E-Brief: Unterschied zwischen den Versionen

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{{Infobox_1
 
{{Infobox_1
  | Bild = E-Workflow_EBrief.png
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  | Bild = E-Workflow_EBrief.png|link=
  | Icon = Menüicon_E_Brief.png
+
  | Icon = Menüicon_E_Brief.png|link=
 
  | Bildunterschrift = E-Brief
 
  | Bildunterschrift = E-Brief
 
  | Video = http://www.ra-micro-doku.de/etv/clip.pl?id=804
 
  | Video = http://www.ra-micro-doku.de/etv/clip.pl?id=804
 
  | Kategorie = E-Workflow
 
  | Kategorie = E-Workflow
  | Support = https://www.ra-micro.de/support/
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  | Support-Hotline = 030/43598888
  | Tastenkombination = [[Datei:TK_E_Brief.png]]
+
| Support Formular = https://www.ra-micro.de/support/
 +
  | Tastenkombination = [[Datei:TK_E_Brief.png|link=]]
 
}}
 
}}
  
  
 
==Allgemeines==
 
==Allgemeines==
 +
 
<imagemap>
 
<imagemap>
 
Datei:ebrief.ewf.png|
 
Datei:ebrief.ewf.png|
  
rect 2 33 58 60 [[E-Brief#Datei]]
+
rect 2 35 54 60 [[E-Brief#Datei|Datei]]
rect 60 37 141 64 [[E-Brief#Nachricht]]
+
rect 58 41 139 64 [[E-Brief#Nachricht|Hauptartikel → Karteikarte Nachricht]]
rect 143 37 226 60 [[E-Brief#Textformat]]
+
rect 4 62 1530 174 [[E-Brief#Nachricht|Hauptartikel → Karteikarte Nachricht]]
rect 228 37 311 62 [[E-Brief#Optionen]]
+
rect 6 183 147 238 [[E-Brief#Senden|Sendet den E-Brief nach Fertigstellung an den Postausgang des Postausganges. Im Postausgang wird der E-Brief je nach Voreinstellung dann entweder automatisch oder manuell versandt. Weitere Informationen stehen im Postausgang unter Einstellungen zur Verfügung.]]
rect 8 180 153 236 [[E-Brief#Senden]]
+
rect 10 236 149 263 [[E-Brief#Zur_Genehmigung|Hier wird der Sachbearbeiter festgelegt, dem der E-Brief zur Genehmigung vorgelegt werden muss. Das geschieht im Genehmigungsordner des Postausganges. Der E-Brief kann im zentralen Postausgang vom zuständigen Sachbearbeiter genehmigt oder nochmals bearbeitet werden. Zur besseren Übersichtlichkeit wird der gewählte Sachbearbeiter im E-Brief hinter dem Absender in der Zeile Von: dargestellt.]]
rect 6 241 145 267 [[E-Brief#Zur_Genehmigung]]
+
rect 149 183 226 211 [[E-Brief#Von:|Hier stehen alle in den E-Mail Konten aktivierten Konten zur Verfügung. Eine Änderung in der Konten-Aktivierung ist erst nach einem Neustart von RA-MICRO wirksam.]]
rect 153 182 232 211 [[E-Brief#Von:]]
+
rect 149 211 228 234 [[E-Brief#An:|Hier gewählte Benutzer werden zum internen Versand in die Zeile An: übernommen. Die Nachricht wird über das Postausgang versandt und im Empfänger-Postkorb empfangen.]]
rect 153 211 224 232 [[E-Brief#An:]]
+
rect 155 236 226 267 [[E-Brief#CC:|Ein Cc-Versand, d. h. der Versand einer Kopie der Urfassung an einen E-Mail-Empfänger, ist möglich, wenn im Feld An: nur eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.]]
rect 153 239 224 261 [[E-Brief#CC:]]
+
rect 156 268 1516 294 [[E-Brief#Betreff:|Bei aktenbezogenen Nachrichten wird automatisch die Aktenkurzbezeichnung als Betreff vorgeschlagen. Wurden Gebühren- und Kostenrechnungen an den E-Brief als Anlage übermittelt, bildet der E-Brief den Betreff aus der Rechnungsnummer. Häufig genutzte Betreffzeilen können als Vorlage durch Klick auf Speichern gespeichert werden. Vorhandene Vorlagen können geöffnet und durch Klick übernommen werden. Die bevorzugte Betreffzeile kann durch einen grünen Stern favorisiert werden. Der markierte Betreff wird anschließend immer als Betreff vorgeschlagen, sobald eine Akte oder ein Empfänger gewählt wurde. Gespeicherte Betreffvorschläge können durch bloße Eingabe der Anfangsbuchstaben gewählt werden. Der E-Brief vervollständigt die Betreffzeile automatisch. Der Betreff kann Platzhalter enthalten, die nicht benutzerbezogen sind, z. B. den Platzhalter{$AZABSENDER}. Platzhalter werden im E-Brief automatisch ersetzt, sofern die jeweilige Information in der zuvor gewählten Akte vorhanden ist.]]
rect 156 265 413 288 [[E-Brief#Betreff:]]
+
rect 153 294 1510 313 [[E-Brief#Anlagen:|Die Zeile Anlagen ist nur sichtbar, wenn Anlagen wie RA-MICRO Dokumente, z. B. Schriftsätze, Gebührenrechnungen usw. an den E-Brief übergeben oder wenn sie per Drag & Drop oder über Datei bzw. Datei aus E-Akte dem E-Brief beigefügt wurden.]]
rect 151 288 462 321 [[E-Brief#Anlagen:]]
+
rect 66 321 98 344 [[E-Brief#weiterer_E-Brief|Jeder Empfänger im Feld An: bekommt standardmäßig eine Kopie des E-Briefes. Soll einem Empfänger ein gesonderter Text gesandt werden, ist er zu wählen, um seine E-Brief Kopie zu bearbeiten.]]
rect 68 321 100 340 [[E-Brief#weiterer_E-Brief]]
+
rect 10 338 35 363 [[E-Brief#weitere_Optionen|weitere Optionen]]
rect 8 340 203 365 [[E-Brief#weitere_Optionen]]
+
rect 12 371 1504 815 [[E-Brief#Bearbeitungsfeld|Im Bearbeitungsfeld kann der Text des E-Briefes bearbeitet werden. Abhängig vom gewählten Briefkopf sind Texte, Formatierungen und Platzhalter bereits vorhanden und werden gefüllt, wenn die entsprechenden Felder in der gewählten Akte vorhanden sind. Der Text ist im Bearbeitungsfenster so zu sehen, wie er später beim Empfänger ankommen wird.]]
rect 10 369 1514 815 [[E-Brief#Bearbeitungsfeld]]
 
rect 944 838 1524 861 [[E-Brief#Funktionen_in_der_Statusleiste]]
 
  
desc bottom-left
+
desc none
 
</imagemap>
 
</imagemap>
  
Der ''E-Brief'' ersetzt die klassische E-Mail und ist mit zahlreichen Sonderfunktionen speziell für die Anwaltskanzlei ausgestattet. Er kann aus dem Programmbereich ''E-Workflow'', dem ''Info Desk'' sowie über die Tastenkombination AltGr + . aufgerufen werden.<br />
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Der&nbsp;''E-Brief'' ersetzt die klassische E-Mail und ist mit zahlreichen Sonderfunktionen speziell für die Anwaltskanzlei ausgestattet. Er kann aus dem Programmbereich&nbsp;''E-Workflow'', dem&nbsp;''Info&nbsp;Desk'' sowie über die Tastenkombination&nbsp;AltGr&nbsp;+&nbsp;. aufgerufen werden.<br />
  
Der ''E-Brief'' ermöglicht den verschlüsselten Versand von Anlagen bei der elektronischen Kommunikation mit Mandanten/Dritten. Zur Entschlüsselung der Anlagen kann der RA-MICRO E-Brief-Decrypter unter [https://www.ra-micro.de/ www.ra-micro.de] auch von Mandanten oder Dritten kostenlos heruntergeladen werden.<br />
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Der&nbsp;''E-Brief'' ermöglicht den verschlüsselten Versand von Anlagen bei der elektronischen Kommunikation mit Mandanten&nbsp;/&nbsp;Dritten. Zur Entschlüsselung der Anlagen kann der RA-MICRO&nbsp;E-Brief-Decrypter unter&nbsp;[https://www.ra-micro.de/ www.ra-micro.de] auch von Mandanten oder Dritten kostenlos heruntergeladen werden.<br />
  
Im ''E-Brief'' steht die Verschlüsselungsfunktion auf der Registerkarte ''Optionen'' zur Verfügung.<br />
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Im&nbsp;''E-Brief'' steht die automatische Verschlüsselung von Anlagen zur Verfügung, wenn im Adressfenster zu dieser E-Mail-Adresse der E-Versand mit der Option E-Brief aktiviert wurde. Dort kann zwischen Kennwort- und Standardverschlüsselung gewählt werden.<br />
  
Häufig wird der ''E-Brief'' als Übersendungsanschreiben von RA-MICRO Dokumenten wie Schriftsätzen, Rechnungen usw. genutzt. Der ''E-Brief'' selbst oder die beigefügten Anlagen können optional signiert werden.
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Häufig wird der ''E-Brief'' als Übersendungsanschreiben von RA-MICRO&nbsp;Dokumenten wie Schriftsätzen, Rechnungen usw. genutzt. Der ''E-Brief'' selbst oder die beigefügten Anlagen können optional signiert werden.
  
 
Beim E-Brief-Versand an ein Gericht kann gewählt werden, welche Anlagen signiert und welche unsigniert versandt werden. Die Anlagenauswahl ist beim Versand von Gerichtskorrespondenz über die nachfolgend hervorgehobene Schaltfläche im ''E-Brief'' zu erreichen:<br />
 
Beim E-Brief-Versand an ein Gericht kann gewählt werden, welche Anlagen signiert und welche unsigniert versandt werden. Die Anlagenauswahl ist beim Versand von Gerichtskorrespondenz über die nachfolgend hervorgehobene Schaltfläche im ''E-Brief'' zu erreichen:<br />
[[Datei:E-Workflow_EBrief_Anlagen.png|none]]<br />
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[[Datei:E-Workflow_EBrief_Anlagen.png|none|link=]]<br />
 
Die technische Übertragungsform des E-Briefes kann bei einheitlicher Bedienoberfläche unterschiedlich sein:<br />
 
Die technische Übertragungsform des E-Briefes kann bei einheitlicher Bedienoberfläche unterschiedlich sein:<br />
  
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*Mail-Server wie bei einer E-Mail  
 
*Mail-Server wie bei einer E-Mail  
*oder andere Programme wie der EGVP-Client (Governikus GmbH & Co. KG)
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*oder andere Programme wie der Governikus&nbsp;GmbH&nbsp;&&nbsp;Co.&nbsp;KG
*bzw. Schnittstellen zu Versicherungen (RMO VS) System, Hersteller: RA-MICRO GmbH & Co. KGaA)<br />
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*bzw. Schnittstellen zu Versicherungen (E-RVS)&nbsp;System, Hersteller: RA-MICRO&nbsp;Software AG)<br />
  
 
verwendet.<br /><br />
 
verwendet.<br /><br />
  
[[Datei:birne.fw.png]]Vor Erstellung eines ersten E-Briefes muss in den E-Mail Konten mindestens ein E-Mail-Konto eingerichtet sein und die mitgelieferte Briefkopfdatei ''Textbk.email01.html'' an die Kanzleibezeichnung angepasst werden. Bei Verwendung von Briefkopfplatzhaltern, die automatisiert mit den Daten der im Adressfenster unter der Adressnummer 1 hinterlegten Kanzleiadresse gefüllt werden, ist eine Anpassung nicht erforderlich.<br />
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[[Datei:birne.fw.png|link=]]Vor&nbsp;Erstellung&nbsp;eines&nbsp;ersten&nbsp;E-Briefes muss in den E-Mail Konten mindestens ein E-Mail-Konto eingerichtet sein und die mitgelieferte&nbsp;Briefkopfdatei&nbsp;''Textbk.email01.html'' an die Kanzleibezeichnung angepasst werden. Bei Verwendung von Briefkopfplatzhaltern, die automatisiert mit den Daten der im Adressfenster unter der Adressnummer&nbsp;1 hinterlegten Kanzleiadresse gefüllt werden, ist eine Anpassung nicht erforderlich.<br />
 
Zusätzlich steht die Briefkopf-Datei ''textbkohneAdresse.email02.html'' ohne Musterbriefkopf zur Verfügung. <br />
 
Zusätzlich steht die Briefkopf-Datei ''textbkohneAdresse.email02.html'' ohne Musterbriefkopf zur Verfügung. <br />
  
Weitere Briefköpfe können auf Grundlage der mitgelieferten Musterbriefköpfe gestaltet und im angegebenen Verzeichnis ''\ra\standard'' abgelegt werden. Die Briefkopfdateien müssen das Namensformat ''Textbk.email[Nr].html'' bzw. ''TextbkohneAdresse.email[Nr].html'' und die Endung ''.html'' aufweisen. <br />
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Weitere&nbsp;Briefköpfe können auf Grundlage der mitgelieferten Musterbriefköpfe gestaltet und im angegebenen Verzeichnis&nbsp;''\&nbsp;ra&nbsp;\&nbsp;standard'' abgelegt werden. Die Briefkopfdateien müssen das Namensformat&nbsp;''Textbk.email[Nr].html'' bzw. ''TextbkohneAdresse.email[Nr].html'' und die Endung&nbsp;''.html'' aufweisen. <br />
  
[[Datei:birne.fw.png]]Rechtsschutzversicherungen, die bereits an das E-Brief System angeschlossen sind, werden automatisch erkannt und die Übermittlung der Nachricht erfolgt direkt in das EDV-System der Versicherung. Für den Spezialfall der teilstrukturierten Deckungsanfrage sind zusätzliche Angaben zum Rechtsschutzfall möglich, wodurch die Bearbeitung bei der Versicherung erleichtert und beschleunigt wird. Die Anbindung weiterer Versicherungen und die Abwicklung von Kfz-Schäden sind geplant. <br />
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[[Datei:birne.fw.png|link=]]Rechtsschutzversicherungen, die bereits an das E-Brief&nbsp;System angeschlossen sind, werden automatisch erkannt und die Übermittlung der Nachricht erfolgt direkt in das EDV-System der Versicherung. Für den Spezialfall der&nbsp;teilstrukturierten&nbsp;Deckungsanfrage sind zusätzliche&nbsp;Angaben zum Rechtsschutzfall möglich, wodurch die Bearbeitung bei der Versicherung erleichtert und beschleunigt wird. Die Anbindung weiterer Versicherungen und die Abwicklung von Kfz-Schäden sind geplant. <br />
Welche Versicherungen über (RMO VS) im Bereich Rechtsschutz erreichbar sind, ist [https://www.ra-micro.de/e-rechtsschutz-unterstuetzte-versicherungen/ hier] einsehbar.<br />
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Welche Versicherungen über (E-RVS) im Bereich Rechtsschutz erreichbar sind, ist [https://www.ra-micro.de/e-rechtsschutz-unterstuetzte-versicherungen/ hier] einsehbar.<br />
  
[[Datei:birne.fw.png]]Auf welchem Weg der Versand erfolgt - ob verschlüsselt oder signiert, an Gerichte via EGVP oder an (RMO VS) Versicherungen - ist am unteren Rand des Programmfensters in der Statusleiste zu ersehen:[[Datei:E-Workflow_EBrief_status.png|none]]<br />
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[[Datei:birne.fw.png|link=]]Auf welchem Weg der Versand erfolgt - ob verschlüsselt oder signiert, an Gerichte via&nbsp;EGVP oder an&nbsp;(E-RVS)&nbsp;Versicherungen - ist am unteren Rand des Programmfensters in der Statusleiste zu ersehen:[[Datei:E-Workflow_EBrief_status.png|none|link=]]<br />
  
 
Der externe Versand des E-Briefes kann direkt an Aktenbeteiligte erfolgen. Voraussetzung ist, dass für den jeweiligen Empfänger eine E-Mail-Adresse im Adressfenster hinterlegt ist. Alternativ kann ein Empfänger wie in einer normalen E-Mail direkt über seine E-Mail-Adresse angeschrieben werden, ohne auf eine Akte Bezug nehmen zu müssen.<br />
 
Der externe Versand des E-Briefes kann direkt an Aktenbeteiligte erfolgen. Voraussetzung ist, dass für den jeweiligen Empfänger eine E-Mail-Adresse im Adressfenster hinterlegt ist. Alternativ kann ein Empfänger wie in einer normalen E-Mail direkt über seine E-Mail-Adresse angeschrieben werden, ohne auf eine Akte Bezug nehmen zu müssen.<br />
  
Außerdem ist der Versand an interne und externe Postkörbe sowie über die Schaltfläche [[Datei:E-Workflow_EBrief_an.png]] an RA-MICRO Benutzer möglich: <br />
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Außerdem ist der Versand an interne und externe Postkörbe sowie über die Schaltfläche [[Datei:E-Workflow_EBrief_an.png|link=]] an RA-MICRO Benutzer möglich: <br />
  
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[[Datei:E-Workflow_EBrief_Empfänger.png|none|link=]]<br />
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Über das Menü [[Datei:E-Workflow_EBrief_datei.png|link=]] kann der&nbsp;''E-Brief'' vor dem eigentlichen Versand als Entwurf gespeichert und wieder geladen, zur Weiterbearbeitung in den ''E-Eingangskorb'' eines Benutzers gespeichert und/oder in der zugeordneten ''E-Akte'' gespeichert werden.<br />
  
[[Datei:E-Workflow_EBrief_Empfänger.png|none]]<br />
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[[Datei:birne.fw.png|link=]] ''E-Briefe'' an mehrere Empfänger sind einzeln personalisierbar: An den Empfänger angepasste&nbsp;E-Briefe werden nicht im Textfenster Allgemein bearbeitet.<br />
Über das Menü [[Datei:E-Workflow_EBrief_datei.png]] kann der ''E-Brief'' vor dem eigentlichen Versand als Entwurf gespeichert und wieder geladen, zur Weiterbearbeitung in den ''E-Eingangskorb'' eines Benutzers gespeichert und/oder in der zugeordneten ''E-Akte'' gespeichert werden.<br />
 
  
[[Datei:birne.fw.png]] ''E-Briefe'' an mehrere Empfänger sind einzeln personalisierbar: An den Empfänger angepasste E-Briefe werden nicht im Textfenster Allgemein bearbeitet.<br />
+
Sie können über das Symbol&nbsp;[[Datei:E-Workflow_EBrief_plus.png|link=]] in einem gesonderten Textfenster hinzugefügt werden. So erhält der gegnerische&nbsp;Anwalt z.&nbsp;B. die Urfassung, wohingegen der Mandant dasselbe Schreiben samt zusätzlicher Erläuterungen erhält.
  
Sie können über das Symbol [[Datei:E-Workflow_EBrief_plus.png]] in einem gesonderten Textfenster hinzugefügt werden. So erhält der gegnerische Anwalt z. B. die Urfassung, wohingegen der Mandant dasselbe Schreiben samt zusätzlicher Erläuterungen erhält.
+
==Funktionen der verschiedenen Karteikarten==
  
==Funktionen der verschiedenen Karteikarten==
 
 
===Datei===
 
===Datei===
[[Datei:E-Workflow_EBrief_symbolmenue.png|none]]<br />
 
====An E-Korb intern====
 
Statt einen E-Brief gleich zu versenden, kann dieser vorerst zur [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] gespeichert und optional einem [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangskorb E-Eingangskorb] übergeben werden. Der ''E-Brief'' kann zu einem späteren Zeitpunkt über das Kontextmenü in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] mit ''Öffnen'' über die ''E-Brief Anzeige'' versandt/bearbeitet werden. Er gelangt nicht in den Postausgang des [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Ausgangsfach E-Ausgangsfaches].
 
  
''An E-Korb intern'' dient der kanzleiinternen Nutzung des ''E-Briefs'', z. B. für den Fall, dass ein Entwurf zunächst an einen Sachbearbeiter gesendet wird, der diesen dann nach einer weiteren Überarbeitung als ''E-Brief'' versendet.
+
[[Datei:E-Workflow_EBrief_symbolmenue.png|none|link=]]<br />
  
[[Datei:birne.fw.png]]Hierzu setzen wir voraus, dass in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte_(Einstellungen) Einstellungen] der ''E-Akte'' das Originalformat als Speicherformat für E-Mails gewählt wurde.
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====<u>An E-Korb intern</u>====
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Statt einen E-Brief gleich zu versenden, kann dieser vorerst zur [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] gespeichert und optional einem [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] übergeben werden. Der ''E-Brief'' kann zu einem späteren Zeitpunkt über das Kontextmenü in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] mit ''Öffnen'' über die ''E-Brief Anzeige'' versandt&nbsp;/&nbsp;bearbeitet werden. Er gelangt nicht in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Postausgang Postausgang].
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''An E-Korb intern'' dient der kanzleiinternen Nutzung des&nbsp;''E-Briefs'', z.&nbsp;B. für den Fall, dass ein Entwurf zunächst an einen Sachbearbeiter gesendet wird, der diesen dann nach einer weiteren Überarbeitung als ''E-Brief'' versendet.
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[[Datei:birne.fw.png|link=]]Hierzu setzen wir voraus, dass in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte_(Einstellungen) Einstellungen] der ''E-Akte'' das Originalformat als Speicherformat für E-Mails gewählt wurde.
 +
 
 +
====<u>Entwurf speichern</u>====
  
====Entwurf speichern====
 
 
Speichert den aktuellen Stand des E-Briefes als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.
 
Speichert den aktuellen Stand des E-Briefes als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.
  
 
Hauptartikel &rarr; [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Speichern_in_E-Akte Speichern in E-Akte]
 
Hauptartikel &rarr; [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Speichern_in_E-Akte Speichern in E-Akte]
  
====Entwurf laden====
+
====<u>Entwurf laden</u>====
 +
 
 
Speichert den aktuellen Stand des E-Briefes als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.
 
Speichert den aktuellen Stand des E-Briefes als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.
  
====Desktop Button erstellen====
+
====<u>Desktop Button erstellen</u>====
Legt einen Desktop Button des ''E-Briefes'' an. So kann der ''E-Brief'' auch außerhalb von RA-MICRO genutzt werden.
+
 
 +
Legt einen Desktop&nbsp;Button des&nbsp;''E-Briefes'' an. So kann der ''E-Brief'' auch außerhalb von RA-MICRO genutzt werden.
 +
 
 +
====<u>Schließen</u>====
  
====Schließen====
+
Schließt die Maske&nbsp;''E-Brief''.
Schließt die Maske ''E-Brief''.
 
  
 
===Nachricht===
 
===Nachricht===
 +
 
Hauptartikel &rarr; [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Karteikarte_Nachricht Karteikarte Nachricht]
 
Hauptartikel &rarr; [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Karteikarte_Nachricht Karteikarte Nachricht]
  
 
===Menüband ausblenden===
 
===Menüband ausblenden===
[[Datei:ausgangsfach.ausblenden.ewf.png]]
 
  
Löst das Menüband, d. h., blendet es aus. Über das Symbol  kann es wieder eingeblendet werden.
+
[[Datei:ausgangsfach.ausblenden.ewf.png|link=]]
 +
 
 +
Löst das Menüband, d.&nbsp;h., blendet es aus. Über das Symbol  kann es wieder eingeblendet werden.
  
 
===Textformat===
 
===Textformat===
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===Optionen===
 
===Optionen===
 +
 
Hauptartikel &rarr; [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Karteikarte_Optionen Karteikarte Optionen]
 
Hauptartikel &rarr; [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Karteikarte_Optionen Karteikarte Optionen]
  
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===Senden===
 
===Senden===
Sendet den ''E-Brief'' nach Fertigstellung an den Postausgang des [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Ausgangsfach E-Ausgangsfaches].
 
  
Im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Ausgangsfach E-Ausgangsfach] wird der ''E-Brief'' je nach Voreinstellung dann entweder automatisch oder manuell versandt. Weitere Informationen stehen im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Ausgangsfach E-Ausgangsfach] unter ''Einstellungen'' zur Verfügung.
+
Sendet den ''E-Brief'' nach Fertigstellung an den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Postausgang Postausgang].
 +
 
 +
Im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Postausgang Postausgang] wird der ''E-Brief'' je nach Voreinstellung dann entweder automatisch oder manuell versandt. Weitere Informationen stehen im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Postausgang Postausgang] unter ''Einstellungen'' zur Verfügung.
  
 
===Zur Genehmigung===
 
===Zur Genehmigung===
Hier wird der Sachbearbeiter festgelegt, dem der E-Brief zur Genehmigung vorgelegt werden muss. Das geschieht im Genehmigungsordner des [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Ausgangsfach E-Ausgangsfaches].
 
  
Der ''E-Brief'' kann im zentralen [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Ausgangsfach E-Ausgangsfach] vom zuständigen Sachbearbeiter genehmigt oder nochmals bearbeitet werden. Zur besseren Übersichtlichkeit wird der gewählte Sachbearbeiter im ''E-Brief'' hinter dem Absender in der Zeile ''Von:'' dargestellt:
+
Hier wird der Sachbearbeiter festgelegt, dem der E-Brief zur Genehmigung vorgelegt werden muss. Das geschieht im Genehmigungsordner des [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Postausgang Postausganges].
  
[[Datei:ebrief.absender.ewf.png]]
+
Der&nbsp;''E-Brief'' kann im zentralen&nbsp;[https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Postausgang Postausgang] vom zuständigen Sachbearbeiter genehmigt oder nochmals bearbeitet werden. Zur besseren Übersichtlichkeit wird der gewählte Sachbearbeiter im&nbsp;''E-Brief'' hinter dem Absender in der Zeile ''Von:'' dargestellt:
  
Zum Speichern in den Genehmigungsordner wird im ''E-Brief'' die Schaltfläche [[Datei:ebrief.senden.ewf.png]] durch den Button [[Datei:ebrief.speichern.ewf.png]] ersetzt.
+
[[Datei:ebrief.absender.ewf.png|link=]]
  
 +
Zum Speichern in den Genehmigungsordner wird im&nbsp;''E-Brief'' die Schaltfläche&nbsp;[[Datei:ebrief.senden.ewf.png|link=]] durch den Button [[Datei:ebrief.speichern.ewf.png|link=]] ersetzt.
  
[[Datei:birne.fw.png]] Der E-Brief "merkt" sich den Genehmigungsordner und schlägt diesen beim nächsten Aufruf wieder vor.  
+
[[Datei:birne.fw.png|link=]] Der&nbsp;E-Brief "merkt" sich den Genehmigungsordner und schlägt diesen beim nächsten Aufruf wieder vor.  
  
 +
So kann dem nicht autorisierten&nbsp;Versand eines E-Briefs mit dem Briefkopf der Kanzlei vorgebeugt werden.
  
So kann dem nicht autorisierten Versand eines E-Briefs mit dem Briefkopf der Kanzlei vorgebeugt werden.
+
===Von:===
  
===Von:===
+
[[Datei:ebrief.von.ewf.png|link=]]
[[Datei:ebrief.von.ewf.png]]
 
  
 
Hier stehen alle in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Mail_Konten E-Mail Konten] aktivierten Konten zur Verfügung.  
 
Hier stehen alle in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Mail_Konten E-Mail Konten] aktivierten Konten zur Verfügung.  
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===An:===
 
===An:===
[[Datei:ebrief.an.ewf.png]]
 
  
Hier gewählte Benutzer werden zum internen Versand in die Zeile ''An:'' übernommen. Die Nachricht wird über das [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Ausgangsfach E-Ausgangsfach] versandt und im Empfänger-Postkorb empfangen.
+
[[Datei:ebrief.an.ewf.png|link=]]
 +
 
 +
Hier gewählte Benutzer werden zum internen&nbsp;Versand in die Zeile&nbsp;''An:'' übernommen. Die Nachricht wird über den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Postausgang Postausgang] versandt und im Empfänger-Postkorb empfangen.
 +
 
 +
====<u>Adressierung</u>====
  
====Adressierung====
+
[[Datei:ebrief.an2.ewf.png|link=]]
[[Datei:ebrief.an2.ewf.png]]
 
  
 
Dient, vergleichbar mit anderen E-Mail-Programmen, der Adressierung des E-Briefes.
 
Dient, vergleichbar mit anderen E-Mail-Programmen, der Adressierung des E-Briefes.
  
 +
[[Datei:birne.fw.png|link=]] Wurden bereits Nachrichten an E-Mail-Empfänger versandt, werden diese gespeichert. Zur Bereinigung dieser E-Mail-Listen sind z.&nbsp;B. die Anfangsbuchstaben einer E-Mail-Adresse in das Feld&nbsp;''An:'' oder auch das nachfolgende Feld&nbsp;''Cc:'' einzugeben. Nicht gewünschte Einträge in der angezeigten Liste können durch Druck auf die Taste&nbsp;[[Datei:TK_Entf.png|link=]] gelöscht werden. Die Änderung der Adressliste wird allerdings nur gespeichert, wenn die Nachricht anschließend versandt wurde.
  
[[Datei:birne.fw.png]] Wurden bereits Nachrichten an E-Mail-Empfänger versandt, werden diese gespeichert. Zur Bereinigung dieser E-Mail-Listen sind z. B. die Anfangsbuchstaben einer E-Mail-Adresse in das Feld ''An:'' oder auch das nachfolgende Feld ''Cc:'' einzugeben. Nicht gewünschte Einträge in der angezeigten Liste können durch Druck auf die Taste [[Datei:entf.ewf.png]] gelöscht werden. Die Änderung der Adressliste wird allerdings nur gespeichert, wenn die Nachricht anschließend versandt wurde.
+
In der abgebildeten Grafik ist z.&nbsp;B. die E-Mail-Adresse des Mandanten&nbsp;M1 zur gewählten Akte 3&nbsp;/&nbsp;16 zu sehen. Die E-Mail-Adresse der im Beteiligtenbaum gewählten Beteiligten werden automatisch in diese Adresszeile eingetragen, wenn diese zur jeweiligen Adresse hinterlegt ist.
 
 
In der abgebildeten Grafik ist z. B. die E-Mail-Adresse des Mandanten M1 zur gewählten Akte 3/16 zu sehen. Die E-Mail-Adresse der im Beteiligtenbaum gewählten Beteiligten werden automatisch in diese Adresszeile eingetragen, wenn diese zur jeweiligen Adresse hinterlegt ist.
 
  
 
Zusätzlich können auch aktenunabhängige E-Mail-Adressen hinzugefügt werden. Jeder Empfänger bekommt in diesem Fall einen inhaltlich identischen ''E-Brief''.  
 
Zusätzlich können auch aktenunabhängige E-Mail-Adressen hinzugefügt werden. Jeder Empfänger bekommt in diesem Fall einen inhaltlich identischen ''E-Brief''.  
  
[[Datei:birne.fw.png]] Um zwischen den E-Briefen der Empfänger im Feld ''An:'' zu wechseln, ist mit dem Mauszeiger auf die gewünschte E-Mail-Adresse zu klicken.  
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[[Datei:birne.fw.png|link=]] Um zwischen den E-Briefen der Empfänger im Feld&nbsp;''An:'' zu wechseln, ist mit dem Mauszeiger auf die gewünschte E-Mail-Adresse zu klicken.  
  
Klick auf das Symbol [[Datei:ebrief.plus.ewf.png]] bietet die Möglichkeit, die Nachricht für einen einzugebenden Adressaten zu modifizieren. Eine Kopie der Urfassung des E-Briefes wird aufgerufen und kann anschließend geändert werden.
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Klick&nbsp;auf&nbsp;das&nbsp;Symbol&nbsp;[[Datei:ebrief.plus.ewf.png|link=]] bietet die Möglichkeit, die Nachricht für einen einzugebenden Adressaten zu modifizieren. Eine Kopie der Urfassung des E-Briefes wird aufgerufen und kann anschließend geändert werden.
  
 
===CC:===
 
===CC:===
Ein Cc-Versand, d. h. der Versand einer Kopie der Urfassung an einen E-Mail-Empfänger, ist möglich, wenn:
 
  
*im Feld ''An:'' nur eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.
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Ein Cc-Versand, d.&nbsp;h. der Versand einer Kopie der Urfassung an einen E-Mail-Empfänger, ist möglich, wenn:
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*im&nbsp;Feld&nbsp;''An:'' nur eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.
  
 
Zusätzlich dürfen die weiteren Optionen
 
Zusätzlich dürfen die weiteren Optionen
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*Diese Nachricht zum Signieren in den Signaturordner speichern
 
*Diese Nachricht zum Signieren in den Signaturordner speichern
  
für einen erfolgreichen Cc-Versand bei keinem Empfänger im Feld ''An:'' gesetzt sein.
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für einen erfolgreichen Cc-Versand bei keinem Empfänger im Feld&nbsp;''An:'' gesetzt sein.
  
[[Datei:birne.fw.png]] Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann ein Cc-Versand vorgenommen werden.  
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[[Datei:birne.fw.png|link=]] Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann ein Cc-Versand vorgenommen werden.  
  
 
===Betreff:===
 
===Betreff:===
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Bei aktenbezogenen Nachrichten wird automatisch die Aktenkurzbezeichnung als Betreff vorgeschlagen. Wurden Gebühren- und Kostenrechnungen an den ''E-Brief'' als Anlage übermittelt, bildet der ''E-Brief'' den Betreff aus der Rechnungsnummer.
 
Bei aktenbezogenen Nachrichten wird automatisch die Aktenkurzbezeichnung als Betreff vorgeschlagen. Wurden Gebühren- und Kostenrechnungen an den ''E-Brief'' als Anlage übermittelt, bildet der ''E-Brief'' den Betreff aus der Rechnungsnummer.
  
Häufig genutzte Betreffzeilen können als Vorlage durch Klick auf ''Speichern''  gespeichert werden. Vorhandene Vorlagen werden mit [[Datei:ebrief.pfeilrunter.ewf.png]] geöffnet und durch Klick übernommen. Mit den Pfeiltasten [[Datei:ebrief.pfeilhoch.ewf.png]] und [[Datei:ebrief.pfeilrunter2.ewf.png]] gewählte Betreffzeilen können mit [[Datei:entf.ewf.png]] gelöscht werden.
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Häufig genutzte Betreffzeilen können als Vorlage durch Klick auf ''Speichern''  gespeichert werden. Vorhandene Vorlagen werden mit [[Datei:ebrief.pfeilrunter.ewf.png|link=]] geöffnet und durch&nbsp;Klick übernommen. Mit den Pfeiltasten&nbsp;[[Datei:TK_Arrow_Up.png|link=]] und&nbsp;[[Datei:TK_Arrow_Down.png|link=]] gewählte Betreffzeilen können mit&nbsp;[[Datei:TK_Entf.png|link=]] gelöscht werden.
  
Die bevorzugte Betreffzeile kann durch einen grünen Stern favorisiert werden. Der markierte Betreff wird anschließend immer als Betreff vorgeschlagen, sobald eine Akte oder ein Empfänger gewählt wurde.
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Die bevorzugte Betreffzeile kann durch einen&nbsp;grünen&nbsp;Stern favorisiert werden. Der markierte Betreff wird anschließend immer als Betreff vorgeschlagen, sobald eine Akte oder ein Empfänger gewählt wurde.
  
Gespeicherte Betreffvorschläge können durch bloße Eingabe der Anfangsbuchstaben gewählt werden. Der ''E-Brief'' vervollständigt die Betreffzeile automatisch.
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Gespeicherte&nbsp;Betreffvorschläge können durch bloße Eingabe der Anfangsbuchstaben gewählt werden. Der&nbsp;''E-Brief'' vervollständigt die Betreffzeile automatisch.
  
Der Betreff kann Platzhalter enthalten, die nicht benutzerbezogen sind, z. B. den Platzhalter{$AZABSENDER}. Platzhalter werden im ''E-Brief'' automatisch ersetzt, sofern die jeweilige Information in der zuvor gewählten Akte vorhanden ist.
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Der Betreff kann Platzhalter enthalten, die nicht benutzerbezogen sind, z.&nbsp;B. den Platzhalter{$AZABSENDER}. Platzhalter werden im&nbsp;''E-Brief'' automatisch ersetzt, sofern die jeweilige Information in der zuvor gewählten Akte vorhanden ist.
  
[[Datei:birne.fw.png]] Betreffplatzhalter, die nicht benutzerbezogen sind, müssen in der Betreffzeile in geschweifte Klammern {} gesetzt werden.
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[[Datei:birne.fw.png|link=]] Betreffplatzhalter, die nicht benutzerbezogen sind, müssen in der Betreffzeile in geschweifte Klammern&nbsp;{} gesetzt werden.
  
 
Hauptartikel &rarr; [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Platzhalter#Allgemein Platzhalter]
 
Hauptartikel &rarr; [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Platzhalter#Allgemein Platzhalter]
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====<u>Betrefflogiken im E-Brief</u>====
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Wenn eine der genannten Betrefflogiken in den E-Brief Betreff aufgenommen werden, so werden diese automatisch
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#vom E-Eingangsfach ausgelesen und die Spalten werden entsprechend automatisch gefüllt.
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#beim direkten Speichern in die E-Akte berücksichtigt.
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„Ihre&nbsp;Aktennummer: <AktenNr>“, „Unsere&nbsp;Aktennummer: <AktenNr>“,
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„Ihr&nbsp;Sachbearbeiter: <SB>“, „Unser&nbsp;Sachbearbeiter: <SB>“
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Eine oder eine Kombination aus diesen Betreff-Feldern werden als EWF-Nachricht erkannt.
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Beispiel: Ihre Aktennummer: 12345/17 Unser Sachbearbeiter: KT
  
 
===Anlagen:===
 
===Anlagen:===
Die Zeile ''Anlagen'' ist nur sichtbar, wenn Anlagen wie RA-MICRO Dokumente, z. B. Schriftsätze, Gebührenrechnungen usw. an den ''E-Brief'' übergeben oder wenn sie per Drag & Drop oder über Datei bzw. Datei aus [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] dem ''E-Brief'' beigefügt wurden.
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Die&nbsp;Zeile&nbsp;''Anlagen'' ist nur sichtbar, wenn Anlagen wie RA-MICRO Dokumente, z.&nbsp;B. Schriftsätze, Gebührenrechnungen&nbsp;usw. an&nbsp;den&nbsp;''E-Brief'' übergeben oder wenn sie per Drag&nbsp;&&nbsp;Drop oder über&nbsp;Datei bzw.&nbsp;Datei aus [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] dem ''E-Brief'' beigefügt wurden.
 +
 
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Ist&nbsp;der&nbsp;''E-Brief'' eine&nbsp;beA&nbsp;Nachricht (Absender und Empfänger bestehen aus SAFE-IDs), steht über Klick&nbsp;/&nbsp;Touch auf den Button&nbsp;''Anlagen'' die Möglichkeit zur Verfügung, Anlagen als Schriftsatz zu kennzeichnen:
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<br />
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[[Datei:beA_Schriftsatz_Kennzeichnung.png|link=]]
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Grün&nbsp;markierte&nbsp;Anlagen sind als Schriftsatz gekennzeichnet.
 +
Nicht grün markierte Dateien gelten als Anlagen zum Schriftsatz.
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<br />
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[[Datei:beA_Schriftsatz.png|link=]]
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<br />
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<br />
  
 
===weiterer E-Brief===
 
===weiterer E-Brief===
[[Datei:ebrief.plus.ewf.png]]
 
  
Jeder Empfänger im Feld ''An:'' bekommt standardmäßig eine Kopie des E-Briefes.
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[[Datei:ebrief.plus.ewf.png|link=]]
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Jeder Empfänger im Feld&nbsp;''An:'' bekommt standardmäßig eine&nbsp;Kopie des&nbsp;E-Briefes.
  
 
Soll einem Empfänger ein gesonderter Text gesandt werden, ist er zu wählen, um seine E-Brief Kopie zu bearbeiten.
 
Soll einem Empfänger ein gesonderter Text gesandt werden, ist er zu wählen, um seine E-Brief Kopie zu bearbeiten.
  
====weiterer Empfänger:====
+
====<u>weiterer Empfänger:</u>====
Nach Bestätigung der Eingabe mit [[Datei:enter.ewf.png]] wird der neue Empfänger automatisch im Feld ''An:'' ergänzt und eine Kopie des E-Briefes zur weiteren Bearbeitung erstellt.
+
 
 +
Nach Bestätigung der Eingabe mit&nbsp;[[Datei:TK_Enter.png|link=]] wird der neue Empfänger automatisch im Feld&nbsp;''An:'' ergänzt und eine Kopie des E-Briefes zur weiteren Bearbeitung erstellt.
  
 
===weitere Optionen===
 
===weitere Optionen===
[[Datei:ebrief.weitereoptionen.ewf.png]]
 
  
====Angezeigter Empfänger:====
+
[[Datei:ebrief.weitereoptionen.ewf.png|link=]]
 +
 
 +
====<u>Angezeigter Empfänger:</u>====
 +
 
 
Bei mehreren Empfängern kann gewählt werden, welche Nachricht zur Bearbeitung angezeigt werden soll.
 
Bei mehreren Empfängern kann gewählt werden, welche Nachricht zur Bearbeitung angezeigt werden soll.
  
====Nachricht an diesen Empfänger zum Signieren in den Signaturordner speichern====
+
====<u>Nachricht an diesen Empfänger zum Signieren in den Signaturordner speichern</u>====
Diese Option dient zur Signierung von Anlagen. Bei Aktivierung wird die Nachricht an den angezeigten Empfänger zur Signierung der Anlagen in den zuvor festgelegten Signaturordner des E-Ausgangsfaches gespeichert.
+
 
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Diese Option dient zur Signierung von Anlagen. Bei Aktivierung wird die Nachricht an den angezeigten Empfänger zur Signierung der Anlagen in den zuvor festgelegten&nbsp;Signaturordner des Postausganges gespeichert.
  
[[Datei:birne.fw.png]] Diese Option wird bei Nachrichten an Gerichte automatisch vom ''E-Brief'' vorgeschlagen, da bestimmende Schriftsätze nach herrschender Rechtsmeinung immer zu signieren sind.  
+
[[Datei:birne.fw.png|link=]] Diese Option wird bei Nachrichten an Gerichte automatisch vom&nbsp;''E-Brief'' vorgeschlagen, da bestimmende Schriftsätze nach herrschender Rechtsmeinung immer zu signieren sind.  
  
 
===Bearbeitungsfeld===
 
===Bearbeitungsfeld===
 +
 
Im Bearbeitungsfeld kann der Text des E-Briefes bearbeitet werden.
 
Im Bearbeitungsfeld kann der Text des E-Briefes bearbeitet werden.
  
 
Abhängig vom gewählten Briefkopf sind Texte, Formatierungen und Platzhalter bereits vorhanden und werden gefüllt, wenn die entsprechenden Felder in der gewählten Akte vorhanden sind. Der Text ist im Bearbeitungsfenster so zu sehen, wie er später beim Empfänger ankommen wird.
 
Abhängig vom gewählten Briefkopf sind Texte, Formatierungen und Platzhalter bereits vorhanden und werden gefüllt, wenn die entsprechenden Felder in der gewählten Akte vorhanden sind. Der Text ist im Bearbeitungsfenster so zu sehen, wie er später beim Empfänger ankommen wird.
  
Über die Schaltfläche [[Datei:E-Workflow_EBrief_Textbausteinbutton.png|none]] auf der Registerkarte ''Nachricht'' können Textbausteine verwendet werden.  
+
Über die Schaltfläche [[Datei:E-Workflow_EBrief_Textbausteinbutton.png|none|link=]] auf der Registerkarte ''Nachricht'' können Textbausteine verwendet werden.  
  
Textänderungen können mittels der Symbole [[Datei:ebrief.rückgängig.ewf.png]] bzw. [[Datei:ebrief.wiederherstellen.ewf.png]] in der Symbolleiste des E-Briefes oder der Tastenkombinationen ''Strg + Z''  bzw. ''Strg + Y''  rückgängig gemacht bzw. wiederhergestellt werden.
+
Textänderungen können mittels der Symbole&nbsp;[[Datei:ebrief.rückgängig.ewf.png|link=]] bzw.&nbsp;[[Datei:ebrief.wiederherstellen.ewf.png|link=]] in der Symbolleiste des E-Briefes oder der Tastenkombinationen ''Strg&nbsp;+&nbsp;Z''  bzw. ''Strg&nbsp;+&nbsp;Y''  rückgängig gemacht bzw.&nbsp;wiederhergestellt werden.
  
 
==Funktionen in der Statusleiste==
 
==Funktionen in der Statusleiste==
[[Datei:ebrief.statusleiste.ewf.png]]
 
  
Die Statusleiste enthält u. a. Informationen über den Zoom-Faktor. Die Ansicht der Deckungsanfrage und dessen Ausdruck können bei Bedarf vergrößert oder verkleinert werden.
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[[Datei:ebrief.statusleiste.ewf.png|link=]]
 +
 
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Die Statusleiste enthält u.&nbsp;a. Informationen über den Zoom-Faktor. Die Ansicht der Deckungsanfrage und dessen Ausdruck können bei Bedarf vergrößert oder verkleinert werden.
  
Des Weiteren wird über die Größe von mitgelieferten Anlagedateien sowie über den Versandweg wie Signaturordner, EGVP oder direkte Übermittlungen an Versicherungen (RMO VS) informiert. Die Statusleiste weist außerdem auf verschlüsselte/komprimierte Anlagen hin.
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Des Weiteren wird über die Größe von mitgelieferten Anlagedateien sowie über den Versandweg wie Signaturordner, EGVP oder direkte Übermittlungen an Versicherungen (E-RVS) informiert. Die Statusleiste weist außerdem auf verschlüsselte&nbsp;/&nbsp;komprimierte Anlagen hin.
  
[[Category:E-Workflow]]
+
[[Kategorie:E-Workflow]]
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[[Kategorie:Info Desk]]

Version vom 4. Juni 2020, 18:30 Uhr

Hauptseite > E-Workflow > E-Brief

E-Brief

Video: E-Brief
Kategorie: E-Workflow
Tastenkombination: TK E Brief.png
Support-Hotline: 030 43598 888
Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/


Allgemeines

DateiHauptartikel → Karteikarte NachrichtHauptartikel → Karteikarte NachrichtSendet den E-Brief nach Fertigstellung an den Postausgang des Postausganges. Im Postausgang wird der E-Brief je nach Voreinstellung dann entweder automatisch oder manuell versandt. Weitere Informationen stehen im Postausgang unter Einstellungen zur Verfügung.Hier wird der Sachbearbeiter festgelegt, dem der E-Brief zur Genehmigung vorgelegt werden muss. Das geschieht im Genehmigungsordner des Postausganges. Der E-Brief kann im zentralen Postausgang vom zuständigen Sachbearbeiter genehmigt oder nochmals bearbeitet werden. Zur besseren Übersichtlichkeit wird der gewählte Sachbearbeiter im E-Brief hinter dem Absender in der Zeile Von: dargestellt.Hier stehen alle in den E-Mail Konten aktivierten Konten zur Verfügung. Eine Änderung in der Konten-Aktivierung ist erst nach einem Neustart von RA-MICRO wirksam.Hier gewählte Benutzer werden zum internen Versand in die Zeile An: übernommen. Die Nachricht wird über das Postausgang versandt und im Empfänger-Postkorb empfangen.Ein Cc-Versand, d. h. der Versand einer Kopie der Urfassung an einen E-Mail-Empfänger, ist möglich, wenn im Feld An: nur eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.Bei aktenbezogenen Nachrichten wird automatisch die Aktenkurzbezeichnung als Betreff vorgeschlagen. Wurden Gebühren- und Kostenrechnungen an den E-Brief als Anlage übermittelt, bildet der E-Brief den Betreff aus der Rechnungsnummer. Häufig genutzte Betreffzeilen können als Vorlage durch Klick auf Speichern gespeichert werden. Vorhandene Vorlagen können geöffnet und durch Klick übernommen werden. Die bevorzugte Betreffzeile kann durch einen grünen Stern favorisiert werden. Der markierte Betreff wird anschließend immer als Betreff vorgeschlagen, sobald eine Akte oder ein Empfänger gewählt wurde. Gespeicherte Betreffvorschläge können durch bloße Eingabe der Anfangsbuchstaben gewählt werden. Der E-Brief vervollständigt die Betreffzeile automatisch. Der Betreff kann Platzhalter enthalten, die nicht benutzerbezogen sind, z. B. den Platzhalter{$AZABSENDER}. Platzhalter werden im E-Brief automatisch ersetzt, sofern die jeweilige Information in der zuvor gewählten Akte vorhanden ist.Die Zeile Anlagen ist nur sichtbar, wenn Anlagen wie RA-MICRO Dokumente, z. B. Schriftsätze, Gebührenrechnungen usw. an den E-Brief übergeben oder wenn sie per Drag & Drop oder über Datei bzw. Datei aus E-Akte dem E-Brief beigefügt wurden.Jeder Empfänger im Feld An: bekommt standardmäßig eine Kopie des E-Briefes. Soll einem Empfänger ein gesonderter Text gesandt werden, ist er zu wählen, um seine E-Brief Kopie zu bearbeiten.weitere OptionenIm Bearbeitungsfeld kann der Text des E-Briefes bearbeitet werden. Abhängig vom gewählten Briefkopf sind Texte, Formatierungen und Platzhalter bereits vorhanden und werden gefüllt, wenn die entsprechenden Felder in der gewählten Akte vorhanden sind. Der Text ist im Bearbeitungsfenster so zu sehen, wie er später beim Empfänger ankommen wird.ebrief.ewf.png

Der E-Brief ersetzt die klassische E-Mail und ist mit zahlreichen Sonderfunktionen speziell für die Anwaltskanzlei ausgestattet. Er kann aus dem Programmbereich E-Workflow, dem Info Desk sowie über die Tastenkombination AltGr + . aufgerufen werden.

Der E-Brief ermöglicht den verschlüsselten Versand von Anlagen bei der elektronischen Kommunikation mit Mandanten / Dritten. Zur Entschlüsselung der Anlagen kann der RA-MICRO E-Brief-Decrypter unter www.ra-micro.de auch von Mandanten oder Dritten kostenlos heruntergeladen werden.

Im E-Brief steht die automatische Verschlüsselung von Anlagen zur Verfügung, wenn im Adressfenster zu dieser E-Mail-Adresse der E-Versand mit der Option E-Brief aktiviert wurde. Dort kann zwischen Kennwort- und Standardverschlüsselung gewählt werden.

Häufig wird der E-Brief als Übersendungsanschreiben von RA-MICRO Dokumenten wie Schriftsätzen, Rechnungen usw. genutzt. Der E-Brief selbst oder die beigefügten Anlagen können optional signiert werden.

Beim E-Brief-Versand an ein Gericht kann gewählt werden, welche Anlagen signiert und welche unsigniert versandt werden. Die Anlagenauswahl ist beim Versand von Gerichtskorrespondenz über die nachfolgend hervorgehobene Schaltfläche im E-Brief zu erreichen:

E-Workflow EBrief Anlagen.png


Die technische Übertragungsform des E-Briefes kann bei einheitlicher Bedienoberfläche unterschiedlich sein:

Zur Übertragung werden

  • Mail-Server wie bei einer E-Mail
  • oder andere Programme wie der Governikus GmbH & Co. KG
  • bzw. Schnittstellen zu Versicherungen (E-RVS) System, Hersteller: RA-MICRO Software AG)

verwendet.

birne.fw.pngVor Erstellung eines ersten E-Briefes muss in den E-Mail Konten mindestens ein E-Mail-Konto eingerichtet sein und die mitgelieferte Briefkopfdatei Textbk.email01.html an die Kanzleibezeichnung angepasst werden. Bei Verwendung von Briefkopfplatzhaltern, die automatisiert mit den Daten der im Adressfenster unter der Adressnummer 1 hinterlegten Kanzleiadresse gefüllt werden, ist eine Anpassung nicht erforderlich.
Zusätzlich steht die Briefkopf-Datei textbkohneAdresse.email02.html ohne Musterbriefkopf zur Verfügung.

Weitere Briefköpfe können auf Grundlage der mitgelieferten Musterbriefköpfe gestaltet und im angegebenen Verzeichnis \ ra \ standard abgelegt werden. Die Briefkopfdateien müssen das Namensformat Textbk.email[Nr].html bzw. TextbkohneAdresse.email[Nr].html und die Endung .html aufweisen.

birne.fw.pngRechtsschutzversicherungen, die bereits an das E-Brief System angeschlossen sind, werden automatisch erkannt und die Übermittlung der Nachricht erfolgt direkt in das EDV-System der Versicherung. Für den Spezialfall der teilstrukturierten Deckungsanfrage sind zusätzliche Angaben zum Rechtsschutzfall möglich, wodurch die Bearbeitung bei der Versicherung erleichtert und beschleunigt wird. Die Anbindung weiterer Versicherungen und die Abwicklung von Kfz-Schäden sind geplant.
Welche Versicherungen über (E-RVS) im Bereich Rechtsschutz erreichbar sind, ist hier einsehbar.

birne.fw.pngAuf welchem Weg der Versand erfolgt - ob verschlüsselt oder signiert, an Gerichte via EGVP oder an (E-RVS) Versicherungen - ist am unteren Rand des Programmfensters in der Statusleiste zu ersehen:

E-Workflow EBrief status.png


Der externe Versand des E-Briefes kann direkt an Aktenbeteiligte erfolgen. Voraussetzung ist, dass für den jeweiligen Empfänger eine E-Mail-Adresse im Adressfenster hinterlegt ist. Alternativ kann ein Empfänger wie in einer normalen E-Mail direkt über seine E-Mail-Adresse angeschrieben werden, ohne auf eine Akte Bezug nehmen zu müssen.

Außerdem ist der Versand an interne und externe Postkörbe sowie über die Schaltfläche E-Workflow EBrief an.png an RA-MICRO Benutzer möglich:

E-Workflow EBrief Empfänger.png


Über das Menü E-Workflow EBrief datei.png kann der E-Brief vor dem eigentlichen Versand als Entwurf gespeichert und wieder geladen, zur Weiterbearbeitung in den E-Eingangskorb eines Benutzers gespeichert und/oder in der zugeordneten E-Akte gespeichert werden.

birne.fw.png E-Briefe an mehrere Empfänger sind einzeln personalisierbar: An den Empfänger angepasste E-Briefe werden nicht im Textfenster Allgemein bearbeitet.

Sie können über das Symbol E-Workflow EBrief plus.png in einem gesonderten Textfenster hinzugefügt werden. So erhält der gegnerische Anwalt z. B. die Urfassung, wohingegen der Mandant dasselbe Schreiben samt zusätzlicher Erläuterungen erhält.

Funktionen der verschiedenen Karteikarten

Datei

E-Workflow EBrief symbolmenue.png


An E-Korb intern

Statt einen E-Brief gleich zu versenden, kann dieser vorerst zur E-Akte gespeichert und optional einem Postkorb übergeben werden. Der E-Brief kann zu einem späteren Zeitpunkt über das Kontextmenü in der E-Akte mit Öffnen über die E-Brief Anzeige versandt / bearbeitet werden. Er gelangt nicht in den Postausgang.

An E-Korb intern dient der kanzleiinternen Nutzung des E-Briefs, z. B. für den Fall, dass ein Entwurf zunächst an einen Sachbearbeiter gesendet wird, der diesen dann nach einer weiteren Überarbeitung als E-Brief versendet.

birne.fw.pngHierzu setzen wir voraus, dass in den Einstellungen der E-Akte das Originalformat als Speicherformat für E-Mails gewählt wurde.

Entwurf speichern

Speichert den aktuellen Stand des E-Briefes als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.

Hauptartikel → Speichern in E-Akte

Entwurf laden

Speichert den aktuellen Stand des E-Briefes als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.

Desktop Button erstellen

Legt einen Desktop Button des E-Briefes an. So kann der E-Brief auch außerhalb von RA-MICRO genutzt werden.

Schließen

Schließt die Maske E-Brief.

Nachricht

Hauptartikel → Karteikarte Nachricht

Menüband ausblenden

ausgangsfach.ausblenden.ewf.png

Löst das Menüband, d. h., blendet es aus. Über das Symbol kann es wieder eingeblendet werden.

Textformat

Hauptartikel → Karteikarte Textformat

Optionen

Hauptartikel → Karteikarte Optionen

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Senden

Sendet den E-Brief nach Fertigstellung an den Postausgang.

Im Postausgang wird der E-Brief je nach Voreinstellung dann entweder automatisch oder manuell versandt. Weitere Informationen stehen im Postausgang unter Einstellungen zur Verfügung.

Zur Genehmigung

Hier wird der Sachbearbeiter festgelegt, dem der E-Brief zur Genehmigung vorgelegt werden muss. Das geschieht im Genehmigungsordner des Postausganges.

Der E-Brief kann im zentralen Postausgang vom zuständigen Sachbearbeiter genehmigt oder nochmals bearbeitet werden. Zur besseren Übersichtlichkeit wird der gewählte Sachbearbeiter im E-Brief hinter dem Absender in der Zeile Von: dargestellt:

ebrief.absender.ewf.png

Zum Speichern in den Genehmigungsordner wird im E-Brief die Schaltfläche ebrief.senden.ewf.png durch den Button ebrief.speichern.ewf.png ersetzt.

birne.fw.png Der E-Brief "merkt" sich den Genehmigungsordner und schlägt diesen beim nächsten Aufruf wieder vor.

So kann dem nicht autorisierten Versand eines E-Briefs mit dem Briefkopf der Kanzlei vorgebeugt werden.

Von:

ebrief.von.ewf.png

Hier stehen alle in den E-Mail Konten aktivierten Konten zur Verfügung.

Eine Änderung in der Konten-Aktivierung ist erst nach einem Neustart von RA-MICRO wirksam.

An:

ebrief.an.ewf.png

Hier gewählte Benutzer werden zum internen Versand in die Zeile An: übernommen. Die Nachricht wird über den Postausgang versandt und im Empfänger-Postkorb empfangen.

Adressierung

ebrief.an2.ewf.png

Dient, vergleichbar mit anderen E-Mail-Programmen, der Adressierung des E-Briefes.

birne.fw.png Wurden bereits Nachrichten an E-Mail-Empfänger versandt, werden diese gespeichert. Zur Bereinigung dieser E-Mail-Listen sind z. B. die Anfangsbuchstaben einer E-Mail-Adresse in das Feld An: oder auch das nachfolgende Feld Cc: einzugeben. Nicht gewünschte Einträge in der angezeigten Liste können durch Druck auf die Taste TK Entf.png gelöscht werden. Die Änderung der Adressliste wird allerdings nur gespeichert, wenn die Nachricht anschließend versandt wurde.

In der abgebildeten Grafik ist z. B. die E-Mail-Adresse des Mandanten M1 zur gewählten Akte 3 / 16 zu sehen. Die E-Mail-Adresse der im Beteiligtenbaum gewählten Beteiligten werden automatisch in diese Adresszeile eingetragen, wenn diese zur jeweiligen Adresse hinterlegt ist.

Zusätzlich können auch aktenunabhängige E-Mail-Adressen hinzugefügt werden. Jeder Empfänger bekommt in diesem Fall einen inhaltlich identischen E-Brief.

birne.fw.png Um zwischen den E-Briefen der Empfänger im Feld An: zu wechseln, ist mit dem Mauszeiger auf die gewünschte E-Mail-Adresse zu klicken.

Klick auf das Symbol ebrief.plus.ewf.png bietet die Möglichkeit, die Nachricht für einen einzugebenden Adressaten zu modifizieren. Eine Kopie der Urfassung des E-Briefes wird aufgerufen und kann anschließend geändert werden.

CC:

Ein Cc-Versand, d. h. der Versand einer Kopie der Urfassung an einen E-Mail-Empfänger, ist möglich, wenn:

  • im Feld An: nur eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.

Zusätzlich dürfen die weiteren Optionen

  • Dieser Empfänger bekommt alle anderen E-Briefe als Abschrift und
  • Diese Nachricht zum Signieren in den Signaturordner speichern

für einen erfolgreichen Cc-Versand bei keinem Empfänger im Feld An: gesetzt sein.

birne.fw.png Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann ein Cc-Versand vorgenommen werden.

Betreff:

Bei aktenbezogenen Nachrichten wird automatisch die Aktenkurzbezeichnung als Betreff vorgeschlagen. Wurden Gebühren- und Kostenrechnungen an den E-Brief als Anlage übermittelt, bildet der E-Brief den Betreff aus der Rechnungsnummer.

Häufig genutzte Betreffzeilen können als Vorlage durch Klick auf Speichern gespeichert werden. Vorhandene Vorlagen werden mit ebrief.pfeilrunter.ewf.png geöffnet und durch Klick übernommen. Mit den Pfeiltasten TK Arrow Up.png und TK Arrow Down.png gewählte Betreffzeilen können mit TK Entf.png gelöscht werden.

Die bevorzugte Betreffzeile kann durch einen grünen Stern favorisiert werden. Der markierte Betreff wird anschließend immer als Betreff vorgeschlagen, sobald eine Akte oder ein Empfänger gewählt wurde.

Gespeicherte Betreffvorschläge können durch bloße Eingabe der Anfangsbuchstaben gewählt werden. Der E-Brief vervollständigt die Betreffzeile automatisch.

Der Betreff kann Platzhalter enthalten, die nicht benutzerbezogen sind, z. B. den Platzhalter{$AZABSENDER}. Platzhalter werden im E-Brief automatisch ersetzt, sofern die jeweilige Information in der zuvor gewählten Akte vorhanden ist.

birne.fw.png Betreffplatzhalter, die nicht benutzerbezogen sind, müssen in der Betreffzeile in geschweifte Klammern {} gesetzt werden.

Hauptartikel → Platzhalter

Betrefflogiken im E-Brief

Wenn eine der genannten Betrefflogiken in den E-Brief Betreff aufgenommen werden, so werden diese automatisch

  1. vom E-Eingangsfach ausgelesen und die Spalten werden entsprechend automatisch gefüllt.
  2. beim direkten Speichern in die E-Akte berücksichtigt.

„Ihre Aktennummer: <AktenNr>“, „Unsere Aktennummer: <AktenNr>“, „Ihr Sachbearbeiter: <SB>“, „Unser Sachbearbeiter: <SB>“

Eine oder eine Kombination aus diesen Betreff-Feldern werden als EWF-Nachricht erkannt. Beispiel: Ihre Aktennummer: 12345/17 Unser Sachbearbeiter: KT

Anlagen:

Die Zeile Anlagen ist nur sichtbar, wenn Anlagen wie RA-MICRO Dokumente, z. B. Schriftsätze, Gebührenrechnungen usw. an den E-Brief übergeben oder wenn sie per Drag & Drop oder über Datei bzw. Datei aus E-Akte dem E-Brief beigefügt wurden.

Ist der E-Brief eine beA Nachricht (Absender und Empfänger bestehen aus SAFE-IDs), steht über Klick / Touch auf den Button Anlagen die Möglichkeit zur Verfügung, Anlagen als Schriftsatz zu kennzeichnen:
beA Schriftsatz Kennzeichnung.png

Grün markierte Anlagen sind als Schriftsatz gekennzeichnet. Nicht grün markierte Dateien gelten als Anlagen zum Schriftsatz.
beA Schriftsatz.png

weiterer E-Brief

ebrief.plus.ewf.png

Jeder Empfänger im Feld An: bekommt standardmäßig eine Kopie des E-Briefes.

Soll einem Empfänger ein gesonderter Text gesandt werden, ist er zu wählen, um seine E-Brief Kopie zu bearbeiten.

weiterer Empfänger:

Nach Bestätigung der Eingabe mit TK Enter.png wird der neue Empfänger automatisch im Feld An: ergänzt und eine Kopie des E-Briefes zur weiteren Bearbeitung erstellt.

weitere Optionen

ebrief.weitereoptionen.ewf.png

Angezeigter Empfänger:

Bei mehreren Empfängern kann gewählt werden, welche Nachricht zur Bearbeitung angezeigt werden soll.

Nachricht an diesen Empfänger zum Signieren in den Signaturordner speichern

Diese Option dient zur Signierung von Anlagen. Bei Aktivierung wird die Nachricht an den angezeigten Empfänger zur Signierung der Anlagen in den zuvor festgelegten Signaturordner des Postausganges gespeichert.

birne.fw.png Diese Option wird bei Nachrichten an Gerichte automatisch vom E-Brief vorgeschlagen, da bestimmende Schriftsätze nach herrschender Rechtsmeinung immer zu signieren sind.

Bearbeitungsfeld

Im Bearbeitungsfeld kann der Text des E-Briefes bearbeitet werden.

Abhängig vom gewählten Briefkopf sind Texte, Formatierungen und Platzhalter bereits vorhanden und werden gefüllt, wenn die entsprechenden Felder in der gewählten Akte vorhanden sind. Der Text ist im Bearbeitungsfenster so zu sehen, wie er später beim Empfänger ankommen wird.

Über die Schaltfläche

E-Workflow EBrief Textbausteinbutton.png

auf der Registerkarte Nachricht können Textbausteine verwendet werden.

Textänderungen können mittels der Symbole ebrief.rückgängig.ewf.png bzw. ebrief.wiederherstellen.ewf.png in der Symbolleiste des E-Briefes oder der Tastenkombinationen Strg + Z bzw. Strg + Y rückgängig gemacht bzw. wiederhergestellt werden.

Funktionen in der Statusleiste

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Die Statusleiste enthält u. a. Informationen über den Zoom-Faktor. Die Ansicht der Deckungsanfrage und dessen Ausdruck können bei Bedarf vergrößert oder verkleinert werden.

Des Weiteren wird über die Größe von mitgelieferten Anlagedateien sowie über den Versandweg wie Signaturordner, EGVP oder direkte Übermittlungen an Versicherungen (E-RVS) informiert. Die Statusleiste weist außerdem auf verschlüsselte / komprimierte Anlagen hin.