Direktversand über den Kanzlei-Receiver

Hauptseite > E-Workflow > E-Mail Konten > Über den Kanzlei-Receiver

Allgemein

E-Mails direkt an die E-Akte oder den E-Eingangskorb senden - über den Kanzlei Receiver

Der E-Mail Receiver holt die elektronische Post wie E-Mails, Faxe, EGVP, E-Rechtsschutz, SCHUFA und Supercheck ab und gibt diese zur Weiterverarbeitung im E-Workflow an das E-Eingangsfach oder an den E-Eingangskorb weiter.

Bei Einhaltung einer bestimmten Schreibweise im Betreff von E-Mails ist es möglich, diese direkt an eine E-Akte oder einen E-Eingangskorb zu senden. Eine gesonderte Verteilung von E-Mails aus dem E-Eingangsfach ist damit nicht erforderlich.

Voraussetzungen für den E-Mail-Versand mit dem Kanzlei E-Mail Receiver:

Im Modul E-Workflow wurde in den E-Mail Konten die Auswahl E-Eingangskorb in der Spalte Empfangen / Senden getroffen.

Der Kanzlei E-Mail Receiver startet mit dem RA-MICRO Hauptmenü, wenn dieser im Modul Kanzlei, Dienste Starter aktiviert ist.

Folgende Schreibweise ist hierfür erforderlich:

Beginnt der E-Mail-Betreff mit einer Aktennummer, z. B. 5/16, wird diese Zeichenkette als Aktennummer erkannt und die E-Mail wird zu dieser Akte gespeichert. Alternativ kann der Platzhalter enr:[Aktennummer]/[Jahrgang] genutzt werden, um eine Aktennummer an beliebiger Position in den E-Mail-Betreff einzufügen, Beispiel: enr:5/16.

Für die Angabe der Aktennummer sind folgende Erweiterungen verfügbar:

• epk:[AktenSBKürzel]: Hier muss das ein- oder zweistellige Kürzel des Aktensachbearbeiters ergänzt werden, so wie es in der Benutzerverwaltung zum Benutzer hinterlegt wurde. Alternativ kann die E-Mail mit der Eingabe epk:Z an den Zentralen E-Eingangskorb weitergeleitet werden.
• est:[Dokumentenstatus], z. B. est:Rot, als Farbe für den Dokumentenstatus in der E-Akte ist grün (erledigt), gelb (in Bearbeitung) oder rot (überfällig) erlaubt. Bei der Bezeichnung der Farben braucht auf Groß-/Kleinschreibung nicht geachtet zu werden.
• esb:[Benutzernummer] Dieser Wert wird nur in Verbindung mit der Aktennummer ausgewertet - Platzhalter enr:[Aktennummer]/[Jahrgang] erforderlich - und als Dokumentensachbearbeiter interpretiert.
• epo:[Datenpoolkürzel], z. B. epo:rec. Fehlt der Platzhalter epo: im Betreff, wird der Hauptpool genutzt. Die Poolbezeichnung ist maximal 3-stellig.
• unt:[Unterordner E-Akte], z. B. unt:Rechnungen. Ermöglicht die Eingabe eines vorhandenen Unterordners der E-Akte.

Die gewählte Schreibweise muss genau eingehalten werden. Die Platzhalter müssen im E-Mail-Betreff durch ein Leerzeichen getrennt werden.

Beispiel:

Um eine E-Mail an die E-Akte 5/16, Unterordner Rechnungen und gleichzeitig an den Zentralen E-Eingangskorb, Dokumentenstatus rot zu senden, ist folgende Eingabe in der Betreffzeile der E-Mail erforderlich:

Alternative Schreibweise (mit # als Trennzeichen anstelle von Leerzeichen zwischen den Platzhaltern)

&#EAkte#Akte:[Aktennummer]/[Jahr], z. B. #EAkte#Akte:5/16

Die jeweils gewählte Schreibweise muss genau eingehalten werden. Die bei der Beantwortung oder Weiterleitung von E-Mails vom E-Mail-Programm automatisch hinzugefügten Kürzel am Anfang des Betreffs, z. B. Re:, AW: oder WG:, müssen entfernt werden. Die Angaben #EAkte#Akte:[Aktennummer]/[Jahr] können wie folgt erweitert werden:

&*#Ordner:[Ordnername], z. B. #Ordner:Klageverfahren - Speichern der E-Mail im bezeichneten Unterordner der E-Akte. &*#Benutzer:[Benutzernummer], z. B. #Benutzer:26 - Übermittlung der E-Mail an den E-Eingangskorb des genannten Benutzers. &*#Pool:[aus drei Zeichen bestehendes Datenpool-Kürzel], z. B. #Pool:rec - Versand an den Datenpool mit dem bezeichneten Datenpool-Kürzel. &*#Betreff:[Betreffbezeichnung], z. B. #Betreff:Klageschrift vom ...

#Betreff muss am Ende der Betreffzeile stehen. Der Betreff wird in der E-Akte in der Spalte Bemerkung angezeigt. Ohne Angabe eines Betreffs wird an dieser Stelle der Absender nebst Datum und Uhrzeit vermerkt.

Beispiel:

Um eine E-Mail an die im Datenpool rec gespeicherte E-Akte 5/16 und dort an den Unterordner Klageverfahren sowie gleichzeitig an den E-Eingangskorb des Benutzers mit der Benutzernummer 26 unter der Bemerkung Klageschrift vom 15.01.16 zu senden, ist folgende Eingabe in der Betreffzeile der E-Mail erforderlich:

Sonderfall Benutzerakte:

Die Benutzerakte kann immer dann ermittelt werden, wenn die Benutzernummer bekannt ist. Wird z. B. hinter epk das SB-Kürzel für den Benutzer 6 eingegeben, z. B. epk:ru, erfolgt die Speicherung im E-Eingangskorb in die Benutzerakte 6/50, wenn vom E-Eingangsfach keine Aktennummer im Betreff ermittelt werden kann.

Beispiele:

• E-Mail an die Benutzerakte 6/50, wenn RU als SB-Kürzel für Benutzer 6 in der Benutzerverwaltung hinterlegt ist:

• Keine Speicherung im E-Eingangskorb, da keine Akte und keine Benutzerakte ermittelt werden kann, das Dokument wird im E-Eingangsfach dargestellt: