Archive erstellen Daten reorganisieren (Einstellungen): Unterschied zwischen den Versionen
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# E-Akte Datenbestand hinsichtlich vorhandener PDF-Dateien überprüfen und ggf. erstellen | # E-Akte Datenbestand hinsichtlich vorhandener PDF-Dateien überprüfen und ggf. erstellen | ||
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Version vom 16. März 2023, 13:47 Uhr
Hauptseite > Kanzleiverwaltung > Einstellungen > E-Workflow (Einstellungen) > Archive erstellen Daten reorganisieren (Einstellungen)
Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Die E-Akte Reorganisation dient der Überprüfung der E-Akte Datenbank auf Struktur und logische Verknüpfungen der Daten, die Verbesserung der Performance und der Erstellung von PDF-Dateien (sofern diese nicht vorhanden sind). Die E-Akte Reorganisation kann je nach System und Größe der Datenbank sowie für die Erstellung der PDF-Dateien Stunden oder Tage in Anspruch nehmen.
Für die Erstellung der PDF-Dateien kann ein bestimmter Jahrgang ausgewählt werden.
Funktionen
E-Akte/ Reorganisation
Die Reorganisation der E-Akte Daten erfolgt in 4 Stufen:
- E-Akte Datenbank überprüfen und aktualisieren
- E-Akte Datenbestand (Struktur) überprüfen und aktualisieren
- Dateien auf Datenbankeintrag prüfen
- E-Akte Datenbestand hinsichtlich vorhandener PDF-Dateien überprüfen und ggf. erstellen
Alle Dokumente, die nicht mehr in der E-Akte, jedoch im Dateisystem vorhanden sind, werden nach Archivlfw.:\ra\ea-archiv\gelöscht verschoben. Lässt sich ein Aktenbezug aus dem Namen des Dokumentens ermitteln, wird ein neuer Eintrag in der E-Akte mit allen verfügbaren Meta-Daten der Datei erstellt. Für E-Akten Einträge ohne dazugehörige Dokumente wird ein PDF-Dokument erzeugt, das alle noch verfügbaren Meta-Daten enthält (z. B. Dateiname, Bemerkung, Schlagwort, Rubrik).
Die Reorganisation prüft die Daten der E-Akte datenpoolübergreifend.
Start der Reorganisation
Startet die Reorganisation. Der Fortschritt wird mit einem Fortschrittsbalken sowie einem Statustext dargestellt.
Protokoll:
Um die Ergebnisse einer Reorganisation und / oder Archivierung nach zu verfolgen, steht der Aufruf des entsprechenden Protokolls zur Verfügung.
Funktionen in der Abschlussleiste
Ok + Schließen
Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
Abbruch + Schließen
Die Einstellungen werden ohne Speicherung der Änderungen geschlossen.