Datenübernahme (FIBU II)

Hauptseite > FIBU II > Datenübernahme

Datenübernahme (FIBU II)
Kategorie: FIBU II Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Dieses Menü beinhaltet verschiedene Möglichkeiten, Daten aus einer fremden Software oder aus der Finanzbuchhaltung I in die Finanzbuchhaltung II zu übernehmen.

Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen

Über die Programmfunktion Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen können wahlweise die offenen Posten und / oder die Salden von Auslagen, Fremdgeldern und Gebühren der Aktenkonten der Finanzbuchhaltung I in die Aktenkonten und Offene Posten Liste der Finanzbuchhaltung II übernommen werden.

Vorbereitende Arbeiten zur Konvertierung

Wenn Sie das Buchhaltungssystem zum Jahreswechsel umstellen, was im Regelfall zu empfehlen ist, können Sie mit dieser Programmfunktion folgende Übernahmen vornehmen:

• als Informationen Buchungen und Merkposten der Aktenkonten in die Aktenkonten der Finanzbuchhaltung II und/oder
• als Buchungen Salden von Auslagen und Fremdgeld der bisherigen Aktenkonten und/oder offene Posten bzw. Salden der abgerechneten Forderungen in die neuen Aktenkonten.

Wenn Sie im Jahresverlauf vom Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung I auf das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II umstellen, was nur ausnahmsweise sinnvoll ist und einen ausgesprochenen Buchhaltungsspezialisten erfordert, sollten Sie mit dieser Programmfunktion allenfalls die bisherigen Aktenkonten als Informationen übernehmen. Sie müssten dann entweder zum Umstellungszeitpunkt die Stände der Aktenkonten und die Stände der Sachkonten, die keine Aktenkonten-Sammelkonten sind, vortragen und die beiden Buchhaltungen z. B. unter Excel zusammenfassen, oder Sie müssten Saldenvorträge mit den Werten zum Jahreswechsel und Summenvorträge für die Verkehrszahlen bis zum Umstellungszeitpunkt vornehmen.

Diese Programmfunktion ist nur solange verfügbar bis Buchungen in der Finanzbuchhaltung II getätigt wurden. Es wird dringend empfohlen, die Datenübernahme von der Finanzbuchhaltung I in die Finanzbuchhaltung II mit Unterstützung Ihres Vor-Ort-Partners vorzunehmen.

Diese Punkte dienen der Kontrolle.

Wir empfehlen unbedingt vor Durchführung der Datenübernahme die Aktenkonten und die Offene Posten Liste der Finanzbuchhaltung I zu überprüfen und zu bereinigen.

Erst nachdem alle Punkte angehakt wurden, kann die Datenübernahme gestartet werden.

Aktenkonten prüfen: Hierüber werden die Aktenkonten zusammen mit den offenen Posten der Finanzbuchhaltung I überprüft. Festgestellte Fehler können noch vor Datenübernahme korrigiert werden.

Datei:Aktenkonten pruefen.gif

Mit dieser Programmfunktion wird die Übereinstimmung der Aktenkonten mit der Offenen Posten Liste der Finanzbuchhaltung I überprüft. Wurden Fehler festgestellt, besteht vor Durchführung der Datenübernahme die Möglichkeit, die Fehler in der Finanzbuchhaltung I zu korrigieren.

Der Aktenkontenbereich wird vorgegeben, kann aber eingeschränkt werden.

Wenn diese Einstellung nicht ausgewählt wird, wird auch kein Vergleich der Gebührenforderungen mit den offenen Posten durchgeführt.

Der Prüflauf wird gestartet. Ein Fehlerprotokoll wird nur erstellt, wenn Differenzen gefunden wurden.#

Datei:Aktenkonten pruefen1.gif

Geprüft werden Fremdgeldforderungen sowie die Übereinstimmung der Gebührenforderungen der Aktenkonten mit den dazu in der Offenen Posten-Liste gefundenen Rechnungen.

Hier werden die Aktenkonten, die in der Finanzbuchhaltung I überprüft und korrigiert werden müssen, aufgelistet. In schwarz dargestellte Aktenkonten und die Abkürzung P weist darauf hin, dass dieses Aktenkonto überprüft werden sollte. Rot dargestellte Aktenkonten und die Abkürzung F bezeichnet ein fehlerhaftes Aktenkonto, welches korrigiert werden muss.

Hierüber wird die Datenübernahme aus der Finanzbuchhaltung I aufgerufen.

Datei:Daten uebernehmen.gif

Hierüber werden Aktenkonten und die Offene Posten Liste der Finanzbuchhaltung I in das Datenformat der Finanzbuchhaltung II übernommen. Die Datenübernahme ist nur möglich, solange in der Finanzbuchhaltung II noch keine Buchungen durchgeführt worden sind. Der Kontenrahmen sollte vor der Datenübernahme eingerichtet sein.

Vor der Datenübernahme sollten Sie in der Finanzbuchhaltung I, im Aktenkonto und im Programmbereich Offene Posten I alle möglichen Abstimmungen durchführen.

In der Eingabemaske Vorbereitende Arbeiten zur Datenübernahme müssen Sie die Abstimmungsarbeiten bestätigen und können noch einen Prüflauf für Aktenkonten durchführen. Diese Maske erscheint bei jedem Aufruf der Konvertierung als erstes, damit Sie bei Bedarf einen erneuten Prüflauf für die Aktenkonten durchführen können.

Wir empfehlen, die Datenübernahme zum Jahreswechsel vorzunehmen und erst zum 01.01. mit dem neuen Buchhaltungssystem zu beginnen.

Wenn Sie im Jahresverlauf vom Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung I auf das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II umstellen, was nur ausnahmsweise sinnvoll ist und einen ausgesprochenen Buchhaltungsspezialisten erfordert, sollten Sie mit dieser Programmfunktion allenfalls die bisherigen Aktenkonten als Informationen übernehmen. Sie müssten dann entweder zum Umstellungszeitpunkt die Stände der Aktenkonten und die Stände der Sachkonten, die keine Aktenkonten-Sammelkonten sind, vortragen und die beiden Buchhaltungen z. B. unter Excel zusammenfassen, oder Sie müssten Saldenvorträge mit den Werten zum Jahreswechsel und Summenvorträge für die Verkehrszahlen bis zum Umstellungszeitpunkt vornehmen.

1. Arbeitsschritt

Hiermit können Sie bestehende offene Posten prüfen lassen, bevor Sie sie übernehmen.