Office Support Tool

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Allgemeines

Das Tool kann den Umgang mit winmail.dat Supportfällen vereinfachen, sowie bei Problemen, die im Zusammenhang mit MS-Exchange Alternativen wie Kerio oder MailDeamon genutzt werden.

Anwendungsfälle

• Fehlender Speicherdialog nach Versendung einer E-Mail durch Time-Out (- bisher wurde in der RAWORD.INI der Wert auf 10.000 gesetzt -)
• Speicherdialog öffnet sich ggf. nach Versendung einer E-Mail an einem anderen AP
• Nutzung verschiedener Mailaccounts – hier wird nicht mit dem gewünschten Account gesendet bzw. die Speicherung erfolgt nicht ordnungsgemäß
• Darstellungsprobleme (Hieroglyphen) bei Mehrfachversendung einer E-Mail
• die Verzögerung des Erscheinen des Speicherdialoges nach dem Versand der Mail im Zusammenspiel mit einem laufenden Druckauftrag
• Synchronisation innerhalb von Outlook: Nutzung eines Standardkontos
• Speicherdialog öffnet sich unter Nutzung von Kerio mit allgemeiner Kanzleiadresse als Standardaccount nicht (info@...).
• fehlerhafter Zuordnung von Mails, da sich die Prüfung für gesendete Mails zur Identifikation u.a. auf den Betreff bzw. die Bezeichnung bezieht.

Vorabprüfung

1. Sind die aktuellen Windows & Office Updates installiert?
2. Sind die Ausnahmen im Virenscanner hinterlegt?
3. Sind die aktuellen Schnittstellen installiert (ggf. Ra Krypt deinstalliert)?
4. Sind MS-Exchange Alternativen, wie Kerio oder MailDeamon installiert? (über Systemsteuerung\Programme und Features)

Programmaufruf

Über das Technische Supportmodul\Schnittstellen\Outlook Support Tool

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Dokumentenvariablen - Standard / Normalfall

Standardmethode, bei der eine aus MS-Outlook über die RA-MICRO Schnittstelle versandte E-Mail für die Speicherung in die E-Akte anhand einer zusätzlich gesetzten Eigenschaft (sog. User Property) identifiziert wird.

In einigen Konstellationen kann dies dazu führen, dass der Mailprovider, über den der Versand der E-Mail erfolgt, die User Property nicht interpretieren kann. Der E-Mail beigefügte Anlagen werden dann als winmail.dat übermittelt.

Abhilfe können alternative Mailerkennungsmethoden leisten, vorzugsweise die Erkennung über "Mail suchen".

Werden Microsoft Exchange Alternativen, wie bspw. Kerio oder MailDeamon genutzt, sollte die Erkennung über "Mail suchen" genutzt werden.

Listeneintrag - WINMAIL.DAT

Die Identifizierung einer E-Mail für die Speicherung in die E-Akte erfolgt anhand eines vor dem Versand erzeugten Listeneintrages.

Diese Methode kommt ohne User Property aus, bietet jedoch eine etwas geringere Treffergenauigkeit.

Mail suchen - Kerio, MailDeamon

Werden Microsoft Exchange Alternativen, wie bspw. Kerio oder MailDeamon genutzt, sollte die Erkennung über "Mail suchen" genutzt werden.

Nach dem Versenden der E-Mail wird der Ordner "gesendete Elemente" durchsucht und die E-Mail anhand bestimmter Felder identifiziert.

Je mehr E-Mails sich in diesem Ordner befinden, desto länger dauert die Suche und der E-Akte Speicherdialog öffnet sich mit Verzögerung.

Dokumentenvariablen ohne TNEF - Übersendung im HTML-Format in Anlehnung an MS Outlook

Entspricht der ersten Methode nur mit deaktiviertem TNEF. Bei TNEF handelt es sich um ein proprietäres von Microsoft entwickeltes Dateiformat für E-Mailanhänge. In Einzelfällen hat die Deaktivierung von TNEF bei der Behebung der "winmail.dat"-Problematik geholfen.

Zentral setzen

Je nachdem, ob nur 1 AP oder alle AP betroffen sind, kann die Option Zentral setzen angehakt werden.

Schnellspeicherung deaktivieren

Ist im Outlook Support Tool integriert, hat aber nichts unmittelbar mit der Winmail.dat-Problematik zu tun.

Es handelt sich um einen Not-Ausschalter für die Schnellspeicherung von E-Mails zur E-Akte ohne vorherigen Speicherdialog und ist in der Regel nicht zu setzen.

Exkurs:
Die Funktionalität der Schnellspeicherung bewirkt eine Speicherung zur E-Akte ohne vorherigen Speicherdialog, wenn im Empfängerfeld eine Aktennummer erkannt wird. Da es in der Vergangenheit Probleme gab, wenn eine E-Mailadresse Ziffern enthielt die als Aktennummer interpretiert wurden, insbes. bei Behörden, wurde in den Einstellungen der Outlook Schnittstelle die Einstellung Aktennummerneingabe nur mit „/“ im „An“-Feld zulassen aufgenommen.