Einstellungen (Telefon-Assistent)

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Allgemeines

Funktionen in der Toolbar

Eigenschaften Leitungsgerät

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Funktionen im Bearbeitungsbereich

Leitungsgerät auswählen

Im Bereich Leitungsgerät auswählen ist aus der Auswahlliste das Leitungsgerät auszuwählen, auf das Sie mit dem Telefon-Assistenten zugreifen möchten. Die Einträge in der Auswahlliste sind abhängig von der verwendeten Telefonanlage.

Achten Sie bitte darauf, hier kein Modem oder ein anderes Kommunikationsgerät auszuwählen.

Funktion "lineNegotiateExtVersion" verwenden

Bei einigen Telefonanlagen kann folgendes Problem auftreten: Beim Aktivieren des Telefon-Assistenten werden die vorhandenen Leitungsgeräte nicht in die vorgesehene Auswahlliste eingelesen. Sollte dies der Fall sein, kann die Einstellung lineNegotiateExtVersion deaktiviert werden. Danach wird versucht, die Leitungsgeräte erneut einzulesen.

Zusätzliche Nachrichten aktivieren

Bei manchen Telefonanlagen kann es vorkommen, dass die Anrufidentifizierung erst funktioniert, nachdem ein Telefonat aus dem Telefon-Assistenten geführt wurde. Durch das Aktivieren dieser Einstellung wird das Verarbeiten von Nachrichten mit der Telefonanlage explizit durch den Telefon-Assistenten sichergestellt.

Aktion bei Anruf

Aufruf der Programmfunktion Adressfenster

Wenn Sie wünschen, dass die Programmfunktion Adressfenster bei einem eingehenden Anruf gestartet wird, wählen Sie diese Einstellung. Soweit die Telefonnummer des Anrufers einer Adressnummer zugeordnet werden kann, wird diese automatisch in das Adressfenster eingelesen.

Diese Einstellung ist in erster Linie für den Arbeitsplatz des Rechtsanwalts gedacht. Der Rechtsanwalt erhält damit die Möglichkeit, bei einem eingehenden Anruf die Adressdaten anzuschauen und sich ggf. vorhandene Akteninformationen auf einen Blick anzeigen zu lassen.

Aufruf der Programmfunktion Telefonnotiz

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass bei einem eingehenden Anruf die Telefonnotiz aufgerufen wird.

Sollte die Telefonnummer des Anrufers einer Adressnummer zugeordnet werden können, wird diese bei Beteiligte / Anrufer automatisch eingetragen.

Wenn die Adresse des Anrufers in einer Akte als Mandant, Gegner oder Beteiligter gespeichert ist, kann der eingegangene Anruf gleich einer Aktennummer zugeordnet werden. Dazu bestätigen Sie das bereits mit der erkannten Adressnummer ausgefüllte Eingabefeld Beteiligte / Anrufer mit . Eine Maske wird aufgerufen, in der alle Aktenbezüge zu der Adresse aufgelistet werden. Wählen Sie die gewünschte Akte aus.

Aufruf der Programmfunktion Telefonnotiz aus MemoClip

Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass bei einem eingehenden Anruf die Programmfunktion W82 MemoClip aufgerufen wird.

Sollte die Telefonnummer des Anrufers einer Adressnummer zugeordnet werden können, wird diese bei Beteiligter / Anrufer automatisch eingetragen.

Wenn die Adresse des Anrufers in einer Akte als Mandant, Gegner oder Beteiligter gespeichert ist, kann der eingegangene Anruf gleich einer Aktennummer zugeordnet werden. Dazu bestätigen Sie das bereits mit der erkannten Adressnummer ausgefüllte Eingabefeld Beteiligter / Anrufer mit . Eine Maske wird aufgerufen, in der alle Aktenbezüge zu der Adresse aufgelistet werden. Wählen Sie die gewünschte Akte aus.

Anzeige Meldungsfenster

Mit dieser Einstellung wird bei einem ankommenden Anruf in der rechten Ecke Ihres Bildschirms eine Programminformation angezeigt. Ist die Telefonnummer des Anrufers im RA-MICRO Adressdatenbestand der Kanzlei gespeichert, wird er identifiziert. Nicht gespeicherte Adressen werden ebenfalls als solche erkannt und identifziert. Bei Wahl dieser Einstellung werden Arbeiten bei einem über den Telefon-Assistenten eingehenden Anruf nicht beeinträchtigt.

Keine

Sollen bei einem eingehenden Telefonat weder die Programmfunktion Adressfenster noch die Telefonnotiz aufgerufen werden, wählen Sie diesen Einstellung.

Anrufidentifizierung

Alle Adressen durchsuchen

Wählen Sie diese Einstellung, wenn bei jedem eingehenden Anruf die gesamte Anruferliste nach Adressen durchsucht werden soll, in denen eine Telefonnummer gespeichert ist, die mit der Anrufernummer übereinstimmt.

Sollte der Telefon-Assistent mehrere übereinstimmende Adressen finden, wird eine Maske aufgerufen, in der die vorgefundenen Adressen in einer Auswahlliste angezeigt werden.

Sie können dann aus dieser Liste die gewünschte Adresse auswählen.

Ist die Einstellung nicht ausgewählt, wird automatisch die erste Adresse vom Telefon-Assistenten übernommen, die in der Anruferliste vorgefunden wird.

Findet das Programm keinen passenden Adresseintrag, wird die Programmfunktion Adressfenster aufgerufen, wenn Sie in den Einstellungen zum Telefon-Assistenten die Einstellung Aufruf der Programmfunktion Adressfenster aktiviert haben.

Die Telefonnummer des Anrufers wird dann automatisch in das Eingabefeld 1. Telefonnummer eingelesen. Sie können nun die Adresse des Anrufers erfassen und speichern.

Telefonnummern aus Adressen mit bestimmter Durchwahl

Legen Sie hier fest, wie viele Stellen der Telefondurchwahl in den gespeicherten Adressen vom Telefon-Assistenten bei der Anrufidentifizierung berücksichtigt werden sollen. Über werden Sie bei der Ermittlung der Durchwahlstellen unterstützt.

Die Möglichkeit, die Stellen der Durchwahlnummern festzulegen, erspart die Speicherung mehrerer Adressen zu einer Firma, bei denen sich die Telefonnummern der Mitarbeiter i. d. R. nur in der Durchwahl unterscheiden. Eine direkte Identifzierung des Anrufers ist so zwar nicht möglich, die Adresse der Firma, wenn gespeichert, wird aber erkannt.

Führende "0" bei Telefonnummern aus Adressen berücksichtigen

Die Telefonanlagen übermitteln dem Telefon-Assistenten die Telefonnummer des Anrufers unterschiedlich. Das kann zur Folge haben, dass die Identifizierung des Anrufers nicht funktioniert. Normalerweise erwartet der Telefon-Assistent die übermittelte Rufnummer mit vollständiger Ortskennzahl, z. B. 03044455566. Deshalb ist die Einstellung aktiv, wenn der Telefon-Assistent erstmalig eingerichtet wird. Die Einstellung sollte deaktiviert werden, wenn die Ortskennzahl der Rufnummer ohne führende 0 übermittelt wird, z. B. 3044455566. Wie Ihre Telefonanlage die Rufnummer des Anrufers übermittelt, entnehmen Sie bitte der Spalte Rufnummer im Bereich Anrufe des Telefon-Assistenten.

Protokolldatei

Der Telefon-Assistent erstellt automatisch eine fortlaufende Protokolldatei. In dieser Datei werden u. a. Fehler aufgezeichnet, die bei der Nutzung des Telefon-Assistenten aufgetreten sind. Die Protokolldatei dient dem RA-MICRO Support zur Fehlerbehebung. Wenn Sie den Button Löschen anklicken, wird die Protokolldatei gelöscht. Mit der Nutzung des Telefon-Assistenten wird eine neue fortlaufende Protokolldatei angelegt. Wenn Sie keine Probleme mit dem Telefon-Assistenten haben, können Sie die Datei in regelmäßigen Abständen löschen, um nicht unnötig Speicherplatz zu belegen.

Telefonwahl

Telefonwahl zur Akte

Einige Telefonanlagen unterstützen die Funktion, ein Telefonat mit einem Code (auch Transaktionscode genannt) zu versehen, um z. B. eine statistische Auswertung über ausgehende Telefonate im Rahmen eines Projekts zu speichern. Diese Art von Telefonaten nennt man auch Projektgespräche.

Wenn Sie einem Telefonat, das Sie über den Telefon-Assistenten einleiten, die Aktennummer als Code (bzw. Transaktionscode) zuordnen lassen möchten, wählen Sie Telefonwahl zur Akte.

Beachten Sie bitte, dass zum Führen von aktenbezogenen Telefonaten unbedingt in der Windows-Systemsteuerung der Standort RA-MICRO Projekt angelegt sein muss.

Wahlwiederholung verwenden

Wenn Sie diese Einstellung auswählen, haben Sie in der Eingabemaske des Telefon-Assistenten die Möglichkeit, im Menü Telefonwahl die Programmfunktion Wahlwiederholung aufzurufen. Sie erhalten dann eine Auswahlliste mit gewählten Telefonnummern. Weitere Informationen finden Sie unter Wahlwiederholung verwenden.

Sonstiges

Wählparameter einstellen

Über diesen Button rufen Sie eine Maske auf, in der Sie die Einstellungen vornehmen können, die sich auf die Schnittstelle zwischen dem Betriebssystem, z. B. Windows 98 oder Windows 2000, und Ihrer Telefonanlage beziehen. Sehen Sie dazu Wählparameter der Windows-Systemsteuerung.

Dieser Button ist nur dann aktiv, wenn Leitungsgeräte vorhanden sind und Sie über Administrationsrechte verfügen.

Rückruf in MS Outlook 2000 aktivieren

Hauptartikel → Rückruf in MS Outlook 2000 aktivieren

Trace aktivieren

Wählen Sie diese Einstellung und bestätigen Sie mit OK, wird die Maske Trace Telefon-Assistent aufgerufen. Die Daten dieser Maske sind nur von Bedeutung, wenn Sie eine Support-Anfrage stellen.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Wählen Sie diesen Button, wenn Sie die vorgenommenen Einstellungen speichern möchten.

Abbruch und Schließen

Schließt die Einstellungen. Änderungen werden nicht gespeichert.