Akte anlegen

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Akte anlegen
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Allgemeines

Bevor mit der Anlage der ersten Akte begonnen wird, empfehlen wir zunächst Referate anzulegen.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Anlageart

Es kann zwischen Vollanlage und Schnellanlage gewählt werden. Bei Vollanlage werden alle einzelnen Eingabemöglichkeiten mit Enter angesteuert, so dass die Daten hintereinander eingegeben werden können. Die Schnellanlage steuert mit Enter lediglich die Eingabemöglichkeiten Aktenkurzbezeichnung bis Referat an. Sind die Daten eingegeben, liegt der Fokus direkt auf dem Speicherbutton zur Speicherung der Daten und Vergabe einer Aktennummer. Die Daten können später über Akte ändern vervollständigt werden.

Aktenart

Auswahl zwischen Rechtsanwalts-, Notar- und Insolvenzakte.

Hauptartikel → Rechtsanwaltsakte anlegen
Hauptartikel → Notarakte anlegen
Hauptartikel → Insolvenzakte anlegen

Aktentyp

Auswahl zwischen Akte oder Unterakte zu einer bestimmten Akte.

Weitere Daten zur Akte erfassen

Hier kann entschieden werden, was nach der Aktenanlage zusätzlich erfasst werden soll.

Drucken / E-Akte

Nach der Speicherung der Akteninformationen erfolgt der Aufruf des Aktenvorblattes, sofern diese Option gewählt ist. Bei Wahl der Option HUK-Fragebogen erfolgt eine Weiterleitung an Textbaustein-TVM.

Aktennummer

Sie haben die Wahl, ob die Aktennummer automatisch vergeben werden soll oder manuell. Bei manueller Vergabe können Sie am Ende der Aktenanlage die Aktennummer manuell vergeben.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Klicken Sie hier, um die Akte anzulegen. Der Button ist erst aktiv, wenn Sie eine Aktenkurzbezeichnung, ein Referat und einen Aktensachbearbeiter eingegeben haben.

Abbruch und Schließen

Schließt die Maske. Änderungen werden nicht gespeichert.

Weitere Funktionen und Erklärungen

Referate

Beim Arbeiten mit der FIBU I erfolgt die Einteilung unter Kontenplan, indem das gewünschte Erlöskonto im Bereich 8001 - 8099 z. B. durch Klick / Touch gewählt wird und anschließend die Änderungen durchgeführt werden.

Benutzer der FIBU II nehmen dies bitte unter Verwaltung, Referate bearbeiten vor. Nutzer, die nicht mit der FIBU arbeiten, können die Einrichtung von Referaten nach Klick/Touch auf die Schaltfläche Referate in den Einstellungen vornehmen.

Die Anlage / Änderung von Referaten in Einstellungen Akten erfordert Verwalterrechte. Falls sie nicht mit der Finanzbuchhaltung I oder II arbeiten, wählen Sie in den Einstellungen Akten den Button Referate.

Anwender, die mit der Finanzbuchhaltung I oder Finanzbuchhaltung II arbeiten, können die Einteilung bzw. Änderung in der Kontenverwaltung der Finanzbuchhaltung I mit der Programmfunktion Kontenplan bzw. in der Finanzbuchhaltung II über Verwaltung FiBu II, Referate bearbeiten vornehmen.

Die Angabe des Referats steuert die Verbuchung von Honorareinnahmen und den Datentransport in der TVM-Textvariablen-Datenbank. Die Geldeingänge werden dann automatisch auf das dem Referat entsprechende Einnahmen-Sachkonto gebucht.

Aktenkennzeichen

Bei der Anlage von Rechtsanwaltsakten und Verbraucherinsolvenzakten kann zusätzlich ein Aktenkennzeichen von A bis Z eingegeben werden. Für Notarakten wird vom Programm automatisch ein N vorgeschlagen, wenn in den Voreinstellungen die Anlage einer Notarakte gewählt wurde. Das Aktenkennzeichen dient zusätzlichen Selektionsmöglichkeiten und kann z. B. bei Aktenregister-Ausdrucken oder beim Druck von Aktenschildern als Selektionskriterium gewählt werden.

Da die Unterscheidung zwischen Notar- und Rechtsanwaltsakten über das Selektionskennzeichen N gesteuert wird, darf dieses Selektionskennzeichen nicht zur Kennzeichnung von Rechtsanwalts- und Verbraucherinsolvenzakten genutzt werden, muss aber bei Notarakten zwingend angegeben werden.