Benutzerverwaltung: Unterschied zwischen den Versionen

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Ein Bild des in der Liste markierten Benutzers kann mit Klick in diese Tabellenspalte ausgewählt und gespeichert werden.
 
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Version vom 26. September 2019, 10:05 Uhr

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Benutzerverwaltung


Kategorie: Kanzlei
Support-Hotline: 030 43598 888
Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

In der Benutzerliste nach einem Benutzernamen oder nach einer Benutzernummer suchen.Einen neuen Benutzer anlegen.Den markierten Benutzer löschen.Aufruf der RA-MICRO E-Mail-KontenverwaltungKonfigurationsmöglichkeiten zur Gestaltung der Ansicht der Benutzerverwaltung.Benutzerrechte für den markierten Benutzer festlegen.Aufruf der Benutzerstatistik.Aufruf der Sachbearbeiterverwaltung.RMO-Kundennummer sowie RMO-Benutzernummer und dazugehöriges Passwort eintragen.Benutzername eintragenLaufende BenutzernummerNotiz zum Benutzer eintragenBenutzerfoto speichernZuordnung der Benutzer zu einem StandortTitel des BenutzersVorname des BenutzersNachname des BenutzersAufruf des Adressfensters zum Benutzer, zur Neuanlage oder zur Änderung der Adressdaten.RA-MICRO Start-Passwort eintragenDiktatzeichen des Benutzers eintragenAufruf der SachbearbeiterverwaltungTelefonnummer oder Durchwahl des Benutzers eintragenE-Mail Adresse des Benutzers eintragen.Daten zur beA Autorisierung oder beA Postfachnutzung eintragen.Benutzer zur Nutzung des Mobil AP kennzeichnen.Benutzer zur Nutzung der RA-MICRO APP kennzeichnen.Anzeige des Namens des ersten Mobil-Gerätes, das in der RMO-Benutzerverwaltung für den Benutzer zur Verwendung der RM APP registriert ist.Anzeige des Namens des zweiten Mobil-Gerätes, das in der RMO-Benutzerverwaltung für den Benutzer zur Verwendung der RM APP registriert ist.Benutzer als Referendar kennzeichnen, um automatisch die entsprechend eingeschränkten Benutzerrechte zuzuordnen.Rechteverwaltung aufrufenBenutzer E-Akte startenFunktionen in der AbschlussleisteBenutzerliste nach Standort filternbv III.png


Die RA-MICRO Benutzerverwaltung integriert an zentraler Stelle alle für die Verwendung im Programm relevanten Daten der Benutzer. Mit einer RA-MICRO Standard- oder Premium-Lizenz können bis zu 250 Benutzer angelegt werden, die außerdem verschiedenen Standorten zuordenbar sind. Mit Hilfe der RA-MICRO Rechteverwaltung können die Daten- bzw. Programmzugriffe der jeweiligen Nutzer reguliert werden. Ergänzend ist es in der Sachbearbeiterverwaltung möglich, Benutzer zur Verwendung als Akten- und / oder Wiedervorlagen-Sachbearbeiter zuzuordnen.

Um uneingeschränkt Benutzereinstellungen und Benutzerrechte zu ändern ist das Programmrecht Verwalter und um die Benutzerverwaltung zu öffnen sowie hierin ausgewählte Daten zum eigenen Benutzer zu bearbeiten (bspw. ein Start-Passwort festlegen), ist das Programmrecht Benutzerverwaltung für den angemeldeten Benutzer erforderlich.

Bestimmte Benutzerdaten sind Pflichtangaben. Hierzu zählt z. B. der Benutzername oder das Diktatzeichen. Fehlen diese Angaben, werden die jeweils auszufüllenden Pflichtfelder bei Speicherung der Benutzerverwaltung optisch hervorgehoben und ein detaillierter Programmhinweis angezeigt. Erst nach vollständiger Eingabe lässt das Programm die Speicherung zu.

Funktionen in der Toolbar

Suche

In besonders umfangreichen Benutzerlisten kann zeitsparend in diesem Feld die Benutzernummer oder der Benutzername eingetragen werden. Alle zur Eingabe passenden Treffer werden in einer verkürzten Liste angezeigt und der gesuchte Benutzer ist schnell gefunden.

suche auswahl.png

Neu

BV Neu.png

Die Einrichtung mindestens eines Benutzers 1 mit dem Programmrecht Verwalter nebst seiner RMO-Zugangsdaten ist obligatorisch und erfolgt automatisch bei Installation. Alle weiteren Benutzer können mit Klick / Touch auf die Schaltfläche Neu hinzugefügt werden.

birne.fw.png Bei Verwendung einer RA-MICRO 1 Lizenz können zwei Benutzer angelegt werden, von denen jeweils einer die Programmberechtigung Verwalter erhält. Bei Verwendung einer RA-MICRO Voll-Lizenz ist die Anlage von bis zu 250 Benutzern möglich.


Es öffnet sich zunächst das RA-MICRO Adressfenster, in welchem die Benutzerdaten erfasst und gespeichert werden. Titel, Vor- und Nachname sowie die ggf. die in der Adresse erfasste Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse werden nach Speicherung in die Benutzerliste übernommen und können nur noch in der Adresse selbst geändert werden. Die Adressnummer wird zum Benutzer verlinkt.
Wird das Adressfenster beendet, ohne eine Adresse anzulegen, sind die Daten zum Benutzer in der Tabelle einzutragen.

birne.fw.png Hierbei ist zu beachten, dass die Anlage einer Adresse bei Verwendung des beA Postfachs zwingend erforderlich ist, da für die Autorisierung programmseitig unter anderem die in der Adresse zu speichernde SAFE-ID benötigt wird.


Hauptartikel → RA-MICRO Adressfenster
Hauptartikel → Informationen zur Integration der beA-Schnittstelle in den RA-MICRO E-Workflow

Löschen

BV Löschen.png

In der Liste markierte Benutzer werden über die Schaltfläche Löschen nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage gelöscht.

Mehrfachmarkierungen sind möglich, um mehr als einen Benutzer in einem Arbeitsschritt zu löschen:

  • Mehrfachmarkierungen im Block können wahlweise mit den Tastenkombinationen TK Shift Arrow Up.png und TK Shift Arrow Down.png oder durch Gedrückthalten der Taste TK SHIFT.png und Anklicken der zu löschenden Benutzer mit der Maus durchgeführt werden.
  • Mehrfachmarkierung einzelner Zeilen mit Benutzern, die nicht direkt untereinander in einem Block aufgelistet sind, können durch Gedrückthalten der Taste TK STRG.png und Anklicken der zu löschenden Benutzer mit der Maus ausgeführt werden.

E-Mail Konten

BV E Mail Konten.png

Aufruf der RA-MICRO E-Mail-Kontenverwaltung, um bspw. einen neu angelegten Benutzer direkt in den E-Workflow der Kanzlei zu integrieren.

Hauptartikel → RA-MICRO E-Mail Konten
Hauptartikel → RA-MICRO E-Workflow

Ansicht

Benutzerliste individualisieren

BV Ansicht.png

Die Benutzerliste kann von jedem Benutzer individuell gestaltet werden. Dazu gehört die farbliche Gestaltung der einzelnen Tabellenzeilen, das optische Hervorheben von Benutzern mit Verwalter-Recht sowie eine Auswahlmöglichkeit für einzublendende Tabellenspalten.

Rechteverwaltung

BV Rechteverwaltung.png

Hauptartikel → Rechteverwaltung

Sachbearbeiter

sb button.png

Hauptartikel → Sachbearbeiter anlegen, bearbeiten und löschen

Benutzerstatistik

BV Benutzerstatistik.png

Hauptartikel → Benutzerstatistik

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Liste der RA-MICRO Benutzer

RMO Kunden-Nummer / RMO Benutzer-Nr. / RMO Passwort

Hier sind die zum Benutzer gehörenden RMO Zugangsdaten einzutragen. So ist es dem Benutzer bspw. möglich, direkt aus dem Adressfenster verschiedene Adress- und Bonitätsrecherchen zu Personen und Firmen durchzuführen oder die RMO VS Dienste zu nutzen. Außerdem kann dem Benutzer ein Mobil AP zugeordnet werden, mit Hilfe dessen es ihm möglich ist, außerhalb der Kanzlei mit dem Programm zu arbeiten.

birne.fw.png Die RMO Zugangsdaten werden nach der Registrierung im RA-MICRO Online Store per E-Mail übermittelt.


Hauptartikel → RA-MICRO Online Anfragen aus dem Adressfenster
Hauptartikel → Einrichtung des Mobil AP

Benutzername

Der Benutzername wird, neben der dazugehörigen Benutzernummer, in allen RA-MICRO Programmteilen in den Benutzerauswahllisten angezeigt und sollte, insbesondere in größeren Kanzleien mit sehr vielen Mitarbeitern, dementsprechend eindeutig gewählt werden. Das Programm schlägt bei Neuanlage eines Benutzers automatisch eine Kombination aus dem ersten Buchstaben des Vornamens und dem vollen Nachnamen vor.

benutzer nr.png

Ben.-Nr.

Die Benutzernummer wird fortlaufend bis 255 gezählt (bei Einzelarbeitsplatz-Lizenzen bis 2). Lücken in der Nummernfolge, die durch das Löschen von Benutzern entstehen, werden bei Neuanlage eines Benutzers vorrangig wieder vorgeschlagen, können jedoch im Moment der Anlage geändert werden. Nach Speicherung der Benutzerverwaltung ist dies nicht mehr möglich.

Foto

Hauptartikel → Foto zum Benutzer auswählen

Notiz

Standort

In der Spalte Standort können die hinterlegten Benutzer verschiedenen Standorten zugeordnet werden. Standorte sind in der Standortverwaltung zu hinterlegen (siehe hierzu den Abschnitt zur Standortverwaltung).

Titel

Vorname

Nachname

Adress-Nr.

Start-Passwort

In der Spalte Start-Passwort kann ein Passwort mit bis zu 13 Zeichen eingegeben werden, das vor jedem Start von RA-MICRO abgefragt wird. Ein sicheres Passwort sollte aus mindestens acht Zeichen bestehen. Diese sollten eine Kombination von Zahlen und Buchstaben oder sonstigen Zeichen darstellen. Das Passwort sollte regelmäßig geändert werden.

Diktatzeichen

Das in dieser Spalte für den Benutzer hinterlegte Diktatzeichen wird automatisch in anderen Programm¬funktionen wie die E-Akte und das Aktenvorblatt oder die Kanzleitextverarbeitung bzw. Microsoft Word (kurz MS Word) in einen Schriftsatz eingelesen. Das Diktatzeichen kann aus bis zu fünf beliebigen Zeichen bestehen und wird beim Einrichten des Benutzers aus den Anfangsbuchstaben seines Vor- und Zunamens gebildet.

SB-Kürzel

Mit Klick auf den Link in der Spalte SB-Kürzel in der Benutzerverwaltung kann die Sachbearbeiterverwaltung aufgerufen werden.

Screenshot einfügen

Über den Button Datei:BV Neu 2.png kann ein neuer Sachbearbeiter hinzugefügt werden. In der Spalte Benutzer-Nr. kann derjenige Benutzer gewählt werden, der dem Sachbearbeiter zugewiesen werden soll. Dazu ist es erforderlich, Vor- und Nachname zu hinterlegen. Das Sachbearbeiterkürzel wird automatisch gebildet. Ferner ist festzulegen, für welchen Bereich der Sachbearbeiter tätig ist. Bei der Neuanlage eines Sachbearbeiters wird grundsätzlich ein Sachbearbeiterkürzel für sämtliche Bereiche verwendet, um die Übersichtlichkeit und Struktur zu verbessern. Mit BV Löschen 2.png kann ein markierter Sachbearbeiter gelöscht werden.

birne.fw.png Es wird empfohlen, Sachbearbeiter nicht zu löschen, da in diesem Fall keine sachbearbeiterbezogenen Auswertungen mehr möglich sind. Bestehende Zuordnungen gelöschter Sachbearbeiter zu Akten, Wiedervorlagen und Buchhaltungsdaten werden entfernt.

Wurde in der Vergangenheit mit unterschiedlichen Sachbearbeiterkürzeln für die Bereiche Akten, Wieder¬vorlagen und Kalender gearbeitet, werden diese übernommen und können bei Bedarf bearbeitet werden.

Telefon

In der Spalte Telefon kann die Durchwahl des jeweiligen Benutzers gespeichert werden.

E-Mail

In der Spalte E-Mail ist die Eintragung einer E-Mail-Adresse für den Benutzer ersichtlich. Abweichend davon und wenn E-Mail-Konten unter E-Mail Konten hinterlegt wurden, werden diese hier zur Auswahl vorgeschlagen.

Mobil AP

Go App

Durch Eingabe der für den Benutzer identischen RMO Benutzerdaten in der RA-MICRO GO RA App, kann die Funktion Go App in der Benutzerverwaltung aktiviert werden. Durch Genehmigung des Mobilgerätes in der Benutzerverwaltung durch den Verwalter, wird die RA-MICRO Go Schnittstelle für die angemeldeten Geräte aktiviert.

Die Aktivierung der Go App Schnittstelle zu einem iPad als Erstgerät ist kostenlos. Für ein zweites Mobilgerät oder iPhone ist der Abschluss eines Go Mobil AP Abonnement im RA-MICRO Online Store erforderlich.

(Screenshot wird nachgereicht)

Go App Gerät 1

Go App Gerät 2

Referendar AP

Rechte

Über die Spalte Rechte können die Rechte eines Benutzers auf einen anderen Mitarbeiter schnell und einfach übertragen werden. Das kann z. B. vorteilhaft sein, wenn mehreren Mitarbeitern das gleiche Profil zugewiesen werden soll. Dazu ist zuerst der Benutzer in der Tabelle zu wählen, dessen Einstellungen auf andere Benutzer übertragen werden sollen. Über das Symbol der Spalte Rechte können via Drag-and-drop die Rechte eines Benutzers auf den anderen übertragen werden.

Benutzer E-Akte

Funktionen in der Abschlussleiste

Excel Export

Z Excel.png
Die Liste wird nach Excel exportiert.

OK und Schließen

Z Ok.png
Die Änderungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Z Schließen.png
Der Vorgang wird ohne zu Speichern beendet.