Datenübernahme (FIBU II): Unterschied zwischen den Versionen
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Version vom 31. Mai 2017, 14:18 Uhr
Hauptseite > FIBU II > Datenübernahme
| Datenübernahme (FIBU II) | |||||||
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Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Dieses Menü beinhaltet verschiedene Möglichkeiten, Daten aus einer fremden Software oder aus der Finanzbuchhaltung I in die Finanzbuchhaltung II zu übernehmen.
Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen
Über die Programmfunktion Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen können wahlweise die offenen Posten und / oder die Salden von Auslagen, Fremdgeldern und Gebühren der Aktenkonten der Finanzbuchhaltung I in die Aktenkonten und Offene Posten Liste der Finanzbuchhaltung II übernommen werden.
Vorbereitende Arbeiten zur Konvertierung
Wenn Sie das Buchhaltungssystem zum Jahreswechsel umstellen, was im Regelfall zu empfehlen ist, können Sie mit dieser Programmfunktion folgende Übernahmen vornehmen:
- als Informationen Buchungen und Merkposten der Aktenkonten in die Aktenkonten der Finanzbuchhaltung II und/oder
- als Buchungen Salden von Auslagen und Fremdgeld der bisherigen Aktenkonten und/oder offene Posten bzw. Salden der abgerechneten Forderungen in die neuen Aktenkonten.
Wenn Sie im Jahresverlauf vom Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung I auf das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II umstellen, was nur ausnahmsweise sinnvoll ist und einen ausgesprochenen Buchhaltungsspezialisten erfordert, sollten Sie mit dieser Programmfunktion allenfalls die bisherigen Aktenkonten als Informationen übernehmen. Sie müssten dann entweder zum Umstellungszeitpunkt die Stände der Aktenkonten und die Stände der Sachkonten, die keine Aktenkonten-Sammelkonten sind, vortragen und die beiden Buchhaltungen z. B. unter Excel zusammenfassen, oder Sie müssten Saldenvorträge mit den Werten zum Jahreswechsel und Summenvorträge für die Verkehrszahlen bis zum Umstellungszeitpunkt vornehmen.
Diese Programmfunktion ist nur solange verfügbar bis Buchungen in der Finanzbuchhaltung II getätigt wurden. Es wird dringend empfohlen, die Datenübernahme von der Finanzbuchhaltung I in die Finanzbuchhaltung II mit Unterstützung Ihres Vor-Ort-Partners vorzunehmen.
Diese Punkte dienen der Kontrolle.
Wir empfehlen unbedingt vor Durchführung der Datenübernahme die Aktenkonten und die Offene Posten Liste der Finanzbuchhaltung I zu überprüfen und zu bereinigen.
Erst nachdem alle Punkte angehakt wurden, kann die Datenübernahme gestartet werden.
Aktenkonten prüfen: Hierüber werden die Aktenkonten zusammen mit den offenen Posten der Finanzbuchhaltung I überprüft. Festgestellte Fehler können noch vor Datenübernahme korrigiert werden.
Mit dieser Programmfunktion wird die Übereinstimmung der Aktenkonten mit der Offenen Posten Liste
der Finanzbuchhaltung I überprüft.
Wurden Fehler festgestellt, besteht vor Durchführung der Datenübernahme die Möglichkeit, die Fehler in der Finanzbuchhaltung I zu korrigieren.
Der Aktenkontenbereich wird vorgegeben, kann aber eingeschränkt werden.
Wenn diese Einstellung nicht ausgewählt wird, wird auch kein Vergleich der Gebührenforderungen mit den offenen Posten durchgeführt.
Der Prüflauf wird gestartet. Ein Fehlerprotokoll wird nur erstellt, wenn Differenzen gefunden wurden.
Datei:Aktenkonten pruefen1.gif
Geprüft werden Fremdgeldforderungen sowie die Übereinstimmung der Gebührenforderungen der Aktenkonten mit den dazu in der Offenen Posten-Liste gefundenen Rechnungen.
Hier werden die Aktenkonten, die in der Finanzbuchhaltung I überprüft und korrigiert werden müssen, aufgelistet. In schwarz dargestellte Aktenkonten und die Abkürzung P weist darauf hin, dass dieses Aktenkonto überprüft werden sollte. Rot dargestellte Aktenkonten und die Abkürzung F bezeichnet ein fehlerhaftes Aktenkonto, welches korrigiert werden muss.
Hierüber wird die Datenübernahme aus der Finanzbuchhaltung I aufgerufen.
Hierüber werden Aktenkonten und die Offene Posten Liste der Finanzbuchhaltung I in das Datenformat der Finanzbuchhaltung II übernommen.
Die Datenübernahme ist nur möglich, solange in der Finanzbuchhaltung II noch keine Buchungen durchgeführt worden sind. Der Kontenrahmen sollte vor der Datenübernahme eingerichtet sein.
Vor der Datenübernahme sollten Sie in der Finanzbuchhaltung I, im Aktenkonto und im Programmbereich Offene Posten I alle möglichen Abstimmungen durchführen.
In der Eingabemaske Vorbereitende Arbeiten zur Datenübernahme müssen Sie die Abstimmungsarbeiten bestätigen und können noch einen Prüflauf für Aktenkonten durchführen. Diese Maske erscheint bei jedem Aufruf der Konvertierung als erstes, damit Sie bei Bedarf einen erneuten Prüflauf für die Aktenkonten durchführen können.
Wir empfehlen, die Datenübernahme zum Jahreswechsel vorzunehmen und erst zum 01.01. mit dem neuen Buchhaltungssystem zu beginnen.
Wenn Sie im Jahresverlauf vom Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung I auf das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II umstellen, was nur ausnahmsweise sinnvoll ist und einen ausgesprochenen Buchhaltungsspezialisten erfordert, sollten Sie mit dieser Programmfunktion allenfalls die bisherigen Aktenkonten als Informationen übernehmen. Sie müssten dann entweder zum Umstellungszeitpunkt die Stände der Aktenkonten und die Stände der Sachkonten, die keine Aktenkonten-Sammelkonten sind, vortragen und die beiden Buchhaltungen z. B. unter Excel zusammenfassen, oder Sie müssten Saldenvorträge mit den Werten zum Jahreswechsel und Summenvorträge für die Verkehrszahlen bis zum Umstellungszeitpunkt vornehmen.
Arbeitsschritt 1 Offene Posten prüfen
Hiermit können Sie bestehende offene Posten prüfen lassen, bevor Sie sie übernehmen.
Datei:Offene Posten pruefen.gif
Offene Posten prüfen
Hiermit können Sie bestehende offene Posten prüfen lassen, bevor Sie sie übernehmen. Geprüft werden im laufenden Jahr alle offenen Posten und aus den Vorjahren alle nicht gelöschten Einträge im Modul Offene Posten I. Diese Programmfunktion kann wiederholt aufgerufen werden. Erst nach Beseitigung der angezeigten Fehler können Sie die Programmfunktion Offene Posten erfassen aufrufen.
Folgende Fehler werden in roter Schrift angezeigt: fehlende Adressnummer, fehlende Aktennummer, fehlendes letztes Mahndatum, wenn die Mahnstufe zwischen 1 und 3 liegt und negative Rechnungsbeträge. Als Hinweis wird in schwarzer Schrift angezeigt, wenn der offene Betrag unter 1,00 € liegt; Sie können dann prüfen, ob Sie solche Kleinbeträge vor der Übernahme ausbuchen wollen.
Arbeitsschritt 2 Offene Posten erfassen
Mit dieser Funktion werden die offenen Posten der Finanzbuchhaltung I in die Finanzbuchhaltung II übernommen.
Mit dieser Funktion werden die offenen Posten der Finanzbuchhaltung I in die Finanzbuchhaltung II übernommen. Sie können die Übernahme nur einmal durchführen. Zuvor müssen die Fehler, die aufgrund der Programmfunktion Offene Posten prüfen gemeldet wurden, korrigiert worden sein.
Arbeitsschritt 3 Aktenkonten, Auslagen und Fremdgeld übernehmen
Hierüber werden die Aktenkontenbewegungen aus der Finanzbuchhaltung I als Information in die Aktenkonten der Finanzbuchhaltung II übernommen. Außerdem werden die Salden von Auslagen und Fremdgeld eingebucht, sowie die Anzahl der Fotokopien.
Datei:Aktenkontensalden uebernehmen.gif
In dieser Programmfunktion können Sie manuell Salden von Aktenkonten aus einer fremden Mandatsbuchhaltung oder aus dem Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung I übernehmen. Der Aufruf dieser Programmfunktion ist nur im ersten Buchungsjahr der Finanzbuchhaltung II vorgesehen.
Um automatisch übernommene Saldenvorträge zu korrigieren muss bei Fremdgeld, Auslagen und erhaltenen Vorschüssen eine Stornobuchung unter Journal/Storno-Assistent durchgeführt werden. Um den Saldenvortrag abgerechneter Forderungen zu korrigieren, muss der entsprechende Betrag unter Abgerechnet (Forderungen) mit Minus eingegeben werden. Außerdem ist die bei Saldenvortrag angegebene Rechnungsnummer erneut einzugeben. Diese wird daraufhin um den eingegebenen Betrag gemindert.
Geben Sie hier die Aktennummer ein, zu welcher Sie Salden vorgetragen möchten.
Unter dem Belegdatum werden die Saldenvortragsbuchungen im Journal verbucht. Vorgegeben wird hier der 01.01. des ersten Buchungsjahres, Sie können das Datum auch überscheiben.
Hier wird das Diktatzeichen des Benutzers angezeigt. Die Angabe des Diktatzeichens erfolgt in der Benutzerverwaltung im Programmbereich Dienstprogramme.
Die Sachkonten werden automatisch gemäss ihrer Zuordnung zu den Kontenfunktionen hier eingefügt. Wurde einer Kontenfunktion mehr als ein Sachkonto zugeordnet worden, muss das Sachkonto manuell eingetragen oder mit der Taste TK_Eingabe.png ausgewählt werden.
Hier können Sie positive Beträge für Auslagenforderungen und negative Beträge für Auslagen-Vorauszahlungen eingeben. Da hier unterschiedliche Sammelkonten in Frage kommen, wird das Sammelkonto erst nach Eingabe des Betrags angezeigt.
Hier können Sie Fremdgeld übernehmen. Die Übernahme von Fremdgeld-Überzahlungen ist hier nicht möglich, übernehmen Sie solche Überzahlungen als Auslagenforderungen.
Geben Sie hier den Bruttobetrag des erhaltenen Vorschusses ein und den Steuerschlüssel, zu dem der Vorschuss versteuert wurde. Der Saldenvortrag wird nur über den Nettobetrag gebucht.
Geben Sie hier den Forderungsbetrag der Rechnung ein. Um eine im Zuge der automatischen Datenübernahme vorgetragene Forderung zu korrigieren, geben Sie den zu korrigierenden Bruttobetrag mit Minus ein. Weiterhin ist die zur ursprünglich eingebuchten Forderung gespeicherte Rechnungsnummer mit Jahrgang und laufender Nummer einzugeben.
Geben Sie hier das Rechnungsjahr der Rechnung ein, deren Forderungsbetrag übernommen werden soll.
Hier können Sie die ursprüngliche Rechnungsnummer der vozutragenden Forderung eingeben. Die Eingabe der Rechnungsnummer teilt sich in die Eingabe des Rechnungsjahres und der laufenden Nummer. Wenn Sie hier keine Eingabe tätigen, wird eine neue Rechnungsnummer aus dem aktiven Buchungsjahr vergeben. Eine Speicherung der Buchung wird abgelehnt, wenn die eingegebene Rechnungsnummer bereits besteht.
Um Vorschussrechnungen vorzutragen, die noch offen, muss diese Einstellung gewählt werden. Zu einer Vorschussrechnung kann nach Auslagen und Gebühren 19% aufgeteilt werden.
Geben Sie hier die Adressnummer des Rechnungsempfängers ein. In der Offenen Posten Liste wird die Rechnung mit der hier angegebenen Adressnummer aufgeführt.
Vorgegeben ist hier der 01.01. des aktiven Buchungsjahrs. Die Vorgabe kann überschrieben werden, es sind auch Rechnungsdaten aus Vorjahren zulässig.
Dieser Bereich ist nur bei Istversteuerung sichtbar. Die Angaben werden für die Umbuchung zum Zeitpunkt der Zahlung von noch nicht fälliger Mehrwertsteuer auf Mehrwertsteuer benötigt.
Zusätzlich können Sie hier eine Textzwischenzeile erfassen, die im Kostenblatt des Aktenkontos angezeigt wird.
Arbeitsschritt 4 Abgerechnete Forderungen übernehmen
Wurde der 2. Arbeitsschritt Offene Posten erfassen durchgeführt, können hierüber die Gebührensalden übernommen werden. Wurden die offenen Posten nicht übernommen, ist hierüber nur die Übernahme der Vorschüsse und der Gebühren für das Kostenblatt möglich.
Datei:Aktenkonten uebernehmen 1.gif
Durch diese Programmfunktion werden Gebühren- und Vorschussrechnungen als Saldovortragsbuchungen in die Finanzbuchhaltung II übernommen. Voraussetzung ist, dass zuvor die offenen Posten erfasst wurden, da sonst die halbautomatische Übernahme dieser Rechnungen nicht durchgeführt werden kann.
Alle Aktenkonten werden dabei einzeln abgearbeitet.
Geben Sie hier den Bereich der Aktenkonten ein, die Sie in die Finanzbuchhaltung II übernehmen möchten.
Geben Sie hier das Datum an, zu welchem die Saldenvortragsbuchungen gespeichert werden sollen.
Die Sachkonten werden automatisch gemäss ihrer Zuordnung zu den Kontenfunktionen hier eingefügt. Wurde einer Kontenfunktion mehr als ein Sachkonto zugeordnet, muss das Sachkonto manuell eingetragen oder mit der Taste 
ausgewählt werden.
