Archive erstellen Daten reorganisieren (Einstellungen)

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Allgemeines

Die E-Akte Reorganisation dient der Überprüfung der E-Akte Datenbank auf Struktur und logische Verknüpfungen der Daten, die Verbesserung der Performance und der Erstellung von PDF-Dateien (sofern diese nicht vorhanden sind). Die E-Akte Reorganisation kann je nach System und Größe der Datenbank sowie für die Erstellung der PDF-Dateien Stunden oder Tage in Anspruch nehmen.

Für die Erstellung der PDF-Dateien kann ein bestimmter Jahrgang ausgewählt werden.

Funktionen

E-Akte/ Reorganisation

Die Reorganisation der E-Akte Daten erfolgt in 4 Stufen:

1. E-Akte Datenbank überprüfen und aktualisieren
2. E-Akte Datenbestand (Struktur) überprüfen und aktualisieren
3. Dateien auf Datenbankeintrag prüfen
4. E-Akte Datenbestand hinsichtlich vorhandener PDF-Dateien überprüfen und ggf. erstellen

Alle Dokumente, die nicht mehr in der E-Akte, jedoch im Dateisystem vorhanden sind, werden nach Archivlfw.:\ra\ea-archiv\gelöscht verschoben. Lässt sich ein Aktenbezug aus dem Namen des Dokumentens ermitteln, wird ein neuer Eintrag in der E-Akte mit allen verfügbaren Meta-Daten der Datei erstellt. Für E-Akten Einträge ohne dazugehörige Dokumente wird ein PDF-Dokument erzeugt, das alle noch verfügbaren Meta-Daten enthält (z. B. Dateiname, Bemerkung, Schlagwort, Rubrik).

Die Reorganisation prüft die Daten der E-Akte datenpoolübergreifend.

Start der Reorganisation

Startet die Reorganisation. Der Fortschritt wird mit einem Fortschrittsbalken sowie einem Statustext dargestellt.

Protokoll:

Um die Ergebnisse einer Reorganisation und / oder Archivierung nach zu verfolgen, steht der Aufruf des entsprechenden Protokolls zur Verfügung.

Funktionen in der Abschlussleiste

Ok + Schließen

Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.