E-Versand (Word): Unterschied zwischen den Versionen

(Funktionen im Bearbeitungsbereich)
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Wenn in den ''Allgemeinen Einstellungen'' im Programmbereich ''Kanzlei'' die Option ''1.27 Aktenretent bei E-Versand drucken'' gewählt ist, kann ein Ausdruck einer Abschrift erfolgen.  
 
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Für den Ausdruck einer Abschrift für das Handaktenexemplar kann der Aufdruck einer ''Markierung'' erfolgen.  
 
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Version vom 11. Februar 2021, 10:25 Uhr

Hauptseite > Schriftverkehr > Word > E-Versand_(Word)


Allgemeines

Hierüber kann ein Vorschlag für den elektronischen Versandweg gewählt werden, der für sämtliche Empfänger, die keinen Versandweg besitzen in der Empfängerliste übernommen wird.Zeigt alle Beteiligte mit Link auf die Adressnummer zur Akte und ggf. den zur Adresse bereits hinterlegten E-Versand in der Spalte ''Versandweg'' an.Auswahl des beA Absenders (anwaltlicher RA-MICRO Benutzer mit SAFE-ID in der Benutzerverwaltung).Dient der Auswahl eines Kurzbrieftextes als Nachrichteninhalt für den Versandweg E-Brief und E-Mail.Hierüber kann eine Grußformel gewählt werden, die unterhalb des Kurzbrieftextes in den Nachrichteninhalt bei Versandweg E-Brief und E-Mail eingefügt wird.Durch Anwahl von eEB  kann ein elektronisches Empfangsbekenntnis angefordert werden.Hierüber können Anlagen aus der E-Akte, dem Dateisystem und auch über dem Anlagenbezug für den weiteren elektronischen Versand aufgenommen werden.Wenn in den Allgemeinen Einstellungen im Programmbereich Kanzlei die Option 1.27 Aktenretent bei E-Versand drucken gewählt ist, kann ein Ausdruck einer Abschrift erfolgen.Für den Ausdruck einer Abschrift für das Handaktenexemplar kann der Aufdruck einer Markierung erfolgen.Bei Auswahl der Option E-Akte wird das aktive Dokument je nach getroffener Formatauswahl in den Einstellungen E-Workflow im Bereich E-Akte/Speichern/E-Akte Dokumente, im PDF- oder im PDF- und Originalformat zur E-Akte gespeichert.Speichert das aktive Dokument standardmäßig je Benutzer als Druckdatei unter einer fortlaufenden Nummer im in den Einstellungen Textverarbeitung MS Word auf der Karteikarte Allgemein gewählten Textformat (DOCX, DOC oder RTF).Speichert das aktive Dokument als Textdatei in das Textverzeichnis, das in den Einstellungen Textverarbeitung MS Word auf der Karteikarte Allgemein gespeichert wurde in dem ebenfalls hier vorab ausgewählten Textformat (DOCX, DOC oder RTF). In das Eingabefeld ist lediglich der gewünschte Dateiname einzutragen. Den Speicherpfad setzt das Programm selbständig zusammen.Wurde das aktive Dokument zu einer Akte erzeugt, wird die zum Dokument gehörende Aktennr. hier vorgeschlagen.Kennzeichen (DKz) können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel des Beteiligten in der Akte.Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll.Je nach Status werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem Postkorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden.Wichtige Informationen zum Dokument können per Notiz aufgenommen werden.Über diese Funktion wird das Fenster Wiedervorlagen aufgerufen.Über diese Schaltfläche wird der SClip Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann.Der Dialog wird geschlossen und der elektronische Versand gem. Auswahl gestartet.Das Fenster wird geschlossen.Schriftverkehr word e-versanddialog.png

Mithilfe dieser Programmfunktion können Dokumente nebst Anlagen als E-Brief an das RA-MICRO beA Postausgangsfach im Postausgang oder per E-Brief bzw. E-Mail einem Beteiligten zur Akte elektronisch übermittelt werden. Des Weiteren kann die Übermittlung an die MANDANT APP sowie an die RA APP erfolgen.

Gleichzeitig kann eine Speicherung des Dokuments zur E-Akte und/oder Druckdatei- bzw. Dokumentenverwaltung erfolgen sowie ein Aktenretent für die Handakte gedruckt werden.

Im Adressfenster kann zum Versandweg E-Brief, E-Mail, Outlook mit RA-MICRO Krypt zusätzlich die Standard- oder Passwortverschlüsselung gewählt werden. Dokumente und Anhänge werden dann über den E-Versand verschlüsselt gesendet.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Vorschlag

Hierüber kann ein Vorschlag für den elektronischen Versandweg gewählt werden, der für sämtliche Empfänger, die keinen Versandweg besitzen in der Empfängerliste übernommen wird.

caption Für Beteiligte, für die E-Versand in der Adresse gewählt ist, kann der vordefinierte Versandweg nicht überschrieben werden.

Empfängerliste

Zeigt alle Beteiligte mit Link auf die Adressnummer zur Akte und ggf. den zur Adresse bereits hinterlegten E-Versand in der Spalte Versandweg an.

Für Beteiligte, die nicht zur Auswahl stehen, ist in der Adresse keine E-Mail und/oder SAFE-ID hinterlegt. Über die in Klammern aufgeführte Adressnummer kann das Adressfenster des Beteiligten aufgerufen und in diesem eine E-Mail Adresse oder ein E-Versand hinterlegt werden.

Nach Aktualisierung der Empfängerliste über E-Versand Refresh.png steht der Beteiligte zur Auswahl als Empfänger zur Verfügung.

Bei Vorhandensein einer SAFE-ID im Adressfenster, z. B. bei Gerichtsadressen, wird in der Spalte Versandweg entsprechend beA ausgewiesen.

beA Absender

Auswahl des beA Absenders (anwaltlicher RA-MICRO Benutzer mit SAFE-ID in der Benutzerverwaltung).

caption beA Absender kann nur gewählt werden, wenn ein Empfänger mit Versandweg beA in der Empfängerliste ausgewählt ist.

eEB

Durch Anwahl von eEB  kann ein elektronisches Empfangsbekenntnis angefordert werden.

Hauptartikel → eEB

OCR durchsuchbar machen

Bei Aufruf des E-Versands ist die Option Dieses Dokument enthält Grafik. Im Postausgang ... aktiviert, sofern ein Empfänger mit Versandweg beA gewählt und wenn das Dokument im Textspeicher Grafiken enthält (z B. ein Briefkopf-Logo). Wenn das Dokument nicht durchsuchbar gemacht werden muss, z. B. Logos und künstlerisch gestaltete Buchstaben, kann dies abgewählt werden. Sind in dem erstellten Dokument keine Grafiken enthalten, ist die Option nicht gesetzt, kann jedoch optional gewählt werden.

Hinweis:
Damit die OCR Durchsuchbarkeit gewählt werden kann muss unter Kanzlei/Modul Einstellungen/E-Workflow/E-Akte/OCR die Einstellung OCR Erkennung aktivieren gewählt sein, damit die OCR-Software aktiviert wird. Mit der Aktivierung wird gleichzeitig die Einstellung OCR Erkennung im beA-Postausgang aktiviert.

Versand nur mit Signatur

Hierüber kann gewählt werden, ob vor dem beA-Versand das Dokument im beA Postausgang qualifiziert signiert werden muss. Die Signatur-Anforderung bezieht sich lediglich auf das Schriftsatz-Dokument, Anlagen werden nicht berücksichtigt.

Versandformat Word

Hierüber erfolgt der elektronische Versand eines Dokuments mit Anlagen im Originalformat als E-Mail, E-Brief oder im PDF-Format als beA Nachricht. Gemäß § 2 ERVV sind bei beA-Versand nur PDF und TIFF zulässig.

Versandformat PDF/A-1

Diese Einstellung ist bei Aufruf des E-Versands vorausgewählt. Der elektronische Versand eines Dokuments mit Anlagen erfolgt im PDF-Format als E-Mail, E-Brief oder an den beA Postausgang.

Kurzbrief

Dient der Auswahl eines Kurzbrieftextes als Nachrichteninhalt für den Versandweg E-Brief und E-Mail.

Grußformel

Hierüber kann eine Grußformel gewählt werden, die unterhalb des Kurzbrieftextes in den Nachrichteninhalt bei Versandweg E-Brief und E-Mail eingefügt wird.

Anlagen

Hauptartikel → Anlagen

Abschrift

Wenn in den Allgemeinen Einstellungen im Programmbereich Kanzlei die Option 1.27 Aktenretent bei E-Versand drucken gewählt ist, kann ein Ausdruck einer Abschrift erfolgen.