Aktenschilder
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- vor 5 Jahren zuletzt von An.Gö bearbeitet
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Mit dieser Programmfunktion können Sie Aktenschilder zu ausgewählten Akten auf Etikettenbögen ausdrucken. Die Aktennummern, für die Sie die Schilder drucken möchten, können Sie auf folgenden Karteikarten auswählen.
Hinweise zum Druck
Die Auswahl des Etikettenbogens und des Druckers, auf dem die Etiketten gedruckt werden sollen, erfolgt in D15.12 Einstellungen Akten auf der Karteikarte Drucker.
Mit Wahl von caption starten Sie den Druck der Aktenschilder.
Der Druck beginnt auf dem Etikett, das bei Startposition des Ausdrucks angegeben war. Vor dem ersten Ausdruck wird vom Programm die Position 1 vorgeschlagen. Wenn beim Ausdruck nicht der ganze Etikettenbogen ausgefüllt wurde, schlägt das Programm für den nächsten Ausdruck die nächste freie Position als Startposition vor, d.h.: Wurden beim ersten Ausdruck z. B. 6 Etiketten gedruckt, lautet die Startposition beim nächsten Ausdruck 7. Hierbei werden die Etiketten zeilenweise von links nach rechts gezählt. Somit können Sie Etikettenbögen, die schon teilweise mit Aktenschilder bedruckt wurden, mehrere Male für weitere Etiketten nutzen, bis der Etikettenbogen gefüllt ist. Die mögliche Anzahl von Etiketten pro Bogen - der maximale Wert - hängt von der ausgewählten Etikettenart in D15.12 Einstellungen Akten Karteikarte Drucker ab.
Vor dem Ausdruck erfolgt ein Hinweis darauf, wie viele Etikettenbögen für den Ausdruck der Aktenschilder benötigt werden.
Haben Sie die Einstellung Aktenschilder nur mit ausgefüllten Mandantenplatzhaltern drucken in D15.12 Einstellungen Akten auf der Karteikarte Allgemein gewählt, erfolgt der Ausdruck nur, wenn zur Akte ein Auftraggeber/Mandant erfasst wurde.
Funktionen:
Im Bereich der Toolbar:
Bei Klick auf Druckerauswahl:
Hier kann der Drucker, über den die Aktenschilder ausgedruckt werden sollen, und der Papierschacht eingestellt werden.
Karteikarte Nach Aktenbereich:
Geben Sie in die gelben Eingabefelder den Aktennummernbereich ein, für den Sie Aktenschilder drucken möchten. Sind die Aktennummern nicht bekannt, besteht die Möglichkeit, anhand der Aktenbezeichnung die Aktennummer suchen zu lassen. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter.
Geben Sie die Adressnummer eines Auftraggebers (Mandanten) bzw. I. Beteiligten (bei Notarakten) ein, wenn Sie Aktenschilder für einen bestimmten Auftraggeber / I. Beteiligten drucken möchten. Ist die Adressnummer nicht bekannt, können Sie diese vom Programm suchen lassen: Geben Sie dazu den Nachnamen des Auftraggebers / I. Beteiligten ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Enter. Wählen Sie nun aus der Liste den gewünschten Eintrag mit Mausklick aus. Die Adressnummer wird automatisch eingelesen.
Wenn Sie den Aktenbereich für den Ausdruck der Aktenschilder weiter eingrenzen möchten, können Sie zusätzlich nach Aktensachbearbeiter, Referat und/oder Aktenkennzeichen selektieren. Geben Sie dazu die Kürzel in die entsprechenden Eingabefelder ein oder rufen Sie durch Betätigung von Enter in dem gewünschten Eingabefeld die Übersichtsliste auf, aus der Sie den gewünschten Eintrag durch doppelten Mausklick auf die Zeile übernehmen können.
Im Bereich Optionen:
Wenn Ihr Etikettenbogen bereits teilweise bedruckt ist, haben Sie die Möglichkeit, den Druck ab einem bestimmten Etikett beginnen zu lassen. Unter der Grafik oben finden Sie hierzu weitere Beschreibungen.
Karteikarte Manuelle Liste:
Auf dieser Karteikarte kann eine Liste von ausgewählten Akten erstellt werden, für die Aktenschilder gedruckt werden sollen.
Geben Sie die Aktennummer ein oder lassen Sie diese anhand des Nachnamens durch das Programm (suchen). Bestätigen Sie die Eingaben mit Enter. Die Aktennummern werden dann in eine Aktenliste aufgenommen. Möchten Sie eine Aktennummer wieder aus der Liste entfernen, markieren Sie die gewünschte Zeile mit der Maus und drücken Sie Entf.
Karteikarte Automatische Liste:
Auf dieser Karteikarte können Sie Aktenschilder anhand einer Liste drucken, die automatisch bei Aktenanlage erstellt wird. Voraussetzung für das Erstellen dieser Liste ist, dass die Einstellung Neu angelegte Akten in Liste für Aktenschilderdruck aufnehmen in den Einstellungen Akten, Karteikarte Allgemein (D15.12) gewählt ist.
Als Voreinstellung werden nur die Akten angezeigt, die der jeweilige Benutzer angelegt hat. Sollen Aktenschilder für alle Akten, die von sämtlichen Benutzern angelegt wurden, gedruckt werden, muss die Option Aktenliste aller Benutzer anzeigen aktiviert werden.
Aktenschilder werden nur für Akten gedruckt, die mit einem Häkchen markiert sind. Die abgewählten Akten stehen beim nächsten Ausdruck von Aktenschildern mit Hilfe der automatischen Liste automatisch wieder zur Verfügung. Die gewählten Akten können auf Wunsch nach dem Ausdruck aus der Liste gelöscht werden.
Möchten Sie Aktenschilder für alle durch sämtliche Benutzer neu angelegten Akten drucken, aktivieren Sie diese Option.
Abschlussleiste:
Hiermit wird der Ausdruck der Aktenschilder für die selektierten Akten begonnen.
Hiermit wird die Programmfunktion beendet, ohne dass ein Ausdruck erfolgt.