BWA (FIBU II)
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Inhaltsverzeichnis
- 1 Allgemeines
- 2 Funktionen in der Toolbar
- 3 Funktionen im Bearbeitungsbereich
- 4 Funktionen in der Abschlussleiste
Allgemeines
Die Betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) ermöglichen dem Anwender, detaillierte Analysen der Struktur von Kosten und Erlösen innerhalb der Kanzlei vorzunehmen.
Es werden grundsätzlich die Buchungen des Buchungsjahres eingelesen und ausgewertet, das in der Fibu II eingestellt ist, bzw. des Jahres, dass unter Zeitraum ausgewählt wurde. Neu erfasste Buchungen werden automatisch bei einem Neustart der BWA eingelesen.
Derzeit steht an Formen der BWA die Standard-BWA zur Verfügung. Die Standardform der betriebswirtschaftlichen Auswertungen ermöglicht eine Analyse der Daten der Finanzbuchhaltung unabhängig von der Rechtsform, Größe oder der Branche eines Unternehmens nach rein betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten.
Es kann auch eine Summen- und Saldenliste, innerhalb des Moduls BWA erzeugt werden.
Für die Beurteilung der wirtschaftlichen Situation und der Ertragskraft der Rechtsanwaltskanzlei ist die Standard-BWA das universelle Instrument.
Beim Aufruf der Standard-BWA wird zunächst die kurzfristige Erfolgsrechnung angezeigt.
Beim erstmaligen Aufruf der BWA ist es erforderlich, die Einnahme- und Ausgabekonten den Positionen der BWA zuzuordnen.
Funktionen in der Toolbar
Ausblenden
Der Filterbereich kann aus- bzw. eingeblendet werden.
Kontenzuordnungen
Eine Zuordnung der Konten zu den einzelnen Positionen der betriebswirtschaftlichen Auswertung ist erforderlich, da in der Finanzbuchhaltung nicht für alle Konten entsprechende Kontenfunktionen vergeben sind. Es sind ausschließlich Erfolgskonten zu berücksichtigen, also keine Bestandskonten.
Um den tatsächlichen wirtschaftlichen Erfolg der Kanzlei ermitteln zu können, sollten in der Standard-BWA die Konten für die vereinnahmte Umsatzsteuer, verauslagte Vorsteuer und Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt nicht zugeordnet werden. Die Zuordnung ist für das korrekte Funktionieren der betriebswirtschaftlichen Auswertungen unbedingt erforderlich. Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Posten der Standard-BWA erfolgen in der Hilfe zur Auswertung.
Sachkonten zuordnen
Buchungsjahr
Hier wird das Buchungsjahr ausgewählt, für das die Zuordnung vorgenommen werden soll.
Zur Verfügung stehende Sachkonten
Die hier angezeigten Konten sind noch keinem Posten der BWA zugeordnet. Es kann ein Konto oder ein Kontobereich zur Zuordnung ausgewählt werden. Einzelne Konten können auch per Doppelklick dem rechts ausgewählten Posten zugeordnet werden.
Zuzuordnende Gruppen
Über diese Auswahl werden alle Gruppen des gewählten BWA-Schemas angezeigt. Es muss die Gruppe ausgewählt werden, für die eine Zuordnung erfolgen soll.
Zugeordnete Sachkonten
Hier werden alle Konten angezeigt, die dem ausgewählten Posten bereits zugeordnet sind.
Zuordnungspfeile
Die im linken Fenster markierten Konten werden hierüber dem im rechten Fenster ausgewählten Posten der BWA zugeordnet.
Hierüber wird die Zuordnung des im rechten Fenster markierten Kontos oder Kontenbereiches aufgehoben.
Grafik
Es können verschiedene grafische Auswertungen aufgerufen werden.
In der BWA sind verschiedene Grafiken hinterlegt, um die tabellarische Aufstellung der Auswertungen transparent und anschaulich zu machen.
Die Abbildung zeigt als Beispiel die grafische Auswertung einer Entwicklungsübersicht der Standard-BWA für ein Kalenderjahr.
Durch einen Klick mit der rechten Maustaste in die Diagrammfläche kann zwischen verschiedenen Diagrammtypen gewechselt werden. Das Layout und der Inhalt der Grafik können ebenfalls individuell angepasst werden.
Hier kann die Diagrammansicht und der Diagrammtyp verändert werden.
Schema bearbeiten
Mit dieser Programmfunktion kann das Schema der Standard-BWA bearbeitet und eigene Schemata für die individuelle Auswertung angelegt werden. Das Standardschema kann nicht geändert oder gelöscht werden, es ist fest im Programm hinterlegt.
Nach der Bearbeitung können die vorgenommenen Änderungen als Schema unter einem neuen Namen gespeichert werden. Anschließend stehen die neuen Schemata im Filterbereich zum Aufruf zur Verfügung.
Eigene Schemata für die betriebswirtschaftliche Auswertung sind besonders für das Controlling innerhalb der Kanzlei interessant. Es können Analysen sachbearbeiter- und/oder referatsbezogen erstellt werden, um einen Überblick über die einzelnen Bereiche der Kanzlei zu gewinnen.
Funktionen in der Toolbar
Neu
Durch Klick wird hier eine neue Zeile in der Auswertung erzeugt. Im Anschluss ist die Bezeichnung für die Zeile im entsprechenden Eingabefeld unten einzugeben.
Löschen
Hierüber wird eine Zeile gelöscht. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden, es sei denn, die Änderungen werden nicht gespeichert und die Eingabemaske wird über Abbruch geschlossen.
Aktualisieren
Aktualisieren bewirkt, dass alle Zahlen neu eingelesen werden. Es können so jederzeit die Änderungen im Auswertungsschema anhand der aktuellen Zahlen überprüft werden.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Pfeiltasten
Mit diesen Pfeiltasten kann innerhalb der Auswertung navigiert werden. Ist der Button Verschieben aktiviert, kann eine bereits in der Auswertung vorhandene Zeile beliebig nach oben oder unten verschoben werden.
Verschieben
Um eine Zeile zu verschieben, muss diese in der Auswertung markiert und auf diesen Button geklickt werden. Mit den Pfeiltasten kann die oben markierte Zeile an die gewünschte Stelle innerhalb der Auswertung verschoben werden.
Bezeichnung
Hier ist die Bezeichnung der Zeile einzugeben, wie sie in der Auswertung erscheinen soll. Die vorgenommenen Änderungen werden direkt in der Auswertung zur Überprüfung angezeigt.
Typ
Hier wird der Zeilentyp festgelegt. Es stehen zurzeit folgende Zeilentypen zur Verfügung:
| - Textzeile: | Eine Textzeile erfordert keine weiteren Einstellungen oder Vorgaben. Die Zeile wird wie oben eingegeben in der Auswertung dargestellt. |
| - Kontenzeile: | Über den Zeilentyp Kontenzeile ist die Zuordnung von Konten zum Schema möglich. In dieser Maske sind im Bereich Konten alle Konten auszuwählen, die in dieser Zeile ausgewertet werden sollen. |
| - Summenzeile: | Eine Summenzeile bildet die Summe aller Werte der vorangegangen Zeilen ausgehend von der letzten Summenzeile oder, sofern noch keine Summenzeile in der Auswertung enthalten ist, vom Beginn der Liste. |
| - Berechnungszeile: | Mit dem Zeilentyp Berechnungszeile können Berechnungen mit verschiedenen Zeilen unabhängig von deren Reihenfolge vorgenommen werden. Hierfür ist die Eingabe der Berechnungsformel im Feld Formel erforderlich. |
| - Seitenumbruch: | Für die Druckausgabe der Auswertung wird ein Seitenumbruch an der gewählten Stelle erzeugt. |
Über den Zeilentyp wird die Funktion der Zeile in der Auswertung gesteuert.
Prozentspalte
Hier kann festgelegt werden, ob die bearbeitete Zeile die Basis für eine prozentuale Auswertung bilden soll. Dies ist für maximal drei Zeilen möglich.
Berechnungstyp
Hier wird der Berechnungstyp der Zeile festgelegt. Dies ist für die Darstellung in der Auswertung erforderlich.
Sachbearbeiter
Für die Erstellung einer sachbearbeiterbezogenen Auswertung kann hier der Sachbearbeiter eingegeben werden, für den die Buchungen auf den unten einzugebenden Konten ausgewertet werden sollen.
Referat
Für die Erstellung einer referatsbezogenen Auswertung kann hier das Referat eingegeben werden, für das die Buchungen auf den unten einzugebenden Konten ausgewertet werden sollen.
Konten
Wurde als Zeilentyp Kontenzeile gewählt, ist hier die Auswahl der Konten vorzunehmen, die in dieser Zeile ausgewertet werden sollen. Ist die Option Nur gewählte aktiviert, werden nur die Konten angezeigt, die dieser Zeile bereits zugeordnet sind.
Nur gewählte
Ist diese Option gesetzt, werden nur die Konten angezeigt, die dieser Zeile bereits zugeordnet sind.
Berechnungsformel (fx)
Wurde als Zeilentyp Berechnungszeile gewählt, ist hier die Formel zur Berechnung einzugeben. Es sind Formeln mit den vier Grundrechenarten möglich. Die Zeilennummern und die Operationszeichen entsprechend dem gewünschten Rechenschema sind einzugeben.
Beispiel:
Um die Zeilen 5 und 10 zu addieren und anschließend durch die Zeile 12 zu dividieren, ist folgende Eingabe vorzunehmen: Z5+Z10/Z12 .
Funktionen in der Abschlussleiste
Speichern
Durch Speichern werden die Änderungen übernommen. Nach Speicherung erfolgt die Aufforderung, für das neu angelegte Schema einen Namen zu vergeben. Unter diesem Namen steht das Schema anschließend zur Auswahl im Filterbereich zur Verfügung.
Es ist zu beachten, dass bei Eingabe eines bereits existierenden Schemanamens, dieses anschließend überschrieben wird.
OK
Mit OK werden die vorgenommenen Änderungen gespeichert und die Eingabemaske geschlossen. Es muss dann der Name eingegeben werden, unter dem das geänderte Schema gespeichert werden soll. Es ist zu beachten, dass bei Eingabe eines bereits existierenden Schemanamens, dieses anschließend überschrieben wird.
Schließen
Bei Klick auf Abbruch werden die vorgenommenen Änderungen verworfen und die Eingabemaske geschlossen.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Auswertungsart
Standard-BWA
Auswertungsbereich
Kurzfristige Erfolgsrechnung
Die kurzfristige Erfolgsrechnung als erste Teilauswertung gibt einen Überblick über den aktuellen Monat oder über zurückliegende Monate innerhalb eines Geschäftsjahres und umfasst also maximal einen Zeitraum von einem Jahr. Wenn Sie allgemeine Informationen zur BWA erhalten möchten, lesen Sie hier weiter.
Postenbezeichnung
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Alle kanzleitypischen Erlöse werden im Posten Umsatzerlöse zusammengefasst. Es müssen hier also grundsätzlich die Referatskonten zugeordnet werden. |
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Der Posten Veränderungen ist nur für Anwender der Finanzbuchhaltung II mit Istversteuerung von Bedeutung. Es kann hier zum Beispiel das Konto Noch nicht vereinnahmte Erlöse zugeordnet werden. |
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Sonstige betriebliche Erlöse beeinhalten alle weiteren betriebsbedingten Erlöse, in der Regel den Eigenverbrauch. |
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Die Personalkosten umfassen alle Aufwendungen, die für die Abgeltung der Arbeitsleitung des angestellten Personals gezahlt werden. Hierzu zählen u. a. auch die SV-Beiträge, die Lohnsteuer, Vermögenswirksame Leitungen usw. |
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Die Raumkosten sind alle Ausgaben für die Räumlichkeiten der Kanzlei, also die Miete, Strom- und Heizkosten, Reinigung etc. |
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Das sind Ausgaben z. B. für die Gewerbesteuer bei Kapitalgesellschaften fallen unter den Posten Betriebliche Steuern. |
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Unter Versicherungen / Beiträge werden Ausgaben für betriebliche Versicherungen, Gebühren und Beiträge, beispielsweise die Haftpflichtversicherung des Anwalts oder die Beiträge zur Rechtsanwaltskammer zusammengefasst. |
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Den Besonderen Kosten werden Konten zugeordnet, die In der BWA gesondert ausgewiesen werden sollen. |
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In den Kfz-Kosten werden alle Ausgaben für die im Betriebsvermögen der Kanzlei befindlichen Fahrzeuge zusammengefasst. In der Praxis kommt es vor, dass die Kfz-Steuern nicht dem Posten Kfz-Kosten zugeordent werden, sondern dem Posten Sonstige Steuern. |
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Die Werbe- / Reisekosten sind Aufwendungen für die Kanzleiwerbung und -repräsentation sowie z. B. Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten etc. |
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Das sind Aufwendungen für die Reparatur und Instandhaltung der Kanzleiausstattung werden im Posten Reparaturen / Instandhaltungen zusammengefasst. |
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Die Abschreibungen beeinhalten sämtliche Absetzungen für Abnutzung auf das langfristig nutzbare Betriebsvermögen. |
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Zu den Bürokosten zählen gewöhnlich Ausgaben wie Telefon, Porto, Büromaterial u. ä. |
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Alle Konten, die innerhalb des Kostenblocks keinem Posten zugeordnet werden konten, können dem Posten Sonstige Kosten zugewiesen werden. |
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Der Zinsaufwand ist beispielsweise die für erhaltene Darlehen geleisteten Zinszahlungen. |
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Zu den Übrigen Steuern zählt unter Umständen die gezahlte Kfz-Steuer. |
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Sonstiger neutraler Aufwand ist nicht im Rahmen der gewöhnlichen Kanzleitätigkeit angefallene Vermögensminderungen. Hierzu zählt z. B. der Buchverlust bei der Veräußerung von Kanzleiinventar. Hier ist das Erlöskonto für Anlagenverkäufe bei Buchverlust und das Aufwandskonto für Anlagenabgänge bei Buchverlust zuzuordnen. Die Saldierung beider Konten ergibt den Buchverlust, der sich im Posten Sonstiger neutraler Aufwand niederschlägt. |
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Dem Posten Zinserträge sind die Konten zuzuordnen, auf denen erhaltene Zinszahlungen verbucht werden. |
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Sonstige neutrale Erträge sind nicht im Rahmen der gewöhnlichen Kanzleitätigkeit erwirtschaftete Vermögensmehrungen. Hierzu zählt z. B. der Buchgewinn bei der Veräußerung von Kanzleiinventar. Diesem Posten ist das Erlöskonto für Anlagenverkäufe bei Buchgewinn und das Aufwandskonto für Anlagenabgänge bei Buchgewinn zuzuordnen. Die Saldierung beider Konten ergibt den Buchgewinn, der sich im Posten Sonstige neutrale Erträge niederschlägt. |
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Die Erfassung kalkulatorischer Kosten ist in den Buchhaltungssystemen von RA-MICRO bisher noch nicht vorgesehen. |
Betrag (Spalte 1)
Der hier ausgewiesene Betrag ergibt sich aus den Buchungen auf allen Konten, die dem jeweiligen Posten zugeordnet sind.
% Gesamtleistung (Spalte 2)
Hier werden die Monatsbeträge in das prozentuale Verhältnis zur Gesamtleistung gesetzt. Es kann so auf einen Blick z. B. der Anteil der einzelnen Kosten an der Gesamtleistung der Kanzlei gesehen werden.
Wert nicht ermittelbar
Durch einen Stern werden Einträge ersetzt, die ein mathematisch nicht zu ermittelndes Ergebnis darstellen, z. B. bei einer Divison durch Null.
Auch die Umsatzrentabilität, das Verhältnis der Umsätze zum Betriebsergebnis oder zum vorläufigen Ergebnis, ist sofort ablesbar.
% Gesamtkosten (Spalte 3)
In dieser Spalte bilden die Gesamtkosten die Basis für die Auswertung. Der Anteil der einzelnen Kostengruppen an den Gesamtkosten oder der Deckungsgrad der Kosten durch die Umsätze kann schnell abgerufen werden.
% Personalkosten (Spalte 4)
In der dritten Spalte der prozentualen Auswertung werden die Personalkosten gleich 100 % gesetzt. Dadurch ist z. B. die Rentabilität der aufgewendeten Personalkosten ersichtlich.
Spalte 5 bis 8
Hier erfolgt die Auswertung der bis zum ausgewählten Zeitraum kumuliert gebuchten Werte anlog der Monatsauswertung.
Vorjahresvergleich
In der Vergleichs-BWA werden die Zahlen des ausgewählten Zeitraumes mit denen des Vorjahreszeitraumes verglichen. Weitere allgemeine Informationen zur BWA sind hier ersichtlich.
Entwicklungsübersicht
Die Entwicklungsübersicht soll die Verteilung von Kosten und Erlösen eines Jahres auf die einzelnen Monate veranschaulichen. Weitere allgemeine Informationen zur BWA sind hier ersichtlich.
Auswertungsbereich
Erklärungen zu den Postenbezeichnungen sind hier ersichtlich.
In den Monatsspalten ist die Verteilung der Erlöse und Kosten der Kanzlei über die einzelnen Monate innerhalb des ausgewählten Geschäftsjahres erkennbar.
Drei-Jahres-Vergleich
Im Drei-Jahres-Vergleich werden die Erlöse und Kosten des ausgewählten Monats und die im Geschäftsjahr bis zum ausgewählten Monat aufgelaufenen Erlöse und Kosten mit den entsprechenden Werten der zwei vorangegangenen Geschäftsjahre verglichen. Weitere allgemeine Informationen zur BWA sind hier ersichtlich.
Dies ist die Darstellung der einzelnen Zahlen des Monats und kumuliert für die drei letzten Geschäftsjahre ausgehend vom ausgewählten Startjahr.
Schema
Hier kann der Name eines schon angelegten Schemas eingegeben werden.
Summen- und Saldenliste
In der Summen-und Saldenliste werden die Eröffnungswerte, Verkehrszahlen und der Saldo aller bebuchten Konten aufgelistet. Weitere allgemeine Informationen zur BWA sind hier ersichtlich.
Auswertungsbereich
Jahres-Eröffnungswerte (Spalte 4 und 5) In dieser Spalte sind die Jahresanfangswerte aufgeführt.
Spalte 6 und 7 Hier werden sämtliche bebuchten Konten angezeigt. Zusätzlich wird das Datum der letzten Buchung auf dem jeweiligen Konto in Spalte 3 mit angegeben.
Spalte 8 und 9 Hier werden die kumulierten Verkehrszahlen des ausgewählten Zeitraumes angezeigt.
Saldo zum (Spalte 10 und 11) In dieser Spalte wird der Saldo des jeweiligen Kontos angezeigt.
Zeitraum
Buchungsjahr
Hier wird das Buchungsjahr für die Auswertung ausgewählt.
Voranmeldungs-Zeitraum
Hier wird der Monat für die Auswertung festgelegt.
Belegdatum
Hier kann nach dem Belegdatum gefiltert werden.
Start
Startet die Ausgabe/Anzeige entsprechend den Festlegungen.
Funktionen in der Abschlussleiste
Export
Exportiert die ausgegebenen Daten in Form einer html-Datei - lesbar auch mit MS Excel.
Senden
Bereitet den E-Mail-Versand der Daten mittels des Standard-E-Mail-Programms vor.
Senden an E-Brief
Übergibt die ausgegebenen Daten für den Versand an den E-Brief - standardmäßig als PDF-Anlage und an die E-Mail-Adresse, die im Adressfenster im Feld E-Mail erfasst ist.
Für die Übermittlung der Adresse im Grafik-Format bmp muss in den Einstellungen Adressen auf der Karteikarte Allgemein bei Adresse an E-Mail Empfänger senden die Auswahl BITMAP getroffen werden.
Druckt die ausgegebenen Daten.
OK
Beendet die Programmfunktion.
Abbruch
Beendet die Programmfunktion.