Lösch-Assistent

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Lösch-Assistent

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Video: Lösch-Assistent
Kategorie: Kanzlei
Support-Hotline: 030 43598 888
Support Formular: https://www.ra-micro.de/support/





Allgemeines

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Der RA-MICRO Lösch-Assistent ermöglicht, Adressen ohne Aktenbezug zu listen und zur Löschung zu markieren, falls der Zweck der Adressspeicherung entfallen sein sollte.

RA-MICRO hat seit jeher außer den fallbezogenen Adressen grundsätzlich keine personenbezogenen Daten gespeichert.

Der Grundsatz der Datensparsamkeit galt schon unter dem Bundesdatenschutzgesetz. Der Anwalt kann u. E. die Adressen zum Zwecke der möglichen Abwehr späterer Ansprüche vorhalten, ebenso für mögliche Folgefälle.

Um zu prüfen, ob der Zweck der Speicherung der Adressen zu Akten, bei denen die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, entfallen ist, empfehlen wir die Durchsicht der alten Aktenregister-Jahrgänge. Die Adressen sind in den Aktenregisterzeilen verlinkt; sie können dort aufgerufen und gelöscht werden. Das Programm löscht daraufhin die Adressen, sofern kein weiterer Aktenbezug gegeben ist, ansonsten wird nur der Aktenbezug zu dieser Akte entfernt. Es kann aber auch das Löschen der Adresse trotzt Aktenbezug erzwungen werden.

Funktionen in der Toolbar

Mit dem Lösch-Assistent können personenbezogene Daten gelöscht werden. Zur Nutzung ist im Bereich Kanzlei / Benutzerverwaltung das Recht Daten löschen zu aktivieren.

Nach jedem Löschvorgang wird ein Löschprotokoll erstellt, dessen Aufruf über die entsprechende Schaltfläche erfolgt.


Adressen ohne Aktenbezug

Im Bereich Adressen ohne Aktenbezug werden Adressen angezeigt und zur Löschung vorgeschlagen, die keiner Akte zugeordnet sind. Einzelne Adressen können durch Abwahl der Option Löschen vom Löschvorgang ausgenommen werden. Adressen, die im geschützten Adressnummernbereich liegen, können zur Information angezeigt werden, sind aber hier vom Löschvorgang ausgeschlossen und können nur im Adressfenster gelöscht werden.

Durch die Abwahl der Option Löschen können einzelne Adressen vom Löschvorgang ausgenommen werden.Adressen, die im geschützten Adressnummernbereich liegen, werden zur Information angezeigt, sind aber hier vom Löschvorgang ausgeschlossen und können nur im Adressfenster gelöscht werden.Es werden sämtliche Adressen angezeigt, die keinen Aktenbezug haben.LöA1.png


Bevor der tatsächliche Löschvorgang gestartet wird, muss die Sicherheitsabfrage bestätigt werden.


Akten

Mit dieser Funktion werden alle zur Akte gehörigen Datem (mit Ausnahme der Adressen) nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist unwieder- bringlich aus dem RA-MICRO Datenbestand gelöscht. Bei der Aktenlöschung werden die dazugehörigen Adressen nicht gelöscht. Diese sind gesondert über die Funktion "Adressen ohne Aktenbezug" zu löschen. Je nach Datenbestand ist es empfehlenswert, zunächst nur einzelne Jahrgänge zu wählen. Über die gesetzliche Mindestdauer hinaus kann in den "Einstellungen Akten/Karteikarte Aktenlöschung" den Aktenreferaten eine längere Aufbewahrungsdauer zugeordnet werden. Es ist zu beachten, dass die gelöschten Daten nicht mehr für eine spätere Prüfung etwaiger Interessenkollisionen zur Verfügung stehen.

Auswahl der SachbearbeiterDer Bereich der zu ermittelnden Jahrgänge kann eingegrenzt werden. Alle Jahrgänge vor dem eingegebenen Jahr werden berücksichtigt. Die Eingabe eines Jahrganges kleiner als 1971 ist nicht möglich, da der erste mögliche Jahrgang 1970 ist.Bevor die löschbereiten Akten jahrgangsweise angezeigt werden, muss der Programmhinweis, dass die Daten nicht wiederherstellbar sind, bestätigt werden.Protokoll anzeigenOK + SchließenAbbruch + SchließenLöAktenneu.jpg



Kalender

Im Bereich  Kalender können alle zu einem Kalender eines Benutzers gehörigen Termine gelöscht werden.

Die Löschfunktion steht für den Kalender Klassik nicht zur Verfügung. Im Kalender Klassik können Termine nach Öffnen des Termins über das Löschen-Symbol oder über Rechtsklick Termine löschen gelöscht werden.

Im Bereich Kalender können im Kalender+ Termine benutzerbezogen jahrgangsweise gelöscht werdenLöA4.png


Es muss der Benutzer, dessen Kalender gelöscht werden soll, sowie das Jahr, bis zu welchem die Termine gelöscht werden sollen, ausgewählt werden und anschließend der Button Löschen aktiviert werden.LöA4 2.png



Rechnungen

Im Bereich Rechnungen können alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist, gelöscht werden. Die zu löschenden Rechnungen müssen vollständig beglichen sein. Nach den gesetzlichen Bestimmungen müssen Rechnungen für die Dauer von 10 Jahren aufbewahrt werden.

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Sonstige Daten

(In Vorbereitung) Mit dieser Funktion werden Protokolldaten nach Ablauf der Aufbewahrungsfist (am Ende des auf deren Generierung folgenden Jahres) gelöscht.

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Funktionen in der Abschlussleiste

OK

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Eine Übersicht der zu löschenden Daten wird angezeigt.


Abbruch und Schließen

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Der Vorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen.


Löschprotokoll anzeigen

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Nach dem Löschvorgang wird ein Löschprotokoll erstellt, dessen Aufruf über diese Schaltfläche erfolgt.



Weitere Funktionen und Erklärungen