Aktenstandort
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- vor 5 Jahren zuletzt von An.Gö bearbeitet
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Mit dieser Programmfunktion, auch aufzurufen über die Tastenkombination caption, können Sie zu einer Aktennummer den Aufbewahrungsort einer bestimmten Akte speichern. Zudem können Sie sich zu einem bestimmten Standort alle Akten, die sich an diesem Standort befinden, anzeigen lassen.
Legen Sie zuerst einen Standardtext für den Aktenstandort im Textbaustein-Editor, Akten, Extras, Aktenstandort, Textauswahl Aktenstandort des Moduls S Schriftverkehr fest. Dies ist auch über caption mit Auswahlliste bearbeiten in dieser Programmfunktion möglich. Benennen Sie den Aktenstandort entsprechend den räumlichen Verhältnissen Ihrer Kanzlei, z. B. Aktenschrank, Schreibraum, Diktatplatz.
Beachten Sie, dass jeder Eintrag in einer eigenen Zeile stehen muss. Es sind 40 Zeichen verfügbar, die mit vollständiger Zeichenanzahl in anderen Programmen (z.B. in der Kanzlei-Textverarbeitung) angezeigt werden.
Damit allerdings der Aktenstandort in dieser Maske immer eindeutig gefunden werden kann, müssen die ersten 17 Zeichen der Einträge voneinander unterscheidbar sein, da nur nach den ersten 17 Zeichen gesucht wird. Wenn Sie z. B. Heinrich-Hertz-Straße 7 Etage 1 und Heinrich-Hertz-Straße 7 Etage 2 eingeben, wird der zweite Eintrag nicht gefunden. Richtig ist, die Einträge Etage 1 Heinrich-Hertz-Str. 7 und Etage 2 Heinrich-Hertz-Str. 7 zu benennen.
Funktionen:
Im Bereich der Toolbar:
Bei Klick auf Alternatives Fenster verwenden:
Aktenstandort - Schnelleingabe
Diese Funktion ermöglicht Ihnen, zu einem bestimmten Aktenstandort im Schnellverfahren mehrere Akten anhand der Aktennummer zu erfassen.
1. Wählen Sie zuerst den neuen Aktenstandort durch Mausklick auf caption aus der geöffneten Liste aus oder geben manuell einen Standort in das Eingabefeld ein. Bei der Schnelleingabe können mehrere Akten immer nur einem Standort zugeordnet werden. Daher ist nach Auswahl einzelner Akten eine Änderung des gewünschten Standortes nicht mehr möglich.
2. Geben Sie danach die Aktennummer ein, zu der dieser neue Aktenstandort gespeichert werden soll und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit caption. Im Ansichtsfeld erscheint automatisch der Eintrag in der Aktenliste und das Eingabefeld der Aktennummer wird für die nächste Eingabe frei. Durch Auswahl der Zeile und caption können Sie den Eintrag aus der Liste löschen.
Im Bereich Aktennummer:
Wählen Sie diese Einstellung, wenn Sie den Aktenstandort bestimmter Akten ändern wollen. Geben Sie anschließend die gewünschten Aktennummern ein.
Alter Standort: Sollte zu der Aktennummer bereits ein Aktenstandort gespeichert sein, sehen Sie in diesem Anzeigefeld die Bezeichnung des bisherigen Standortes.
Neuer Standort: Mit dieser Auswahlliste können Sie den neuen Standort wählen. Die von Ihnen im Textbaustein-Editor, Akten, Extras, Aktenstandort, Textauswahl Aktenstandort erstellte Auswahl an Aktenstandorten finden Sie durch Klicken mit der linken Maustaste auf caption. Sie können den Aktenstandort auch mit caption festlegen.
Im Bereich Standort:
Wählen Sie diese Option, wenn Sie alle Akten eines bestimmten Aktenstandortes angezeigt bekommen möchten.
Wählen Sie nun aus der Auswahlliste mittels Mausklick auf caption den gewünschten Aktenstandort aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit caption.
Die gefundenen Akten werden als Liste, sortiert nach Aktennummer und Aktenkurzbezeichnung, angezeigt. Durch Mausdoppelklick auf die gewünschte Zeile wird vom Programm automatisch die Akteninfo aufgerufen.
Abschlussleiste:
caption Hiermit wird die Liste der gefundenen Akten in das Clipboard (Zwischenablage) übernommen. Sie können den Inhalt der Zwischenablage in die Kanzlei-Textverarbeitung oder in Microsoft Word einfügen und dort weiter bearbeiten.
caption Die Suche der Akten zum ausgewählten Aktenstandort wird gestartet.
caption Die Programmfunktion wird verlassen.
