E-Workflow (Einstellungen)

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E-Workflow (Einstellungen)
Kategorie: Kanzlei Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Im folgenden sind die Einstellungen im Bereich E-Workflow erläutert.

Funktionen

E-Akte

Anzeige

Die E-Akte-Anzeige ist in den folgenden Einstellungen → Einstellungen Anzeige zu finden.

Speichern

Die Speichern-Einstellungen können auf der Karteikarte E-Akte Speichern nachgelesen werden.

Allgemeines

Im Bereich Scanner lassen sich die Einstellungen zu einem Scanner anpassen, der mittels eines TWAIN-Treibers installiert wurde.

Die Scanner-Einstellungen stehen nur zur Verfügung, wenn ein Scanner mittels TWAIN-Treiber installiert wurde.

Einstellungen, die sich auf die Qualität des zu scannenden Dokuments auswirken (z. B. Helligkeit, Kontrast), auf dessen Ausrichtung sowie bestimmte Scanner-Funktionen, wie das Duplex-Scannen, stehen nicht in Verbindung mit der aktiven Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen zur Verfügung. Die dann gegraut dargestellten Einstellungen sind unter diesen Umständen über den Scanner-Treiber zu ändern.

Die Einstellungen zum beidseitigen Scannen (Duplex) und BlackPageScan wirken sich auch auf die Scan-Importfunktion im Posteingang aus. Ansonsten beziehen sich alle Einstellungen auf die Funktionen zum Scannen über die E-Akte im Menü Datei / Scannen.

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Informationen zur XML Scanner-Schnittstelle

Um das Einscannen in die E-Akte zu vereinfachen und zu beschleunigen, steht in RA-MICRO eine XML-Schnittstelle zwischen Scanner und Posteingang bzw. für das Scannen über die E-Akte im Menü Datei / Scannenzur Verfügung.

Metadaten zum gescannten Dokument (z. B. Aktennummer, Bemerkung usw.), welche beim Einscannen direkt am Scanner eingetragen wurden, werden automatisch beim Import in den Posteingang bzw. in den Speicherdialog nach dem Scannen über die E-Akte eingelesen. Für diese Übernahme der Daten ist es erforderlich, dass der Scanner eine XML-Datei nach folgendem Muster, erzeugt:

Die angegebenen Inhalte für die Variablen Aktennummer, Dateiname, Datum und Bemerkung etc. sind beispielhaft. Zwischen Datum und Uhrzeit befindet sich ein Leerzeichen. Für die Rubrik ist immer das zweistellige Rubrik-Kürzel anzugeben.

Die zu importierenden Dateien werden nach folgendem Muster benannt, wobei der Name der eingescannten Datei frei wählbar ist:

Eingescannte Datei: Klageschrift.pdf Zugehörige XML-Datei: Klageschrift.pdf.xml

Beide Dateien müssen sich in demselben Importordner befinden. Der Importordner wird im Posteingang als Importordner Scanner gespeichert.

Alle in der XML-Datei gefüllten Informationen werden zusammen mit dem gescannten Dokument an den Posteingang übergeben und können von hier aus weiterverarbeitet werden.

Über den Importordner zu importierende Dokumente können in folgenden Formaten vorliegen: Multipage TIF (mehrseitige TIF-Datei) sowie einfaches TIF, PDF, BMP, JPG und PNG.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Scanner

Hier wird der am Arbeitsplatz mittels eines TWAIN-Treibers installierte Scanner ausgewählt. Auf diesen Scanner wird, unter Beachtung der im Folgenden getroffenen Einstellungen, in der E-Akte in den Funktionen unter Datei / Scannen zugegriffen. Die Installation und Einrichtung nimmt der RA-MICRO Vor-Ort-Partner vor.

Helligkeit

Die Helligkeit des zu scannenden Dokumentes kann festgelegt werden. Positiver Wert: Heller Negativer Wert: Dunkler

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird die Helligkeit über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Kontrast

Der Helligkeitsunterschied der zu scannenden Dokumente ist hierüber festlegbar. Positiver Wert: Kontrast ist höher Negativer Wert: Kontrast ist niedriger

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird der Kontrast über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Auflösung (dpi)

Die Auflösung beeinflusst die Qualität des gescannten Dokumentes. Praktisch kann keine höhere Auflösung genutzt werden, als die vom jeweils verwendeten Scanner unterstützte. Je nach Scanner-Model schwanken die möglichen Werte. Bei einigen Modellen sind die angezeigten Einstellungen nicht änderbar, da der genutzte Scanner keine weiteren Einstellungen unterstützt. Die vom Scanner vorgegebenen Werte werden genutzt.

Für Dokumente sind Werte zwischen 300 und 600 dpi empfehlenswert.

Je höher der dpi-Wert ist, desto größer wird die Datei.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird die Auflösung über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Kalibrierung

X-Offset

Der Versatz der Scan-Position in horizontaler Richtung ist festlegbar.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird der Versatz über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Y-Offset

Der Versatz der Scan-Position in vertikaler Richtung ist festlegbar.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird der Versatz über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Verzeichnisse

Dokumente importieren aus Verzeichnis

Diese Einstellung ist von Bedeutung, sofern das Scan-to-File Verfahren (Scannen in ein Verzeichnis / Ordner) zum Scannen der Dokumente verwendet werden soll. Hier wird das Verzeichnis bzw. der Ordner aus dem Dateisystem ausgewählt, aus dem außerhalb von RA-MICRO gescannte Dokumente importiert und in die E-Akte gespeichert werden sollen. Liegen Dokumente in diesem Ordner bereit, können sie in der E-Akte über die Funktion Datei / Scannen / Importieren importiert und zu einer Akte gespeichert werden.

Zentrales Verzeichnis

Ist diese Einstellung aktiviert, werden die zu importierenden Dokumente direkt zentral im angegebenen Importverzeichnis verarbeitet.

Es kann in diesem Fall bei gleichzeitigem Zugriff mehrerer Benutzer auf das Importverzeichnis zu Doppelspeicherungen kommen.

Bleibt die Einstellung deaktviert, werden die zu importierenden Dateien vom Programm beim Importvorgang in das benutzerspezifische Verzeichnis desjenigen verteilt, der den Import über die E-Akte durchführt.

Die Speicherung der Dokumente kann nur von dem Benutzer durchgeführt werden, der den Import gestartet hat. Eine Doppelspeicherung ist so jedoch ausgeschlossen.

Eigenschaften

BlackPageScan

Mit Hilfe von schwarzen Trennseiten (BlackPage) können auch Dokumentenstapel, die aus mehreren Dokumenten bestehen, die verschiedenen Akten zugeordnet werden müssen, im Stapel verarbeitet werden. Eine schwarze Seite wird hierfür hinter jedes Dokument gelegt, nach dem der E-Akte Speicherdialog erscheinen oder der Posteingang die Dokumente automatisch trennen soll. Die Seiten zwischen den schwarzen Trennseiten werden als ein Dokument dargestellt bzw. erstellt.

Bei den schwarzen Trennblättern sollte es sich um einheitlich schwarze Seiten mit intensiver Farbe und ohne Rand handeln. Es wird daher empfohlen, diese ggf. im Schreibwaren-Fachhandel zu erwerben.

Diese Einstellung wirkt sich auf den Posteingang und die Funktionen Datei / Scannen / Dokumente und Importieren in der E-Akte aus.

Hauptartikel → Scannen über die E-Akte

Beispiel:

3 Seiten Dokument

schwarzes Blatt

1 Seite Dokument

schwarzes Blatt

2 Seiten Dokument

schwarzes Blatt

RA-MICRO erkennen drei Dokumente, wobei das erste Dokument aus drei Seiten besteht, das zweite aus einer Seite und das dritte Dokument aus zwei Seiten. Vor dem ersten schwarzen Trennblatt wird der Speicherdialog angezeigt. Das dreiseitige Dokumente kann nun zur entsprechenden Akte gespeichert werden. Hiernach wird das schwarze Blatt programmseitig gelöscht und das folgende einseitige Dokument wird angezeigt usw.

Schwarze Trennblätter werden nicht beachtet, sofern die Einstellung deaktiviert ist.

Letzte Aktennummer vorschlagen

Es wird die zuletzt verwendete Aktennummer beim Einscannen über die E-Akte über die Funktion Datei / Scannen vorgeschlagen (wenn bspw. oft mehrere Dokumente einzeln gescannt und in eine E-Akte gespeichert werden).

Duplex scannen

Diese Einstellung aktiviert das doppelseitige Scannen von Dokumenten über die E-Akte Funktion Datei / Scannen / Dokumente.

Hauptartikel → Scannen über die E-Akte

Wird Duplex vom Scanner bzw. Scannertreiber nicht unterstützt, kann diese Einstellung nicht aktiviert werden..

Weiße Rückseite bei Duplex filtern

Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob Rückseiten von duplex gescannten Seiten, die einen festzulegenden Schwarzanteil unterschreiten, herausgefiltert und nicht gespeichert werden sollen. Ist die Einstellung aktiv, kann über den dann zusätzlich eingeblendeten Schieberegler der prozentuale Schwarzanteil (berechnet auf die ganze Seite des Dokuments) bestimmt werden, bis zu dem die Seite herausgefiltert und verworfen werden soll. Rückseiten, auf denen evtl. nur noch eine Seitenzahl aufgedruckt ist oder die nicht mehr relevanten Text enthalten (z. B. Grußformelfragmente), werden somit aus der Datei herausgefiltert und nicht gespeichert.

Empfehlenswert ist ein Schwarzanteil unter 1 %.

Seite in Graustufen einscannen (Speicherung erfolgt in S / W)

Dokumente werden beim Scannen in der E-Akte über die Funktion Datei / Scannen / Seitebei aktiver Einstellung in Graustufen gespeichert.

Seite in DIN-A4-Format einscannen

Diese Einstellung gibt dem Scanner vor, dass generell im DIN-A4-Format gescannt werden soll. Bei Verwendung von schwarzen Trennseiten ist dies besonders sinnvoll, damit kein weißer Rand um das schwarze Blatt herum entsteht, der den Schwarzanteil soweit heruntersetzen würde, dass die Trennseite nicht mehr als solche erkannt wird.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder wenn Formatvorlagen vom Scannertreiber nicht unterstützt werden oder wenn die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall wird das verwendete Papierformat über die Treibereigenschaften gesteuert, die während des Scan-Vorgangs angezeigt werden.

Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen

Diese Einstellung ermöglicht die Treibereigenschaften des Scanners einzublenden, bevor das Dokument gescannt wird (beim Scannen über die Funktion Datei / Scannen in der E-Akte). So können Scanner-Treibereinstellungen angepasst werden, die grundsätzlich nicht über die E-Workflow Einstellungen erreichbar sind (z. B. spezielle Bildkorrekturoptionen oder Aufdrucke).

Ist diese Einstellung aktiv, werden die Einstellungen im Bereich Scanner deaktiviert und deren Wirkung aufgehoben, die unmittelbar im Scannertreiber auch geändert werden können (z. B. Helligkeit, Kontrast, Auflösung etc.).

Statusanzeige beim Scannen ausblenden

Bei Wahl dieser Einstellung wird der Fortschrittsbalken, der beim Scannen angezeigt wird, ausgeblendet.

Die Einstellung ist nicht änderbar, sofern kein Scanner installiert bzw. ausgewählt wurde oder die Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen aktiv ist. In diesem Fall können die Scanneroptionen über die Treibereigenschaften geändert werden, die während des Scanvorgangs angezeigt werden.

Mehrere Seiten als Datenstream einlesen

Verfügt der verwendete Scanner nicht über einen Mehrfachblatteinzug, kann diese Einstellung bei Nutzung der Funktion Datei / Scannen / Dokumente in der E-Akte aktiviert werden. Nach dem Einscannen einer Seite fragt das Programm nach, ob weitere Seiten zum Dokument gescannt oder ob gespeichert werden soll. So ist ein aktenbezogenes Einscannen von Dokumenten nach dem BlackPageScan-Verfahren auch ohne Mehrfachblatteinzug möglich.

OCR mit Omnipage ab Version 15

Ist diese Einstellung aktiv, werden eingescannte grafische Dokumente (z. B. grafische PDF- oder TIF-Dateien) in die Volltextsuche der E-Akte einbezogen.

Zusätzlich kann beim Einscannen über die E-Akte (Datei / Scannen) im Speicherdialog neben dem Original- und PDF-Format auch zwischen Text (TXT) oder Rich-Textformat (RTF) ausgewählt werden, um grafische Dateien für die Weiterverarbeitung in der Textverarbeitung nutzbar zu machen.

Zur Aktivierung der Einstellung ist die Installation der OCR-Software Omnipage ab Version 15 vorausgesetzt. An diesen Arbeitsplätzen bzw. für die Benutzer, auf deren Arbeitsplätzen Omnipage installiert wurde, ist im Dienste Starter der Kanzleidienst Volltextsuche zu aktivieren.

Funktionen in der Abschlussleiste

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Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

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Die Einstellungen werden ohne Speicherung der Änderungen geschlossen.

Allgemeines

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Einstellungen

Datenlaufwerk

Informative Anzeige des aktiven RA-MICRO Datenlaufwerks. Auf diesem Laufwerk befinden sich alle in RA-MICRO erstellten Daten, mit Ausnahme einzelner Datenstrukturen, für die separate Laufwerkszuweisungen möglich sind. Das Datenlaufwerk wird bei Installation von RA-MICRO festgelegt.

Archivlaufwerk

Für die E-Akten Archivierung bei Aktenablage oder bei Reorganisation abgelegter Akten, kann hier ein gesondertes Archivlaufwerk angegeben werden. Empfehlenswert ist es, hierfür ein SSD Laufwerk auf dem Server oder ein separates NAS Gerät zu verwenden.

Lokale E-Akte Laufwerk

Um E-Akten auch unterwegs außerhalb des Kanzleinetzwerks einsehen und nutzen zu können, steht die Lokale E-Akte zur Verfügung, deren Datenlaufwerk hier festgelegt wird. Das Datenlaufwerk von RA-MICRO wird vorgeschlagen, es kann jedoch ein beliebig anderes lokales Laufwerk ausgewählt werden.

Funktionen in der Abschlussleiste

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Archive

E-Akten PDF-Archive verwenden

Bei aktivierter Einstellung werden zur Akte gespeicherte Dokumente als komprimiertes E-Akten Archiv auf das Archivlaufwerk ausgelagert und vom RA-MICRO Datenlaufwerk gelöscht. Das Archivlaufwerk kann in den E-Workflow Einstellung im Bereich E-Akten / Laufwerke festgelegt werden.

Archiviert wird gemäß den E-Workflow Einstellungen Dokumente/E-Mails zusätzlich zu PDF im Originalformat speichern: Sind zum Ablagezeitpunkt noch Dokumente im Textverzeichnis, Druck- oder Briefdateien zur Akte gespeichert, werden diese, sofern PDF und Originalformat aktiviert ist, im E-Akten Archiv aufgenommen und aus dem ursprünglichen Speicherverzeichnis gelöscht. Ist nur PDF aktiv, werden Dokumente im Textverzeichnis, Druck- und Briefdateien bei Ablage ins PDF-Format umgewandelt, im E-Akten Archiv aufgenommen und aus dem ursprünglichen Speicherverzeichnis gelöscht.

Ein Zugriff auf abgelegte archivierte E-Akten ist ausschließlich über das E-Akte Fenster möglich.

Bei Reaktivierung von Akten wird die Archivierung automatisch rückgängig gemacht. Die Dokumente werden zurück auf das RA-MICRO Datenlaufwerk verschoben und sind wieder in der E-Akte verfügbar.

Ist die Einstellung nicht aktiviert, verbleiben alle Dokumente in der E-Akte auf dem RA-MICRO Datenlaufwerk.

Allgemeines

Das Archiv Kanzleipasswort verschlüsselt die E-Akten Archive auf dem Archivlaufwerk und sollte an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Das Passwort hat folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Mindestens acht Zeichen
• Mindestens eine Ziffer
• Ein Kleinbuchstabe
• Ein Großbuchstabe
• Ein Sonderzeichen der Tastatur

Das gespeicherte Passwort wird grundsätzlich mit ******* verdeckt angezeigt.

Zeigt einem Benutzer mit Verwalterrecht das gespeicherte Passwort in Klarschrift an.

Funktionen in der Abschlussleiste

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Die Einstellungen werden ohne Speicherung der Änderungen geschlossen.

Achtung! Wenn das Passwort verloren ist, kann niemand, auch RA-MICRO nicht, die Datei entschlüsseln.

Sonstiges

Sonstige Einstellungen für die E-Workflow-Protokolle und die E-Akten Wartung können im folgenden Hauptartikel → Einstellungen Sonstiges nachgelesen werden.

OCR

Die Einstellungen zu OCR und zur Herstellung der ERVV-Konformität können im Hauptartikel OCR nachgelesen werden.

Allgemeines

Der Postkorb ermöglicht das Bearbeiten und Zuweisen von Arbeitsanweisungen zu Dokumenten an einzelne oder mehrere Benutzer Postkörbe.

Hauptartikel → Postkorb

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Bildschirmmeldung bei neuen Eingängen

Zusätzlich zu dieser Einstellung muss im Dienste Starter der Arbeitsplatz-Dienst Postkorb Nachrichten aktiviert werden. Dann wird bei Eingang neuer Dokumente oder Verfügungen im Postkorb eine Meldung am unteren rechten Bildschirmrand angezeigt. Per Klick/Touch auf die Benachrichtigung, kann der eigene Postkorb direkt geöffnet werden.

Tonsignal bei neuen Eingängen

Kommen neue Dokumente oder Verfügungen im Postkorb an, wird dies mittels eines akustischen Signals angezeigt.

Leere Postkörbe anzeigen

Befinden sich in den Postkörben anderern Benutzer keine Dokumente, werden diese standardmäßig ausgeblendet, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Sollen leere Postkörbe anderer Benutzer angezeigt werden, um doch stets eine Sichtkontrolle zu haben, ist diese Einstellung zu aktivieren.

Diktate / SClips abspielen mit

Im Postkorb empfangene, verschlüsselte Sprachnachrichten in Form von wav-Audiodateien können mit dem SClip Player oder wahlweise mit dem DictaNet PC Player entschlüsselt und abgespielt werden.

Der SClip-Player steht in RA-MICRO kostenlos zur Verfügung. Für professionelle Schreibsets von Olympus, Philips oder Grundig kann der kostenpflichtige DictaNet PC Player (Lizenzierung über den RMO Store) genutzt werden.

Funktionen in der Abschlussleiste

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Allgemeines

Der Posteingang ist der elektronische Posteingang der Kanzlei. Alle elektronisch eingehenden Dokumente werden hier erfasst, Aktennummern zugeordnet und an die Postkörbe der Kanzleimitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet.

Hauptartikel → Posteingang

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Nach Änderung von Einstellungen ist ein Neustart des Posteingangs empfehlenswert.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Beim Beenden von RA-MICRO starten

Mit dieser Einstellung kann gewählt werden, ob der Posteingang beim Beenden von RA-MICRO gestartet werden soll, um bspw. vor dem Feierabend zu prüfen, ob die über den Arbeitstag eingegangene elektronische Post vollständig verarbeitet wurde.

• Um ganz sicher zu gehen, kann Immer aktiviert werden. So kann in jedem Fall eine abschließende Kontrolle erfolgen, auch wenn der Posteingang leer ist.
• Bei Vorhandensein unverarbeiteter Dokumente verursacht einen Programmstart im Gegenzug nur dann, wenn noch Dokumente im Posteingang liegen. Ist er leer, wird das Programm nicht gestartet.
• Bleibt die Auswahlliste leer, wird der Posteingang beim Beenden von RA-MICRO in keinem Fall gestartet.

Fax-Kennung der Kanzlei

Hier ist die E-Mail Adresse des Fax-Servers der Kanzlei einzutragen. Im Posteingang werden sodann die per E-Mail über diesen Server eingehenden elektronischen Faxe als solche erkannt und mit dem entsprechenden Dokumentensymbol ausgewiesen. Der leere Mail Textkörper wird automatisch vom Programm entfernt.

E-Mails von folgenden Adressen werden nicht in den Posteingang importiert

E-Mail Adresse hinzufügen

E-Mails von hier hinzugefügten Absender-Adressen werden nicht in den Posteingang importiert, um unerwünschte oder private E-Mails nicht in den Kanzleikreislauf gelangen zu lassen.

Die Einstellung wird sowohl beim Import über die Quelle Importordner Outlook als auch beim Import über die Quelle E-Mail Konten berücksichtigt.

Die Adressliste wird über die Schaltfläche Hinzufügen ergänzt, über Bearbeiten können in der Liste markierte Adressen geändert und mittels Entfernen aus der Liste gelöscht werden.

Posteingang Statistik

Mit der Posteingang Statistik können Auswertungen zu den elektronischen Eingangsquellen der Kanzlei (Fax, E-Mail, beA, Scan etc.) erstellt werden. Sie sind nach Posteingang, Benutzer, Quellen und Ziel/Postkorb gruppierbar und werden als Säulen- und/oder Kreisdiagramm optisch aufbereitet.

Hauptartikel → Posteingang Statistik

Funktionen in der Abschlussleiste

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Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

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Die Einstellungen werden ohne Speicherung der Änderungen geschlossen.

Allgemeines

Hauptartikel → Postausgang
Hauptartikel → E-Brief

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Nach Änderung von Einstellungen ist ein Neustart des Postausgangs empfehlenswert.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Beim Beenden von RA-MICRO starten

Mit dieser Einstellung kann gewählt werden, ob der Postausgang beim Beenden von RA-MICRO gestartet werden soll, um bspw. vor dem Feierabend zu prüfen, ob die über den Arbeitstag gesammelte elektronische Post vollständig versendet wurde.

• Um ganz sicher zu gehen, kann Immer aktiviert werden. So kann in jedem Fall eine abschließende Kontrolle erfolgen, auch wenn der Postausgang leer ist.
• Bei Vorhandensein unverarbeiteter Dokumente verursacht einen Programmstart im Gegenzug nur dann, wenn noch nicht gesendete E-Briefe oder beA Nachrichten im Postausgang liegen. Ist er leer, wird das Programm nicht gestartet.
• Bleibt die Auswahlliste leer, wird der Postausgang beim Beenden von RA-MICRO in keinem Fall gestartet.

Sicherheitsabfrage beim Löschen

Bei Nutzung der Löschfunktion für einen E-Brief im Postausgang wird, bei aktiver Einstellung, vorab eine Sicherheitsabfrage angezeigt. Dies minimiert das Risiko, eine Nachricht versehentlich zu löschen. Ist die Einstellung nicht aktiv, wird der Löschbefehl sofort ausgeführt.

Automatisch senden

Ist die Einstellung aktiv, werden E-Briefe immer automatisch über den Postausgang versendet, sobald dieser gestartet ist. Eine Speicherung in die E-Akte erfolgt ebenfalls automatisch.

Ist die Einstellung nicht aktiv, erfolgt der Versand von E-Briefen, wenn im Postausgang der Befehl über die Schaltfläche Senden manuell gegeben wird. In diesem Fall können die E-Briefe vor dem Versand noch einmal kontrolliert oder nur einzelne, zuvor markierte versendet werden.

E-Akte Speicherdialog anzeigen

Die Einstellung ist abhängig von Automatisch senden: Ist diese Einstellung nicht aktiv, kann für den manuellen Versand ausgewählt werden, ob der E-Akte Speicherdialog angezeigt werden soll, um die Metadaten für den zu speichernden E-Brief vorab anzupassen oder ggf. zu entscheiden, ob keine Speicherung zur E-Akte erfolgen bzw. bestimmte Anlagen für die Speicherung deaktiviert werden sollen (dies in Abhängigkeit von der nachfolgend beschriebenen Einstellung E-Brief Anlagen speichern).

Hauptartikel → Speichern in E-Akte

Ist die Einstellung aktiv wird, wie beim automatischen Senden, jeder E-Brief automatisch bei Versand zur E-Akte gespeichert. Die Metadaten des gespeicherten E-Briefs können erforderlichenfalls in der E-Akte nachbearbeitet werden.

Hauptartikel → Dokument-Metadaten

E-Brief Anlagen speichern

Ist die Einstellung aktiv, werden die Anlagen des E-Briefs beim manuellen Versand im E-Akte Speicherdialog bereits zum Speichern vorgeschlagen. . Werden Anlagen nicht benötigt, können sie beim Speichern abgewählt werden, z. B. um Speicherplatz einzusparen. Die Anlagen werden nicht extrahiert, wird der E-Brief lt. Einstellung auch im Originalformat gespeichert, sondern verbleiben ausschließlich als Bestandteil des E-Brief Containers.

Beim automatischen Versand werden die Anlagen immer extrahiert und zusammen mit dem E-Brief Container und/oder der erzeugten PDF-Datei zur E-Akte gespeichert.

Im beA Postausgang alle Anlagen signieren

Im beA Postausgang werden über die Programmfunktion Signieren die Dateianlagen einer Nachricht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versehen. Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob nur die als Schriftsatz gekennzeichneten Anlagen oder ob alle Anlagen mit einer qeS versehen werden sollen.

Signaturprogram beA Postausgang

Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, welches Signaturprogramm für die Funktion Signieren im beA-Postausgang verwendet werden soll. Mit der Option Intern wird die Signaturfunktion der in RA-MICRO integrierten beA-Schnittstelle der BRAK genutzt (keine gesonderte Installation erforderlich).

Die interne beA Signaturfunktion bietet über die KSW-Schnittstelle keine Stapelsignatur an. Für jedes zu signierende Dokument ist die PIN der Signaturkarte einzeln einzugeben.

Mit der Option Extern wird die Signaturfunktion der gesondert zu installierenden Programme „SeSigner“ oder „OpenLimit CC Sign“ verwendet.

Funktionen in der Abschlussleiste

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Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

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Die Einstellungen werden ohne Speicherung der Änderungen geschlossen.

WebAkte

Die Zugangsdaten für die WebAkte können eingestellt werden.

Um die Schnittstelle zur WebAkte der Firma e.Consult AG in RA-MICRO nutzen zu können, sind die WebAkte-Zugangsdaten hier zu speichern.

Das WebAkte-Abo kann über den RA-MICRO Online Store erworben werden. Die erforderlichen Zugangsdaten werden hiernach zur Verfügung gestellt.

Die WebAkte ermöglicht den kompletten Versand von E-Akten oder auch einzelner Dokumente, um so beispielsweise den Mandanten über einen separat verschlüsselten Web-Zugang über den Aktensachstand zu informieren. Ferner ermöglicht die WebAkte die Kommunikation mit Haftpflicht- und Rechtsschutzversicherungen.

Hauptartikel → WebAkte
Hauptartikel → Senden an Kfz-Schadenversicherung
Hauptartikel → Senden an Rechtsschutzversicherung

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Zugangsdaten

Die Zugangsdaten, bestehend aus einem Benutzernamen, einem Kennwort und der Kanzlei-ID, die Firma e.Consult zur Verfügung stellt, schalten die WebAkte-Funktionalitäten in RA-MICRO frei. Auf eine fehlerfreie Eingabe ist zu achten.

Werden Benutzername oder Kennwort über den administrativen Web-Zugang geändert, müssen diese geänderten Daten ebenfalls an dieser Stelle angepasst werden.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

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Die Einstellungen werden ohne Speicherung der Änderungen geschlossen.

RA-MICRO Apps

Mit der Einstellung kann eine Auswahl getroffen werden, in welcher Form die angeforderten Akten aus der App übertragen werden sollen. Manuell: Geht eine Aktenanforderung aus der RA-MICRO APP / E-Akte App ein, erhält der Benutzer mit Verwalterrecht eine entsprechende Programmabfrage. Daraufhin stimmt der Benutzer in RA-MICRO dem Versand der aus der App angeforderten Akte zu oder lehnt die Anforderung ab.

Automatisch: Es ist keine Zustimmung erforderlich, die Anforderung wird sofort ausgeführt.

Keine: Etwaige Aktenanforderungen aus der RA-MICRO APP / E-Akte App bleiben grundsätzlich unbeantwortet.

Die Einrichtung der E-Akte APP ist im Hauptartikel E-Akte APP, die der RA-MICRO APP im Artikel RA-MICRO APP einrichten beschrieben.