Karteikarte Scanner

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Allgemein

Auf der Karteikarte Scanner lassen sich die Einstellungen des gewählten Scanners ändern: In der Auswahlliste Scanner wird i. d. R. der auf dem Arbeitsplatzrechner installierte Scanner angezeigt. Darüber hinaus stehen Schieberegler zur Einstellung von Helligkeit und Kontrast des Scans zur Verfügung.

Sofern der verwendete Scanner über einen Mehrfachblatteinzug verfügt, können mehrere Dokumente bequem aktenbezogen eingescannt werden, indem nach der letzten Seite des Dokuments jeweils ein schwarzes Blatt als Trennseite eingefügt wird. Zur Erfassung des gescannten Dokuments wird ein spezieller E-Akten Speicherdialog aufgerufen. Voraussetzung für die aktenbezogene Erfassung gescannter Dokumente ist die Wahl der Einstellung Black Page Scan.

Informationen zur XML-Scanner-Schnittstelle:

Um das Einscannen in die E-Akte zu vereinfachen und zu beschleunigen, steht in RA-MICRO eine XML-Schnittstelle zwischen Scanner und E-Eingangsfach zur Verfügung.

Dadurch werden Daten (z. B. Aktennummer, Aktenkurzbezeichnung usw.), welche beim Einscannen am Scanner hinterlegt wurden, automatisch beim Import in das E-Eingangsfach eingelesen und können dort anschließend über die Schaltfläche Senden in den E-Eingangskorb und die zugeordnete E-Akte übernommen werden.

Für die Übernahme der Daten ist es erforderlich, dass der Scanner eine XML-Datei, z. B. nach folgendem Muster, erzeugt:

Datei:einstellung.scanner.ewf.png

Die angegebenen Daten der Variablen Aktennummer, Dateiname, Datum und Bemerkung sind beispielhaft. Zwischen Datum und Uhrzeit befindet sich ein Leerzeichen.

Die zu importierenden Dateien werden nach folgendem Muster benannt, wobei der Name der eingescannten Datei frei wählbar ist:

Eingescannte Datei, z. B. Klageschrift.pdf Zugehörige XML-Datei Klageschrift.pdf.xml

Beide Dateien müssen sich in demselben Importverzeichnis befinden. Das Importverzeichnis wird im E-Eingangsfach als Importverzeichnis Scanner hinterlegt.

Alle in der XML-Datei gefüllten Informationen werden zusammen mit dem gescannten Dokument an das E-Eingangsfach übergeben und können von hier aus weiterverarbeitet werden.

Schwarze Trennblätter werden beim Import erkannt, sofern die Option BlackPageScan aktiviert ist. Die zu importierenden Dokumente können in folgenden Formaten vorliegen: Multipage TIF (mehrseitige TIF-Datei) sowie einfaches TIF, PDF, BMP, JPG und PNG.

Beispiel:

1. 3 Seiten Dokument

schwarzes Blatt

1. 1 Seite Dokument

schwarzes Blatt

1. 2 Seiten Dokument

schwarzes Blatt

Der Scanner erkennt drei Dokumente, wobei das erste Dokument aus drei Seiten besteht, das zweite aus einer Seite und das dritte Dokument aus zwei Seiten. Die Dokumente können getrennt nach Aktennummern gespeichert werden.

Die Scanner-Einstellungen stehen nur zur Verfügung, wenn ein Scannertreiber installiert wurde. Einige Scanner-Einstellungen stehen nicht in Verbindung mit der Einstellung Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen zur Verfügung.

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Zentrale Einstellungen wirken sich im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden. Lokale Einstellungen werden in blauer Schrift dargestellt.

Einstellungen

Scanner

Hier wird der auf dem System installierte Scanner gewählt.

Auflösung (dpi)

Als Auflösung sollte ein Wert ab 100 dpi gewählt werden. Beste Qualität ist mit 300 dpi zu erreichen.

Gleichzeitig ist jedoch zu beachten, dass mit steigender Auflösung auch die Dateigröße des gescannten Dokuments zunimmt.

Helligkeit

In diesem Bereich stehen Schieberegler zur Einstellung von Helligkeit und Kontrast des Scans zur Verfügung.

Kalibrierung

Hier besteht die Möglichkeit, das eingescannte Dokument horizontal [X-Offset] und vertikal [Y-Offset] zur verschieben. Positive Einträge verschieben nach unten und nach rechts, negative nach oben und nach links.

Kontrast

In diesem Bereich stehen Schieberegler zur Einstellung von Helligkeit und Kontrast des Scans zur Verfügung.

Dokumente importieren aus Verzeichnis

Diese Eingabemöglichkeit ist nur von Bedeutung, wenn das Scan-to-File-Verfahren zum Scannen der Dokumente verwendet werden soll. Für diesen Fall ist hier das Verzeichnis anzugeben, aus dem die Dokumente importiert werden sollen.

Diese Auswahl kann auch über die Schaltfläche Datei:dreipunktebutton.ewf.png erfolgen.

BlackPageScan

Stoppt den Import von Dokumenten, wenn diese durch eine schwarze Seite getrennt wurden. So kann jedes Dokument einer Aktennummer zugeordnet werden.

Zentrales Verzeichnis

Ist diese Einstellung aktiviert, werden die zu importierenden Dokumente zentral im angegebenen Importverzeichnis verarbeitet.

Wir bitten um Beachtung, dass dies im Fall eines gleichzeitigen Zugriffs mehrerer Benutzer auf das Importverzeichnis zu Doppelspeicherungen führen kann.

Bleibt die Einstellung deaktviert, werden die zu importierenden Dateien in das benutzerspezifische Verzeichnis desjenigen verteilt, der den Import über die E-Akte durchführt.

Die Speicherung der Dokumente dann nur von dem Benutzer durchgeführt werden kann, der den Import vorgenommen hat. Eine Doppelspeicherung ist so jedoch ausgeschlossen.

Letzte Aktennummer vorschlagen

Schlägt die zuletzt in RA-MiCRO verwendete Aktennummer beim Einscannen von Dokumenten vor.

Duplex scannen

Diese Einstellung ermöglicht die Nutzung der Duplex-Funktionalität des eingesetzten Scanners in der E-Akte. Falls der Duplex-Scan nicht unterstützt wird, steht diese Einstellung nicht zur Verfügung.

Weiße Rückseite bei Duplex filtern

Mit dieser Einstellung kann eingestellt werden, ob Rückseiten, die einen festzulegenden Schwarzanteil unterschreiten, herausgefiltert und nicht eingescannt werden sollen.

Der angegebene Schwarzanteil sollte unter 1 % liegen.

Seite in Graustufen einscannen (Speicherung erfolgt in S/W)

Bei einem Scannen in Graufstufen erfolgt die Speicherung in Schwarz-Weiß.

Seite in DIN-A4-Format einscannen

Bei Scannern, die mit der Vorgabe von DIN-A4-Formaten Probleme haben, sollte diese Einstellung abgewählt werden.

Eigenschaften vor dem Scannen anzeigen

Bei Auswahl dieser Einstellung wird vor jedem Scanvorgang der Dialog des eingestellten Scanners aufgerufen, um die Scan-Parameter wie Bildtyp, -auflösung, Farbtiefe, Kontrast, Helligkeit etc. individuell anpassen zu können.

Die hierfür vorgesehenen Einstellungen stehen dann auf der RA-MICRO Karteikarte Scanner nicht zur Verfügung.

Statusanzeige beim Scannen ausblenden

Bei Wahl dieser Einstellung wird der Fortschrittsbalken, der beim Scannen angezeigt wird, ausgeblendet.

Mehrere Seiten als Datenstream einlesen

Sollte der verwendete Scanner einen Mehrfachblatteinzug nicht ermöglichen, ist diese Einstellung zu wählen.

Damit ist dann auch ein aktenbezogenes Einscannen von Dokumenten nach dem BlackPageScan-Verfahren möglich.

OCR mit Omnipage ab Version 15

Wurde mit dieser Einstellung gescannt, können eingescannte Dokumente in die Volltextsuche der E-Akte einbezogen werden.

Zur Aktivierung dieser Einstellung setzen wir die Installation der OCR-Software Omnipage ab Version 15 voraus.