Kostensollstellung

Sollstellungen und Merkposten für Vorschussrechnungen werden regelmäßig im Rahmen der Rechnungsstellung im Programmbereich Gebühren erzeugt. Rechnungen und Vorschussrechnungen werden regelmäßig mit der Programmfunktion Gutschrift storniert.

Dabei werden Aktenkonto und Offene Posten angesprochen und Belege erzeugt. Nur in Ausnahmefällen ist die Nutzung der Kostensollstellung sinnvoll, die keine Belege erzeugt, z. B. für die Übernahme einer alten Sollstellung / Rechnung aus einem gelöschten Aktenkonto oder einer früheren Buchhaltung oder für das Storno einer Sollstellung, die aus der ZV durchgebucht wurde.

Umbuchungen von Guthaben (z. B. vorhandenes Fremdgeld auf offene Gebühren) können in dieser Programmfunktion mit Drag & Drop durchgeführt werden.

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Funktionen:

Im Bereich der Toolbar:

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8 RA-/Notarkosten: Diese Buchungsart (Betrag mit folgendem S oder - Zeichen) bedeutet eine Sollstellung an Gebühren. Eine Buchung im Journal erfolgt nicht. Eine solche Sollstellung wird in der Regel automatisch durch die Programmbereiche Gebühren/Kosten und Zwangsvollstreckung erzeugt. Die Offenen Posten sollten auf jeden Fall bebucht werden, aus der Zwangsvollstreckung heraus allerdings nur dann, wenn der Mandant für diese Kosten in Vorleistung gehen soll. Sie können diese Buchungsart unter Kostensollstellung caption aufrufen.

Eine Korrektur der Sollstellung wird in der Regel automatisch erzeugt, indem Sie die Programmfunktion Gutschrift aufrufen. Das ist für Sollstellungen mit Rechnungsnummern das einzige Vorgehen, das den gesetzlichen Vorschriften entspricht.

Die Buchungsart S Storno Gebührensollstellung ist nur zur Korrektur von Sollstellungen ohne Rechnungsnummer vorgesehen.

9 Vorschussrechnung: Sie erstellen und buchen eine Vorschussrechnung in der Regel über Kostenrechnung RVG usw. mit der Option Vorschussrechnung oder über Vorschussrechnung.

Die Erfassung über die Buchungsart 9 ist nur in Ausnahmefällen sinnvoll, weil dabei eine Rechnungsnummer, aber kein Beleg erzeugt wird.

Diese Buchungsart (Betrag mit folgendem S oder - Zeichen) erzeugt nur einen Merkposten in der Betragsspalte des Aktenkontos und in den offenen Posten. Es wird keine der drei Bereiche des Aktenkontos angesprochen und eine Buchung im Journal erfolgt nicht. Eine Korrektur ist in der Regel nicht erforderlich, weil Vorschussrechnungen bei der Erstellung einer Gebührenrechnung verrechnet werden können. Falls ausnahmsweise doch eine Korrektur unumgänglich ist, wählen Sie bitte den Weg über Gutschrift; dabei ist nur eine Vollgutschrift möglich.

V Vorschussforderung: Bei dieser Buchungsart wird lediglich in der Betragspalte des Aktenkontos ein Vermerk hinterlegt. Wahlweise kann dabei in die Offene Posten Liste gebucht werden oder nicht. Die Buchungsart steht nur für die Aktenkonten zur Verfügung, bei denen der Mandant nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist. Ist der Mandant vorsteuerabzugsberechtigt, ist die Buchungsart 9 Vorschussrechnung zu verwenden. Der Saldo des Aktenkontos wird nicht verändert, da keine Gebührensollstellung erzeugt wird. Wenn der Mandant diese Vorschussanforderung zahlt, weist das Aktenkonto ein Guthaben an Gebühren aus und dieses wird bei der Endabrechnung über das Gebührenprogramm automatisch berücksichtigt.

H Hebegebühr: Mit dieser Buchungsart wird automatisch aus der Höhe des Fremdgeldguthabens die Hebegebühr berechnet und in der Gebührenspalte als Forderung ins Soll gesetzt. Es wird die Maske Ermittlung Hebegebühr aufgerufen. In der Aufteilungsmaske kann ein automatischer Kontenabgleich vorgenommen werden. Dieser bewirkt, dass die Hebegebühr mit einem Guthaben z. B. Fremdgeld verrechnet wird.

Das damit erzeugte Gebührensoll wird nur im Aktenkonto gebucht, die Verrechnung der Hebegebühr mit Gebühren oder Fremdgeld wird sowohl im Aktenkonto als auch im Journal verbucht.

S Storno Gebührensollstellung: Diese Buchungsart, aufrufbar aus C Buchen, C Kostensollstellung caption und F Buchen, verwenden Sie bitte nur zum Storno von Sollstellungen ohne Rechnungsnummer, wie sie z. B. aus der Zwangsvollstreckung übergeben werden können.

Diese Buchung ist nur als Minus-Sollstellung zulässig (Betrag mit folgendem H oder + Zeichen, sofern erforderlich). Sach- und Finanzkonten werden nicht angesprochen.

Eine Buchung ist nur in Höhe des Überschusses der Sollstellungen über die Stornos von Sollstellungen möglich. RA-MICRO ermittelt die Differenz aufgrund der Buchungsarten unabhängig von Buchungstexten u.ä. Umbuchungen sind immer Umbuchungen von Zahlungen, Umbuchungen von Sollstellungen sind überhaupt nicht möglich.

Aufgrund der Vorschriften des § 14 Umsatzsteuergesetzes ist für das Storno von Rechnungen mit Rechnungsnummern ausschließlich der Weg über Gutschrift vorgesehen. Wird bei einer Sollstellung ein Beleg erzeugt, muss auch beim Storno dieser Sollstellung ein Beleg erzeugt werden.

Korrektur: Über die Buchungsart 8 RA-/Notarkosten.

W Storno Vorschussrechnung: Eine Vorschussrechnung stornieren Sie im Regelfall, indem Sie unter Gutschrift eine Gutschrift für die Vorschussrechnung erstellen; dabei werden die Buchungen ins Aktenkonto und in die Offenen Posten automatisch erstellt. Nur in Ausnahmefällen ist eine direkte Buchung mit der vorliegenden Buchungsart sinnvoll. Diese Buchungsart neutralisiert einen Merkposten nur in der Betragsspalte des Aktenkontos und in den Offenen Posten durch eine gegenläufige Buchung. Es wird keine der drei Bereiche des Aktenkontos angesprochen und eine Buchung im Journal erfolgt nicht.

Es ist nur ein vollständiges Storno der Vorschussrechnung möglich. Der offene Betrag dieser Rechnung wird in den Offenen Posten auf Null gesetzt und in den Offenen Posten eine neue Rechnungsnummer für eine Gutschrift in Höhe des Stornobetrages erzeugt. Dabei wird eine neue Rechnungsnummer vergeben, aber kein Beleg erzeugt. Die Programmfunktion Gutschrift erzeugt demgegenüber einen Beleg. Ist auf die Vorschussrechnung bereits eine Zahlung erfolgt, ist nur eine Gutschrift möglich.

Korrektur: Über die Buchungsart 9 Vorschussrechnung.

T Textzwischenzeile: Eine Textzwischenzeile in einem Aktenkonto können Sie mit der Buchungsart T erfassen. Bei Bedarf können Sie eine manuell erzeugte Textzwischenzeile unter Aktenkonto bearbeiten löschen.

U Saldenübernahme: Diese Buchungsart dient der einfachen und schnellen Saldenübernahme in die Aktenkonten bei Beginn der Buchhaltung. Wenn Sie am Jahresanfang mit der Buchhaltung beginnen, nehmen Sie als Buchungsdatum der Saldenübernahme den 31.12. Wenn Sie im laufenden Jahr beginnen (z. B. 01.04.), dann nehmen Sie als Buchungsdatum den letzten Tag des Vormonates (31.03.).

Sie ermitteln pro Akte aus Ihrem Kostenblatt den Bestand der Auslagen, Gebühren und Fremdgeld. Den Gesamtsaldo brauchen Sie nicht zu berechnen.

In der Buchungsmaske der Einzelbuchung nur auf Aktenkonto können Sie das Feld für den Betrag (Gesamtsaldo) leer lassen. In der Maske Aufteilung auf Aktenkonto geben Sie die einzelnen Beträge für Auslagen, Gebühren pro Steuersatz und Fremdgeld ein, und zwar Forderungen gegen den Mandanten mit folgendem S oder - Zeichen, Guthaben mit folgendem H oder + Zeichen.

Die Finanz-, Sach- und Forderungskonten werden nicht berührt.

Wir warnen ausdrücklich davor, diese Buchungsart für Korrekturen der Aktenkonten zu verwenden; sie ist dafür nicht vorgesehen und geeignet und aktualisiert insbesondere nicht die Gebührenumsätze.

Korrektur der Saldenübernahme: Per Saldenübernahme falsch gebuchte Beträge werden anhand der Saldenübernahme gegengebucht. Geben Sie dazu den zuvor gebuchten Betrag mit umgekehrten Vorzeichen ein und wiederholen Sie die Buchung.

Z Kostenzinsen: Die Buchungsart Z Kostenzinsen ist in der Finanzbuchhaltung I für die Berechnung und Sollstellung von Kostenzinsen bestimmt, Zinsen auf Kostenforderungen des Anwaltes, wie z. B. Verzugszinsen. Diese Buchung soll integriert in Aktenkonto und Offene Posten erfolgen.

Bei dieser Buchungsart erfassen Sie eine Sollstellung (Betrag mit folgendem S).

Korrektur der Kostenzinsen: Die Korrektur der Kostenzinsen ist mit Hilfe der Korrekturbuchung durchzuführen. Geben Sie unter Gebühren den zu korrigierenden Betrag mit H ein und wählen die Einstellung Finanzkontostand richtig. Das Buchungsdatum und der Steuersatz sollten denjenigen der Originalbuchung entsprechen.

F Fotokopien: Diese Buchungsart ist nicht mehr verfügbar, Ablichtungen sind ausschließlich über Aktko Kostenblatt zu erfassen. Es erfolgt ein Aufruf des Kostenblattes.

Aktko-54Das Kostenblatt wird aufgerufen und weiterbelastbare Kosten erfasst, die erst bei Rechnungsstellung eine Sollstellung auslösen.

Aktko-55Das Forderungskonto zu der ausgewählten Akte wird angezeigt. Existiert kein Forderungskonto zu dieser Akte, ist der Button abgegraut.

Im Bereich der Aktennummer:

Aktko-56

Geben Sie hier die Nummer des Aktenkontos ein, welches Sie bebuchen möchten. Sie können auch durch Eingabe des Mandatennamens die Aktennummer suchen lassen.

Im Bereich der Ansicht:

Das Buchungsdatum sowie der Buchungsbetrag werden angezeigt. Der Buchungstext und ggf. eine Textzwischenzeile werden angezeigt. Durch Markierung der Textzeile wird die Offene Posten-Liste angezeigt. Die gebuchten Auslagen, Gebühren und Fremdgelder werden angezeigt. Das bei einer Buchung angesprochene Konto wird angezeigt. Der betreffende Mehrwertsteuersatz wird angezeigt.

Im Bereich Buchungsdaten:

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Datum: Das Datum wird eingegeben, zu dem die Buchung gespeichert werden soll. Vorgeschlagen wird immer das Tagesdatum.

Betrag: Für Kostensollstellungen oder Zahlungsanforderungen wird der Betrag eingegeben.

Buchungstext: Der vorgegebene Buchungstext kann überschrieben werden bzw. ein anderer aus der Auswahlliste gewählt werden. Die Auswahlliste kann auch bearbeitet werden.

Adressnr. Rechnungsempfänger: Soll die Buchung in der Offene Posten-Liste gespeichert werden, geben Sie hier den Rechnungsempfänger ein. In der Liste sind die zur Akte gespeicherten Beteiligten vorgegeben, ausgenommen sind hierfür die zur Akte gespeicherten Gegner.

Soll die Kostensollstellung nicht in der Offene Posten-Liste gespeichert werden, entfernen Sie die vorgegebene Adressnummer; die Buchung wird dann nur im Aktenkonto gespeichert.

Rechnungsnr.: Soll die Buchung in der Offene Posten-Liste gespeichert werden, wird hier die Rechnungsnummer angegeben. Vorgegeben wird neue für die Vergabe einer neuen Rechnungsnummer. Eine bestehende Rechnungsnummer kann aus der Liste auswählt werden - es wird dann der derzeitige Forderungsbetrag um den Buchungsbetrag erhöht. Der Buchungsbetrag darf den Forderungsbetrag nicht übersteigen.

Soll die Rechnung nicht in der Offene Posten-Liste gespeichert werden, wird ohne gewählt.

Es kann auch ein Selektionskennzeichen für die Offene Posten-Liste erfasst werden.

OP-Kz: Ein OP-Kennzeichen kann vergeben werden.

MwSt%: Für Kostensollstellungen oder Zahlungsanforderungen kann der Steuersatz angegeben werden. Voreingestellt ist der Steuersatz, der zum Referat vorgegeben ist, mangels eines solchen Steuersatzes der allgemeine Steuersatz, wie er in Kanzlei, Einstellungen, Allgemein, Mehrwertsteuersatz eingegeben wurde.

Textzusatz: Eine Textzwischenzeile kann eingefügt werden, um ggf. weitere Informationen zum Buchungstext einzugeben.

Buchen in ZV: Kostensollstellungen von RA-/Notarkosten und Hebegebühren können Sie durch Wahl dieser Option zusätzlich ins Forderungskonto buchen.

Überweisungsträger: Bei Wahl dieser Option kann der Überweisungsträger sofort ausgefüllt werden. Diese Möglichkeit ist bei Wahl der Kostenarten 8 RA-/Notarkosten; 9 Vorschussrechnung und V Vorschussforderung gegeben.

Abschlussleiste:

SpeichernIhre Eingaben werden gespeichert.

adressfenster-5 Sie bestätigen Ihre Eingaben, die Maske wird geschlossen.

adressfenster-6 Der Vorgang wird abgebrochen und die Maske geschlossen.