Aktenstandort: Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 6. Juni 2017, 17:07 Uhr
Hauptseite > Akten > Aktenstandort
| Aktenstandort | |||||||||
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Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Mit dieser Programmfunktion, auch aufzurufen über die Tastenkombination Datei:Tastenkombination AltGr+1.jpg, können Sie zu einer Aktennummer den Aufbewahrungsort einer bestimmten Akte speichern. Zudem können Sie sich zu einem bestimmten Standort alle Akten, die sich an diesem Standort befinden, anzeigen lassen.
Legen Sie zuerst einen Standardtext für den Aktenstandort im Textbaustein-Editor, Akten, Extras, Aktenstandort, Textauswahl Aktenstandort des Moduls Schriftverkehr fest. Dies ist auch über 
mit Auswahlliste bearbeiten in dieser Programmfunktion möglich. Benennen Sie den Aktenstandort entsprechend den räumlichen Verhältnissen Ihrer Kanzlei, z. B. Aktenschrank, Schreibraum, Diktatplatz.
Beachten Sie, dass jeder Eintrag in einer eigenen Zeile stehen muss. Es sind 40 Zeichen verfügbar, die mit vollständiger Zeichenanzahl in anderen Programmen (z.B. in der Kanzlei-Textverarbeitung) angezeigt werden.
Damit allerdings der Aktenstandort in dieser Maske immer eindeutig gefunden werden kann, müssen die ersten 17 Zeichen der Einträge voneinander unterscheidbar sein, da nur nach den ersten 17 Zeichen gesucht wird. Wenn Sie z. B. Heinrich-Hertz-Straße 7 Etage 1 und Heinrich-Hertz-Straße 7 Etage 2 eingeben, wird der zweite Eintrag nicht gefunden. Richtig ist, die Einträge Etage 1 Heinrich-Hertz-Str. 7 und Etage 2 Heinrich-Hertz-Str. 7 zu benennen.
Funktionen in der Toolbar
Ansicht
Hauptartikel → Aktenstandort/ Alternatives Fenster
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Aktennummer
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie den Aktenstandort bestimmter Akten ändern wollen. Geben Sie anschließend die gewünschten Aktennummern ein und bestätigen mit 
.
Alter Standort
Sollte zu der Aktennummer bereits ein Aktenstandort gespeichert sein, sehen Sie in diesem Anzeigefeld die Bezeichnung des bisherigen Standortes.
Neuer Standort
Mit dieser Auswahlliste können Sie den neuen Standort wählen. Die von Ihnen im Textbaustein-Editor, Akten, Extras, Aktenstandort, Textauswahl Aktenstandort erstellte Auswahl an Aktenstandorten finden Sie durch Klicken mit der linken Maustaste auf 
. Sie können den Aktenstandort auch mit festlegen.
Standort
Wählen Sie diese Option, wenn Sie alle Akten eines bestimmten Aktenstandortes angezeigt bekommen möchten.
Wählen Sie nun aus der Auswahlliste mittels Mausklick auf den gewünschten Aktenstandort aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit 
.
Die gefundenen Akten werden als Liste, sortiert nach Aktennummer und Aktenkurzbezeichnung, angezeigt. Durch Mausdoppelklick auf die gewünschte Zeile wird vom Programm automatisch die Akteninfo aufgerufen.
Funktionen in der Abschlussleiste
Clipboard
Die Clipboardfunktion steht bei Speicherung eines Aktenstandortes zur Akte nicht zur Verfügung.
OK und Schließen
Der ausgewählte Standort wird für die Akte gespeichert und die Eingabefelder werden für eine neue Akte bereitgestellt.
Abbruch und Schließen
Die Programmfunktion wird verlassen.
Weitere Funktionen und Erklärungen
Komfobox
Hauptartikel → Komfobox