Akten (Einstellungen)

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Akten (Einstellungen)
Kategorie: Kanzlei Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Über die Karteikarte Allgemein können Einstellungen gewählt werden, die im Rahmen der Aktenanlage sowie bei der fortlaufenden Aktenführung Berücksichtigung finden.

Funktionen in der Toolbar

Referate

Diese Schaltfläche ist für eine Einteilung oder Änderung von Referaten inklusive der Eingabe bzw. Änderung von Mehrwertsteuersätzen zu wählen.

Die Angabe des Referats steuert die Buchung von Honorareinnahmen und den Datentransport in der WDM-Textvariablen-Datenbank. Die Geldeingänge werden dann automatisch auf das dem Referat zugeordnete Einnahmen-Sachkonto gebucht.

Diese Schaltfläche ist abgegraut und steht in der abgebildeten Maske nicht zur Verfügung, weil eine Lizenz für die Finanzbuchhaltung oder Finanzbuchhaltung II vorhanden ist. Benutzer mit dieser Lizenz können die Einteilung bzw. Änderung in der Kontenverwaltung der Finanzbuchhaltung mit der Programmfunktion Kontenplan bzw. in der Finanzbuchhaltung II über Verwaltung FiBu II, Referate bearbeiten vornehmen.

Die Anlage und Änderung von Referaten ist durch das Programmrecht Verwalter in der Rechteverwaltung der Benutzerverwaltung geschützt.

Formulare bearbeiten

Aktenschilder

Hierüber ist die Bearbeitung der Formulare für die Aktenschilder über → Briefköpfe undAktenvorblätter möglich.

Ablageprotokoll

Hierüber ist die Bearbeitung der Formulare für das Ablageprotokoll über → Briefköpfe und Aktenvorblätter möglich.

Nummernkreise

Für eine bessere Organisation in der Kanzlei besteht die Möglichkeit, Nummernkreise für die Aktenablage zu nutzen. Um Nummernkreise zu nutzen, muss ihnen mind. ein Aktensachbearbeiter zugeordnet werden. Für die Ablage von Akten, in denen diese Sachbearbeiter gespeichert sind, stehen dann nur die Ablagenummern aus dem gewählten Nummernkreis zur Verfügung.

Die Nutzung von Ablagenummern erfolgt fortlaufend jahrgangsübergreifend. Ablagenummern werden zu Beginn eines neuen Jahres nicht vom Programm zurückgestellt. Die Zählung beginnt erst dann erneut, wenn die letzte Ablagenummer des Nummernkreises erreicht ist.

Wenn dennoch mit der jeweils ersten Ablagenummer des Nummernkreises zum Jahresanfang begonnen werden soll, ist ein Zurückstellen der Nummernkreise auf die gewünschte Ablagenummer in den Allgemeinen Einstellungen auf der Karteikarte → Laufende Nummern möglich.

Wir empfehlen, die Zuordnung möglichst nur einmalig vorzunehmen.

Ermöglicht die Zuordnung von einem oder mehreren Sachbearbeitern zu einem Nummernkreis. Die Auswahl des Sachbearbeiters erfolgt über .

Zum Zugriff auf die Sachbearbeiterverwaltung in der Benutzerverwaltung steht die Schaltfläche zur Verfügung.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Allgemein

Gegenstandswert bei Gerichtsortesuche berücksichtigen

Bei Wahl dieser Einstellung wird der zu einer Akte eingegebene Gegenstandswert bei der Suche nach dem zuständigen Gericht berücksichtigt.

Bei einem eingegebenen Gegenstandswert von z. Zt. über 5.000 EUR wird als zuständiges Gericht erster Instanz automatisch das Landgericht angezeigt, in dessen Gerichtsbezirk die Bezugsadresse liegt.

Neu angelegte Akten in Liste für Aktenschilderdruck aufnehmen

Diese Einstellung ist zu wählen, wenn bei der Neuanlage von Akten die Aktennummern automatisch in eine benutzerabhängige Auswahlliste für den Aktenschilderdruck aufgenommen werden soll. Diese Auswahlliste wird bei Wahl der Karteikarte Automatische Liste in der Programmfunktion Aktenschilder vorgeschlagen.

Aktenschilder nur mit ausgefüllten Mandantenplatzhaltern drucken

Bei Wahl dieser Einstellung werden Aktenschilder mit der gleichnamigen Programmfunktion Aktenschilder nur gedruckt, wenn die Mandantenadresse zur Akte gespeichert wurde.

Anrede bei Aktenvorblatt und Zusatzblättern nicht drucken

Ist diese Einstellung gewählt, wird beim Druck eines Aktenvor- oder Zusatzblattes die zu jeder Adresse vergebene Anrede nicht mit ausgedruckt.

Aktenvorblatt nach Änderung der Stammdaten drucken

Bei Wahl dieser Einstellung wird nach jeder Änderung der Stammdaten einer Akte ein aktuelles Aktenvorblatt ausgedruckt. Um jederzeit den aktuellen Stand der wichtigsten Aktendaten zur Verfügung zu haben, kann das Aktenvorblatt in die Handakte eingeheftet werden.

Barcode auf Aktenvorblatt drucken

Bei Wahl dieser Einstellung, wird stets ein einscannbarer Barcode auf allen Aktenvorblättern gedruckt.

Ausgewählte Zusatzblätter zum Aktenvorblatt speichern

Hierüber kann im Aktenvorblatt die Auswahl der auszudruckenden Zusatzblätter gewählt werden, sodass beim nächsten Aufruf des Aktenvorblatts diese automatisch gewählt sind.

Aktenbeteiligte: Bei Gerichtsortewahl nur I. Instanz übernehmen

Im Standardfall werden bei der Aktenanlage, Hinzufügen von Beteiligten, die Gerichtsadressen der ersten und zweiten Instanz hinterlegt. Mit dieser Einstellung schlägt RA-MICRO bei der Gerichtsortwahl im Beteiligtenfenster der Aktenanlage vor, dass nur die erste Instanz übernommen wird. Im Einzelfall kann dort eine Deaktivierung der aktivierten Option vorgenommen werden.

Aktenschnellsuche Mandanten / Gegner in

abgelegten Akten der letzten Jahre

alle abgelegten Akten

Zur Beschleunigung der Suche nach Mandanten- / Gegnernamen sorgt die Einstellung in Verbindung mit der Namenslistenreorganisation dafür, dass die durchsuchten Verzeichnisse von Informationen befreit werden, die zu abgelegten Akten aus den Jahren vor dem eingestellten Zeitraum gehören.

Erste Aktennummer

Diese Funktion öffnet die Allgemeinen Einstellungen, um hier die erste Aktennummer einzusehen bzw. zu bearbeiten.

Aktenablage

Über die Karteikarten Aktenablage 1 und Aktenablage 2 können Einstellungen ausgewählt werden, die bei der Aktenablage Berücksichtigung finden.

Aktenablage 1

Gesonderte Ablagenummer für Notarakten

(Text wird nachgereicht)