Office Support Tool

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Allgemeines

Das Tool kann den Umgang von Outlook Supportfällen vereinfachen, bspw. in Konstellationen mit winmail.dat, sowie bei Problemen, die im Zusammenhang mit MS-Exchange Alternativen wie Kerio oder MailDeamon genutzt werden.

Programmaufruf

Über das Technische Supportmodul\Schnittstellen\Outlook Support Tool

Vorabprüfung

1. Sind die aktuellen Windows & Office Updates installiert?
2. Sind die Ausnahmen im Virenscanner hinterlegt?
3. Sind die aktuellen Schnittstellen installiert (ggf. Ra Krypt deinstalliert)?
4. Sind MS-Exchange Alternativen, wie Kerio oder MailDeamon installiert? (über Systemsteuerung\Programme und Features)

Anwendungsfälle

• Fehlender Speicherdialog nach Versendung einer E-Mail durch Time-Out

- bisher wurde in der RAWORD.INI der Wert auf 10.000 gesetzt -

• Speicherdialog öffnet sich ggf. nach Versendung einer E-Mail an einem anderen AP
  
• Nutzung verschiedener Mailaccounts

– hier wird nicht mit dem gewünschten Account gesendet bzw. die Speicherung erfolgt nicht ordnungsgemäß -

• Darstellungsprobleme (Hieroglyphen) bei Mehrfachversendung einer E-Mail
  
• die Verzögerung des Erscheinen des Speicherdialoges nach dem Versand der Mail im Zusammenspiel mit einem laufenden Druckauftrag
  
• Synchronisation innerhalb von Outlook: Nutzung eines Standardkontos
  
• Speicherdialog öffnet sich unter Nutzung von Kerio mit allgemeiner Kanzleiadresse als Standardaccount nicht (info@...)
  
• fehlerhafter Zuordnung von Mails, da sich die Prüfung für gesendete Mails zur Identifikation u.a. auf den Betreff bzw. die Bezeichnung bezieht
  

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Dokumentenvariablen - Standard / Normalfall

Standardmethode, bei der eine aus MS-Outlook über die RA-MICRO Schnittstelle versandte E-Mail für die Speicherung in die E-Akte anhand einer zusätzlich gesetzten Eigenschaft (sog. User Property) identifiziert wird.

In einigen Konstellationen kann dies dazu führen, dass der Mailprovider, über den der Versand der E-Mail erfolgt, die User Property nicht interpretieren kann. Der E-Mail beigefügte Anlagen werden dann als winmail.dat übermittelt.

Abhilfe können alternative Mailerkennungsmethoden leisten, vorzugsweise die Einstellung Listeneintrag bzw. i.V.m. Kerio / MailDeamon die Option Mail suchen".

Werden Microsoft Exchange Alternativen, wie bspw. Kerio oder MailDeamon genutzt, sollte die Erkennung über "Mail suchen" genutzt werden.

Listeneintrag - WINMAIL.DAT

Die Identifizierung einer E-Mail für die Speicherung in die E-Akte erfolgt anhand eines vor dem Versand erzeugten Listeneintrages.

Diese Methode kommt ohne User Property aus, bietet jedoch eine etwas geringere Treffergenauigkeit.

Mail suchen - Kerio, MailDeamon

Werden Microsoft Exchange Alternativen, wie bspw. Kerio oder MailDeamon genutzt, sollte die Erkennung über "Mail suchen" genutzt werden.

Nach dem Versenden der E-Mail wird der Ordner "gesendete Elemente" durchsucht und die E-Mail anhand bestimmter Felder identifiziert.

Je mehr E-Mails sich in diesem Ordner befinden, desto länger dauert die Suche und der E-Akte Speicherdialog öffnet sich mit Verzögerung.

Dokumentenvariablen ohne TNEF - Übersendung im HTML-Format in Anlehnung an MS Outlook

Ist eine Modifikation zu Dokumentenvariablen - Standard (1. Auswahloption), nur mit deaktiviertem TNEF.

Bei TNEF handelt es sich um ein proprietäres von Microsoft entwickeltes Dateiformat für E-Mailanhänge. In Einzelfällen hat die Deaktivierung von TNEF bei der Behebung der "winmail.dat"-Problematik geholfen.

Zentral setzen

Je nachdem, ob nur 1 AP oder alle AP betroffen sind, kann die Option Zentral setzen angehakt werden.

Schnellspeicherung deaktivieren

Ist im Outlook Support Tool integriert, hat aber nichts unmittelbar mit der Winmail.dat-Problematik zu tun.

Es handelt sich um einen Not-Ausschalter für die Schnellspeicherung von E-Mails zur E-Akte ohne vorherigen Speicherdialog und ist in der Regel nicht zu setzen.

Exkurs:
Die Funktionalität der Schnellspeicherung bewirkt eine Speicherung zur E-Akte ohne vorherigen Speicherdialog, wenn im Empfängerfeld eine Aktennummer erkannt wird. Da es in der Vergangenheit Probleme gab, wenn eine E-Mailadresse Ziffern enthielt die als Aktennummer interpretiert wurden, insbes. bei Behörden, wurde in den Einstellungen der Outlook Schnittstelle die Einstellung Aktennummerneingabe nur mit „/“ im „An“-Feld zulassen aufgenommen.