Kollisionsvorprüfung (Einstellungen)

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Kollisionsvorprüfung (Einstellungen)


Kategorie: FIBU
Support-Hotline: 030 43598 888
Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Diese Einstellung ist sofort nach der Installation des Programms am Arbeitsplatz zu aktivieren, von dem aus der Datentransfer mit Hilfe von Outlook künftig durchgeführt werden soll. Voraussetzungen sind: Für diesen Arbeitsplatz wurden in der Benutzerverwaltung Verwalterrechte eingeräumt. Der Arbeitsplatz muss über Outlook ab Version 2000 verfügen. Das gilt für Hauptkanzlei und die übrigen Standorte gleichermaßen. An Arbeitsplätzen, die nicht für Import- und Export der Adressdaten bestimmt sind, erscheint diese Einstellung deaktiviert und ist nicht änderbar.Hier wird die Kollisionsvorprüfung im (lokalen) Netz des jeweiligen Kanzleistandortes aktiviert. Auch diese Einstellung wird unmittelbar nach Programminstallation an den für den Datentransfer vorgesehenen Arbeitsplätzen vorgenommen.Mit dieser Einstellung wird die Kollisionsvorprüfung am einzelnen Arbeitsplatz aktiviert.Mit Aktivierung dieser Einstellung erfolgt der Datenexport entsprechend den Einstellungen, die über Einstellungen, Karteikarte Kanzleidaten, Eigenschaften zu der jeweiligen Kanzleianschrift gemacht werden. Die Einstellung wird ebenfalls von dem für den Datentransfer vorgesehenen Arbeitsplatz eines jeden Kanzleistandortes aus vorgenommen. Wird der automatische Datenexport verneint, kann der Datenexport zu beliebiger Zeit manuell über das Kontextmenü gestartet werden.Mit Aktivierung dieser Einstellung erfolgt der automatische Datenimport. Die Einstellung wird ebenfalls von dem für den Datentransfer vorgesehenen Arbeitsplatz aus vorgenommen. Wird der automatische Datenimport verneint, kann er zu beliebiger Zeit manuell über das Kontextmenü gestartet werden.Diese Einstellung ist an allen zum Datentransfer bestimmten Arbeitsplätzen zusammen mit den übrigen Grundeinstellungen nach Programminstallation vorzunehmen. Sind zunächst die Grundeinstellungen bei der Hauptkanzlei und hiernach bei den übrigen Standorten vorgenommen worden (vgl. Hinweise zur Einrichtung des Progamms), wird in der Hauptkanzlei nach einem Neustart von RA-MICRO in einem zweiten Schritt das Kontextmenü zur Kollisionsvorprüfung geöffnet. Im Kontextmenü wird mit Wahl der Zeile Bestandsdaten übernehmen die Übernahme der vorhandenen Adressdaten (der Hauptkanzlei) mit aktueller Verknüpfung zur Akte in die Kollisionsdatenbank gestartet.Wenn diese Einstellung gewählt ist, dann werden die möglichen Kollisionsadressen im Prüfungsergebnis mit vollständiger Anschrift, inklusive Straße, angezeigt. Wird diese Einstellung abgewählt, dann erscheint in der Ausgabe des Ergebnisses statt der Straße der möglichen Kollisionsadresse der Sachverhalt. Unter Sachverhalt ist bei Anwaltsakten die Aktenkurz- sowie die Aktenlangbezeichnung, bei notariellen Urkundenrollen der Geschäftsgegenstand zu verstehen.Kollisionsvorprüfung Einstellungen 1.png

In den Einstellungen Kollisionsprüfung kann festgelegt werden, von welchem Arbeitsplatz administrativ die Einstellungen festgelegt und geändert werden sollen.

Diese Festlegungen sind zentral und können nur an dem gewählten Arbeitsplatz geändert werden. Sie werden bei Einrichtung der SQL-Kollisionsvorprüfung generell gemeinsam mit dem RA-MICRO-Vor-Ort-Partner vorgenommen. Änderungen können anschließend durch den zur Administration der SQL-Kollisionsvorprüfung geschulten Kanzlei-Mitarbeiter selbst vorgenommen werden.

Unter Allgemein kann festgelegt werden, ob die Kollisionsvorprüfung in der Kanzlei an allen Plätzen aktiviert werden soll und ob der Datenaustausch, mit möglicherweise vorhandenen Nebenstandorten, automatisch erfolgen soll. Weiterhin können Festlegungen für den Druck des Prüfungsprotokolls getroffen werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Kanzleidaten

Hauptartikel → Kanzleidaten

Datenpools

Hauptartikel → []

Verwaltung / Datenexport / Datenimport auf diesem Arbeitsplatz durchführen

Diese Einstellung ist sofort nach der Installation des Programms am Arbeitsplatz zu aktivieren, von dem aus der Datentransfer mit Hilfe von Outlook künftig durchgeführt werden soll.

Voraussetzungen sind:

  • Für diesen Arbeitsplatz wurden in der Benutzerverwaltung Verwalterrechte eingeräumt.
  • Der Arbeitsplatz muss über Outlook ab Version 2000 verfügen.

Das gilt für Hauptkanzlei und die übrigen Standorte gleichermaßen.

birne.fw.png An Arbeitsplätzen, die nicht für Import- und Export der Adressdaten bestimmt sind, erscheint diese Einstellung deaktiviert und ist nicht änderbar.

Kollisionsvorprüfung im Netz aktivieren

Hier wird die Kollisionsvorprüfung im (lokalen) Netz des jeweiligen Kanzleistandortes aktiviert. Auch diese Einstellung wird unmittelbar nach Programminstallation an den für den Datentransfer vorgesehenen Arbeitsplätzen vorgenommen.

Kollisionsvorprüfung auf diesem Arbeitsplatz aktivieren

Mit dieser Einstellung wird die Kollisionsvorprüfung am einzelnen Arbeitsplatz aktiviert.

Automatischen Datenexport aktivieren

Mit Aktivierung dieser Einstellung erfolgt der Datenexport entsprechend den Einstellungen, die über Einstellungen, Karteikarte Kanzleidaten, Eigenschaften zu der jeweiligen Kanzleianschrift gemacht werden. Die Einstellung wird ebenfalls von dem für den Datentransfer vorgesehenen Arbeitsplatz eines jeden Kanzleistandortes aus vorgenommen.

birne.fw.png Wird der automatische Datenexport verneint, kann der Datenexport zu beliebiger Zeit manuell über das Kontextmenü gestartet werden.

Automatischen Datenimport aktivieren

Mit Aktivierung dieser Einstellung erfolgt der automatische Datenimport. Die Einstellung wird ebenfalls von dem für den Datentransfer vorgesehenen Arbeitsplatz aus vorgenommen.

birne.fw.png Wird der automatische Datenimport verneint, kann er zu beliebiger Zeit manuell über das Kontextmenü gestartet werden.

Datenübernahme der Bestandsdaten ermöglichen

Diese Einstellung ist an allen zum Datentransfer bestimmten Arbeitsplätzen zusammen mit den übrigen Grundeinstellungen nach Programminstallation vorzunehmen. Sind zunächst die Grundeinstellungen bei der Hauptkanzlei und hiernach bei den übrigen Standorten vorgenommen worden (vgl. Hinweise zur Einrichtung des Progamms), wird in der Hauptkanzlei nach einem Neustart von RA-MICRO in einem zweiten Schritt das Kontextmenü zur Kollisionsvorprüfung geöffnet.

Im Kontextmenü wird mit Wahl der Zeile Bestandsdaten übernehmen die Übernahme der vorhandenen Adressdaten (der Hauptkanzlei) mit aktueller Verknüpfung zur Akte in die Kollisionsdatenbank gestartet.

Ausdruck mit Anschrift an Stelle des Sachverhaltes

  • Wenn diese Einstellung gewählt ist, dann werden die möglichen Kollisionsadressen im Prüfungsergebnis mit vollständiger Anschrift, inklusive Straße, angezeigt.
  • Ist diese Einstellung abgewählt, dann erscheint in der Ausgabe des Ergebnisses statt der Straße der möglichen Kollisionsadresse der Sachverhalt.

birne.fw.png Unter Sachverhalt ist bei Anwaltsakten die Aktenkurz- sowie die Aktenlangbezeichnung, bei notariellen Urkundenrollen der Geschäftsgegenstand zu verstehen.

Kanzleidaten

Mit Einrichtung der Kollisionsvorprüfung wird die Hauptkanzlei bestimmt. Wie alle anderen Standorte verfügt auch sie über einen SQL-Server. Die abzugleichenden Adressdaten aller Standorte werden über Outlook Com-Addin zeitgesteuert per E-Mail an die Hauptkanzlei gesandt. Nach Abgleich der Daten aller einbezogenen Kanzleien miteinander werden die Änderungen zurück an die Standorte versandt, wo sie automatisch eingepflegt werden. Dadurch, dass lediglich geänderte Datenbestandteile übernommen und bei den jeweiligen Standorten eingelesen werden, lassen sich Übertragungszeiten und Speicherkapazitäten minimieren.Die Kanzleien, die nicht Hauptkanzlei sind, werden Standorte genannt. Jeder Standort verfügt, ebenso wie die Hauptkanzlei, über einen eigenen SQL-Server. Per E-Mail werden die Adressdaten aller Standorte zeitgesteuert an die Hauptkanzlei gesandt. Nach dem dortigen Datenabgleich werden die Änderungen an die einzelnen Standorte zurückgeschickt. Die Kollisionsvorprüfung lässt sich auf einen beliebig erweiterbaren Kreis von Standorten ausdehnen. Lokale Datenpools werden automatisch in die Prüfung einbezogen.Kollisionsvorprüfung Einstellungen 2.png
Hauptkanzlei

Mit Einrichtung der Kollisionsvorprüfung wird die Hauptkanzlei bestimmt. Wie alle anderen Standorte verfügt auch sie über einen SQL-Server. Die abzugleichenden Adressdaten aller Standorte werden über Outlook Com-Addin zeitgesteuert per E-Mail an die Hauptkanzlei gesandt. Nach Abgleich der Daten aller einbezogenen Kanzleien miteinander werden die Änderungen zurück an die Standorte versandt, wo sie automatisch eingepflegt werden.

birne.fw.png Dadurch, dass lediglich geänderte Datenbestandteile übernommen und bei den jeweiligen Standorten eingelesen werden, lassen sich Übertragungszeiten und Speicherkapazitäten minimieren.

Standorte

Die Kanzleien, die nicht Hauptkanzlei sind, werden Standorte genannt. Jeder Standort verfügt, ebenso wie die Hauptkanzlei, über einen eigenen SQL-Server. Per E-Mail werden die Adressdaten aller Standorte zeitgesteuert an die Hauptkanzlei gesandt. Nach dem dortigen Datenabgleich werden die Änderungen an die einzelnen Standorte zurückgeschickt. Die Kollisionsvorprüfung lässt sich auf einen beliebig erweiterbaren Kreis von Standorten ausdehnen. Lokale Datenpools werden automatisch in die Prüfung einbezogen.

Datenpools

Hier wird festgelegt, welche der vorhandenen Datenpools in die Kollisionsvorprüfung mit einbezogen werden sollen.Kollisionsvorprüfung Einstellungen 3.png
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Hier wird festgelegt, welche der vorhandenen Datenpools in die Kollisionsvorprüfung mit einbezogen werden sollen.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Z Ok.png

Die geänderten Einstellungen werden übernommen.

Abbruch und Schließen

Z Schließen.png

Die Einstellungen Kollisionsvorprüfung werden nicht geändert. Die Maske wird geschlossen.

Weitere Funktionen und Erklärungen

Rechtsanwälte und Notare müssen den Anforderungen gesetzlicher Bestimmungen, insbesondere den §§ 43 a IV, 45 BRAO sowie §§ 28, 50 I Nr. 9 BNotO i.V.m. § 3 BeurkG, Rechnung tragen und etwaigen Interessenkollisionen vorbeugen. Die Regelungen gelten gleichermaßen für Einzelkanzleien, Sozietäten und Bürogemeinschaften sowohl bei lokaler, als auch bei überörtlicher Präsenz.

Mit der Kollisionsvorprüfung können Rechtsanwälte und Notare schnell, sicher und stets anhand aktuellster Bestandsdaten überprüfen, ob die mandatierende Person oder deren Gegner bereits als Mandat, Gegner oder auch Notarbeteiligter in der Adressdatei erfasst und mithin eine Mandatsannahme ausgeschlossen ist.

I. Einrichten der überörtlichen Kollisionsvorprüfung

Zunächst einmal ist zu entscheiden, welcher Kanzlei-Standort die Hauptkanzlei werden soll. Als Hauptkanzlei wird der Standort bezeichnet, zu dem von allen übrigen Standorten zeitgesteuert die Adressdaten per E-Mail übertragen, an dem diese Daten abgeglichen und von dem die Änderungen an die übrigen Standorte weitergesandt werden.

Jede Kanzlei bildet einen Standort und verfügt über einen SQL-Server sowie einen Arbeitsplatz mit Outlook Com-Addin. Nur von diesem Arbeitsplatz aus erfolgt das Versenden der zu überprüfenden Daten per E-Mail in komprimierter Form. Nach Datenabgleich werden alle Änderungen an die einzelnen Standorte rückübertragen und dort automatisch eingepflegt. Da jeder Standort nur die Daten erhält, die lokal noch nicht vorhanden sind, sind Datendoppelungen ausgeschlossen. Diese Form des Datentransfers spart unnötige Online-Kosten sowie Festplattenkapazitäten.

Sowohl für die Hauptkanzlei als auch die anderen Standorte ist festzulegen, von welchem Arbeitsplatz aus jeweils die Grundeinstellungen für die Kollisionsvorprüfung vorgenommen werden sollen.

birne.fw.png Für diesen Arbeitsplatz müssen in der Benutzerverwaltung die Verwalterrechte erteilt worden sein. Die Grundeinstellungen der Kollisionsvorprüfung lassen sich nur von diesem entsprechend festgelegten Arbeitsplatz aus verwalten. Außerdem muss dieser Arbeitsplatz eines jeden Standortes über Outlook verfügen.

birne.fw.png Die Einrichtung der Kollisionsvorprüfung und die Übernahme der Bestandsdaten ist nur dann möglich, wenn an keinem weiteren Arbeitsplatz RA-MICRO geöffnet ist!

birne.fw.png An allen Standorten sind die Standortadressen unter der gleichen Adressnummer zu führen!

1. Einstellungen in der Hauptkanzlei

An dem ausgewählten Arbeitsplatz der Hauptkanzlei sind nun die Grundeinstellungen zur Kollisionsvorprüfung vorzunehmen. In den D15.32 Grundeinstellungen Kollisionsvorprüfung können Sie in einem Kontextmenü aufrufen, das bei einem Rechtsklick auf den Programmbereich Adressen im Programmbaum des RA-MICRO - Personal Desktops erscheint.

Nach dem Aufruf der Grundeinstellungen wird automatisch die Datenbank angelegt. Eine anschließende Programmmeldung weist darauf hin, dass noch keine Einstellungen vorgenommen worden sind.

  • Nach Bestätigen dieser Meldung sind als erstes die Einstellungen auf der Karteikarte Allgemein vorzunehmen.
  • Hiernach sind auf der Karteikarte Kanzleidaten die Daten der Hauptkanzlei und nachfolgend die der übrigen Standorte zu erfassen.
  • Anschließend wählen Sie auf der Karteikarte Datenpools die Datenpools aus, die in der Kollisionsvorprüfung berücksichtigt werden sollen.

Die Einstellungen sind zu speichern und ra-micro dann zu beenden.

2. Einstellungen an den übrigen Standorten

  • An den übrigen Standorten sind die Einstellungen Allgemein an dem entsprechend vorgesehenen Arbeitsplatz in gleicher Weise vorzunehmen, wie bei der Hauptkanzlei.
  • Auf der Karteikarte Kanzleidaten sind an den Standorten keine Eintragungen vorzunehmen: Sobald die Daten von der Hauptkanzlei importiert werden, stehen sie den Standorten automatisch zur Verfügung.
  • Auch bei den Standorten ist auf der Karteikarte Datenpools eine entsprechende Auswahl zu treffen.

Nach dem Speichern der Einstellungen wird mit dem Neustart von RA-MICRO ein Programmabgleich durchgeführt. In der unteren Menüleiste des RA-MICRO - Personal Desktop erscheint von nun an neben der Datumsangabe das Symbol der Kollisionsvorprüfung Kollisionsvorprüfung Icon.png.

3. Weitere Schritte

a) Hauptkanzlei

Nachdem auch in den Standorten die Grundeinstellungen getroffen worden sind, ist in der Hauptkanzlei erneut RA-MICRO zu starten. Es erfolgt ein Programmabgleich und das Symbol der Kollisionsvorprüfung Kollisionsvorprüfung Icon.png erscheint neben der Datumsanzeige.

  • Jetzt ist Outlook zu starten. Mit rechtem Mausklick auf Kollisionsvorprüfung Icon.png in der unteren Menüleiste des RA-MICRO - Personal Desktop öffnet sich das Kontextmenü, in dem die Zeile Bestandsdaten übernehmen gewählt wird.
  • Nach Abschluss der Bestandsdatenübernahme beginnt der automatische Datenexport und der Versand per E-Mail an die übrigen Standorte, wenn die eingestellte Startzeit bereits überschritten ist.
  • Sofern die Startzeit noch nicht erreicht ist, erfolgt der Datenexport nicht automatisch. Vielmehr ist das Kontextmenü erneut zu öffnen und hier die Zeile Datenexport zu wählen.

b) Standorte

Sobald der Datenexport von der Hauptkanzlei erfolgt und die E-Mail am jeweiligen Standort angekommen ist, ist hier das Kontextmenü zu öffnen. Bei Wahl der Zeile Datenimport werden die Daten der Hauptkanzlei in die Datenbank des Standortes importiert.

Sobald der Datenimport abgeschlossen ist, wird erneut das Kontextmenü geöffnet und mit Wahl der Zeile Bestanddaten übernehmen die Bestandsdaten des Standortes übernommen.

Mit dem nächsten Datenabgleich per E-Mail (entsprechend der Grundeinstellungen) werden die in einen Standort importierten Bestandsdaten (des jeweiligen Standortes) an die Hauptkanzlei versandt und von dort an die anderen Standorte weitergeleitet.

c) Letzte Schritte

Nachdem die Einrichtung und die Einstellungen des Programms in der vorbezeichneten Weise erfolgt sind, werden in der Hauptkanzlei noch einmal Einstellungen zur Kollisionsvorprüfung aufgerufen. Auf der Karteikarte Kanzleidaten sind nun für jeden einzelnen Kanzleistandort über Eigenschaften das Versandintervall sowie die Startzeit festzulegen, zu der regelmäßig der automatische Datenabgleich erfolgen soll.

birne.fw.png Es empfiehlt sich, dass bei allen anderen Standorten dieselbe Uhrzeit für den automatischen Datenexport zur Hauptkanzlei eingestellt wird. Der Datenexport von der Hauptkanzlei zu den Standorten sollte dem Import der Daten zeitlich nachgeschaltet sein.

II. Durchführung der Kollisionsvorprüfung

Die Prüfung muss vor Mandatsübernahme bzw. Beurkundung durchgeführt werden. Sie erfolgt daher im Rahmen der Datenerfassung im Adressfenster - sowie in der Zwangsvollstreckung bei Z67 Vollstreckungsakten anlegen bei der Erfassung des Mandanten und des Gegners.

Nach Eingabe der Adressdaten werden diese mit Klick auf Kollisionsvorprüfung Button.png an die Kollisionsvorprüfung übergeben. Vergleichskriterien sind bei natürlichen Personen der Nachname, das Geburtsdatum, der Geburtsname und optional auch der Vorname. Bei juristischen Personen wird die Übereinstimmung des Namens sowie ferner der Handelsregisternummer und des Registergerichts überprüft. Bei Aktivierung der phonetischen Suche werden zudem ähnlich klingende Adressen als etwaige Kollisionsadressen im Ergebnis mit angezeigt.

Nach Übergabe der Adressdaten wird die Kollisionsvorprüfung mit Klick auf Z Start.png gestartet. Die gefundenen Übereinstimmungen werden von bis zu vier roten Punkten neben jeder angezeigten Adresse gekennzeichnet. Das Protokoll der Prüfung auf mögliche Interessenkollisionen lässt sich dann ausdrucken.

Über den Druck-Button Z Drucken.png lässt sich darüber hinaus das Protokoll der Überprüfung hinsichtlich etwaiger Interessenkollisionen drucken. Nach §28 BNotO hat der Notar durch geeignete Vorkehrungen für die Wahrung der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit seiner Amtsführung Sorge zu tragen. Die Kollisionsvorprüfung ist eine solche entsprechende Maßnahme. Mit dem gedruckten Protokoll kann der Notar in unproblematischer Weise dokumentieren, dass und inwieweit er die von § 28 BNotO geforderten Vorkehrungen getroffen hat.