Notariat
Im Folgenden sind die häufig in der Praxis zum Jahresanfang auftretenden Fragen zusammengefasst. Zu jeder Frage sind praxisrelevante Lösungsvorschläge dargestellt.
1. Buchungen im Massen- und Verwahrungsbuch für das Vorjahr, wenn der Jahresabschluss bereits durchgeführt wurde
Buchungen im Massen- und Verwahrungsbuch sind jederzeit, auch nach der Durchführung des Jahresabschlusses, möglich. Die Durchführung des Jahresabschlusses erzeugt keine Sperrung der vorhandenen Bücher. Es ist lediglich zu beachten, dass ggf. die Bücher des Vorjahres erneut zu drucken und mit den notwendigen Vermerken zu versehen sind.
2. Eintragungen in der Urkundenrolle für das zurückliegende Jahr vornehmen
Um einen Eintrag im Vorjahr zu erfassen, ist die Programmfunktion ""Urkundenrolle/Neu aufzurufen. Hier wird dann der Button Vorjahr angewählt.
Es öffnet sich das Eingabefenster zur Erfassung eines neuen Eintrags mit dem Vorschlag der letzten freien Urkundennummer im Vorjahr:
Ein Eintrag kann wie gewohnt im Vorjahr vorgenommen werden.
3. Eintragungen im Massen- und Verwahrungsbuch für das zurückliegende Jahr vornehmen
Zunächst wird in der Programmfunktion Massenbuch die zu buchende Massenummer erfasst. Nach Bestätigung der Massenummer und Auswahl der Programmfunktion Buchen wird im Bereich Buchungsdaten im Feld Datum das Datum der Buchung erfasst. Nach Bestätigung des Datums mit Enter erfolgt ein Hinweis, ob die Eintragung im vergangenen Jahrgang erfasst werden soll.
Nach der Beantwortung der Abfrage mit Ja wird die nächste freie Nummer im Verwahrungsbuch für das vergangene Jahr vorgeschlagen:
4. Eintragungen in der Urkundenrolle sowie im Massen- und Verwahrungsbuch für das neue Jahr vor Jahresabschluss für das vergangene Jahr
Mit der Durchführung des Jahresabschlusses im Notariat wird keine Sperrung für weitere Buchungen im Programm erzeugt. Daher können Eintragungen für das neue Jahr auch vor der Durchführung des Jahresabschlusses durchgeführt werden. Bei der Erstellung des Jahresabschlusses werden zudem ausschließlich Buchungen aus dem Vorjahr berücksichtigt, wenn dies für den Jahresabschluss entsprechend gewählt wurde:
5. Erfassen eines Notarvertreters
Die Eingabemaske für die Vertreterübernahme kann in der Programmfunktion Urkundenrolle aus dem Kontextmenü mit Rechtsklick oder über die Schaltfläche Vertreter bzw. mit der Tastenkombination Strg+v aufgerufen werden. Zuvor ist die Urkundenrolle über die Bestätigung des Jahrgangs oder über die Betätigung des grünen Hakens einzulesen. Hier ist der Vertretername, alternativ die Adressnummer des Vertreters mit Enter oder über die Schaltfläche Start einzulesen. Nach Hinterlegung des Speicherorts für die elektronisch beglaubigte Ablichtung der Vertreterbestellungsurkunde – diese kann bei der späteren Erstellung eines elektronisch beglaubigten Dokuments durch den Notarvertreter berücksichtigt werden – ist das Datum der Übernahme bzw. Rückübernahme der Notartätigkeit zu wählen. Damit ein Vertretervermerk im Ausdruck nicht durch einen Seitenumbruch getrennt wird, sollte der entsprechende Bereich markiert und gewählt werden.
6. Eintrag in das Elektronische Urkundenverzeichnis (UVZ) der BNotK
Ab dem 01.01.2022 können rechtswirksame Urkundseinträge nur noch in das Elektronische Urkundenverzeichnis (UVZ) der BNotK vorgenommen werden.
Schritt 1: Es ist weiterhin möglich und wird empfohlen, die Urkundenrolle wie gewohnt in RA-MICRO zu führen. Die Eingabefenster wurden an die gesetzlichen Anforderungen ab 2022 angepasst.
Schritt 2: Nach Erzeugung der Urkundseinträge in RA-MICRO sind die Einträge zu wählen, die an das UVZ zu übergeben sind. Dabei wird eine Datei erzeugt und in dem, in den Einstellungen Notariat hinterlegten, Export-Verzeichnis abgelegt.
Schritt 3: Über das Programm der BNotK XNP ist die Datei aus dem Export-Verzeichnis in das UVZ hochzuladen. Erforderlich aber auch ausreichend ist XNP in der kostenfreien Basisversion.
Schritt 4: Der Eintrag ist im UVZ zu seiner Rechtswirksamkeit zu bestätigen.
Schritt 5: Vorübergehend - bis zur Verfügungstellung einer erweiterten Schnittstelle durch die BNotK - sollten die erfolgreich an das UVZ übergebenen und dort rechtswirksam hinterlegten Urkundseinträge durch einen Haken in der RA-MICRO Urkundenrolle markiert werden. Zunächst ist eine automatische Synchronisation zwischen Notarsoftware und UVZ nicht vorgesehen.