Kontakte-Fenster: Unterschied zwischen den Versionen

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Aktuelle Version vom 26. Juni 2020, 09:21 Uhr

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Kontakte-Fenster


Kategorie: Adressen
Tastenkombination: strg k t.png
Support-Hotline: 030 43598 888
Support Formular: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Suchbegriff oder Adressnummer zum Aufruf einer Adresse.Mit Klick auf Neue Adresse leert sich das Kontakte-Fenster und neue Daten können eingegeben werden.Hier kann die Auswahl der Anrede aus einem Drop-Down-Menü erfolgen.Auswahl des akademischen Titels.Erfassung des VornamensAuswahl des AdelstitelErfassung des Nachnamens bzw. der Firmenbezeichnung inkl. RechtsformErfassung eines AdresszusatzesUm die korrekte postalische Anschrift kann nach Eingabe einer Straße aus einer Auto-Complete-Auswahlliste die korrekte Anschrift gewählt werden. Anschließend muss nur noch die Hausnummer hinzugefügt werden.Erfassung von 1. Telefonnummer, Mobilfunknummer sowie TelefaxnummerErfassung der E-Mail-AdresseSchließt das Fenster; speichert die Daten.Schließt das Fenster ohne Daten zu speichern.kontaktefenster.png

Das Kontakte-Fenster, das aus RA-MICRO heraus auch mit der Tastenkombination Strg+k aufgerufen werden kann, dient der vereinfachten Erfassung neuer und der Bearbeitung vorhandener Adressen. Die Erfassung von Adressen mit RA-MICRO hat den großen Vorteil, dass Adressdaten nur einmal eingegeben werden müssen und anschließend in allen relevanten Programmbereichen genutzt werden können.

Jede in RA-MICRO neu gespeicherte Adresse erhält automatisch eine Adressnummer, um die eindeutige Unterscheidung zu gewährleisten. Das Programm enthält einen Adressbereich für die Speicherung selbst angelegter Adressdaten und einen weiteren Adressbereich, der für die mitgelieferten Adressdaten – z: B. von Gerichten, Behörden und Versicherungen – reserviert ist. Die Bereiche sind wie folgt unterteilt:

Die Adressnummer 1 ist der eigenen Adresse der Kanzlei vorbehalten und sollte keinesfalls für eine andere Adresse benutzt werden. Die darauf folgenden Nummern bis 1.000 sollten für andere häufig genutzte Adressen, wie z.B. für die Adresse des Notariats, die Adressen der Sozietätsmitglieder oder die Adressen von Korrespondenzanwälte verwendet werden. Der Bereich von Adressnummer 1.001 bis 89.000 sowie von 200.000 bis 9.999.999 steht zur Speicherung der laufenden Adressdaten zur Verfügung. Wird die automatische Adressnummernvergabe verwendet, so wählt das Programm automatisch die nächste freie Nummer in diesem Bereich, wenn eine neue Adresse gespeichert wird. Der Adressnummernbereich von 89.001 bis 199.999 ist den mit RA-MICRO ausgelieferten Adressen vorbehalten. Dies sind z.B. die Adressdaten der Gerichte, Finanzämter und Versicherungen. Da diese Adressen von RA-MICRO regelmäßig aktualisiert und überschrieben werden, ist deren eigenhändige Änderung nicht zu empfehlen. Sollen dennoch Änderungen vorgenommen und diese vor automatischer Überschreibung durch die Pflegelieferungen gesichert werden, ist die entsprechende Adresse unter einer Adressnummer des frei verfügbaren Nummernbereichs zu kopieren. Anschließend können dort Änderungen vorgenommen werden. Über das Menü Extras stehen die Programmfunktionen Adresse nach MS Outlook exportieren und Anschrift in die Zwischenablage kopieren zur Verfügung.

Funktionen in der Toolbar

Adressnummer/Name

150*39px

Damit die gewünschte Adresse angezeigt wird, ist die Adressnummer einzugeben und mit Enter zu bestätigen. Ist die Adressnummer nicht bekannt, kann auch die Suchfunktion des Eingabefeldes genutzt werden.

Suchergebnisliste

1000*388px

Wird über das Adressnummer/Name Feld nach einem Namen oder einer Firmenbezeichnung gesucht, werden die Suchergebnisse aufgelistet.

Suchen

62*50px

Zu suchende Zeichenkette eingeben. Ein Teil der gesuchten Zeichenkette reicht mitunter aus (z.B. Mei für Meier). Es wird ab der aktuellen Zeile gesucht.

Drucken

60*50px

Suchergebnisliste kann gedruckt werden.

Einstellungen

79*51px

Individuelle Ansicht-Einstellung zur Suchergebnisliste. Bestimmte Spalten können ausgeblendet werden.

310*390px

Neue Adresse

70*45px

Leert das Adressfenster. Neue Daten können eingegeben werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Anrede

Aus den Anredeschlüsseln 1-10 wird die Briefanrede aus Titel, Adel und Nachname generiert. Bei Wahl des Anredeschlüssels 9-Sonstiges lautet die Briefanrede Sehr geehrte Damen und Herren,. Die Anrede wird in die erste Adresszeile übernommen und kann im Bedarfsfall geändert werden.

Für den Schriftwechsel mit Firmen kann der Anredeschlüssel 4-Firma gewählt werden. Unter Firmenangaben kann die Registernummer und die Rechtsform erfasst werden.

Titel

Hier kann aus einer Auswahlliste der akademische Titel gewählt werden.

Vorname

Der Vorname kann hier eingegeben werden.

Adel

Hier kann aus einer Auswahlliste der Adels-Titel gewählt werden.

Nachname

Hier ist der Nachname bzw. bei Firmenadressen der vollständige Firmenname inklusive der Rechtsform einzutragen.

Adresszusatz

Bei Adresszusatz lässt sich ein Zusatz eingeben. Beim Einlesen der Adresse in ein Textverarbeitungsdokument wird der Adresszusatz unter dem Namen aufgeführt.

Straße, PLZ und Ort

Liegen die Angaben zur Adresse nicht vollständig vor, können Straße, Ort und Postleitzahl in den gelb unterlegten Feldern gesucht werden, indem die schon vorliegenden Angaben eingetragen werden, z.B. Hauptstraße. Aufgelistet werden alle Orte mit Postleitzahlen, zu denen Hauptstraße gefunden wurde.

Telefondaten

Hier kann die erste Telefonnummer, die Mobilfunknummer sowie die Telefaxnummer erfasst werden.

E-Mail

Hier kann die E-Mail-Adresse erfasst werden

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Ok & Schließen.png

Die Adresse wird gespeichert.

Schließen

Abbruch & Schließen.png

Der Vorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen. Etwaige Änderungen werden nicht übernommen.