfachversendung einer E-Mail
- die Verzögerung des Erscheinen des Speicherdialoges nach dem Versand der Mail im Zusammenspiel mit einem laufenden Druckauftrag
- Synchronisation innerhalb von Outlook: Nutzung eines Standardkontos
- Speicherdialog öffnet sich unter Nutzung von Kerio mit allgemeiner Kanzleiadresse als Standardaccount nicht (info@...)
- fehlerhafter Zuordnung von Mails, da sich die Prüfung für gesendete Mails zur Identifikation u.a. auf den Betreff bzw. die Bezeichnung bezieht
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Dokumentenvariablen - Standard / Normalfall
Standardmethode, bei der eine aus MS-Outlook über die RA-MICRO Schnittstelle versandte E-Mail für die Speicherung in die E-Akte anhand einer zusätzlich gesetzten Eigenschaft (sog. User Property) identifiziert wird.
In einigen Konstellationen kann dies dazu führen, dass der Mailprovider, über den der Versand der E-Mail erfolgt, die User Property nicht interpretieren kann. Der E-Mail beigefügte Anlagen werden dann als winmail.dat übermittelt.
Abhilfe können alternative Mailerkennungsmethoden leisten, vorzugsweise die Einstellung Listeneintrag bzw. i.V.m. Kerio / MailDeamon die Option Mail suchen".
Werden Microsoft Exchange Alternativen, wie bspw. Kerio oder MailDeamon genutzt, sollte die Erkennung über "Mail suchen" genutzt werden.
Listeneintrag - WINMAIL.DAT
Die Identifizierung einer E-Mail für die Speicherung in die E-Akte erfolgt anhand eines vor dem Versand erzeugten Listeneintrages.
winmail.dat-Problem: Die Winmail.dat Problematik entsteht als Nebeneffekt der Mailerkennung aus Outlook aus der RA-MICRO Schnittstelle versandter E-Mails für die Speicherung in die E-Akte. Standardmäßig wird die gesendete E-Mail über eine gesetzte User Property (Dokumentenvariablen) identifiziert und zur E-Akte gespeichert.
In einigen Konstellationen kann dies jedoch dazu führen, dass der E-Mailprovider, über den der Versand der E-Mail erfolgt, die User Property nicht richtig interpretieren kann. Der Empfänger der E-Mail erhält dann die Anlagen, z.B. PDF Dateien, als winmail.dat.
Mail suchen - Kerio, MailDeamon
Werden Microsoft Exchange Alternativen, wie bspw. Kerio oder MailDeamon genutzt, sollte die Erkennung über "Mail suchen" genutzt werden.
Nach dem Versenden der E-Mail wird der Ordner "gesendete Elemente" durchsucht und die E-Mail anhand bestimmter Felder identifiziert.
Je mehr E-Mails sich in diesem Ordner befinden, desto länger dauert die Suche und der E-Akte Speicherdialog öffnet sich mit Verzögerung.
Dokumentenvariablen ohne TNEF - Übersendung im HTML-Format in Anlehnung an MS Outlook
Ist eine Modifikation zu Dokumentenvariablen - Standard (1. Auswahloption) in Anlehnung an eine MS Outlook Einstellung.
Hierbei wird der E-Mail Body im HTML-Format übersendet.
Bei TNEF handelt es sich um ein proprietäres von Microsoft entwickeltes Dateiformat für E-Mailanhänge. In Einzelfällen hat die Deaktivierung von TNEF bei der Behebung der "winmail.dat"-Problematik geholfen.
Zentral setzen
Je nachdem, ob nur 1 AP oder alle AP betroffen sind, kann die Option Zentral setzen angehakt werden.
Schnellspeicherung deaktivieren
Ist im Outlook Support Tool integriert, hat aber nichts unmittelbar mit der Winmail.dat-Problematik zu tun.
Es handelt sich um einen Not-Ausschalter für die Schnellspeicherung von E-Mails zur E-Akte ohne vorherigen Speicherdialog und ist in der Regel nicht zu setzen.
Exkurs:
Die Funktionalität der Schnellspeicherung bewirkt eine Speicherung zur E-Akte ohne vorherigen Speicherdialog, wenn im Empfängerfeld eine Aktennummer erkannt wird. Da es in der Vergangenheit Probleme gab, wenn eine E-Mailadresse Ziffern enthielt die als Aktennummer interpretiert wurden, insbes. bei Behörden, wurde in den Einstellungen der Outlook Schnittstelle die Einstellung Aktennummerneingabe nur mit „/“ im „An“-Feld zulassen aufgenommen.