E-Akte

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E-Akte


Kategorie: E-Workflow
Support-Hotline: 030 43598 888
Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Inhaltsverzeichnis

Allgemeines

DateiAnsichtE-AkteHauptartikel → DruckdateienHauptartikel → BriefdateienHauptartikel → DokumenteFührt alle aktenbezogenen Dokumente aus der E-Akte, der Druck-, Brief- und Dokumentenverwaltung zur gemeinsamen Verwaltung im Explorerbaum und in der Tabelle zusammen.Hauptartikel → Lokale E-AkteHauptartikel → WebAkteHauptartikel → E-Akte EinstellungenDas E-Eingangsfach öffnet sich.Der E-Eingangskorb öffnet sich.Hauptartikel → DruckenHauptartikel → VerfügungDient der Erfassung der Aktennummer.Dient der Eingabe eines Mandantennamens aus der Aktenkurzbezeichnung bzw. der Adressnummer eines Mandanten, um die in der E-Akte gespeicherten Dokumente mandantenbezogen und nach Akten sortiert im Explorerbaum und in der Tabelle anzuzeigen.Grundsätzlich werden alle Dokumente zum Mandanten bzw. zur Akte eingelesen. Um die Auswahl zeitlich einzuschränken, kann zwischen den Zeiträumen in dieser Liste gewählt werden. So wird bei der Auswahl 3 14 Tage die Dokumentenliste auf die Schreiben der letzten 14 Tage eingeschränkt.Dient der Einschränkung der Dokumentenanzeige nach dem zum Dokument gespeicherten Schlagwort.Dient der Einschränkung der Dokumentenanzeige nach der zum Dokument gespeicherten Rubrik.Schränkt die Anzeige der gespeicherten Dokumente nach dem Aktensachbearbeiter ein.Über diese Schaltfläche werden getroffene Änderungen wie z. B. die Auswahl eines anderen Sachbearbeiters, eines Schlagwortes, geänderte Filter, das Einfügen von Dokumenten usw. übernommen und die Ansicht wird aktualisiert.Hauptartikel → VolltextsucheHierüber können direkt aus der E-Akte zusätzliche RA-MICRO Programmfunktionen aufgerufen werden, ohne die E-Akte zu verlassen. So kann z. B. zwischendurch eine Adresse angelegt/überprüft, eine Akte angelegt/geändert und es können Termine zur Akte eingesehen werden.ExplorerbaumTabelleDie Dokumenteigenschaften werden hier angezeigt, wenn dies im Menü Ansicht unter Eigenschaften so festgelegt ist.Der Explorerbaum kann aus- und wieder eingeblendet werden.Die Tabelle kann aus- und wieder eingeblendet werden.Die Tabelle kann einzeilig angezeigt werden. Durch erneuten Klick auf das Symbol wird die vorherige Ansicht wieder eingeblendet. Das Arbeiten mit dem Tablet wird durch diese Ansicht erleichtert.LesemodusDient der Navigation zwischen den Seiten eines Dokuments.Zeigt das erste Dokument an.Blättert eine Seite zurück, falls möglich.Zeigt die aktuelle Seite der Dokumentenvorschau an. Bei mehrseitigen Dokumenten kann durch Eingabe der Seite im Format Seitennummer/Gesamtseitenzah, z. B. 2/6, direkt die gewünschte Seite nach Bestätigung mit gewählt werden.Blättert eine Seite vor, falls möglich.Zeigt die erste Seite des Dokuments an, falls die aktuell angezeigte Seite nicht die erste Seite ist.Vergrößert bzw. verkleinert die Dokumentenansicht. Dies ist auch durch Links- oder Rechtsklick bzw. Touch/Longtouch auf das Dokument möglich, letzteres bei der Arbeit mit einem Touchscreen.Dreht das Dokument in die angezeigte Richtung. Dies ist vor allem für eingescannte Dokumente oder eingegangene Faxdokumente vorgesehen, deren Original beim Scannen oder Faxen nicht korrekt eingelegt war.Schließt das Fenster.eakte.ewf.png


Die E-Akte stellt geeignete Funktionalitäten für eine medienbruchfreie Verwendung des RA-MICRO E-Workflows zur Verfügung. So wird jegliche Post, die die Kanzlei konventionell - d. h. in Papierform - erreicht, durch aktenbezogenes Scannen in ein digitales Dokument verwandelt. Die zeitaufwändige Bereitstellung von Aktenordnern für den zuständigen Aktensachbearbeiter entfällt. Alle Akten sind in elektronischer Form auf den Kanzleirechnern verfügbar.

Der gesamte Mandantenschriftverkehr steht nach Eingabe des Mandantennamens oder der Adressnummer zur Verfügung. Darüber hinaus verfügt die E-Akte mit ihren Untermengen auch über ein umfangreiches, aktenbezogenes Dokumentenmanagementsystem mit der Möglichkeit, alle aktenbezogenen Dokumente der E-Akte, Druck- und Briefdateiverwaltung sowie der Dokumentenverwaltung zur gemeinsamen Verwaltung anzuzeigen.

Die E-Akte bietet neben dem aktenbezogenen Einscannen der Eingangspost zahlreiche Möglichkeiten, Dokumente in verschiedenen Dateiformaten aktenbezogen zu speichern, zu verfügen und am Bildschirm in Form eines strukturierten Explorerbaums und/oder als Tabelle anzuzeigen.

In der E-Akte wie auch im Postkorb besteht die Möglichkeit,

  • externe Dokumente, z. B. E-Mails, per Drag & Drop aus dem Outlook-Posteingang auf die Oberfläche des Postkorbs zu ziehen. Anschließend wird automatisch der Dokumentenimport aufgerufen und das Dokument kann einer Akte und einem Postkorbzugeordnet werden.
  • Aus- und eingehende E-Mails können über die RA-MICRO Outlook Datenschnittstelle + in der E-Akte gespeichert werden.
  • Dokumente aus der Textverarbeitung können vor dem Versand/Druck in der E-Akte und im Postkorbgespeichert werden.
  • Interne Dokumente wie die Telefon- und Aktennotiz werden standardmäßig zur E-Akte gespeichert.
  • Der Eingang elektronischer Dokumente (z. B. extern gescannte Dokumente, Faxe, E-Mails, WebAkten Dokumente und Gerichtspost sowie beA-Nachrichten) wird über den Posteingang organisiert, zur jeweiligen E-Akte gespeichert und an die zuständigen Sachbearbeiter zur weiteren Bearbeitung übermittelt.

In der E-Akte gespeicherte wie auch im Posteingang oder Postkorbempfangene E-Briefe können per Doppelklick oder Doppeltouch mithilfe der E-Brief Anzeige beantwortet werden.

E-Akten und einzelne Dokumente können mit dem RA-MICRO APP Sender an mobile Geräte gesendet werden, auf denen der Benutzer die RA-MICRO APP verwendet. Mit der im Adressfenster eingerichteten E-Mandantenpost kann zum Mandanten ein zuvor verabredeter Versandweg definiert werden, der programmweit für die elektronische Übermittlung an den betreffenden Mandanten automatisiert zur Verfügung steht. So können einzelne Dokumente und komplette E-Akten z. B. an die RA-MICRO Mandant APP weitergeleitet werden und stehen dem Mandanten dort jederzeit mobil zur Verfügung. Beim Senden an die RA-MICRO Mandant APP kann ein Übersendungsschreiben beigefügt und zur Akte gespeichert werden.

Zur Bearbeitung auf Windows-Mobilgeräten der neuesten Generation, wie dem Microsoft Surface Pro, können die Dokumente oder die komplette E-Akte an die Lokale E-Akte gesendet werden und stehen dort - auch ausrichtungsabhängig im Lesemodus der E-Akte - z. B. bei einem Gerichtstermin, in der vertrauten E-Akten Ansicht zur Verfügung.

Mit der RA-MICRO Schnittstelle zur WebAkte können per Mausklick komplette E-Akten oder auch einzelne Dokumente dem Mandanten, Anwälten und Versicherungen oder im Einzelfall auch der Gegenseite per Internet rund um die Uhr mobil zugänglich gemacht werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, WebAkten von unterwegs zu bearbeiten und zu erweitern. Mit dem WebAkte-Abo verknüpft ist die schnelle Kommunikation mit Kfz- und Rechtsschutzversicherungen. Für die sichere Datenübertragung sorgt modernste SSL 256-Bit-Verschlüsselung und das deutsche TÜV Süd-zertifizierte Rechenzentrum in Nürnberg. Für die Nutzung der WebAkte-Schnittstelle in RA-MICRO ist ein WebAkte-Abonnement erforderlich, das über den RA-MICRO Online Store abgeschlossen werden kann. Die in der Folge übermittelten Zugangsdaten der Firma e.Consult AG, werden in RA-MICRO in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte eingetragen und gespeichert.

Die in der WebAkte zur Verfügung gestellten Dokumente - Ein- sowie auch Ausgänge - werden in der E-Akte im Filter Ansicht WebAkte gesammelt dargestellt und ansonsten als Teil der E-Akte Dokumente, gekennzeichnet über den Versandweg-Typ WebAkte. Als WebAkte ausgewiesene Akten werden in der E-Akte mit dem WebAkten-Symbol webakteordner.ewf.png anstelle des Aktensymbols ordner.ewf.png angezeigt.

Die Dokumente der E-Akte werden in einer Vorschau angezeigt und können - soweit noch nicht ausschließlich als PDF-Datei gespeichert - als Vorlage für weitere Dokumente geöffnet und bearbeitet werden.

Für die weitere Bearbeitung von zur E-Akte gespeicherten Dokumenten, stehen im Kontextmenü, das bei Rechtshändermäusen auf der rechten und bei Linkshändermäusen auf der linken Maustaste liegt, im Explorerbaum und in der Tabelle vielfältige Funktionen zur Verfügung; z. B. Versand per E-Brief/E-Mail und an beA, Verschieben und Kopieren, Verfügungen erstellen und Anlagen hinzufügen.

Für ein schnelles Wiederauffinden von Dokumenten in besonders umfangreichen Akten ist es vorteilhaft, ihnen bereits beim Speichervorgang zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung oder/und eine farbige Rubrik zuzuordnen. Eine an die Kanzleianforderungen angepasste Farbgebung führt zu einer verbesserten Übersichtlichkeit in der gesamten E-Akte und im Postkorb sowie letztendlich im Kanzleialltag zu einem schnelleren Auffinden bestimmter Dokumente. Über die Schaltfläche Datei:dreipunktebutton.ewf.png können Vorlagen zusätzlich zu den programmseitig gelieferten Vorschlägen im jeweiligen Textfeld bei Vorliegen des Programmrechtes Standardtexte selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden. Insbesondere die Bemerkung betreffend, ist es empfehlenswert aussagekräftige Bezeichnungen zu finden, da aus der Bemerkung der Dateiname des Dokuments beim elektronischen Versand gebildet wird.

Mit Hilfe der Volltextsuche kann gezielten in Textdokumenten gesucht werden. Erweiterte Suchparameter bilden die Dokument-Metadaten wie Schlagwort, Rubrik, Bemerkung, Datum etc. und helfen den Suchbereich weiter einzugrenzen.

Über die Schaltfläche Aktualisieren kann die Ansicht der E-Akte, z. B. bei geänderten Filtern oder nach dem Speichern von Dokumenten aktualisiert werden.

Damit dem zu bearbeitenden Dokument bzw. den gewünschten Daten in der Vorschau mehr Raum zur Verfügung steht, können der Explorerbaum und die Tabelle wie auch einzelne Spalten der Tabelle über das Menü Ansicht oder durch Auswahl der Funktionen in der linken unteren Ecke ekateansichten.ewf.png ausgeblendet werden. Über die Schaltfläche pfeilrunter.ewf.png kann die Dokumentvorschau selbst aus- bzw. eingeblendet und gleichzeitig die Tabellenansicht in der Größe angepasst werden.

Beim Aufruf der E-Akte wird nach Eingabe einer Akten- oder Adressnummer zunächst nur der Explorerbaum mit allen Dokumenten zur Akte bzw. zum Mandanten gefüllt. Die Tabellen-Optionen sind so voreingestellt, dass die Dokumente aufgelistet werden, die zum jeweiligen Hauptordner-/Unterordnerknoten gehören, der im Explorerbaum gewählt wurde.

Während der Arbeit in der E-Akte ist es oftmals notwendig, den E-Eingangskorb einzusehen. Dies ist möglich über das Menü E-Korb in der E-Akte. Darüber startet der E-Eingangskorb als separates Fenster, die E-Akte bleibt geöffnet. Somit entfällt das Öffnen und Schließen der jeweiligen Programmfunktion, um zwischen beiden zu wechseln.

birne.fw.png Die Darstellung des in der Vorschau angezeigten Dokuments kann in Ausnahmefällen vom Original abweichen, da es sich hier um eine Schnellansicht handelt. Mit der Kontextfunktion PDF neu erstellen ist eine Erneuerung der Vorschau möglich.

Funktionen in der Menüleiste

Datei

Öffnen

Ruft die markierte Datei in dem ihr zugeordneten Programm auf, z. B. einen E-Brief in der E-Brief Anzeige.

Unterordner anlegen

Hierüber kann zur Strukturierung der E-Akte ein Unterordner angelegt werden. Diese Auswahl ist nur aktiv, wenn im Explorerbaum eine Akte, ein bereits angelegter Unterordner oder ein Dokument markiert ist.

Einfügen/Importieren

Mithilfe dieses Menüeintrags können auf der Festplatte gespeicherte Dateien in die E-Akte importiert und gespeichert werden.

Hauptartikel → E-Akte Dokumentenimport

Scannen

Seite

Hier besteht die Möglichkeit, einzelne Seiten aktenbezogen einzuscannen. Ein Speichern der einscannten Seiten erfolgt im Speichern-Dialog der E-Akte.

Dokumente

Um die Dokumente den verschiedenen Akten zuordnen zu können, sollten schwarze Trennseiten zwischen Dokumente verschiedener Akten gelegt werden, anschließend die Programmfunktion Scannen, Dokumente aufgerufen und die nach Akten vorsortierten Dokumente mit den Trennseiten in den Scanner eingelegt und der Scanvorgang gestartet werden. Die Dokumente werden eingescannt und anschließend einzeln in die Scan-Vorschau der E-Akte eingelesen. Dort können sie geprüft und anschließend über den E-Akte Speicherdialog zu den einzelnen Akten gespeichert werden.

Bild

Mit dieser Programmfunktion können Bilder aktenbezogen eingescannt werden.

Importieren

Importieren ist zu nutzen, wenn nicht direkt in die E-Akte eingescannt, sondern das Scan-To-File-Verfahren (Scannen auf Festplatte) verwendet wird. Hierzu ist vorab in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte im Bereich Scanner unter Dokumente importieren aus Verzeichnis der Pfad zu demjenigen Ordner festzulegen, in dem die gescannten Dokumente abzulegen sind.

Dokumentenliste

Drucken

Druckt eine Liste der in der E-Akte gespeicherten Dokumente nach folgendem Beispiel:
bspdrucken.ewf.png

Excel-Export

Exportiert eine Liste der in der E-Akte gespeicherten Dokumente nach Excel nach folgendem Beispiel:
bspexcelexport.ewf.png

Senden an

beA Ordner (Originalformat), beA Ordner (PDF)

Speichert das ausgewählte Dokument im Originalformat/PDF-Format im beA Ordner unter Datpath\RA\exp\Sachbearbeiter-Name\Aktennummer-Aktenbezeichnung\.

E-Akte Kanzlei

Wenn Dokumente und Nachrichten zu mehreren E-Akten benötigt werden oder ein Dokument versehentlich zu einer falschen E-Akte gespeichert wurde, kann über die nachfolgend beschriebene Programmfunktion das betreffende Dokument schnell und einfach zu einer anderen oder zu weiteren E-Akten gespeichert werden. Das Ursprungsdokument bleibt in der Quell-Akte erhalten.
sendenaneaktekanzlei.ewf.png

E-Brief

Sendet die gewählten E-Akten Dokumente als Anlage im PDF-Format an einen E-Brief.

E-Mandantenpost

Übermittelt die E-Akten Dokumente an die E-Mandantenpost. Voraussetzung hierfür ist, dass diese für den Mandanten durch Eingabe der E-Mail-Adresse sowie des Adresskennzeichens M im Adressfenster aktiviert wurde.

RA-MICRO führt dann je nach hinterlegtem Versandweg die automatischen Vorgänge aus, die zur elektronischen Übermittlung der E-Akten Dokumente an die Mandantenadresse per E-Mail, E-Brief, WebAkte oder Go Mandant App erforderlich sind. So erhält der Mandant den für ihn bestimmten Teil der E-Akte mit der Option übersandt, diese Dokumente in der WebAkte oder der Go Mandant (GoM) App für Apple iPhone/iPad als E-Akte zu nutzen.

Go RA App

Sendet die E-Akten Dokumente an den Go App Sender zum verschlüsselten E-Mail Versand an einen RA-MICRO Go RA App Benutzer bzw. einen Go Mandant App Benutzer.

JuraTouch

Sendet die komplette E-Akte an die JuraTouch iPad App. Der Versand kann erfolgen per USB-Kabel über iTunes, per WLAN oder per E-Mail.

birne.fw.pngDie JuraTouch App steht nicht mehr zum Download zur Verfügung.

mit E-Mail (Originalformat), mit E-Mail (PDF)

Fügt die gewählten E-Akten Dokumente einer E-Mail im Original- oder PDF-Format bei. Vor dem Aufruf des E-Mail-Fensters wird eine Maske zur Auswahl der E-Mail-Empfänger aufgerufen, wenn zu den Beteiligtenadressen eine E-Mail-Adresse erfasst wurde. Anderenfalls wird eine E-Mail-Nachricht aufgerufen, in der die Adresse manuell einzutragen ist.

birne.fw.pngDer Versand im Originalformat steht hier zur Verfügung, da das gewählte Dokument auch im Original-Format vorliegt.

Ansicht

Vollbildmodus

Zeigt die Maske E-Akte im Vollbildmodus an.

birne.fw.pngDiese Option sollte nicht aktiviert werden, wenn grundsätzlich die Möglichkeit bestehen soll, die Fenstergröße zu variieren oder falls ein zweiter Monitor genutzt wird.

Aktenvorblatt immer oben

Das Aktenvorblatt wird beim Druck automatisch in der E-Akte gespeichert.

In der Papierhandakte bildet es in den meisten Fällen das Deckblatt.

Um dieses in der E-Akte ebenfalls abzubilden, ist Aktenvorblatt immer oben zu wählen. Alle weiteren Dokumente werden dahinter in chronologischer Reihenfolge einsortiert.

Explorerbaum

Beteiligter, Bemerkung, Druckdateinummer

Mit den Optionen Beteiligter, Bemerkung und Druckdateinummer kann bestimmt werden, welche zusätzlichen Informationen zum Dokument im Explorerbaum eingeblendet werden sollen.

Iconspalte
Speicherformat (was), Dokumentenkürzel

Mit diesen Optionen können zur weiteren Information Bildsymbole in Form einer Iconspalte in den Explorerbaum eingeblendet werden, die Aufschluss über das Speicherformat (was) und das Dokumentenkürzel (DK) geben. Voreingestellt ist die Option Speicherformat (was).

Gleichzeitig kann nur eine Iconspalte gewählt sein. Informationen zur Bedeutung der Icons können in der Legende eingesehen werden.

birne.fw.pngDie Verwendung von Dokumentenkürzeln ist nur möglich, wenn in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht nicht gesetzt ist.

Schriftgröße auswählen

Ermöglicht zur besseren Lesbarkeit - wie in der Tabelle - die individuelle Schriftgrößenanpassung im Explorerbaum. Eine gesonderte Änderung von Betriebssystemeinstellungen ist nicht erforderlich.

Schriftgröße.png

Tabelle

Tabelle links unten

Hier kann eingestellt werden, dass die Tabelle unter dem Explorerbaum angezeigt wird.

Tabelle links/ganze Seite

Hier kann eingestellt werden, dass die Tabelle links anstelle des Explorerbaums angezeigt wird. Die Tabelle kann über die Schaltfläche tabellebtn.ewf.png über die Vorschau gelegt werden.

Tabelle rechts/oben

Hier kann eingestellt werden, dass die Tabelle rechts oben angezeigt wird.

Tabelle zeigt nur Ordnerinhalt

In der Tabelle werden nur die Dokumente angezeigt, die sich im gewählten Ordner/Unterordner befinden. Diese Option ist voreingestellt.

Bei abgewählter Option werden alle Dokumente unabhängig vom markierten Ordner in der Tabelle aufgeführt.

Tabellenspalten

Über Tabellenspalten kann festgelegt werden, welche Spalten in der Tabelle angezeigt werden. Diese Ansicht ist an Verwalterrechte gebunden, um unerwartete Änderungen am Layout der Tabelle zu verhindern und eine einheitliche Arbeitsweise aller Sachbearbeiter zu gewährleisten.

Tabellenspalten.png

Schriftgröße auswählen

Ermöglicht zur besseren Lesbarkeit - wie im Explorerbaum - die individuelle Schriftgrößenanpassung in der Tabelle. Eine gesonderte Änderung von Betriebssystemeinstellungen ist nicht erforderlich.

Schriftgröße.png

E-Akte

Allgemein

Druckdateien

Hauptartikel → Druckdateien

Briefdateien

Hauptartikel → Briefdateien

Dokumente

Hauptartikel → Dokumente

Alle Dokumente

plus ewf.png

Führt alle aktenbezogenen Dokumente aus der E-Akte, der Druck-, Brief- und Dokumentenverwaltung zur gemeinsamen Verwaltung im Explorerbaum und in der Tabelle zusammen.

Lokale E-Akte

Hauptartikel → Lokale E-Akte

WebAkte

Hauptartikel → WebAkte

Einstellungen

Hauptartikel → E-Akte Einstellungen

E-Fach

Das E-Eingangsfach öffnet sich.

E-Korb

Der E-Eingangskorb öffnet sich.

Drucken

Hauptartikel → Drucken

Verfügung

Hauptartikel → Verfügung

Funktionen in der Toolbar

Aktennummernfeld

Dient der Erfassung der Aktennummer.

Hauptartikel → Aktencontrol

Mandantenfeld

Dient der Eingabe eines Mandantennamens aus der Aktenkurzbezeichnung bzw. der Adressnummer eines Mandanten, um die in der E-Akte gespeicherten Dokumente mandantenbezogen und nach Akten sortiert im Explorerbaum und in der Tabelle anzuzeigen.

birne.fw.png Soll die mandantenbezogene Ansicht auf bestimmte Sachbearbeiter eingeschränkt werden, sind in der Auswahlliste SB durch "Ankreuzen" die betreffenden Sachbearbeiter zu wählen.

Hauptartikel → Aktencontrol

Alter

Grundsätzlich werden alle Dokumente zum Mandanten bzw. zur Akte eingelesen. Um die Auswahl zeitlich einzuschränken, kann zwischen den Zeiträumen in dieser Liste gewählt werden. So wird bei der Auswahl 3 14 Tage die Dokumentenliste auf die Schreiben der letzten 14 Tage eingeschränkt.

birne.fw.png Die Auswahlliste kann über die Schaltfläche Datei:dreipunktebutton.ewf.png erweitert werden, wenn das Programmrecht Standardtexte vorliegt.

Schlagwort

Dient der Einschränkung der Dokumentenanzeige nach dem zum Dokument gespeicherten Schlagwort.

Die Auswahlliste und die dort zur Verfügung stehenden Schlagworte können über die Schaltfläche Datei:dreipunktebutton.ewf.png bearbeitet werden, wenn das Programmrecht Standardtexte vergeben ist.

birne.fw.png Schlagwörter können nur zum Dokument gespeichert werden, wenn dieses in den Einstellungen der E-Akte auf der Karteikarte Allgemein bzw. in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte so voreingestellt ist.

Rubrik

Dient der Einschränkung der Dokumentenanzeige nach der zum Dokument gespeicherten Rubrik.

Die Auswahlliste und die dort zur Verfügung stehenden Rubriken können über die Schaltfläche Datei:dreipunktebutton.ewf.png bearbeitet werden, wenn das Programmrecht Standardtexte vorliegt. Eine an die Kanzleianforderungen angepasste Farbgebung führt zu einer verbesserten Übersichtlichkeit in der gesamten E-Akte und im E-Eingangskorb sowie letztendlich im Kanzleialltag zu einem schnelleren Auffinden bestimmter Dokumente.

birne.fw.png Rubriken können nur zum Dokument gespeichert werden, wenn dieses in den Einstellungen der E-Akte auf der Karteikarte Allgemein bzw. in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte so voreingestellt ist.

SB

Schränkt die Anzeige der gespeicherten Dokumente nach dem Aktensachbearbeiter ein.

birne.fw.png Die Einschränkung nach Aktensachbearbeiter steht nur bei aktenübergreifender (mandantenbezogenen) Anzeige der Dokumente zur Verfügung.

Aktualisieren

aktualisieren.ewf.png

Über diese Schaltfläche werden getroffene Änderungen wie z. B. die Auswahl eines anderen Sachbearbeiters, eines Schlagwortes, geänderte Filter, das Einfügen von Dokumenten usw. übernommen und die Ansicht wird aktualisiert.

Suche

suche.ewf.png

Hauptartikel → Volltextsuche

Programmaufrufe

programmaufrufeicon.ewf.png

programmaufrufe.ewf.png

Hierüber können direkt aus der E-Akte zusätzliche RA-MICRO Programmfunktionen aufgerufen werden, ohne die E-Akte zu verlassen. So kann z. B. zwischendurch eine Adresse angelegt/überprüft, eine Akte angelegt/geändert und es können Termine zur Akte eingesehen werden.

Welche Icons hier für den Schnellaufruf anderer Programmfunktionen aus der E-Akte zu sehen sind, hängt von der Auswahl ab, die über das Menü Programmaufrufe zur Verfügung steht.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Explorerbaum

Mit Rechtsklick/Longtouch können im Explorerbaum verschiedene Kontextmenüs aufgerufen werden für

  • Mandanten
  • Akten
  • Dokumente und
  • Unterordner

birne.fw.png Für die individuelle Auswahl mehrerer Dokumente steht die Tabelle mit eigenem Kontextmenü zur Verfügung.

Kontextmenü für Mandanten

kontextmenümandant.ewf.png

Datei einfügen

Ruft den Dokumentenimport auf, um externe Dokumente in die E-Akte aufzunehmen.

Kontextmenü für Akten

kontextmenüakten.ewf.png

Dateien einfügen

Ruft den Dokumentenimport auf, um externe Dokumente in der E-Akte aufzunehmen.

Senden an

beA Ordner (Originalformat), beA Ordner (PDF)

Speichert das ausgewählte Dokument im Original- oder im PDF-Format im beA Ordner unter Datpath\RA\exp\Sachbearbeiter-Name\Aktennummer-Aktenbezeichnung\.

E-Akte Kanzlei

Wenn Dokumente und Nachrichten zu mehreren E-Akten benötigt werden oder ein Dokument versehentlich zu einer falschen E-Akte gespeichert wurde, kann über die nachfolgend beschriebene Programmfunktion das betreffende Dokument schnell und einfach zu einer anderen oder zu weiteren E-Akten gespeichert werden. Das Ursprungsdokument bleibt in der Quell-Akte erhalten.
sendenaneaktekanzlei.ewf.png

E-Akte Lokal

Hauptartikel → Lokale E-Akte

E-Mandantenpost

Übermittelt die E-Akten Dokumente an die E-Mandantenpost. Voraussetzung hierfür ist, dass diese für den Mandanten durch Eingabe der E-Mail-Adresse sowie des Adresskennzeichens M im Adressfenster aktiviert wurde. RA-MICRO führt dann je nach hinterlegtem Versandweg die automatischen Vorgänge aus, die zur elektronischen Übermittlung der E-Akten Dokumente an die Mandantenadresse per E-Mail, E-Brief, WebAkte oder Go Mandant App erforderlich sind. So erhält der Mandant den für ihn bestimmten Teil der E-Akte mit der Option übersandt, diese Dokumente in der WebAkte oder der Go Mandant (GoM) App für Apple iPhone/iPad als E-Akte zu nutzen.

Go RA App

Sendet die E-Akten Dokumente an den Go App Sender zum verschlüsselten E-Mail Versand an einen RA-MICRO Go RA App Benutzer bzw. einen Go Mandant App Benutzer. Weitere Informationen können dem Go App Sender entnommen werden.

JuraTouch

Sendet die komplette E-Akte an die JuraTouch iPad App. Der Versand kann erfolgen per USB-Kabel über iTunes, per WLAN oder per E-Mail.

birne.fw.pngDie JuraTouch App steht nicht mehr zum Download zur Verfügung.

E-Brief (Originalformat)

Sendet den kompletten Dokumentenbestand der E-Akten des Mandanten im Originalformat mit dem E-Brief.

birne.fw.png Der Versand im Originalformat steht nur zur Verfügung, wenn die Dokumente noch in dieser Form vorliegen.

E-Brief (PDF)

Sendet das gewählte Dokument im PDF-Format an einen E-Brief.

Unterordner anlegen

Hauptartikel → Unterordner anlegen

Kontextmenü für Dokumente

Öffnen

öffnenkontextmenü.ewf.png

Je nachdem wie das Dokument gespeichert wurde, stehen im Kontextmenü die Möglichkeiten zur Verfügung, um die Datei zu öffnen.

Dokumente-Metadaten

Hauptartikel → Dokument-Metadaten

Drucken

Hauptartikel → Drucken

Senden an
beA Ordner (Originalformat), beA Ordne (PDF)

Speichert das ausgewählte Dokument im Originalformat im beA Ordner unter Datpath\RA\exp\Sachbearbeiter-Name\Aktennummer-Aktenbezeichnung\.

E-Akte Kanzlei

Wenn Dokumente und Nachrichten zu mehreren E-Akten benötigt werden oder ein Dokument versehentlich zu einer falschen E-Akte gespeichert wurde, kann über die nachfolgend beschriebene Programmfunktion das betreffende Dokument schnell und einfach zu einer anderen oder zu weiteren E-Akten gespeichert werden. Das Ursprungsdokument bleibt in der Quell-Akte erhalten.
sendenaneaktekanzlei.ewf.png

E-Akte Lokal

Hauptartikel → Lokale E-Akte

E-Mandantenpost

Übermittelt die E-Akten Dokumente an die E-Mandantenpost. Voraussetzung hierfür ist, dass diese für den Mandanten durch Eingabe der E-Mail-Adresse sowie des Adresskennzeichens M im Adressfenster aktiviert wurde. RA-MICRO führt dann je nach hinterlegtem Versandweg die automatischen Vorgänge aus, die zur elektronischen Übermittlung der E-Akten Dokumente an die Mandantenadresse per E-Mail, E-Brief, WebAkte oder Go Mandant App erforderlich sind. So erhält der Mandant den für ihn bestimmten Teil der E-Akte mit der Option übersandt, diese Dokumente in der WebAkte oder der Go Mandant (GoM) App für Apple iPhone/iPad als E-Akte zu nutzen.

E-Eingangskorb

Sendet das Dokument an den E-Eingangskorb des nachfolgend gewählten Benutzers.

Fax(2. Drucker)

Ermöglicht den Faxversand, falls es sich bei dem 2. Drucker um ein Faxgerät handelt und hierfür die Faxsoftware auf dem Arbeitsplatz installiert ist.

Go RA App

Sendet die E-Akten Dokumente an den Go App Sender zum verschlüsselten E-Mail Versand an einen RA-MICRO Go RA App Benutzer bzw. einen Go Mandant App Benutzer. Weitere Informationen können dem Go App Sender entnommen werden.

JuraTouch

Sendet die komplette E-Akte an die JuraTouch iPad App. Der Versand kann erfolgen per USB-Kabel über iTunes, per WLAN oder per E-Mail.

birne.fw.pngDie JuraTouch App steht nicht mehr zum Download zur Verfügung.

Lokales Outlook

Das gewählte Dokument wird nach MS Outlook gesendet. Nach Aufruf der Programmfunktion kann im Outlook-Fenster Ordner wählen der Outlook-Ordner bestimmt werden, in dem das Dokument in einem neuen Unterordner angelegt wird, der mit der betreffenden Aktennummer bezeichnet wird. Das gewählte Dokument wird dann an diesen Ordner gesendet.

birne.fw.png Die Dokumente stehen nach dem Export zur aktenbezogenen Einsicht in Outlook zur Verfügung und können so auch außerhalb von RA-MICRO eingesehen werden.

ordnerauswahl.ewf.png

Hier kann gewählt werden, in welchen Outlook-Ordner die markierten Dokumente übernommen werden sollen. Bei Bedarf kann auch ein neuer Ordner angelegt werden. Die Dokumente stehen nach dem Export zur aktenbezogenen Einsicht in Outlook zur Verfügung und können so auch außerhalb von RA-MICRO eingesehen werden. Dazu erstellt die E-Akte in dem gewählten oder neu angelegten Outlook-Ordner einen neuen Unterordner.

E-Brief (Originalformat)

Sendet den kompletten Dokumentenbestand der E-Akten des Mandanten im Originalformat mit dem E-Brief.

birne.fw.png Der Versand im Originalformat steht nur zur Verfügung, wenn die Dokumente noch in dieser Form vorliegen.

E-Brief (PDF)

Sendet das gewählte Dokument im PDF-Format an einen E-Brief.

mit E-Mail (Originalformat), mit E-Mail (PDF)

Fügt die E-Akten Dokumente einer E-Mail im Original- oder PDF-Format bei. Vor dem Aufruf des E-Mail-Fensters wird eine Maske zur Auswahl der E-Mail-Empfänger aufgerufen, wenn zu den Beteiligtenadressen eine E-Mail-Adresse erfasst wurde. Anderenfalls wird eine E-Mail-Nachricht aufgerufen, in der die Adresse manuell einzutragen ist.

birne.fw.pngDer Versand im Originalformat steht hier zur Verfügung, da das gewählte Dokument auch im Original-Format vorliegt.

mit Kurzbrief

mit Kurzbrief ruft das RA-MICRO Kurzbriefprogramm auf und fügt das Dokument einem Kurzbrief als Anlage bei.

WebAkte

Sendet das markierte Dokument an die WebAkte. Der berechtigte Mandant wird umgehend per E-Mail über das in der WebAkte eingegangene Dokument informiert, wenn dies in seinen Benutzerinformationen in der WebAkte so festgelegt wurde.

Kfz-Schadenversicherung

Senden an Kfz-Schadenversicherung startet die Übermittlung des gewählten Dokuments an eine in folgendem Dialog zu wählende Kfz-Schadenversicherung.

Hauptartikel → Senden an Kfz-Schadenversicherung

Rechtsschutzversicherung

Senden an Rechtsschutzversicherung startet die Übermittlung des gewählten Dokuments an eine in folgendem Dialog zu wählende Rechtsschutzversicherung.

Hauptartikel → Senden an Rechtsschutzversicherung

Dokument(e) löschen

Hauptartikel → Dokument(e) löschen

Neue Verfügung/Notiz zum Dokument

Hauptartikel → Verfügung

Hauptartikel → Notiz

Kopieren

Hauptartikel → Dokument kopieren/verschieben

Verschieben

Hauptartikel → Dokument kopieren/verschieben

Signatur Prüfen

Prüft die Signatur des markierten Dokuments. Hierzu ist es erforderlich, dass eine Softwarelösung wie OPENLiMit SignCubes auf dem Arbeitsplatz installiert ist.

PDF neu erstellen

Damit kann aus dem markierten Dokument eine PDF-Datei neu erstellt und die alte gelöscht werden, falls die PDF-Datei fehlerhaft oder nicht vorhanden ist.

Verlinktes Dokument in E-Akte speichern

Handelt es sich bei dem markierten Dokument um eine verlinkte Druckdatei, kann es als Endfassung im PDF-Format in der E-Akte gespeichert werden.

Aus dem variablen Dokument wird ein fester Speichereintrag, dessen Inhalt nicht ohne Weiteres geändert werden kann.

Hauptartikel → Druckdateien

Exportieren
an Dateiordner

Exportiert das gewählte Dokument an den nachfolgend festgelegten Ordner.

an Zip-Datei

Exportiert das gewählte Dokument komprimiert als Zip-Datei an den nachfolgend festgelegten Ordner.

Kontextmenü für Unterordner

Datei einfügen

Ruft den Dokumentenimport auf, um externe Dokumente in den Haupt- oder Unterordner einzufügen.

beA Ordner (Originalformat), beA Ordner (PDF)

Speichert das ausgewählte Dokument im Original- und PDF-Format im beA Ordner unter Datpath\RA\exp\Sachbearbeiter-Name\Aktennummer-Aktenbezeichnung\.

E-Akte Kanzlei

Wenn Dokumente und Nachrichten zu mehreren E-Akten benötigt werden oder ein Dokument versehentlich zu einer falschen E-Akte gespeichert wurde, kann über die nachfolgend beschriebene Programmfunktion das betreffende Dokument schnell und einfach zu einer anderen oder zu weiteren E-Akten gespeichert werden. Das Ursprungsdokument bleibt in der Quell-Akte erhalten.
sendenaneaktekanzlei.ewf.png

E-Akte Lokal

Hauptartikel → Lokale E-Akte

E-Mandantenpost

Übermittelt die E-Akten Dokumente an die E-Mandantenpost. Voraussetzung hierfür ist, dass diese für den Mandanten durch Eingabe der E-Mail-Adresse sowie des Adresskennzeichens M im Adressfenster aktiviert wurde. RA-MICRO führt dann je nach hinterlegtem Versandweg die automatischen Vorgänge aus, die zur elektronischen Übermittlung der E-Akten Dokumente an die Mandantenadresse per E-Mail, E-Brief, WebAkte oder Go Mandant App erforderlich sind. So erhält der Mandant den für ihn bestimmten Teil der E-Akte mit der Option übersandt, diese Dokumente in der WebAkte oder der Go Mandant (GoM) App für Apple iPhone/iPad als E-Akte zu nutzen.

Go RA App

Sendet die E-Akten Dokumente an den Go App Sender zum verschlüsselten E-Mail Versand an einen RA-MICRO Go RA App Benutzer bzw. einen Go Mandant App Benutzer. Weitere Informationen können dem Go App Sender entnommen werden.

JuraTouch

Sendet den Inhalt des gewählten Unterordners an die JuraTouch iPad App.

Der Versand ist möglich per USB-Kabel über iTunes, per WLAN oder per E-Mail.

birne.fw.pngDie JuraTouch App steht nicht mehr zum Download zur Verfügung.

E-Brief (Originalformat)

Sendet den kompletten Dokumentenbestand der E-Akten des Mandanten im Originalformat mit dem E-Brief.

birne.fw.png Der Versand im Originalformat steht nur zur Verfügung, wenn die Dokumente noch in dieser Form vorliegen.

E-Brief (PDF)

Sendet das gewählte Dokument im PDF-Format an einen E-Brief.

mit Kurzbrief

Fügt den Inhalt eines Unterordners dem RA-MICRO Kurzbrief zum Versand bei.


Tabelle

Mit Klick/Touch auf einen Spaltenkopf wird die Liste der Dokumente nach diesem Kriterium in der Tabelle sortiert. Wahlweise kann aufsteigend oder absteigend sortiert werden.

Mit Rechtsklick/Longtouch auf einen Spaltenkopf wird ein Suchmenü aufgerufen, in dem nach einem Eintrag in der jeweiligen Spalte gesucht werden kann.

ekorb.suchmenü.ewf.png

Das Suchmenü steht nur zur Verfügung, wenn in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht abgewählt ist.

Spalte Datum

Diese Spalte zeigt das Erstellungsdatum des Dokuments an.

Spalte Versandweg

Zeigt das Kürzel des Versandwegs an. Der Versandweg kann im E-Akte Speicherdialog z. B. unter Speichern in E-Akte festgelegt werden.

Dort stehen derzeit folgende Kürzel für den Versandweg zur Verfügung:

  • d Direkt, per Boten
  • e E-Brief
  • f Fax
  • g Go App
  • m E-Mail
  • p Post
  • w WebAkte

birne.fw.png Mit Klick/Touch auf einen hier ausgewiesenen Versandweg ist auch in der E-Akte selbst eine Änderung möglich.

Spalte DK

Mit Klick/Touch auf einen Spaltenkopf wird die Liste der Dokumente nach diesem Kriterium gleichzeitig in der Tabelle und im Explorerbaum sortiert. Wahlweise kann aufsteigend oder absteigend sortiert werden.

Mit Rechtsklick/Longtouch wird wie in der Spalte Datum ein Suchmenü aufgerufen, in dem nach einem Eintrag in der jeweiligen Spalte gesucht werden kann.

Das Suchmenü steht nur zur Verfügung, wenn in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht abgewählt ist.

Spalte Sofortnachricht

Rechtsklick/Longtouch ruft einen Filter nach der Herkunft der Sofortnachricht auf.

Der Filter steht nur zur Verfügung, wenn in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht abgewählt ist.

dk.ewf.png

Dokumentenstatus

Linksklick/Touch sortiert die Dokumente nach Bearbeitungsstatus. Überfällige Dokumente werden in der Tabelle an erster Position angezeigt.

Rechtsklick/Longtouch ruft eine Filterfunktion nach der Bearbeitungsdringlichkeit auf.

Der Filter steht nur zur Verfügung, wenn in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht abgewählt ist.

status.ewf.png

Spalte: Beteiligter, Bemerkung, Akte, SB, Diktatzeichen, Rubrik, Schlagwort, Dateiname

Mit Klick/Touch auf einen Spaltenkopf wird die Liste der Dokumente nach diesem Kriterium gleichzeitig in der Tabelle und im Explorerbaum sortiert. Wahlweise kann aufsteigend oder absteigend sortiert werden.

Mit Rechtsklick/Longtouch auf einen Spaltenkopf wird wie in der Spalte Datum ein Suchmenü aufgerufen, in dem nach einem Eintrag in der jeweiligen Spalte gesucht werden kann.

Das Suchmenü steht nur zur Verfügung, wenn in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht abgewählt ist.

Spalte Speicherformat

Erklärungen zu den Dokumentsymbolen sind der Legende zu entnehmen.

legende.ewf.png

Kontextmenü zur Tabelle

Hauptartikel → Kontextmenü zur Tabelle (E-Akte)

Eigenschaften

Die Dokumenteigenschaften werden hier angezeigt, wenn dies im Menü Ansicht unter Eigenschaften so festgelegt ist.

Funktionen in der Abschlussleiste

Baum aus-/einblenden

baumicon.ewf.png

Der Explorerbaum kann aus- und wieder eingeblendet werden.

Tabelle aus-/einblenden

tabelleicon.ewf.png

Die Tabelle kann aus- und wieder eingeblendet werden.

Tabelle einzeilig aus-/einblenden

tabelleeinzeiligicon.ewf.png

eakte.tabelleeinzeilig.ewf.png

Die Tabelle kann einzeilig angezeigt werden. Durch erneuten Klick auf das Symbol wird die vorherige Ansicht wieder eingeblendet. Das Arbeiten mit dem Tablet wird durch diese Ansicht erleichtert.

Lesemodus

lesemodusicon.ewf.png

Wechselt in den Lesemodus.

Hauptartikel → Lesemodus

Dokumentenslider

Dient der Navigation zwischen den Seiten eines Dokuments.

Erste Seite des Dokuments

erstesdok.ewf.png

Zeigt das erste Dokument an.

Zurück

zurückdoc.ewf.png

Blättert eine Seite zurück, falls möglich.

aktuelle Seite

zahl.ewf.png

Zeigt die aktuelle Seite der Dokumentenvorschau an. Bei mehrseitigen Dokumenten kann durch Eingabe der Seite im Format [Seitennummer/Gesamtseitenzahl], z. B. 2/6, direkt die gewünschte Seite nach Bestätigung mit TK Enter.png gewählt werden.

Zusätzlich kann mit der Tastenkombination Strg+G eine Maske aufgerufen werden, in welche die gewünschte Seitenzahl eingetragen werden kann.

Seite vor

rechtsdoc.ewf.png

Blättert eine Seite vor, falls möglich.

Letzte Seite des Dokuments

letztesdoc.ewf.png

Zeigt die erste Seite des Dokuments an, falls die aktuell angezeigte Seite nicht die erste Seite ist.

Zoom

zoom.ewf.png

Vergrößert bzw. verkleinert die Dokumentenansicht. Dies ist auch durch Links- oder Rechtsklick bzw. Touch/Longtouch auf das Dokument möglich, letzteres bei der Arbeit mit einem Touchscreen.

Drehen

drehen.ewf.png

Dreht das Dokument in die angezeigte Richtung. Dies ist vor allem für eingescannte Dokumente oder eingegangene Faxdokumente vorgesehen, deren Original beim Scannen oder Faxen nicht korrekt eingelegt war.

OK + Schließen

Z Ok.png

Schließt das Fenster.