Abrechnung Aktenkonto (FIBU)

Mit dieser Programmfunktion wird eine Abrechnung / Saldenmitteilung erstellt, mit der der Mandant über angefallene Kosten informiert werden kann, bzw. unkompliziert Forderungen geltend gemacht werden können.

Über nicht bereits abgerechnete Positionen im Aktenkonto wird automatisch ein gesonderter Rechnungsbeleg mit Rechnungs-Nr. erstellt und als Anlage beigefügt.

Neben Ausgabe per Briefdatei und Drucker stehen Versand per E-Mail, E-Brief und Web-Akte zur Verfügung. Optional können Anlagen beigefügt werden. Es ist möglich, ein Aktenkonto in wenigen Schritten gegenüber dem Mandanten abzurechnen und ihm eine Aufstellung seines Aktenkontos verbunden mit der Zahlungsaufforderung oder - im Falle eines Guthabens - der Auszahlungsmitteilung zukommen zu lassen. Es erfolgt die automatische gesonderte Erstellung und Beifügung eines Rechnungsbelegs mit Rechnungs-Nummer. Die Ausgabe der Aktenkonto Abrechnung kann entweder per Briefdatei an die Textverarbeitung oder per Drucker erfolgen sowie auf elektronischem Versandweg direkt per E-Mail, E Brief oder Web-Akte.

Ist noch keine Aktenkonto Abrechnung erfolgt, wird über die noch nicht abgerechneten Positionen im Aktenkonto und im Kostenblatt automatisch ein gesonderter Rechnungsbeleg über die abzurechnenden Positionen erstellt und der Aktenkonto Abrechnung als Anlage beigefügt. Wird daraufhin erneut eine Aktenkonto Abrechnung durchgeführt, ohne dass nach dem erstellten gesonderten Rechnungsbeleg zusätzliche Positionen in das Aktenkonto gebucht worden sind, wird nur das Aktenkonto Abrechnung Schreiben erneut ausgegeben, ohne dass ein weiterer gesonderter Rechnungsbeleg mit Rechnungs-Nr. erstellt würde (alle Positionen wurden bereits mit dem zuvor erstellten Rechnungsbeleg abgerechnet).

Berechnungen für Kostenpositionen, z. B. Kostenfestsetzungsanträge können als Anlage aus der E-Akte mit übersendet werden.

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Funktionen:

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Akte: Das Aktenkonto wird gewählt.

Empfänger: Die Adressnummer des Mandanten wird vorgeschlagen, die in der Akte erfasst wurde. Alternativ kann die Adressnummer z. B. der Rechtsschutzversicherung gewählt werden oder eine andere Adressnummer eingegeben werden.

Betreff: Die Betreffs werden angezeigt, die zur gewählten Adressnummer zur Akte im Modul Akten erfasst wurden. Auch an dieser Stelle kann ein Betreff eingegeben werden.

Im Bereich Druckoptionen:

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Mittels dieser Einstellung lässt sich für die gewählte Ausgabeart bestimmen, ob die Saldenmitteilung/Abrechnung direkt oder separiert ausgegeben werden soll.

Auf der ersten Seite wird, entsprechend dem Stand des Aktenkontos (positiver, negativer oder Null-Saldo) ein individuell änderbarer Standardtext gedruckt. Auf der zweiten Seite wird das Aktenkonto gedruckt.

Mitgelieferte Standardtexte:

• textm100.rtf: Der Saldo beträgt EUR $S, das Aktenkonto ist ausgeglichen.
• textm101.rtf: Der Saldo beträgt EUR $S zu Ihren Gunsten. Der Betrag geht Ihnen in Kürze zu.
• textm102.rtf: Der Saldo beträgt EUR $S zu unseren Gunsten. Wir bitten um den Ausgleich unserer Forderung (der Platzhalter $S entspricht dem Saldo des Aktenkontos).

Briefkopf: Der Briefkopf kann gewählt werden. Der zuletzt gewählte Briefkopf ist vorgegeben.

Briefkopf E-Brief: Für den Versand per E-Brief kann ebenfalls ein Briefkopf separat gewählt werden.

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Wenn eine digitale Signatur hierfür eingerichtet ist, kann der E-Brief signiert werden.

Im Bereich Zahlungsverkehr:

Aktko-05Der sich aus der Abrechnung/Saldenmitteilung ergebende Zahlungsvorgang kann als DCV-Gutschrift in eine Zahlungsdatei übernommen werden. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Aktenkonto ein Guthaben für den Mandanten ausweist (positiver Gesamtsaldo).

Gibt es offene Posten zu der Adressnummer, an welche die Auszahlung erfolgen soll, werden sie angezeigt.

Anschließend wird die DCV-Gutschrift angezeigt. Sind zum Mandanten mehrere Bankverbindungen erfasst, kann die gewünschte ausgewählt werden. Die vorgeschlagene DCV-Gutschrift kann dann gespeichert werden.

Aktko-06Eine Zahlung kann über die Dispodatei veranlasst werden.

Bei negativem Gesamtsaldo des Aktenkontos wird diese Option gewählt, wenn der Mandant eine Einzugsermächtigung erteilt hat und der Einzug automatisiert über die Dispodatei erfolgen soll.

Anschließend wird eine Maske zur Speicherung in die Dispodatei angezeigt. Sind zum Mandanten mehrere Bankverbindungen erfasst, kann die gewünschte ausgewählt werden. Die vorgeschlagene Disposition kann dann gespeichert werden.

Aktko-07 Der sich aus der Abrechnung/Saldenmitteilung ergebende Zahlungsvorgang kann als Überweisung in eine Zahlungsdatei übernommen werden. Diese Option steht zur Verfügung, wenn das Aktenkonto einen negativen Gesamtsaldo bzgl. des Mandanten ausweist.

Sind zum Mandanten mehrere Bankverbindungen erfasst, kann die gewünschte ausgewählt werden.

Aktko-08Der sich aus der Abrechnung/Saldenmitteilung ergebende Zahlungsvorgang kann als Scheck gedruckt werden. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Aktenkonto ein Guthaben für den Mandanten ausweist (positiver Gesamtsaldo).

Aktko-09 Für das abzurechnende Aktenkonto wird die Verzugszinsberechnung aktiviert. Hierbei können Zeitpunkt, Höhe, bzw. Art der Verzinsung angegeben werden.

Im Bereich Standardtexte:

Aktko-12 Die Textbausteine für die Abrechnung/Saldenmitteilung können gewählt werden. Es werden Standardtexte aus dem Verzeichnis [Laufwerk]\ra\standard, z. B. j:\ra\standard vorgeschlagen. Die Textauswahl gründet sich auf der Auswahlmaske maskem0.msk im Verzeichnis [Laufwerk]\ra\mas, z. B. j:\ra\mas. Auszuwählende Texte und Auswahlmasken können auch in Standardtexte bei Bedarf geändert werden.

Im Bereich Salden:

Aktko-13 Die Salden des gewählten Aktenkontos werden angezeigt. Negative Beträge kennzeichnen Forderungen an die Mandanten, positive Beträge Guthaben der Mandanten.

Verschiedene Einstellungen der vorliegenden Programmfunktion sind nur abhängig davon verfügbar, ob der Gesamtsaldo positiv oder negativ ist.

Im Bereich Kostenerfassung:

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Die Auswahl ist voreingestellt, damit die Kostenerfassungen mit abgerechnet werden.

Bei einer Buchung in die offenen Posten wird der Buchungsbetrag um den Betrag der Kostenerfassungen erhöht, wenn diese Einstellung gesetzt ist. Die Abrechnung der Kostenerfassungen kann abgewählt werden; das Programm schlägt die Abrechnung der Kostenerfassungen beim erneuten Aufruf stets vor.

Wird eine Kostengruppe als Verlinkung dargestellt, sind Kosten-erfassungen in dieser Kostengruppe vorhanden, ist der Betrag dazu 0,00, sind nur nur abgerechnete vorhanden. Mit Klick/Touch auf die Verlinkung wird eine Maske mit einer Nachweisdarstellung aufgerufen.

Im Bereich Anlagen:

Bei Klick auf:

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Anlagen aus der E-Akte können ausgewählt und mit der Abrechnung des Aktenkontos an den Mandanten als Anlage per E-Brief mit versendet werden oder gedruckt werden. Mehrere Anlagen können gewählt werden, indem die STRG-Taste gedrückt gehalten wird.

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Abschlussleiste:

Aktko-17Diese Schaltfläche übergibt die Daten des aufgerufenen Aktenkontos nach den gewählten Maßgaben als Briefdatei zur weiteren Bearbeitung an die als Standard definierte Textverarbeitung.

Aktko-18Hier wird die Saldenmitteilung/Abrechnung gedruckt.

Aktko-19Diese Schaltfläche speichert das Dokument in die Webakte, soweit diese zur vorliegenden Akte eingerichtet ist.

Aktko-20Hier wird das Dokument an das voreingestellte E-Mail-Programm übergeben.

Aktko-21Das Programm ruft die Programmfunktion E-Brief für die Übermittlung der Saldenmitteilung/Abrechnung mittels gleichnamiger Versandart auf.

Aktko-22Der Vorgang wird abgebrochen und die Maske geschlossen.