Datenübernahme (FIBU II)
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- vor 3 Jahren zuletzt von An.Gö bearbeitet
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Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Dieses Menü beinhaltet verschiedene Möglichkeiten, Daten aus einer fremden Software oder aus der Finanzbuchhaltung I in die Finanzbuchhaltung II zu übernehmen.
Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen
Über die Programmfunktion Daten aus Finanzbuchhaltung I übernehmen können wahlweise die offenen Posten und / oder die Salden von Auslagen, Fremdgeldern und Gebühren der Aktenkonten der Finanzbuchhaltung I in die Aktenkonten und Offene Posten Liste der Finanzbuchhaltung II übernommen werden.
Vorbereitende Arbeiten zur Konvertierung
Wenn Sie das Buchhaltungssystem zum Jahreswechsel umstellen, was im Regelfall zu empfehlen ist, können Sie mit dieser Programmfunktion folgende Übernahmen vornehmen:
- als Informationen Buchungen und Merkposten der Aktenkonten in die Aktenkonten der Finanzbuchhaltung II und/oder
- als Buchungen Salden von Auslagen und Fremdgeld der bisherigen Aktenkonten und/oder offene Posten bzw. Salden der abgerechneten Forderungen in die neuen Aktenkonten.
Wenn Sie im Jahresverlauf vom Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung I auf das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung II umstellen, was nur ausnahmsweise sinnvoll ist und einen ausgesprochenen Buchhaltungsspezialisten erfordert, sollten Sie mit dieser Programmfunktion allenfalls die bisherigen Aktenkonten als Informationen übernehmen. Sie müssten dann entweder zum Umstellungszeitpunkt die Stände der Aktenkonten und die Stände der Sachkonten, die keine Aktenkonten-Sammelkonten sind, vortragen und die beiden Buchhaltungen z. B. unter Excel zusammenfassen, oder Sie müssten Saldenvorträge mit den Werten zum Jahreswechsel und Summenvorträge für die Verkehrszahlen bis zum Umstellungszeitpunkt vornehmen.
Diese Programmfunktion ist nur solange verfügbar bis Buchungen in der Finanzbuchhaltung II getätigt wurden. Es wird dringend empfohlen, die Datenübernahme von der Finanzbuchhaltung I in die Finanzbuchhaltung II mit Unterstützung Ihres Vor-Ort-Partners vorzunehmen.
Diese Punkte dienen der Kontrolle.
Wir empfehlen unbedingt vor Durchführung der Datenübernahme die Aktenkonten und die Offene Posten Liste der Finanzbuchhaltung I zu überprüfen und zu bereinigen.
Erst nachdem alle Punkte angehakt wurden, kann die Datenübernahme gestartet werden.
Aktenkonten prüfen: Hierüber werden die Aktenkonten zusammen mit den offenen Posten der Finanzbuchhaltung I überprüft. Festgestellte Fehler können noch vor Datenübernahme korrigiert werden.
Mit dieser Programmfunktion wird die Übereinstimmung der Aktenkonten mit der Offenen Posten Liste
der Finanzbuchhaltung I überprüft.
Wurden Fehler festgestellt, besteht vor Durchführung der Datenübernahme die Möglichkeit, die Fehler in der Finanzbuchhaltung I zu korrigieren.
Der Aktenkontenbereich wird vorgegeben, kann aber eingeschränkt werden.
Wenn diese Einstellung nicht ausgewählt wird, wird auch kein Vergleich der Gebührenforderungen mit den offenen Posten durchgeführt.
Der Prüflauf wird gestartet. Ein Fehlerprotokoll wird nur erstellt, wenn Differenzen gefunden wurden.