Fahrtenbuch
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Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Mit dem Fahrtenbuch können chronologische Aufzeichnungen über die zurückgelegten Fahrten der genutzten PKWs tabellarisch erstellt werden. Es können sowohl Dienst- als auch Privatfahrten erfasst werden. Dienstfahrten können einer Akte zugeordnet werden und werden dann gleichzeitig in das Kostenblatt gespeichert, sodass sie automatisch für die Abrechnung in Gebühren zur Verfügung stehen.
Fahrten müssen möglichst zeitnah, das heißt binnen einer Woche, eingetragen werden.
Alle Angaben bezüglich der Fahrzeuge und der zurückgelegten Strecken werden in einem jeweils eigenen Fenster Fahrzeug hinzufügen bzw. Fahrt hinzufügen erfasst und gespeichert.
Die gespeicherten Angaben zur zurückgelegten Fahrstrecke werden in einer Zeile in der Liste angezeigt. Wurde eine Fahrt falsch erfasst, können für die letzte zu einem Fahrzeug erfasste Fahrt bis zu sieben Tage rückwirkend Änderungen vorgenommen oder die Fahrt gelöscht werden. Beim Löschen einer Fahrt ist ein Löschgrund anzugeben.
Funktionen in der Toolbar
Fahrzeug
Aus der Auswahlliste wird das Fahrzeug gewählt, mit dem die Fahrt unternommen wurde. Über die Editierschaltfläche können weitere Fahrzeuge in die Liste übernommen werden.
Jahr
Das Jahr wird gewählt, in dem die Fahrt erfolgte.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
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Datum
Das Datum der Fahrt wird eingetragen.
Uhrzeit
Die Dauer der Fahrt wird angegeben.
Fahrstrecke
Die Fahrstrecke wird eingetragen. Über die Editierschaltfläche können Fahrstrecken samt zurückgelegten Kilometern hinterlegt werden.
Grund der Fahrt
Der Grund der Fahrt wird eingegeben. Zur Vereinfachung können über die Editierschaltfläche entsprechende Standardtexte hinterlegt werden.
Akte
Hier kann eine Akte angegeben werden. Die Daten der Fahrt werden dann zur Abrechnung über das Gebührenprogramm in das Kostenblatt gespeichert.
Fahrer
Das Sachbearbeiterkürzel des Fahrers wird eingetragen oder aus der Auswahlliste gewählt.
km-Stand
Wurde bei Fahrstrecke eine gespeicherte Strecke gewählt, wird der diesbezügliche Kilometerstand automatisch berechnet. Andernfalls wird der aktuelle Kilometerstand manuell eingegeben.
gefahrene km
Die zurückgelegte Fahrstrecke kann in geschäftlich oder privat aufgeteilt werden. Der Gesamtwert wird automatisch ausgegeben.
erfasst
Datum, Uhrzeit und Sachbearbeiter der Erfassung werden angezeigt.
Funktionen in der Abschlussleiste
Senden
Die Liste kann mit Outlook versendet werden.
Druckt das Fahrtenbuch.
Speichern
Eintragungen in das Fahrtenbuch werden gespeichert. Ist die Speicherung erfolgt, können an den Datensätzen keine Änderungen mehr vorgenommen werden.
OK und Schließen
Eintragungen in das Fahrtenbuch werden gespeichert und die Maske geschlossen. Ist die Speicherung erfolgt, können an den Datensätzen keine Änderungen mehr vorgenommen werden.
Abbruch und Schließen
Das Fenster wird geschlossen.