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Kategorie: Schriftverkehr Tastenkombination: Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Mit dem Notizfenster ist das Erfassen, Bearbeiten, Anzeigen, Drucken und Versenden von Notizen möglich. Speziell bei der Bearbeitung von Akten steht neben dem Aktennummernfeld das Symbol zur Verfügung, sobald die Aktennummer eingegeben wurde. Über dieses Symbol wird die Aktennotiz aufgerufen und eine Notiz kann zur Akte gespeichert werden, d. h., die Aktennotiz begleitet die Akte wie ein Laufzettel. Wurde zu einer Akte bereits eine Notiz gespeichert, ist das Symbol gelb gefärbt: . Darüberhinaus kann die Notiz auch als abgeschlossene Einzelnotiz gespeichert werden. Ferner werden Aktennotizen immer automatisch in der E-Akte gespeichert. Optional kann der E-Akte Speicherdialog angezeigt werden.

Nach Eingabe einer Aktennummer befindet sich das Symbol für die Aktennotiz rechts neben dem Eingabefeld. Dieses Symbol ist weiß, wenn noch keine Notiz erfasst ist, farbig (i. d. R. gelb, wenn eine Notiz eingetragen ist: ). Durch Rechtsklick/Longtouch und Öffnen oder Linksklick/Touch auf das Symbol wird das Notizfenster zur Bearbeitung der Notiz aufgerufen.

Die Aktennotiz kann bei der Bearbeitung der Akten dadurch fortlaufend mitgeführt und fortgeschrieben werden.

Wird der Mauszeiger auf das Notiz-Symbol bewegt, erfolgt die Anzeige der Aktennotiz als Tooltip, Klick/Touch auf dieses Symbol ruft die Aktennotiz auf, die die Akte wie ein Laufzettel begleitet.

Rechtsklick/Longtouch auf das Symbol ruft ein Kontextmenü auf:

Über Öffnen wird die Aktennotiz aufgerufen, über Farb-Kategorie kann der Aktennotiz je Akte eine Farbe zugeordnet werden. Dafür kann die Kanzlei je nach ihren internen Abläufen einen eigenen Farbcode entwickeln, so z. B. rot: bei jeder Buchung beachten, grün: Mandant in U-Haft.

Wird die Option Aktennotiz fortlaufend beschreiben gewählt, wird eine in der E-Akte bereits vorhandene Aktennotiz mit den neuen Eintragungen/Ergänzungen überschrieben. Bei Wahl der Option Aktennotiz abgeschlossen speichern wird für jede neue Aktennotiz ein neues Dokument in der E-Akte erzeugt.

Zur Beschleunigung des kanzleiinternen Workflows wird die Aktennotiz nach Speicherung in der E-Akte als PDF-Dokument mit farbigem Hintergrund dargestellt.

Zur übersichtlicheren Gestaltung und verbesserten Bedienbarkeit sind die Funktionalitäten des Notizfensters großzügiger angeordnet.

Die Kanzleinotiz und die Benutzernotiz stehen nur zur Verfügung, wenn das Notizfenster unabhängig von der Aktennummerneingabe, z. B. aus dem Info Desk aufgerufen wird.

Mit der Option Verfügung kann jederzeit eine Verfügung zur Akte gespeichert und in der E-Akte abgelegt werden.

Über Aktenkonto-Notiz (Textzwischenzeile) ist es möglich, z. B. während eines Telefonats mit dem Mandanten eine Textzwischenzeile im Aktenkonto zu hinterlegen.

Während der Texterfassung können folgende Tastaturkürzel verwendet werden:

[Shift]+[F6] oder [Alt]+[Rückschritt] = Eingabe rückgängig
[Strg]+[Einfg] = Kopieren
[Shift]+[Entf] = Ausschneiden
[Shift]+[Einfg] = Einfügen
[Strg]+[A] = markiert gesamtes Dokument

Neue Notizen werden standardmäßig zu Beginn des Notizfensters eingefügt.

Zusätzliche Hinweise stehen nach Klick/Touch auf die nachfolgende Grafik zur Verfügung.

Funktionen in der Toolbar

Ansicht

Senden

Fügt die Notiz oder Verfügung zum Versand in eine E-Mail-Nachricht ein.

Löschen

Löscht die Notiz oder Verfügung.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Eingabe

Dient der Eingabe der Aktennummer, zu der eine Notiz erfasst bzw. eingesehen werden soll. Falls die genaue Aktennummer nicht bekannt ist, kann auch der Name eines Beteiligten eingegeben werden. Nach Bestätigung mit werden alle Akten angezeigt, in denen der eingegebene Name enthalten ist.

Wurde das Notizfenster über das Symbol bzw. zu einer Aktennummer aufgerufen, kann diese hier nicht geändert werden.

Aktenkurzbezeichnung

Aktennotizen werden nur zur jeweiligen Akte gespeichert.

Um die Notiz einzusehen, ist die Aktennummer einzugeben.

Wurde das Notizfenster über das Symbol bzw. zu einer Aktennummer aufgerufen, kann nur zu dieser Aktennummer eine Notiz erfasst werden.

E-Akte Speicherdialog

Option zur Anzeige des E-Akte Speicherdialogs.

Aktennotiz

Aktennotizen werden stets in der E-Akte gespeichert.

Aktennotiz fortlaufend beschrieben

Wird die Option Aktennotiz fortlaufend beschreiben gewählt, wird eine in der E-Akte bereits vorhandene Aktennotiz mit den neuen Eintragungen/Ergänzungen überschrieben.

Aktennotiz abgeschlossen speichern

Bei Wahl der Option Aktennotiz abgeschlossen speichern wird für jede neue Aktennotiz ein neues Dokument in der E-Akte erzeugt.

Verfügung

Erstellt eine Verfügung zur Akte.

Die Verfügung wird in der E-Akte gespeichert.

Aktenkonto-Notiz (Textzwischenzeile)

Ruft die gewählte Aktennotiz bzw. Verfügung im Notizfenster auf. Zuvor wird erfragt, ob Änderungen gespeichert werden sollen.

Im Notizfenster besteht die Möglichkeit, bereits während eines Telefonats mit dem Mandanten eine Textzwischenzeile im Aktenkonto der gewünschten Akte zu hinterlegen, ohne dabei das Aktenkonto aufrufen zu müssen. Nach Auswahl dieser Funktionalität im Notizfenster leert sich dieses und eine Textzwischenzeile im Aktenkonto kann erfasst werden.

Nach Bestätigung der Eingabe mit erfolgt die Hinterlegung im Kostenblatt des Aktenkontos an der letzten freien Position und der Cursor im Notizfenster befindet sich anschließend zur Erfassung weiterer Textzwischenzeilen wieder im Feld Akte.

Zusätzliche Hinweise stehen nach Klick/Touch auf die nachfolgende Grafik zur Verfügung.

Kanzleinotiz

Kanzleinotizen können von allen Benutzern eingesehen und bearbeitet werden.

Benutzernotiz

Eine Benutzernotiz kann immer nur von dem Benutzer eingesehen und bearbeitet werden, der sie erstellt hat.

Verschlüsselung

Eine Verschlüsselung ist nur bei Benutzernotizen möglich.

Textfeld

Textfeld zur Bearbeitung der Notiz oder Verfügung.

Ein Rechtsklickmenü unterstützt bei der Texterfassung.

Zur Beschleunigung des kanzleiinternen Workflows wird die Aktennotiz nach Speicherung in der E-Akte als PDF-Dokument mit farbigem Hintergrund dargestellt.

Funktionen in der Abschlussleiste

Zwischenspeichern

Speichert die Eingaben in der Zwischenablage, um sie dann gegebenenfalls weiter zu verwenden.

Drucken

In dieser Maske können die Druckereinstellungen für die Notiz geändert werden. Ob Duplexdruck oder Querdruck zur Verfügung stehen, hängt von den technischen Möglichkeiten des verwendeten Druckers ab.

Speichern

Speichert die Eingaben.

Anschließend steht der Cursor bei aktenbezogenen Erfassungen - Aktennotiz, Verfügung und Aktenkonto-Notiz - zur weiteren aktenbezogenen Erfassung im Feld Akte.

OK und Schließen

Das Fenster wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Das Fenster wird geschlossen.