Elektronischer Rechtsverkehr

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Elektronischer Rechtsverkehr
Kategorie: Notariat Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Elektronische Beglaubigung

Hier werden bereits signierte Dokumente und Dokumente, die zur Signatur vorgesehen sind, angezeigt. Es können neue Dokumente oder bereits gespeicherte Dokumente signiert und versendet werden.

Der Bereich Elektron. Rechtsverkehr unterteilt sich in 7 Bereiche

→ Beglaubigung/Signatur (diese Seite)

→ Registeranmeldung

→ Signaturprüfung

→ Zentrales Vorsorgeregister

→ Zentrales Testamentsregister

→ Grundbuchverkehr

→ E-Notarpostfach

Funktionen in der Toolbar

Neu

Für die Erstellung eines elektronisch beglaubigten Dokuments ist es erforderlich, dass das zu beglaubigende Dokument im TIF-, RTF- oder PDF-Format vorliegt und die Signatursoftware OpenLimit SignCubes auf diesem Arbeitsplatz installiert ist.

Akte/Urkundennr.

Hier ist die Urkundennummer oder Aktennummer anzugeben, wenn diese zum Dokument gespeichert werden soll.

Datei zusätzlich speichern unter

Diese Option ist zu wählen, sofern das signierte Dokument zusätzlich an einem anderen Ort, z. B. auf einem USB-Memory-Stick, gespeichert werden soll. Ist die Option gewählt, kann der Speicherort über den Button gewählt werden.

Speicherort wählen

Über diesen Button kann ein Speicherort für das signierte Dokument gewählt werden. Der Button ist nur aktiv, sofern die Option Datei zusätzlich speichern unter gewählt wurde.

Dokument vor Signatur vollständig anzeigen

Diese Option ist zu wählen, wenn der Inhalt der zu signierenden Datei zur Überprüfung vor der Signatur in der sicheren Anzeige der Signatursoftware angezeigt werden soll.

Signiertes Dokument per E-Mail versenden

Ist diese Option gewählt, öffnet sich nach dem Signaturvorgang eine neue E-Mail in der das signierte Dokument als Anhang eingefügt wurde.

Beglaubigungsvermerk

Hier kann der entsprechende Beglaubigungsvermerk ausgewählt werden. Es steht eine Auswahl aller in den Standardtexten hinterlegten Beglaubigungsvermerke zur Verfügung.

Datei auswählen

Es öffnet sich ein Dateiauswahldialog und ermöglicht die Auswahl des eingescannten Tif-Dokumentes oder eines anderen beliebigen Dokumentes im tif-Format, rtf-Format oder pdf-Format, von dem ein elektronisch beglaubigtes Dokument erstellt werden soll.

Liste der Dateinamen

In dieser Liste sind die Dateinamen der Dokumente aufgeführt, die signiert werden sollen. Durch Markieren der einzelnen ausgewählten Dokumente mit Mausklick, erhält man rechts nebenstehend eine Vorschau.

Wurden mehrere Dokumente ausgewählt, werden diese in der Reihenfolge ihrer Auflistung zu einem Dokument in einer Datei zusammengefasst. Der Name der automatisch erzeugten Datei setzt sich aus dem Namen des ersten gewählten Dokuments und der Dateierweiterung tif zusammen.

Vorschau Beglaubigungsvermerk

Nach einem Klick auf Beglaubigung.rtf wird der Beglaubigungsvermerk in der Vorschau dargestellt. Der Beglaubigungsvermerk basiert auf den Standardtexten, die in der Programmfunktion Standardtexte hinterlegt wurden. Die Änderung des Beglaubigungsvermerkes nur zum gewählten Dokument ist über den Button möglich.

Vorschau

In diesem Bereich erfolgt die Darstellung des in der Dokumentenliste blau markierten Dokumentes in einer groben Vorschau.

• Zur Überprüfung des Inhalts eines zu signierenden Dokumentes wird empfohlen, die Option Dokument vor Signatur vollständig anzeigen zu wählen.

Hinzufügen

aus Ordner

Elektronische Signatur/Beglaubigung: Hinzufügen aus Ordner

Mit Hilfe dieser Funktion können Dokumente und Bilder, die entweder über einen Scanner oder die Textverarbeitung erstellt wurden, aus einem beliebigen Ordner zu den unsignierten Dokumenten hinzugefügt werden.

• Zu beachten ist hierbei, dass die Dokumente für eine Übernahme im TIF, RTF- oder PDF-Format vorliegen müssen.

Urkundennummer/Aktennummer

Hier sind die Urkunden-/Aktennummer einzugeben, die dem Dokument zugeordnet werden soll. Bei Eingabe einer Urkundennummer wird die Aktennummer automatisch vorgeschlagen, sofern diese bei Erfassung der Urkundenrollennummer hinterlegt wurde.

Laufwerk und Verzeichnis

In diesem Bereich wird das Laufwerk und das Verzeichnis ausgewählt, aus welchem die Dokumente zu den unsignierten Dokumenten hinzugefügt werden sollen.

Dateien

In diesem Bereich werden die zur Verfügung stehenden Dokumente angezeigt. Hier ist das Dokument zu wählen, welches zu den unsignierten Dokumenten hinzugefügt werden soll.

Speichern

Klick hier um die Auswahl zu bestätigen und das Dokument zu den unsignierten Dokumenten hinzuzufügen. Im Anschluss wird die Eingabemaske gelehrt und es kann ein weiteres Dokument ausgewählt werden.

Ok

Auswahl dieser Funktion um das ausgewählte Dokument den unsignierten Dokumenten hinzuzufügen und die Eingabemaske zu verlassen.

Abbruch

Hierüber wird die Eingabemaske verlassen ohne das gewählte Dokument zu den unsignierten Dokumenten zu übernehmen.

aus E-Akte

Elektronische Signatur/Beglaubigung: Hinzufügen aus E-Akte

Mit Hilfe dieser Funktion können eingescannte Dokumente und Bilder, im TIF-, RTF- oder PDF-Format, aus der E-Akte zu den unsignierten Dokumenten hinzugefügt werden.

• Bei der Übernahme des Dokumentes in die E-Akte sollte in der Spalte Bemerkung bereits einen aussagekräftiger Hinweis auf den Inhalt des Dokumentes erfasst sein, da aus den Eingaben im Feld Bemerkung bei der Übernahme des Dokumentes in Notariat, Sonstiges, Elektronische Signatur/Beglaubigung aus dieser Bemerkung der Dateiname generiert wird.
• Weiterhin ist zu beachten, dass bei der Übernahme der Dokumente über Hinzufügen und einer späteren Signatur über der Beglaubigungsvermerk nicht automatisch hinzugefügt wird. Dieser muss zuvor mit dem Dokument zusammen eingescannt werden.

Urkundennummer

Erfasst wird hier die Urkundennummer, zu welcher die Dokumente für die Signatur vorgemerkt werden sollen. Die zur Urkunde hinterlegte Aktennummer wird automatisch vom Programm übernommen.

Aktennummer

Hier ist die Aktennummer einzugeben, zu der bereits eingescannte Dokumente in der E-Akte gespeichert wurden. Es erfolgt keine Auswahl, wenn:

• keine Aktennummer eingegeben wurde
• oder wenn in der E-Akte zu dieser Aktennummer noch keine eingescannten Dokumente hinterlegt wurden.

Spalte Dokument

Hier sind die Dokumente auszuwählen, welche zu den unsignierten Dokumenten hinzugefügt werden sollen.

Spalte Datum

Hier wird zur Information das Erstellungsdatum des Dokumentes angezeigt.

Spalte Bemerkung

In dieser Spalte wird die zum Dokument erfasste Bemerkung angezeigt. Bei der Übernahme des Dokumentes zu den unsignierten Dokumenten wird aus den Eingaben in der Bemerkungsspalte der Dateiname für das zu signierende Dokument erstellt.

• Die Bemerkung kann an dieser Stelle nicht geändert werden. Dazu ist bitte die E-Akte aufzurufen und die Bemerkung entsprechend zu ändern.

Ok

Auswahl dieser Funktion, um die Auswahl zu bestätigen und den unsignierten Dokumenten hinzuzufügen.

Abbruch

Klick hier um die Eingabemaske ohne die Übernahme der gewählten Dokumente zu beenden.

Signieren

Hierüber wird die auf dem Arbeitsplatz installierte Signatursoftware (OPENLiMiT SignCubes) aufgerufen, um die gewählten Dokumente zu signieren.

Entfernen

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn unter Signierte Dokumente eine Auswahl getroffen wurde. Bei den ausgewählten Dokumenten wird die Signatur entfernt und die Dokumente werden nach Unsignierte Dokumente verschoben.

Löschen

Hier werden die gewählten Dokumente nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.

Extras

Vertreter

Elektronische Signatur / Beglaubigung - Extras / Vertreter auswählen

In dieser Maske kann der Notarvertreter sowie der Zeitraum für die Notarvertretung erfasst werden. Sofern an dieser Stelle ein Vertreter, den Speicherort für die Vertreterbestellungsurkunde und den Vertretungszeitraum hinterlegt wurde, wird bei Erstellung einer neuen elektronischen Signatur/Beglaubigung ein beglaubigtes Zip-Archiv erstellt, dass die zu beglaubigende Datei sowie die Vertreterbestellungsurkunde enthält.

Löschen

Hierüber können die Eingaben zum Notarvertreter und zum gewählten Vertretungszeitraum gelöscht werden.

Adressnummer bzw. Name des Notarvertreters

Hier ist die Adressnummer bzw. den Namen des Notarvertreters zu erfassen. In der Anzeige rechts neben diesem Eingabefeld werden die zugehörigen Adressdaten zur Überprüfung ausgewiesen.

Bestellungsurkunde: Pfad

Hier wird der Speicherort sowie der Name der Vertreterbestellungsurkunde angezeigt.

Bestellungsurkunde: Auswahl Urkunde

Hierüber kann die signierte Vertreterbestellungsurkunde ausgewählt werden, die den entsprechenden Dokumenten bei der Erstellung der elektronischen Signatur oder der Erstellung der elektronischen Handelsregisteranmeldung beigefügt werden sollen.

Bestellungsurkunde Anzeige

Bei Wahl dieser Funktion wird die Vertreterbestellungsurkunde nebst Beglaubigungsvermerk angezeigt.

Gültigkeit

Eingabe des Zeitraums, für welchen der Notarvertreter bestellt ist.

Ok

Verlassen der Eingabemaske, die erfassten Daten werden gespeichert.

Abbruch

Verlassen der Eingabemaske ohne die erfassten Daten zu speichern.

Senden

Hierüber können Sie die ausgewählten elektronisch beglaubigten Dokumente per E-Mail versenden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Vertreter

Wurde über Extras/Vertreter ein Notarvertreter und eine elektronisch beglaubigte Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde hinterlegt, so wird dies hier angezeigt. Wenn eine elektronisch beglaubigte Abschrift der Vertreterbestellungsurkunde hinterlegt wurde, wird automatisch im Anschluss an die Erstellung einer elektronischen Beglaubigung eine signierte Zip-Datei erstellt, die das beglaubigte Dokument und die Vertreterbestellungsurkunde miteinander verbindet.

Unsignierte Dokumente

Hier werden die gespeicherten oder hinzugefügten Dokumente angezeigt. Durch Anwahl können einzelne oder mehrere Dokumente signiert oder entfernt werden.

Signierte Dokumente

In diesem Bereich werden bereits signierte Dokumente angezeigt. Nach ihrer Auswahl können einzelne oder mehrere Dokumente versandt oder gelöscht werden.

Dokumente älter als löschen

Optional können erstellte Grundbuchanträge nach einer bestimmten Zeit ab der Erstellung automatisch gelöscht werden.