Quelltext der Seite RA-MICRO EA E-Akte

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==Allgemeines==
Die RA-MICRO E-Akte Schnittstelle in Outlook bietet verschiedene Funktion zum Senden und Speichern einer neuen E-Mail bzw. einer vorhanden E-Mail zur E-Akte an.
Bei Erstellung einer neuen E-Mail kann ein E-Mail-Empfänger aus den Adress-/Akten-Daten übernommen werden.
Weiterhin ist das Beifügen von Anlagen aus der E-Akte möglich.

[[Einfügen von Textbausteinen#Allgemeines|Einfügen von Textbausteinen und Grußformeln]]

==Funktionen bei einer neuen E-Mail / Weiterleitung einer vorhandenen E-Mail==
<imagemap>
Datei:Schriftverkehr outlook sternaufruf.png|

rect 142 225 269 296 [[RA-MICRO_EA_E-Akte#Datei_aus_E-Akte_anf.C3.BCgen|Ermöglicht die Auswahl des gewünschten Dokuments aus der E-Akte.]]
rect 14 228 137 296 [[#Senden_und_Speichern_in_E-Akte_.2F_Speichern_in_E-Akte_und_senden|Die E-Mail kann hierüber versandt und gleichzeitig zur E-Akte gespeichert werden.]]
rect 272 227 362 253 [[RA-MICRO_EA_E-Akte#Adressnummer|Eingabe einer Adressnummer oder Eingabe des Namens der gesuchten Person möglich.]]
rect 372 228 501 251 [[RA-MICRO_EA_E-Akte#Aktennummer|Dient der Eingabe einer Aktennummer.]]
rect 499 230 520 253 [[RA-MICRO_EA_E-Akte#Aktenhistorie|Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.]]
rect 272 270 606 296 [[RA-MICRO_EA_E-Akte#Empf.C3.A4nger|In der Empfängerliste werden bei Aktennummerneingabe alle Beteiligte mit E-Mail-Adresse zur Akte angezeigt.]]
rect 615 273 750 296 [[RA-MICRO_EA_E-Akte#An_.2F_Cc_.2F_Bcc|Aus der Empfängerliste kann ein Empfänger gewählt und gleichzeitig festgelegt werden, ob dieser die E-Mail direkt, in Cc oder Bcc erhalten soll.]]
rect 755 227 878 298 [[RA-MICRO_EA_E-Akte#vOffice_Besucher-Einladung|Hierüber wird ein Einladungslink zu einem vOffice VideoCall mit einem RA-MICRO Benutzer in den E-Mail-Text eingefügt.]]
rect 1099 194 1133 221 [[RA-MICRO_EA_E-Akte#Einstellungen|Einstellungen]]
rect 1 503 1114 567 [[RA-MICRO_EA_E-Akte#Texteingabebereich|Texteingabebereich]]

desc none
</imagemap>

Über die ''RA-MICRO E-Akte-Schnittstelle'' können E-Mails unter Beifügung von Anlagen über die Option ''Datei aus E-Akte anfügen'' zur E-Akte gespeichert und gleichzeitig versandt werden.

Aus den RA-MICRO Adressen bzw. Akten kann über die Adressnummer- bzw. Aktennummer-Eingabe ein Empfänger gewählt werden.

===Senden und Speichern in E-Akte / Speichern in E-Akte und senden===
[[Datei:Schriftverkehr outlook Senden und Speichern.png|link=]]

Die E-Mail kann hierüber versandt und gleichzeitig zur E-Akte gespeichert werden.

===Datei aus E-Akte anfügen===
[[Datei:Schriftverkehr outlook Datei aus EAkte anfügen.png|link=]]<br>

[[Datei:Schriftverkehr outlook Anlage aus E-Akte wählen.png|link=]]

Ermöglicht die Auswahl des gewünschten Dokuments aus der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte].<br />

Die gewählte E-Akten-Anlage kann als Original, z. B. im Word- oder RTF-Format, oder bei Dokumenten, bei denen eine PDF-Vorschau in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] existiert, als größenreduzierte Kopie im PDF-Format beigefügt werden.

===vOffice Besucher-Einladung===
Hierüber wird ein Einladungslink zu einem vOffice VideoCall mit einem RA-MICRO Benutzer in den E-Mail-Text eingefügt.

Die Funktion ist erst nach erfolgter vOffice Einrichtung sicht- bzw. nutzbar. Diese erfolgt über die Auswahl von vOffice im RA-MICRO Hauptmenü.

===Adressnummer===
Eingabe einer Adressnummer oder Eingabe des Namens der gesuchten Person möglich.
Bei Eingabe eines Namens listet RA-MICRO nach Bestätigung mit&nbsp;[[Datei:TK_Enter.png|link=]] alle Adressen auf, die der Eingabe entsprechen.

===Aktennummer===
Dient der Eingabe einer Aktennummer.
Anstelle der Aktennummer kann auch der Auftraggeber- oder Gegnername aus der Aktenkurzbezeichnung eingegeben werden, sh. auch 
[https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Aktencontrol#Aktennummernsuche_.C3.BCber_die_Aktenkurzbezeichnung zusätzliche Hinweise zur Aktennummerneingabe]

===Aktenhistorie===
[[Datei:aktenverlauf.png|link=]]

Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.

===Empfänger===
In der Empfängerliste werden bei Aktennummerneingabe alle Beteiligte mit E-Mail-Adresse zur Akte angezeigt.
Bei Eingabe einer Adressnummer wird die zur Adresse hinterlegte E-Mail in der Liste ausgewiesen und zusätzlich - falls vorhanden - die E-Mail-Adressen der hinterlegter Ansprechpartner.

===An / Cc / Bcc===
Aus der Empfängerliste kann ein Empfänger gewählt und gleichzeitig festgelegt werden, ob dieser die E-Mail direkt, in Cc oder Bcc erhalten soll.
Für die Auswahl ''An'' kann nur ein Empfänger gewählt werden, da von diesem Empfänger der E-Mailbetreff, u. a. aus den Betreffzeilen, zusammengestellt wird.

===Einstellungen===
Zu Beginn der Arbeit mit den in Outlook möglichen *-Befehlen wird empfohlen, die Einstellungen an die Kanzleierfordernisse anzupassen.

Hauptartikel &rarr; [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Einstellungen_Outlook_EA Einstellungen Outlook EA]

===Texteingabebereich===
Analog zu Microsoft Word könnten Textbausteine und Grußformeln in eine '''neue''' Microsoft-Outlook-Mail über *-Befehle eingelesen werden.
Zudem können Briefköpfe von E-Briefen verwendet werden.

Nach Eingabe eines Sternchen-Befehls, z. B. ''*textl1''  für das Einfügen eine Kurzbrieftextes und ''Enter'',  wird der Textbausteininhalt in das E-Mail-Fenster eingelesen.

Die Eingabe des ''*E''-Befehls kann genutzt werden, um Briefköpfe von E-Briefen einzulesen und eine entsprechende
E-Mail zu erstellen.

Mittels Eingabe einer Sternchen-Befehlskette z. B. ''*E7/20*textl1*texts1''  kann ein komplettes Anschreiben zur Akte bestehend aus Briefkopf, Kurzbrieftext und Grußformel generiert werden.

Hauptartikel &rarr; [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/*-Befehle_Outlook_EA *Befehle Outlook EA]

==Funktionen bei einer vorhandenen E-Mail==
[[Datei:Schriftverkehr outlook Taskpane2.png|link=]]

Eine vorhandene E-Mail kann über die RA-MICRO Funktionen ''Speichern in E-Akte'' bzw. ''Speichern in E-Akte und Schließen'' zur E-Akte gespeichert werden.

===Speichern in E-Akte===
[[Datei:Schriftverkehr outlook Speichern in E-Akte.png|link=]]

Hierüber können E-Mails mit/ohne oder nur die Anlagen in die E-Akte gespeichert werden (sh. [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Allgemeines|Speicherung von E-Mails in die E-Akte]]).


Gleichzeitig ist ein Ausdruck der E-Mail möglich und die E-Mail kann nach dem Speichern aus dem Posteingang in Outlook gelöscht werden.

===Speichern in E-Akte und Schließen===
[[Datei:Schriftverkehr outlook Speichern in E-Akte+Schließen.png|link=]]

Nach dem Speichern von E-Mails in die E-Akte optional mit/ohne Druck und Löschung der Mail nach Speicherung aus dem Posteingang wird das E-Mail-Fenster geschlossen.

==Weitere Funktionen und Erklärungen==
===E-Mails automatisiert zur E-Akte speichern===


Im Empfängerfeld der E-Mail können zusätzlich Aktennummern eingegeben werden. Mehrere Aktennummern werden – wie bei mehreren E-Mail-Adressen – durch ein Komma oder Semikolon getrennt.
Die Aktennummern können in verschiedenen Formaten, z. B. ''1/21, 1-21, 1.21 oder 121''  eingegeben werden.

Über die Outlook-Funktion ''Senden'' oder ''Senden und Speichern in E-Akte'' wird die E-Mail im PDF-Format (nebst Anlagen im Originalformat – sofern vorhanden) direkt in die jeweilige ''E-Akte'' gespeichert und – sofern eine E-Mail-Adresse enthalten ist – auch an den Empfänger versandt.

===mehrere E-Mails über Kontextmenü in E-Akte speichern===
[[Datei:Schriftverkehr outlook Kontextmenü.png|link=]]

Sollte mehr als eine E-Mail in MS Outlook zu einer E-Akte gespeichert werden, so konnte dies bisher
nur einzeln und nacheinander erfolgen. Um ein schnelleres und effizienteres Arbeiten zu ermöglichen,
können mehrere markierte E-Mails gleichzeitig in einer E-Akte gespeichert werden.

Nach dem Markieren mehrerer E-Mails über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und Auswahl ''Speichern in E-Akte'' wird nachfolgender Dialog aufgerufen:

[[Datei:Schriftverkehr outlook Speicherdialog2.png|link=]]

Nach Eingabe einer Aktennummer ist die Auswahl eines Schlagwortes, einer Rubrik und/oder eines Unterordners möglich.

Die Option ''Bemerkung aus E-Mail-Betreff''  ist standardmäßig gesetzt. Hierbei wird der jeweilige E Mail-Betreff als Bemerkung zu den in der E-Akte zu speichernden E-Mail-Dokumenten übernommen.

Soll für alle E-Mails eine identische Bemerkung zur Akte gespeichert werden, so ist die Option ''Bemerkung aus E-Mail-Betreff'' abzuwählen und ein eigener Betreff zu erfassen, der für die gewünschten E-Mail-Dokumente als einheitliche Bemerkung übernommen wird.

Bei nur einer markierten E-Mail erfolgt der Aufruf des Standard-Speicherdialogs zur E-Akte.

[[Category:RA-MICRO Outlookschnittstellen]]