Druckdateien

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Allgemein

Mit Hilfe des Menüs Druckdateien wird die Druckdateiverwaltung gestartet. Sie ist eine Untermenge der E-Akte und gibt eine Übersicht über alle Druckdateien. Druckdateien können benutzerbezogen mit oder ohne Jahrgang unter einer laufenden Nummer gespeichert werden. Wir gehen im Folgenden von einer jahrgangsweisen Zählung der Druckdateien aus. Eine Umstellung der Zählung ist in den Einstellungen Druckdateiverwaltung möglich.

Die Druckdateiverwaltung ist ein seit Jahrzehnten praxisbewährtes und eingeführtes System zur Identifizierung von Schriftsätzen der Kanzlei und ein Entwurfssystem für Schriftsätze. Fortlaufend nummerierte Schriftsätze können unter ihrer Nummer beliebig oft in der Textverarbeitung geändert, als Entwurf in der Druckdateiverwaltung und als verlinkte PDF-Datei in der E-Akte gespeichert werden.


birne.fw.pngFür diese Ansicht der E-Akte setzen wir voraus, dass in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht nicht gesetzt ist.


In der RA-MICRO Word-Schnittstelle + (extern) gibt es dafür die Programmfunktion Druckdatei speichern. Über RA-MICRO Drucken besteht ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente als Druckdateien zu speichern.

In der KTV (Kanzlei-Textverarbeitung) steht für die Erstellung von Druckdateien im Befehlsmenü Datei:dd esc ewf.png die Programmfunktion Text in Druckdatei speichern zur Verfügung.

Die Briefdateiverwaltung stellt keinen endgültigen Speicher dar, sie sollte optimalerweise am Ende des Arbeitstages geleert sein. RA-MICRO "kennt" hierfür einen Automatismus: Wird eine Briefdatei in der Datenschnittstelle RA-MICRO Word bzw. in der KTV (Kanzlei-Textverarbeitung) geladen, über RA-MICRO Drucken bzw. Datei, Drucken gedruckt und zusätzlich als Druckdatei gespeichert, wird sie automatisch in die Druckdateiverwaltung verschoben.

Speichern von Druckdateien

Standardmäßig werden Textverarbeitungsdokumente in der E-Akte im PDF-Format gespeichert. PDF-Dokumente sind zwar nicht absolut fälschungssicher, gegenüber der bloßen Textspeicherung ist die Sicherheit vor Manipulationen jedoch deutlich höher.

Den Nachteil, dass PDF-Dokumente nicht mehr als Vorlage für die erneute Textverwendung genutzt werden können, kompensiert RA-MICRO durch die Druckdateiverwaltung.

Dokument als Druckdatei speichern:

Beispiel RA-MICRO Word-Schnittstelle:

Um ein Dokument als Druckdatei zu speichern, wird in der RA-MICRO Word Datenschnittstelle + oder in der KTV das Dokument mit Druckdatei speichern standardmäßig als Original Textverarbeitungsdokument und als verlinktes PDF-Dokument unter einer Druckdateinummer gespeichert.

ddspeichern ewf.png

Bei Wahl dieser Optionen

  • wird in der Tabellenansicht der E-Akte, Spalte Originalformat pdf ewf.png, ein Link auf die Druckdatei gespeichert und mit dem Symbol D ewf.png angezeigt. Hierbei handelt es sich zusätzlich zu der Word-Datei – der eigentlichen Druckdatei – um eine PDF-Datei, die den Inhalt der Druckdatei wiedergibt. Für diese Ansicht setzen wir voraus, dass in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht nicht gesetzt ist.

Dies soll verdeutlichen, dass Druckdateien kein fester Bestandteil der E-Akte sind und nach Fertigstellung gespeichert werden müssen. Hierzu wird beim letzten Speichervorgang des überarbeiteten Dokumentes die Option Druckdateinummer deaktiviert oder über einen Rechtsklick auf das Dokument in der E-Akte bzw. der Ansicht Druckdateien die Auswahl Verlinktes Dokument in E-Akte speichern getroffen.

  • erfolgt zusätzlich in der E-Akte im Explorerbaum und in der Druckdateiverwaltung eine Kennzeichnung mit einem Misch-Icon
    • MS Word: msword ewf.png ,
    • Kanzlei-Textverarbeitung (KTV): ktv ewf.png

Gelb hinterlegte Icons zeigen also nur vorläufig gespeicherte Einträge an.

Eine Veränderung der Druckdatei, z. B. deren Korrektur, führt nicht zu einem neuen Eintrag in der E-Akte, sondern der alte Eintrag in der E-Akte wird durch den neuen überschrieben. Hierfür wird allerdings vorausgesetzt, dass in den Einstellungen Druckdateiverwaltung bzw. den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte der Überschreibmodus gewählt wurde.

Druckdateien als Mustervorlage nutzen

Um Druckdateien zusätzlich als Mustervorlage im Originalformat nutzen zu können und dabei sofort als PDF-Dokument in der E-Akte zu speichern, ist es erforderlich, das Speicherformat zu wechseln. Dies geschieht beim Speichern aus MS Word durch Klick/Touch auf das Symbol msword ewf.png, wodurch das Symbol mswordweiß ewf.png eingeblendet wird, in der KTV wird in diesem Fall statt des Symbols ktv ewf.png das Symbol ktvweiß ewf.png eingeblendet.


birne.fw.pngDruckdateien werden beim Speichern in der E-Akte in der Tabellenansicht, Spalte Originalformat pdf ewf.png , gesondert mit dem Symbol D ewf.png angezeigt. Die damit ausgewiesene PDF-Datei, die den Inhalt der Druckdatei wiedergibt, ist zusätzlich zu der vorhandenen bearbeitungsfähigen Druckdatei als Word- bzw. KTV-Datei vorhanden. Wird die Druckdatei geändert, ändert sich automatisch der Inhalt der PDF-Datei. Sobald die Druckdatei in der Endfassung - dann ausschließlich - als PDF-Datei gespeichert wird und ein dauerhafter Eintrag in der E-Akte entsteht, dessen Inhalt nicht mehr unmittelbar geändert werden kann, wird sie automatisch aus der Ansicht des Entwurfssystems Druckdateien entfernt.


Die Schaltfläche Aktualisieren aktualisiert die Liste der Druckdateien, z. B. für den Fall, dass die Druckdateiauswahl geändert wurde oder auch dafür, dass in der Zwischenzeit weitere Druckdateien erstellt und in die Druckdateiverwaltung aufgenommen wurden bzw. dass Druckdateien aus dem Entwurfssystem entfernt und dauerhaft in der E-Akte als Postausgangsordner gespeichert wurden.

Zur E-Akte verlinkte Druckdateien können nach dem Löschen in das E-Akte Archiv \gelöscht übertragen werden. Ein Löschen von Druckdateien im Stapel ist über das Kontextmenü der Tabelle möglich. Die regelmäßige Sammellöschung zum Jahresende wird empfohlen. Gelöschte Druckdateien werden automatisch aus der Druckdateiverwaltung entfernt, das Originalformat gelöscht und in der Endfassung als PDF-Datei in der E-Akte gespeichert.