Office Support Tool

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Allgemeines

Das Support Tool kann den Umgang mit winmail.dat-Supportfällen vereinfachen, da das Setzen von Parametern entbehrlich wird.

Die winmail.dat-Problematik entsteht als Nebeneffekt der Mailerkennung über MS-Outlook bei aus der RA-MICRO Schnittstelle versandten E-Mails für die Speicherung in die E-Akte. Standardmäßig wird die gesendete E-Mail über eine gesetzte User Property (Dokumentenvariablen) identifiziert und zur E-Akte gespeichert.

In einigen Konstellationen kann dies jedoch dazu führen, dass der E-Mailprovider, über den der Versand der E-Mail erfolgt, die User Property nicht richtig interpretieren kann. Der Empfänger der E-Mail erhält dann die Anlagen, z.B. PDF Dateien, als winmail.dat.

In diese Situation spielen auch MS Exchange Alternativen wie Kerio oder MailDeamon rein.

Je nach Konstellation werden bislang unterschiedliche Parameter gesetzt, um die Erkennung von gesendeten E-Mails auf unterschiedlichen Wegen zu ermöglichen. Das Tool macht dies entbehrlich. Bereits gesetzte Parameter werden entweder in die GLOBAL.INI (zentraler Parameter) oder RAWORD.INI (lokaler Parameter) überführt.

Vorprüfung

1. Sind die aktuellen Windows & Office Updates installiert?
2. Sind die Ausnahmen im Virenscanner hinterlegt?
3. Sind die aktuellen Schnittstellen installiert (ggf. Ra Krypt deinstalliert)?
4. Sind MS-Exchange Alternativen, wie Kerio oder MailDeamon installiert? (Prüfung über Systemsteuerung\Programme und Features)

Programmaufruf

Über das Technische Supportmodul\Schnittstellen\Outlook Support Tool

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Dokumentenvariablen - Standard

Standardmethode, bei der eine aus MS-Outlook über die RA-MICRO Schnittstelle versandte E-Mail für die Speicherung in die E-Akte anhand einer zusätzlich gesetzten Eigenschaft (sog. User Property) identifiziert wird.

In einigen Konstellationen kann dies dazu führen, dass der Mailprovider, über den der Versand der E-Mail erfolgt, die User Property nicht interpretieren kann. Der E-Mail beigefügte Anlagen werden dann als winmail.dat übermittelt.

Abhilfe können alternative Mailerkennungsmethoden leisten, vorzugsweise die Erkennung über "Mail suchen".

Werden Microsoft Exchange Alternativen, wie bspw. Kerio oder MailDeamon genutzt, sollte die Erkennung über "Mail suchen" genutzt werden.

Listeneintrag

Die Identifizierung einer E-Mail für die Speicherung in die E-Akte erfolgt anhand eines vor dem Versand erzeugten Listeneintrages.

Diese Methode kommt ohne User Property aus, bietet jedoch eine etwas geringere Treffergenauigkeit.

Mail suchen

Werden Microsoft Exchange Alternativen, wie bspw. Kerio oder MailDeamon genutzt, sollte die Erkennung über "Mail suchen" genutzt werden.

Nach dem Versenden der E-Mail wird der Ordner "gesendete Elemente" durchsucht und die E-Mail anhand bestimmter Felder identifiziert.

Je mehr E-Mails sich in diesem Ordner befinden, desto länger dauert die Suche und der E-Akte Speicherdialog öffnet sich mit Verzögerung.

Dokumentenvariablen ohne TNEF

Entspricht der ersten Methode nur mit deaktiviertem TNEF. Bei TNEF handelt es sich um ein proprietäres von Microsoft entwickeltes Dateiformat für E-Mailanhänge. In Einzelfällen hat die Deaktivierung von TNEF bei der Behebung der "winmail.dat"-Problematik geholfen.

Zentral setzen

Je nachdem, ob nur 1 AP oder alle AP betroffen sind, kann die Option Zentral setzen angehakt werden.

Schnellspeicherung deaktivieren

Ist im Outlook Support Tool integriert, hat aber nichts unmittelbar mit der Winmail.dat-Problematik zu tun.

Es handelt sich um einen Not-Ausschalter für die Schnellspeicherung von E-Mails zur E-Akte ohne vorherigen Speicherdialog und ist in der Regel nicht zu setzen.

Exkurs:
Die Funktionalität der Schnellspeicherung bewirkt eine Speicherung zur E-Akte ohne vorherigen Speicherdialog, wenn im Empfängerfeld eine Aktennummer erkannt wird. Da es in der Vergangenheit Probleme gab, wenn eine E-Mailadresse Ziffern enthielt die als Aktennummer interpretiert wurden, insbes. bei Behörden, wurde in den Einstellungen der Outlook Schnittstelle die Einstellung Aktennummerneingabe nur mit „/“ im „An“-Feld zulassen aufgenommen.