E-Akte

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E-Akte
Kategorie: E-Workflow Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Die E-Akte stellt geeignete Funktionalitäten für eine medienbruchfreie Verwendung des RA-MICRO E-Workflows zur Verfügung. So wird jegliche Post, die die Kanzlei konventionell - d. h. in Papierform - erreicht, durch aktenbezogenes Scannen in ein digitales Dokument gewandelt. Die zeitaufwändige Bereitstellung von Aktenordnern für den zuständigen Aktensachbearbeiter entfällt. Alle Akten sind in elektronischer Form auf den Kanzleirechnern verfügbar.

Der gesamte Mandantenschriftverkehr steht nach Eingabe des Mandantennamens oder der Adressnummer zur Verfügung. Darüber hinaus verfügt die E-Akte mit ihren Untermengen auch über ein umfangreiches, aktenbezogenes Dokumentenmanagementsystem mit der Möglichkeit, alle aktenbezogenen Dokumente der E-Akte, Druck- und Briefdateiverwaltung sowie der Dokumentenverwaltung zur gemeinsamen Verwaltung anzuzeigen.

Die E-Akte bietet neben dem aktenbezogenen Einscannen der Eingangspost zahlreiche Möglichkeiten, Dokumente in verschiedenen Dateiformaten aktenbezogen zu speichern, zu verfügen und am Bildschirm in Form eines strukturierten Explorerbaums und/oder als Tabelle anzuzeigen.

In der E-Akte wie auch im Postkorb besteht die Möglichkeit,

• externe Dokumente, z. B. E-Mails, per Drag & Drop aus dem Outlook-Posteingang auf die Oberfläche der E-Akte oder des Postkorbs zu ziehen. Anschließend wird automatisch der Dokumentenimport aufgerufen und das Dokument kann einer E-Akte und einem Postkorbzugeordnet werden.
• Aus- und eingehende E-Mails können über die RA-MICRO Outlook Datenschnittstelle + in der E-Akte gespeichert werden.
• Dokumente aus der Textverarbeitung können vor dem Versand/Druck in der E-Akte und im Postkorbgespeichert werden.
• Interne Dokumente wie die Telefon- und Aktennotiz werden standardmäßig zur E-Akte gespeichert.
• Der Eingang elektronischer Dokumente (z. B. extern gescannte Dokumente, Faxe, E-Mails, WebAkten Dokumente und Gerichtspost sowie beA-Nachrichten) wird über den Posteingang organisiert, zur jeweiligen E-Akte gespeichert und an die zuständigen Sachbearbeiter zur weiteren Bearbeitung übermittelt.

In der E-Akte gespeicherte wie auch im Posteingang oder Postkorbempfangene E-Briefe können per Doppelklick mithilfe der E-Brief Anzeige beantwortet werden.

E-Akten und einzelne Dokumente können mit dem RA-MICRO APP Sender an mobile Geräte gesendet werden, auf denen der Benutzer die RA-MICRO APP verwendet. Mit der im Adressfenster eingerichteten E-Mandantenpost kann zum Mandanten ein zuvor verabredeter Versandweg definiert werden, der programmweit für die elektronische Übermittlung an den betreffenden Mandanten automatisiert zur Verfügung steht. So können einzelne Dokumente und komplette E-Akten z. B. an die RA-MICRO Mandant APP weitergeleitet werden und stehen dem Mandanten dort jederzeit mobil zur Verfügung. Beim Senden an die RA-MICRO Mandant APP kann ferner ein Übersendungsschreiben beigefügt und zur Akte gespeichert werden.

Zur Bearbeitung auf Windows Mobilgeräten der neuesten Generation, wie dem Microsoft Surface Pro, können die Dokumente oder die komplette E-Akte an die Lokale E-Akte gesendet werden und stehen dort - auch ausrichtungsabhängig im Lesemodus der E-Akte - z. B. bei einem Gerichtstermin, in der vertrauten E-Akten Ansicht zur Verfügung.

Mit der RA-MICRO Schnittstelle zur WebAkte können per Mausklick komplette E-Akten oder auch einzelne Dokumente dem Mandanten, Anwälten und Versicherungen oder im Einzelfall auch der Gegenseite per Internet rund um die Uhr mobil zugänglich gemacht werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, WebAkten von unterwegs zu bearbeiten und zu erweitern. Mit dem WebAkte Abo verknüpft ist die schnelle Kommunikation mit Kfz- und Rechtsschutzversicherungen. Für die sichere Datenübertragung sorgt modernste SSL 256-Bit-Verschlüsselung und das deutsche TÜV Süd-zertifizierte Rechenzentrum in Nürnberg. Für die Nutzung der WebAkte-Schnittstelle in RA-MICRO ist ein WebAkte-Abonnement erforderlich, das über den RA-MICRO Online Store abgeschlossen werden kann. Die in der Folge übermittelten Zugangsdaten der Firma e.Consult AG, werden in RA-MICRO in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte eingetragen und gespeichert.

Die in der WebAkte zur Verfügung gestellten Dokumente - Ein- sowie auch Ausgänge - werden in der E-Akte im Filter Ansicht WebAkte gesammelt dargestellt und ansonsten als Teil der E-Akte Dokumente, gekennzeichnet über den Versandweg-Typ WebAkte. Als WebAkte ausgewiesene Akten werden in der E-Akte mit dem WebAkten Symbol anstelle des Aktensymbols angezeigt.

Die Dokumente der E-Akte werden in einer Vorschau angezeigt und können - soweit noch nicht ausschließlich als PDF-Datei gespeichert - als Vorlage für weitere Dokumente geöffnet und bearbeitet werden.

Für die weitere Bearbeitung von zur E-Akte gespeicherten Dokumenten, stehen im Kontextmenü, das bei Rechtshändermäusen auf der rechten und bei Linkshändermäusen auf der linken Maustaste liegt, im Explorerbaum und in der Tabelle vielfältige Funktionen zur Verfügung; z. B. Versand per E-Brief/E-Mail und an beA, Verschieben und Kopieren, Verfügungen erstellen und Anlagen hinzufügen.

Für ein schnelles Wiederauffinden von Dokumenten in besonders umfangreichen Akten ist es vorteilhaft, ihnen bereits beim Speichervorgang zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort oder/und eine farbige Rubrik zur Kategorisierung zuzuordnen. Eine an die Kanzleianforderungen angepasste Farbgebung führt zu einer verbesserten Übersichtlichkeit in der gesamten E-Akte und im Postkorb sowie letztendlich im Kanzleialltag zu einem schnelleren Auffinden bestimmter Dokumente. Über die Schaltfläche Datei:dreipunktebutton.ewf.png können Vorlagen zusätzlich zu den programmseitig gelieferten Vorschlägen im jeweiligen Textfeld bei Vorliegen des Programmrechtes Standardtexte selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Insbesondere die Bemerkung betreffend ist es empfehlenswert aussagekräftige Bezeichnungen zu finden, da aus der Bemerkung der Dateiname des Dokuments beim elektronischen Versand gebildet wird.

Mit Hilfe der Volltextsuche kann gezielten in Textdokumenten gesucht werden. Erweiterte Suchparameter bilden die Dokument-Metadaten wie Schlagwort, Rubrik, Bemerkung, Datum etc. und helfen den Suchbereich weiter einzugrenzen.

Über die Schaltfläche Aktualisieren kann die Ansicht der E-Akte, z. B. bei geänderten Filtern oder nach dem Speichern von Dokumenten aktualisiert werden.

Damit dem zu bearbeitenden Dokument bzw. den gewünschten Daten in der Vorschau mehr Raum zur Verfügung steht, können der Explorerbaum und die Tabelle, wie auch einzelne Spalten der Tabelle über das Menü Ansicht oder durch Auswahl der Funktionen in der Abschlussleiste ausgeblendet werden. Über die Schaltfläche kann die Dokumentenvorschau selbst aus- bzw. eingeblendet und gleichzeitig die Tabellenansicht in der Größe angepasst werden.

Beim Aufruf der E-Akte wird nach Eingabe einer Akten- oder Adressnummer zunächst der Explorerbaum mit allen Dokumenten zur Akte bzw. zum Mandanten gefüllt. Die Ansicht-Optionen sind so voreingestellt, dass die Dokumente aufgelistet werden, die zum jeweiligen Haupt- bzw. Unterordnerknoten gehören, der im Explorerbaum angeklickt wurde.

Während der Arbeit in der E-Akte ist es oftmals notwendig, den Postkorb parallel einzusehen, oder umgekehrt. Dies ist möglich über den Aufruf Postkorb in der Toolbar der E-Akte.

Die Darstellung des in der Vorschau angezeigten Dokuments kann in Ausnahmefällen vom Original abweichen, da es sich hierbei um eine Schnellansicht handelt.

Funktionen in der Menüleiste

Datei

Öffnen

Ruft die markierte Datei in dem ihr zugeordneten Programm auf, z. B. einen E-Brief in der E-Brief Anzeige oder eine PDF-Datei im Adobe Reader.

Unterordner anlegen

Zur besseren und übersichtlicheren Strukturierung des Explorerbaums in der E-Akte können Unterordner angelegt werden. Diese Auswahl ist nur aktiv, wenn im Explorerbaum eine Akte dargestellt und ein bereits angelegter Unterordner oder ein Dokument markiert ist.

Die Verwendung von Unterordnern in der E-Akte kann über die Einstellung Unterordner verwenden in den Einstellungen E-Workflow für alle RA-MICRO Benutzer deaktiviert werden.

Einfügen/Importieren

Mithilfe dieser Funktion können auf der Festplatte gespeicherte Dateien in eine E-Akte importiert und gespeichert bzw. als Anlagen für ein bereits gespeichertes Anlagen definiert werden.

Hauptartikel → E-Akte Dokumentenimport

Scannen

Die hier enthaltenen Funktionen Seite, Dokumente und Bild setzen voraus, dass ein Scanner mittels TWAIN-Treiber lokal am Arbeitsplatz installiert ist. Der TWAIN-Treiber wird in den E-Workflow Einstellungen im Bereich Scanner erkannt und kann benutzerbezogen gespeichert werden.

Hauptartikel → Einstellungen Scanner

Seite

Einzelne Seiten werden aktenbezogen eingescannt. Auch wenn der Scanner den Mehrfacheinzug von Seiten unterstützt, wird nur eine Seite eingezogen. Der Speichervorgang wird per E-Akte Speicherdialog abgeschlossen. Eingescannt wird in Graustufen bzw. in Schwarz/Weiß.

Dokumente

Mit dieser Funktion wird der Mehrfacheinzug durch den Scanner ausgelöst. Um den Dokumentenstapel den verschiedenen Akten zuordnen zu können, sind schwarze Trennseiten zwischen die nach Akten vorsortierten Dokumente zu legen und die E-Workflow Einstellung BlackPageScan zu aktivieren. Die Dokumente werden eingescannt und anschließend einzeln in der Vorschau der E-Akte angezeigt. Hier kann im Dokument geblättert und der Scan geprüft werden. Der Speichervorgang wird per E-Akte Speicherdialog abgeschlossen. Hiernach wird das Dokument angezeigt, das dem schwarzen Trennblatt folgt usw. Die Trennblätter selbst werden automatisch herausgefiltert und vom Programm gelöscht.

Eingescannt wird in Graustufen bzw. in Schwarz/Weiß.

Bild

Mit dieser Programmfunktion können Bilder einzeln aktenbezogen eingescannt werden.

Eingescannt wird farbig oder in Graustufen bzw. in Schwarz/Weiß.

Importieren

Importieren ist zu nutzen, wenn der Scanner nicht direkt über einen TWAIN-Treiber mit der E-Akte verbunden werden kann, sondern das sog. Scan-To-File-Verfahren (Scannen auf Festplatte) verwendet wird. Hierfür ist vorab in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte im Bereich Scanner unter Dokumente importieren aus Verzeichnis der Pfad zu dem Ordner festzulegen, in dem die gescannten Dokumente vom Scanner abgelegt werden.

Die weitere Funktionalität gestaltet sich analog Scannen / Dokumente

Dokumentenliste

Drucken

Druckt eine Liste der in der E-Akte gespeicherten Dokumente nach folgendem Beispiel:

Excel-Export

Exportiert eine Liste der in der E-Akte gespeicherten Dokumente nach Excel nach folgendem Beispiel:

Senden an

beA Ordner (Originalformat), beA Ordner (PDF)

Speichert das bzw. die ausgewählte/n Dokument/e im Original- oder PDF-Format im beA Ordner auf dem RA-MICRO Datenlaufwerk im Ordner [RA-MICRO Datenlaufwerk]:\ra\beA\[Sachbearbeitername]\exp\[Aktennr. Aktenkurzbezeichnung] Von hier aus können die Dokumente über den beA Web-Client hochgeladen und von dort aus versendet werden.

E-Akte Kanzlei

Werden Dokumente und Nachrichten in mehreren E-Akten benötigt, kann das Dokument über diese Programmfunktion zu einer weiteren E-Akte gespeichert werden. Nach Eingabe der Aktennr. werden in der Ziel - E-Akte ggf. vorhandene Unterordner angezeigt. Das Dokument wird in den jeweils ausgewählten Ordner der Akte kopiert oder in die Hauptebene, wenn keine Ordnerauswahl erfolgt. Das ursprüngliche Dokument bleibt in der Quell-Akte erhalten.

E-Brief PDF/komprimiert

• PDF: Fügt alle Dokumente der Akte dem E-Brief als Anlage im PDF-Format hinzu. Je Dokument wird eine PDF-Datei erstellt.
• Komprimiert - PDF/Originalformat: Fügt alle Dokumente der Akte dem E-Brief als Anlage in komprimierter Form im PDF- oder wahlweise im Originalformat hinzu. Das komprimierte Archiv wird programmseitig in *.zi_ umbenannt, da ZIP-Dateien oftmals von Sicherheitssoftware als unsicher eingestuft werden. Einen entsprechenden Hinweis für den Empfänger fügt das Programm unter dem Anlagenverzeichnis automatisch hinzu:
  

E-Mandantenpost

Übermittelt die E-Akten Dokumente über den Versandweg E-Mandantenpost an den oder die Mandanten der Akte.
Voraussetzungen, die bei Anlage der Mandantenadresse hierfür erfüllt sein müssen:

1. Verwendung des Kennzeichens "M" für Mandant in der Adresse.
2. Auswahl eines der 4 Versandwege (E-Mail, E-Brief, WebAkte, RA-MICRO MANDANT APP) im Adressfenster zur Mandantenadresse. Der Versand per E-Brief ist auf ver- oder unverschlüsseltem Weg möglich.
   

Der Versand per RA-MICRO Mandant APP erfolgt immer verschlüsselt. Das Passwort ist dem Mandanten mitzuteilen, damit dieser es in seiner App zum Entschlüsseln der Nachrichten speichern kann.

Der Auswahl in der Adresse entsprechend, werden die Dokumente der Akte versendet.
Beim Empfang von Akten durch den Mandanten in der RM MANDANT APP sind bestimmte interne Dokumente nicht sichtbar. Hierzu gehören:

• Verfügungen
• Notizen
• Als intern über das entsprechende Dokumentenkennzeichen gekennzeichnete Dokumente (ausgenommen Aktenvor-, Zusatz- und Beteiligtenblatt).
• Liste der Dokumentenkennzeichen

RA-MICRO APP

Sendet alle oder die markierten Dokumente der E-Akte über den RA-MICRO APP Sender verschlüsselt an einen RA-MICRO APP Benutzer bzw. einen RA-MICRO MANDANT APP Benutzer.

JuraTouch

Sendet alle oder die markierten Dokumente der E-Akte an die JuraTouch iPad App. Der Versand kann per USB-Kabel über iTunes, per WLAN oder per E-Mail erfolgen.

Die JuraTouch App steht nicht mehr zum Download zur Verfügung.

mit E-Mail (Originalformat), mit E-Mail (PDF)

Fügt die markierten E-Akten Dokumente einer E-Mail im Original- oder PDF-Format bei.

Vor Anzeige des E-Mail Fensters wird ein Programmfenster zur Auswahl der E-Mail Empfänger aufgerufen, wenn zu den Beteiligtenadressen der Akte E-Mail Adressen erfasst wurden. Anderenfalls wird die E-Mail Nachricht direkt aufgerufen, in welcher die Empfängeradresse manuell einzutragen ist.

Der Versand im Originalformat steht hier zur Verfügung, wenn das markierte Dokument auch im Original-Format vorliegt. Liegt es nur im PDF-Format vor, wird der Versand im Originalformat nicht angeboten.

Ansicht

Vollbildmodus

Zeigt die E-Akte im Vollbildmodus an.

Diese Option sollte nicht aktiviert werden, wenn grundsätzlich die Möglichkeit bestehen soll, die Fenstergröße zu ändern, falls z. B. ein zweiter Monitor genutzt wird.

Aktenvorblatt immer oben

Das Aktenvorblatt wird beim Druck automatisch in der E-Akte gespeichert. In der Papierhandakte bildet es zumeist das Deckblatt. Um dies in der E-Akte ebenfalls abzubilden, ist Aktenvorblatt immer oben zu wählen. Alle weiteren Dokumente werden dahinter in chronologischer Reihenfolge einsortiert.

Explorerbaum

Beteiligter, Bemerkung, Druckdateinummer

Mit den Optionen Beteiligter, Bemerkung und Druckdateinummer kann bestimmt werden, welche zusätzlichen Metadaten zum Dokument im Explorerbaum eingeblendet werden sollen.

Iconspalte

Speicherformat (was), Dokumentenkürzel

Mit diesen Optionen können zur weiteren Information Bildsymbole in Form einer Iconspalte im Explorerbaum eingeblendet werden, die Aufschluss über das Speicherformat (was) und das Dokumentenkürzel (DKz) geben. Voreingestellt ist die Option Speicherformat (was).

Informationen zur Bedeutung der Icons können in der Legende eingesehen werden.

Die Verwendung von Dokumentenkürzeln ist nur möglich, wenn in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht nicht aktiv ist.

Schriftgröße auswählen

Ermöglicht zur besseren Lesbarkeit - wie in der Tabelle - die individuelle Schriftgrößenanpassung im Explorerbaum. Eine gesonderte Änderung von Betriebssystemeinstellungen ist nicht erforderlich.

Tabelle

Tabelle links unten

Hier kann eingestellt werden, dass die Tabelle unter dem Explorerbaum angezeigt wird.

Tabelle links/ganze Seite

Hier kann eingestellt werden, dass die Tabelle links anstelle des Explorerbaums angezeigt wird. Die Tabelle kann über die Schaltfläche über die Vorschau gelegt werden.

Tabelle rechts/oben

Hier kann eingestellt werden, dass die Tabelle rechts oben angezeigt wird.

Tabelle zeigt nur Ordnerinhalt

In der Tabelle werden nur die Dokumente angezeigt, die sich im markierten Ordner/Unterordner befinden. Diese Option ist voreingestellt.

Bei abgewählter Option werden alle Dokumente unabhängig vom markierten Ordner in der Tabelle aufgeführt.

Tabellenspalten

Über Tabellenspalten kann festgelegt werden, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden. Diese Einstellungen wirken benutzerbezogen.

Schriftgröße auswählen

Ermöglicht zur besseren Lesbarkeit - wie im Explorerbaum - die individuelle Schriftgrößenanpassung in der Tabelle. Eine gesonderte Änderung von Betriebssystemeinstellungen ist nicht erforderlich.

E-Akte

Allgemein

Druckdateien

Hauptartikel → Druckdateien

Briefdateien

Hauptartikel → Briefdateien

Dokumente

Hauptartikel → Dokumente

Alle Dokumente

Zeigt akten- oder adressbezogen alle Dokumente aus der E-Akte, der Druck-, Brief- und Dokumentenverwaltung an.

Lokale E-Akte

Hauptartikel → Lokale E-Akte

WebAkte

Hauptartikel → WebAkte

Einstellungen

Hauptartikel → E-Workflow Einstellungen

Posteingang

Der Posteingang öffnet sich.

Postkorb

Der Postkorb öffnet sich.

Drucken

Hauptartikel → Drucken

Verfügung

Hauptartikel → Verfügung

Funktionen in der Toolbar

Aktennummernfeld

Dient der Erfassung der Aktennummer.

Hauptartikel → Aktencontrol

Mandantenfeld

Dient der Eingabe eines Mandantennamens aus der Aktenkurzbezeichnung bzw. der Adressnummer eines Mandanten, um die in der E-Akte gespeicherten Dokumente mandantenbezogen und nach Akten sortiert im Explorerbaum und in der Tabelle anzuzeigen.

Soll die mandantenbezogene Ansicht auf bestimmte Sachbearbeiter eingeschränkt werden, sind in der Auswahlliste SB durch "Ankreuzen" die betreffenden Sachbearbeiter zu wählen.

Hauptartikel → Aktencontrol

Alter

Grundsätzlich werden alle Dokumente zum Mandanten bzw. zur Akte eingelesen. Um die Auswahl zeitlich einzuschränken, kann zwischen den Zeiträumen in dieser Liste gewählt werden. So wird bei der Auswahl 3 14 Tage die Dokumentenliste auf die Schreiben der letzten 14 Tage eingeschränkt.

Die Auswahlliste kann über die Schaltfläche Datei:dreipunktebutton.ewf.png erweitert werden, wenn das Programmrecht Standardtexte vorliegt.

Schlagwort

Dient der Einschränkung der Dokumentenanzeige nach dem zum Dokument gespeicherten Schlagwort.

Die Auswahlliste und die dort zur Verfügung stehenden Schlagworte können über die Schaltfläche Datei:dreipunktebutton.ewf.png bearbeitet werden, wenn das Programmrecht Standardtexte vergeben ist.

Schlagwörter können nur zum Dokument gespeichert werden, wenn dieses in den Einstellungen der E-Akte auf der Karteikarte Allgemein bzw. in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte so voreingestellt ist.

Rubrik

Dient der Einschränkung der Dokumentenanzeige nach der zum Dokument gespeicherten Rubrik.

Die Auswahlliste und die dort zur Verfügung stehenden Rubriken können über die Schaltfläche Datei:dreipunktebutton.ewf.png bearbeitet werden, wenn das Programmrecht Standardtexte vorliegt. Eine an die Kanzleianforderungen angepasste Farbgebung führt zu einer verbesserten Übersichtlichkeit in der gesamten E-Akte und im E-Eingangskorb sowie letztendlich im Kanzleialltag zu einem schnelleren Auffinden bestimmter Dokumente.

Rubriken können nur zum Dokument gespeichert werden, wenn dieses in den Einstellungen der E-Akte auf der Karteikarte Allgemein bzw. in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte so voreingestellt ist.

SB

Schränkt die Anzeige der gespeicherten Dokumente nach dem Aktensachbearbeiter ein.

Die Einschränkung nach Aktensachbearbeiter steht nur bei aktenübergreifender (mandantenbezogenen) Anzeige der Dokumente zur Verfügung.

Aktualisieren

Über diese Schaltfläche werden getroffene Änderungen wie z. B. die Auswahl eines anderen Sachbearbeiters, eines Schlagwortes, geänderte Filter, das Einfügen von Dokumenten usw. übernommen und die Ansicht wird aktualisiert.

Suche

Hauptartikel → Volltextsuche

Programmaufrufe

Hierüber können direkt aus der E-Akte zusätzliche RA-MICRO Programmfunktionen aufgerufen werden, ohne die E-Akte zu verlassen. So kann z. B. zwischendurch eine Adresse angelegt/überprüft, eine Akte angelegt/geändert und es können Termine zur Akte eingesehen werden.

Welche Icons hier für den Schnellaufruf anderer Programmfunktionen aus der E-Akte zu sehen sind, hängt von der Auswahl ab, die über das Menü Programmaufrufe zur Verfügung steht.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Explorerbaum

Mit Rechtsklick/Longtouch können im Explorerbaum verschiedene Kontextmenüs aufgerufen werden für

• Mandanten
• Akten
• Dokumente und
• Unterordner

Für die individuelle Auswahl mehrerer Dokumente steht die Tabelle mit eigenem Kontextmenü zur Verfügung.

Kontextmenü für Mandanten

Datei einfügen

Ruft den Dokumentenimport auf, um externe Dokumente in die E-Akte aufzunehmen.

Kontextmenü für Akten

Dateien einfügen

Ruft den Dokumentenimport auf, um externe Dokumente in der E-Akte aufzunehmen.

Senden an

beA Ordner (Originalformat), beA Ordner (PDF)

Speichert das ausgewählte Dokument im Original- oder im PDF-Format im beA Ordner unter Datpath\RA\exp\Sachbearbeiter-Name\Aktennummer-Aktenbezeichnung\.

E-Akte Kanzlei

Wenn Dokumente und Nachrichten zu mehreren E-Akten benötigt werden oder ein Dokument versehentlich zu einer falschen E-Akte gespeichert wurde, kann über die nachfolgend beschriebene Programmfunktion das betreffende Dokument schnell und einfach zu einer anderen oder zu weiteren E-Akten gespeichert werden. Das Ursprungsdokument bleibt in der Quell-Akte erhalten.

E-Akte Lokal

Hauptartikel → Lokale E-Akte

E-Mandantenpost

Übermittelt die E-Akten Dokumente an die E-Mandantenpost. Voraussetzung hierfür ist, dass diese für den Mandanten durch Eingabe der E-Mail-Adresse sowie des Adresskennzeichens M im Adressfenster aktiviert wurde. RA-MICRO führt dann je nach hinterlegtem Versandweg die automatischen Vorgänge aus, die zur elektronischen Übermittlung der E-Akten Dokumente an die Mandantenadresse per E-Mail, E-Brief, WebAkte oder Go Mandant App erforderlich sind. So erhält der Mandant den für ihn bestimmten Teil der E-Akte mit der Option übersandt, diese Dokumente in der WebAkte oder der Go Mandant (GoM) App für Apple iPhone/iPad als E-Akte zu nutzen.

RA-MICRO APP

Übergibt die markierten Dokumente aus der E-Akte an den RA-MICRO APP Sender zum verschlüsselten Versand an einen RA-MICRO APP Benutzer.

Hauptartikel → RA-MICRO APP Sender

JuraTouch

Sendet die komplette E-Akte an die JuraTouch iPad App. Der Versand kann erfolgen per USB-Kabel über iTunes, per WLAN oder per E-Mail.

Die JuraTouch App steht nicht mehr zum Download zur Verfügung.

E-Brief (Originalformat)

Sendet den kompletten Dokumentenbestand der E-Akten des Mandanten im Originalformat mit dem E-Brief.

Der Versand im Originalformat steht nur zur Verfügung, wenn die Dokumente noch in dieser Form vorliegen.

E-Brief (PDF)

Sendet das gewählte Dokument im PDF-Format an einen E-Brief.

Unterordner anlegen

Hauptartikel → Unterordner anlegen

Kontextmenü für Dokumente

Öffnen

Je nachdem wie das Dokument gespeichert wurde, stehen im Kontextmenü die Möglichkeiten zur Verfügung, um die Datei zu öffnen.

Dokumente-Metadaten

Hauptartikel → Dokument-Metadaten

Drucken

Hauptartikel → Drucken

Senden an

beA Ordner (Originalformat), beA Ordne (PDF)

Speichert das ausgewählte Dokument im Originalformat im beA Ordner unter Datpath\RA\exp\Sachbearbeiter-Name\Aktennummer-Aktenbezeichnung\.

E-Akte Kanzlei

Wenn Dokumente und Nachrichten zu mehreren E-Akten benötigt werden oder ein Dokument versehentlich zu einer falschen E-Akte gespeichert wurde, kann über die nachfolgend beschriebene Programmfunktion das betreffende Dokument schnell und einfach zu einer anderen oder zu weiteren E-Akten gespeichert werden. Das Ursprungsdokument bleibt in der Quell-Akte erhalten.

E-Akte Lokal

Hauptartikel → Lokale E-Akte

E-Mandantenpost

Übermittelt die E-Akten Dokumente an die E-Mandantenpost. Voraussetzung hierfür ist, dass diese für den Mandanten durch Eingabe der E-Mail-Adresse sowie des Adresskennzeichens M im Adressfenster aktiviert wurde. RA-MICRO führt dann je nach hinterlegtem Versandweg die automatischen Vorgänge aus, die zur elektronischen Übermittlung der E-Akten Dokumente an die Mandantenadresse per E-Mail, E-Brief, WebAkte oder Go Mandant App erforderlich sind. So erhält der Mandant den für ihn bestimmten Teil der E-Akte mit der Option übersandt, diese Dokumente in der WebAkte oder der Go Mandant (GoM) App für Apple iPhone/iPad als E-Akte zu nutzen.

E-Eingangskorb

Sendet das Dokument an den E-Eingangskorb des nachfolgend gewählten Benutzers.

Fax(2. Drucker)

Ermöglicht den Faxversand, falls es sich bei dem 2. Drucker um ein Faxgerät handelt und hierfür die Faxsoftware auf dem Arbeitsplatz installiert ist.

Go RA App

Sendet die E-Akten Dokumente an den Go App Sender zum verschlüsselten E-Mail Versand an einen RA-MICRO Go RA App Benutzer bzw. einen Go Mandant App Benutzer. Weitere Informationen können dem Go App Sender entnommen werden.

JuraTouch

Sendet die komplette E-Akte an die JuraTouch iPad App. Der Versand kann erfolgen per USB-Kabel über iTunes, per WLAN oder per E-Mail.

Die JuraTouch App steht nicht mehr zum Download zur Verfügung.

Lokales Outlook

Das gewählte Dokument wird nach MS Outlook gesendet. Nach Aufruf der Programmfunktion kann im Outlook-Fenster Ordner wählen der Outlook-Ordner bestimmt werden, in dem das Dokument in einem neuen Unterordner angelegt wird, der mit der betreffenden Aktennummer bezeichnet wird. Das gewählte Dokument wird dann an diesen Ordner gesendet.

Die Dokumente stehen nach dem Export zur aktenbezogenen Einsicht in Outlook zur Verfügung und können so auch außerhalb von RA-MICRO eingesehen werden.

Hier kann gewählt werden, in welchen Outlook-Ordner die markierten Dokumente übernommen werden sollen. Bei Bedarf kann auch ein neuer Ordner angelegt werden. Die Dokumente stehen nach dem Export zur aktenbezogenen Einsicht in Outlook zur Verfügung und können so auch außerhalb von RA-MICRO eingesehen werden. Dazu erstellt die E-Akte in dem gewählten oder neu angelegten Outlook-Ordner einen neuen Unterordner.

E-Brief (Originalformat)

Sendet den kompletten Dokumentenbestand der E-Akten des Mandanten im Originalformat mit dem E-Brief.

Der Versand im Originalformat steht nur zur Verfügung, wenn die Dokumente noch in dieser Form vorliegen.

E-Brief (PDF)

Sendet das gewählte Dokument im PDF-Format an einen E-Brief.

mit E-Mail (Originalformat), mit E-Mail (PDF)

Fügt die E-Akten Dokumente einer E-Mail im Original- oder PDF-Format bei. Vor dem Aufruf des E-Mail-Fensters wird eine Maske zur Auswahl der E-Mail-Empfänger aufgerufen, wenn zu den Beteiligtenadressen eine E-Mail-Adresse erfasst wurde. Anderenfalls wird eine E-Mail-Nachricht aufgerufen, in der die Adresse manuell einzutragen ist.

Der Versand im Originalformat steht hier zur Verfügung, da das gewählte Dokument auch im Original-Format vorliegt.

mit Kurzbrief

mit Kurzbrief ruft das RA-MICRO Kurzbriefprogramm auf und fügt das Dokument einem Kurzbrief als Anlage bei.

WebAkte

Sendet das markierte Dokument an die WebAkte. Der berechtigte Mandant wird umgehend per E-Mail über das in der WebAkte eingegangene Dokument informiert, wenn dies in seinen Benutzerinformationen in der WebAkte so festgelegt wurde.

Kfz-Schadenversicherung

Senden an Kfz-Schadenversicherung startet die Übermittlung des gewählten Dokuments an eine in folgendem Dialog zu wählende Kfz-Schadenversicherung.

Hauptartikel → Senden an Kfz-Schadenversicherung

Rechtsschutzversicherung

Senden an Rechtsschutzversicherung startet die Übermittlung des gewählten Dokuments an eine in folgendem Dialog zu wählende Rechtsschutzversicherung.

Hauptartikel → Senden an Rechtsschutzversicherung

Dokument(e) löschen

Hauptartikel → Dokument(e) löschen

Neue Verfügung/Notiz zum Dokument

Hauptartikel → Verfügung

Hauptartikel → Notiz

Kopieren

Hauptartikel → Dokument kopieren/verschieben

Verschieben

Hauptartikel → Dokument kopieren/verschieben

Signatur Prüfen

Prüft die Signatur des markierten Dokuments. Hierzu ist es erforderlich, dass eine Softwarelösung wie OPENLiMit SignCubes auf dem Arbeitsplatz installiert ist.

PDF neu erstellen

Damit kann aus dem markierten Dokument eine PDF-Datei neu erstellt und die alte gelöscht werden, falls die PDF-Datei fehlerhaft oder nicht vorhanden ist.

Verlinktes Dokument in E-Akte speichern

Handelt es sich bei dem markierten Dokument um eine verlinkte Druckdatei, kann es als Endfassung im PDF-Format in der E-Akte gespeichert werden.

Aus dem variablen Dokument wird ein fester Speichereintrag, dessen Inhalt nicht ohne Weiteres geändert werden kann.

Hauptartikel → Druckdateien

Exportieren

an Dateiordner

Exportiert das gewählte Dokument an den nachfolgend festgelegten Ordner.

an Zip-Datei

Exportiert das gewählte Dokument komprimiert als Zip-Datei an den nachfolgend festgelegten Ordner.

Kontextmenü für Unterordner

Datei einfügen

Ruft den Dokumentenimport auf, um externe Dokumente in den Haupt- oder Unterordner einzufügen.

beA Ordner (Originalformat), beA Ordner (PDF)

Speichert das ausgewählte Dokument im Original- und PDF-Format im beA Ordner unter Datpath\RA\exp\Sachbearbeiter-Name\Aktennummer-Aktenbezeichnung\.

E-Akte Kanzlei

Wenn Dokumente und Nachrichten zu mehreren E-Akten benötigt werden oder ein Dokument versehentlich zu einer falschen E-Akte gespeichert wurde, kann über die nachfolgend beschriebene Programmfunktion das betreffende Dokument schnell und einfach zu einer anderen oder zu weiteren E-Akten gespeichert werden. Das Ursprungsdokument bleibt in der Quell-Akte erhalten.

E-Akte Lokal

Hauptartikel → Lokale E-Akte

E-Mandantenpost

Übermittelt die E-Akten Dokumente an die E-Mandantenpost. Voraussetzung hierfür ist, dass diese für den Mandanten durch Eingabe der E-Mail-Adresse sowie des Adresskennzeichens M im Adressfenster aktiviert wurde. RA-MICRO führt dann je nach hinterlegtem Versandweg die automatischen Vorgänge aus, die zur elektronischen Übermittlung der E-Akten Dokumente an die Mandantenadresse per E-Mail, E-Brief, WebAkte oder Go Mandant App erforderlich sind. So erhält der Mandant den für ihn bestimmten Teil der E-Akte mit der Option übersandt, diese Dokumente in der WebAkte oder der Go Mandant (GoM) App für Apple iPhone/iPad als E-Akte zu nutzen.

Go RA App

Sendet die E-Akten Dokumente an den Go App Sender zum verschlüsselten E-Mail Versand an einen RA-MICRO Go RA App Benutzer bzw. einen Go Mandant App Benutzer. Weitere Informationen können dem Go App Sender entnommen werden.

JuraTouch

Sendet den Inhalt des gewählten Unterordners an die JuraTouch iPad App.

Der Versand ist möglich per USB-Kabel über iTunes, per WLAN oder per E-Mail.

Die JuraTouch App steht nicht mehr zum Download zur Verfügung.

E-Brief (Originalformat)

Sendet den kompletten Dokumentenbestand der E-Akten des Mandanten im Originalformat mit dem E-Brief.

Der Versand im Originalformat steht nur zur Verfügung, wenn die Dokumente noch in dieser Form vorliegen.

E-Brief (PDF)

Sendet das gewählte Dokument im PDF-Format an einen E-Brief.

mit Kurzbrief

Fügt den Inhalt eines Unterordners dem RA-MICRO Kurzbrief zum Versand bei.

Tabelle

Mit Klick/Touch auf einen Spaltenkopf wird die Liste der Dokumente nach diesem Kriterium in der Tabelle sortiert. Wahlweise kann aufsteigend oder absteigend sortiert werden.

Mit Rechtsklick/Longtouch auf einen Spaltenkopf wird ein Suchmenü aufgerufen, in dem nach einem Eintrag in der jeweiligen Spalte gesucht werden kann.

Das Suchmenü steht nur zur Verfügung, wenn in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht abgewählt ist.

Spalte Datum

Diese Spalte zeigt das Erstellungsdatum des Dokuments an.

Spalte Versandweg

Zeigt das Kürzel des Versandwegs an. Der Versandweg kann im E-Akte Speicherdialog z. B. unter Speichern in E-Akte festgelegt werden.

Dort stehen derzeit folgende Kürzel für den Versandweg zur Verfügung:

• d Direkt, per Boten
• e E-Brief
• f Fax
• g Go App
• m E-Mail
• p Post
• w WebAkte

Mit Klick/Touch auf einen hier ausgewiesenen Versandweg ist auch in der E-Akte selbst eine Änderung möglich.

Spalte DK

Mit Klick/Touch auf einen Spaltenkopf wird die Liste der Dokumente nach diesem Kriterium gleichzeitig in der Tabelle und im Explorerbaum sortiert. Wahlweise kann aufsteigend oder absteigend sortiert werden.

Mit Rechtsklick/Longtouch wird wie in der Spalte Datum ein Suchmenü aufgerufen, in dem nach einem Eintrag in der jeweiligen Spalte gesucht werden kann.

Das Suchmenü steht nur zur Verfügung, wenn in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht abgewählt ist.

Spalte Sofortnachricht

Rechtsklick/Longtouch ruft einen Filter nach der Herkunft der Sofortnachricht auf.

Der Filter steht nur zur Verfügung, wenn in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht abgewählt ist.

Dokumentenstatus

Linksklick/Touch sortiert die Dokumente nach Bearbeitungsstatus. Überfällige Dokumente werden in der Tabelle an erster Position angezeigt.

Rechtsklick/Longtouch ruft eine Filterfunktion nach der Bearbeitungsdringlichkeit auf.

Der Filter steht nur zur Verfügung, wenn in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht abgewählt ist.

Spalte: Beteiligter, Bemerkung, Akte, SB, Diktatzeichen, Rubrik, Schlagwort, Dateiname

Mit Klick/Touch auf einen Spaltenkopf wird die Liste der Dokumente nach diesem Kriterium gleichzeitig in der Tabelle und im Explorerbaum sortiert. Wahlweise kann aufsteigend oder absteigend sortiert werden.

Mit Rechtsklick/Longtouch auf einen Spaltenkopf wird wie in der Spalte Datum ein Suchmenü aufgerufen, in dem nach einem Eintrag in der jeweiligen Spalte gesucht werden kann.

Das Suchmenü steht nur zur Verfügung, wenn in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht abgewählt ist.

Spalte Speicherformat

Erklärungen zu den Dokumentsymbolen sind der Legende zu entnehmen.

Kontextmenü zur Tabelle

Hauptartikel → Kontextmenü zur Tabelle (E-Akte)

Eigenschaften

Die Dokumenteigenschaften werden hier angezeigt, wenn dies im Menü Ansicht unter Eigenschaften so festgelegt ist.

Funktionen in der Abschlussleiste

Baum aus-/einblenden

Der Explorerbaum kann aus- und wieder eingeblendet werden.

Tabelle aus-/einblenden

Die Tabelle kann aus- und wieder eingeblendet werden.

Tabelle einzeilig aus-/einblenden

Die Tabelle kann einzeilig angezeigt werden. Durch erneuten Klick auf das Symbol wird die vorherige Ansicht wieder eingeblendet. Das Arbeiten mit dem Tablet wird durch diese Ansicht erleichtert.

Lesemodus

Wechselt in den Lesemodus.

Hauptartikel → Lesemodus

Dokumentenslider

Dient der Navigation zwischen den Seiten eines Dokuments.

Erste Seite des Dokuments

Zeigt das erste Dokument an.

Zurück

Blättert eine Seite zurück, falls möglich.

aktuelle Seite

Zeigt die aktuelle Seite der Dokumentenvorschau an. Bei mehrseitigen Dokumenten kann durch Eingabe der Seite im Format [Seitennummer/Gesamtseitenzahl], z. B. 2/6, direkt die gewünschte Seite nach Bestätigung mit gewählt werden.

Zusätzlich kann mit der Tastenkombination Strg+G eine Maske aufgerufen werden, in welche die gewünschte Seitenzahl eingetragen werden kann.

Seite vor

Blättert eine Seite vor, falls möglich.

Letzte Seite des Dokuments

Zeigt die erste Seite des Dokuments an, falls die aktuell angezeigte Seite nicht die erste Seite ist.

Zoom

Vergrößert bzw. verkleinert die Dokumentenansicht. Dies ist auch durch Links- oder Rechtsklick bzw. Touch/Longtouch auf das Dokument möglich, letzteres bei der Arbeit mit einem Touchscreen.

Drehen

Dreht das Dokument in die angezeigte Richtung. Dies ist vor allem für eingescannte Dokumente oder eingegangene Faxdokumente vorgesehen, deren Original beim Scannen oder Faxen nicht korrekt eingelegt war.

OK und Schließen

Schließt das Fenster.